プロジェクトマネジメント研修を受けるべき理由｜研修内容を紹介

01プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントとは、その名の通りプロジェクト全体を一貫して牽引・管理しつつ、プロジェクトを完遂することを目指すことを指します。プロジェクトマネジメントは、あくまでプロジェクトに対するマネジメントをする必要があるため、一般的にイメージするメンバーに対するマネジメントとは少々異なる側面があります。

プロジェクトの定義

プロジェクトは一般的に「企画」「計画事業」「研究課題」などを指す言葉ですが、より狭義的には以下のような定義付けをされることがあります。

プロジェクトと聞くと、なんとなく規模が大きく長期的なものをイメージしがちですが、「社内の清掃」といった身近なものもプロジェクトといえます。掃き掃除・拭き掃除・ゴミの回収といったタスクを積み上げますし、いつまでも掃除をするわけにはいかないので期限もあります。日々のあらゆる業務は、プロジェクトとしてマネジメントできると考えて良いでしょう。

02プロジェクトマネジメント研修を受けるべき理由

プロジェクトマネジメント研修を受けるべき理由はいくつかあるうえ、さまざまな業種・職種にとって役に立つ研修といえるでしょう。近年は人手不足の企業が多く、また働き方改革による労働時間の低下から、効率的な業務遂行を求められています。そのためにプロジェクト型の仕事が増えており、管理職・メンバーを問わずにプロジェクトマネジメントをする機会も増えているのです。

プロジェクトマネジメント研修を受けるべき理由

プロジェクトマネジメント研修を受けるべき理由として、以下のものが挙げられます。

プロジェクトの進行に必要なスキルを習得することができる

プロジェクトマネジメントの基本的な理論や手法を学ぶことができるため、プロジェクトの計画、実行、監視、制御、閉会において必要なスキルを習得することができます。

プロジェクトを効果的に管理できる

プロジェクトマネジメントのベストプラクティスを知ることで、プロジェクトの品質、コスト、スケジュールなどの要素を効果的に管理することができます。

リスクマネジメントを身につけることができる

プロジェクトのリスクマネジメントについて学び、プロジェクトに関するリスクを特定し、軽減策を立てるスキルを身につけることができます。

ツールやテクノロジーについて学べる

プロジェクトマネジメントに必要なツールやテクノロジーについて学び、プロジェクトをより効率的に管理する方法を学ぶことができます。

コミュニケーションスキルを学べる

プロジェクトマネジメントのコミュニケーションスキルについて学び、プロジェクトのステークホルダーとの効果的なコミュニケーション方法を習得することができます。

資格試験の合格につながる

プロジェクトマネジメントの資格試験に合格するために必要な知識やスキルを習得することができます。

キャリアアップにつながる

プロジェクトマネジメントの知識やスキルを習得することで、キャリアアップの機会が増え、給与水準の向上などのメリットが得られる可能性があります。

上記の通り、プロジェクトマネジメント研修には、様々なビジネススキルが内包されているため、自身の成長やキャリアアップにもつながります。

多くの人にプロジェクトマネジメント研修は有効

前述の通り、規模に関わらず多くの業務はプロジェクト型になっているといえます。そのため部署に関わらず、プロジェクトマネジメントのスキルは有効なものといえるでしょう。プロジェクトとは縁が薄そうな印象の総務職であっても、プロジェクトマネジメントスキルは有効です。たとえば「社内の配置換え」をするにあたっては、以下がポイントです。

もちろん営業職や制作部門においては、プロジェクトマネジメントスキルを習得・活用できれば効果は如実に現れるでしょう。近年の働き方においては、誰しもがプロジェクトを管理する立場になり得るため、役職や所属部署に関わらず研修の受講を検討してみてください。

03多岐にわたるプロジェクトマネージャーの役割と業務

プロジェクトマネージャーの役割は、非常に多岐に渡ります。プロジェクト始動にあたってのプロセス設計はもちろん、人員・リソースの割り当て、予算管理や進捗管理、中間目標管理など、プロジェクト完遂までにさまざまな業務があるのです。一部ではありますが、プロジェクトマネジメントにおける役割・業務を確認してみましょう。

プロジェクトのレシピともいえるプロセス設計

プロジェクト形式におけるプロセスとは、プロジェクトという料理を完成させるためのレシピとも考えられるでしょう。レシピとは原材料・技術などを料理に変換することを指します。優れた人材や技術があったとしても、それはプロジェクト完遂を目指すための材料でしかありません。人材や技術の効果を最大限発揮させ、プロジェクト完遂のための工程を設計することが、プロジェクトマネジメントの第一歩といえるでしょう。

人員・リソースの割当

複数人で遂行されるプロジェクトをマネジメントする場合、どの工程でどの人材に活躍してもらうかを割り当てる必要があります。またプロジェクト完遂までには期限があるため、その期間中にどのようにリソースを当てていくかも、マネジメントの重要な役割です。具体的にはガントチャートといったツールを利用して、どの人材をどの業務に、どの程度の時間内で割り当てるのかを考える必要があるでしょう。

お金や人件費といった予算管理

プロジェクトを進めていく上では、使える予算が限られていることがほとんどでしょう。その名の通りお金の資金はもちろん、人件費についても予算管理の一部と考えられます。資材や機材の購入や、ツールの導入などを行った場合の費用対効果を計算し、最低限の出費で最大限の効果を発揮できる予算管理が必要です。

臨機応変な対応が求められる進捗管理

日々の細やかな進捗管理は、プロジェクトマネジメントにおいて最もイメージしやすい業務のひとつといえるでしょう。多くの場合、設計したプロセスどおりにプロジェクトが進むことはありません。メンバーからの連絡・進捗報告を受け、臨機応変にプロセスを調整する必要があります。

中間目標管理

プロジェクトを業務・タスク単位に分散して考えた場合、それぞれに小さな目標があるはずです。これらの細やかな目標を積み重ねることで、プロジェクトの完遂に至ります。また「プロジェクトの期限全体のうち、半分が過ぎた頃までにこの程度を完遂しておきたい」ということも、中間目標管理といえるでしょう。そうした中間目標管理をしつつ進捗管理を行うことで、効率的かつ効果的にプロジェクト完遂を目指せます。

04プロジェクトマネージャーに必要なスキル

プロジェクトマネージャーにはどのようなスキルが必要なのでしょうか。ここでは、Schoo for Businessで提供している「これからはじめるWebプロジェクトマネジメント - 計画の立て方」という授業から、プロジェクトマネジメントに必要なスキル内容をみてみましょう。

タイムマネジメント

タイムマネジメントは、プロジェクトの全ての作業を完了させるために必要な時間を算出し、管理することです。プロジェクトは、時間に十分にあることは多くはないため、必要な作業にかかる工数を把握し、時間効率を高める必要があります。また、状況に応じて優先順位付けができることも大切です。

コストマネジメント

コストマネジメントは、プロジェクトの予算を管理し、コストを把握するために必要なプロセスです。どのプロジェクトも、予算がある程度決まっているため、予算の範囲内で成果物を実現させられるようにリソースを調整することが必要です。コストの内容は、金額だけではなく、タスク、人員も含まれます。また、プロジェクトの進行中は、コストが見積もりに見合っているかも管理することが求められます。

リスクマネジメント

リスクマネジメントは、プロジェクトを進める上で起こりうる問題や課題を事前に想定して、対策を練っておくことです。プロジェクトにおいて、リスクを放置してしまうと、後になって問題が生じ、プロジェクトそのものが破綻してしまう可能性があります。個々のリスクがプロジェクトに与える影響の度合いを評価し、軽減策を常に準備、実行しておくことが求められます。

コミュニケーションマネジメント

コミュニケーションマネジメントは、プロジェクトの参加者間で必要な情報を共有するためのプロセスです。プロジェクトでは、コミュニケーションルールを定め、メンバー全員が必要な情報をきちんと把握している必要があります。もし、共有漏れがあった場合、不必要な作業を行って時間をロスしてしまうなどの問題が生じてしまいます。そうしたコミュニケーションの問題を防ぐために、コミュニケーションマネジメントが求められるのです。

品質マネジメント

品質マネジメントは、プロジェクトの目標を達成するために必要な品質を維持し、改善することです。ここで言う品質とは、完成した成果物そのものだけを指すのではなく、プロセスも対象としています。クライアントが求める成果物の品質はどれくらいなのかを把握し、品質をコントールする方法を検討し、実行することが求められるのです。

05プロジェクトマネジメント研修を行う方法

プロジェクトマネジメント研修は以下の方法で行われることが多いです。

ここでは、それぞれの研修方法について特徴を解説します。

オンライン研修

オンライン研修は、インターネットを使ってテキスト、ビデオ、音声などのコンテンツで学ぶ研修形態です。時間や場所に捉われずに受講できるため、自分のペースで学ぶことができます。すき間時間を活用できるため、仕事で忙しい社会人でも継続して学ぶことができます。一方で、学習の進捗は本人のモチベーションで左右されるため、モチベーション維持の施策が必要です。また、対面研修とは異なり、実践の環境がないため、別途で環境を用意する必要があることに注意が必要です。

対面研修

対面研修は、指定した会場で、講師や他の参加者とコミュニケーションを取りながら行われる研修です。グループワークやロールプレイングを行うのに適していることや、研修中に直接フィードバックを受けられるため、成長を実感しやすいです。 一方で、時間や場所が決まっているため、仕事で忙しかったり、会場が遠いと参加が難しい社員が出てきてしまう可能性があり、企画の段階で調整に手間がかかってしまう点に注意が必要です。

実践研修

実践研修は、プロジェクトマネジメントに必要なスキルや知識を、実際のプロジェクトに取り組みながら身に着ける研修方法です。受講者が自分たちでプロジェクトを企画・実行し、問題解決を行いながら進めていきます。実際の業務に近い経験を得られるため、即戦力としてのスキルアップが期待できます。一方で、プロジェクトの実行にあたって、時間やコストが他の研修よりも多くかかってしまうことに注意が必要です。

ゲーム研修

ゲーム研修は、プロジェクトマネジメントのスキルをゲーム形式で学ぶ研修です。架空のプロジェクトを通じて、課題に挑戦しながら、プロジェクトマネジメントのスキルを学んでいきます。受講者は楽しんで学ぶことができるので、学習意欲の向上が期待できます。一方で、業務に直結する問題解決力などは、本格的なプロジェクトに取り組むことで身に着けられるため、その点に関しては限界があると言えます。

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07まとめ

プロジェクトマネジメントのスキルは、役職や業種に関わらず、さまざまなビジネスシーンで役立つものといえます。プロジェクトマネジメント研修は、実際にマネージャーである人や、初めてプロジェクトや仕事を任されたという人にとっては、必見の研修かもしれません。またプロジェクトマネジメントについて、なんとなくでしか把握していないと、なし崩しなプロセス設計やグダグダな進捗管理になってしまうリスクもあります。逆にプロジェクトマネージャーとして成果を発揮できれば、ある意味では単純に業績を上げることよりも人事評価につながる可能性もあるかもしれません。その他にも市場価値を上げたい、現在マネージャーをしているプロジェクトが上手くいっていないという人も、研修の受講を検討してみてください。