オンライン研修のやり方をフローごとに詳しく解説

オンライン研修のやり方は企業によって様々

オンライン研修には大きく分けて2種類のやり方があります。それぞれメリットとデメリットがあり、ここで紹介するので、自社に合ったやり方を検討してみてください。

あらかじめ録画した講義動画を視聴してもらう

一つ目は研修の動画を事前に録画し、受講者にはその動画を見て学んでもらう方法です。オンライン研修と似た内容のeラーニングがこちらに当てはまります。 一番のメリットは何といっても、時間を選ばずに学習することができることです。受講者が都合の良いタイミングで視聴できるため、業務への影響を最小限に押さえることができます。また、企業からすると一度動画を作成すると再利用が可能になり、研修の実施コストを節約することができます。 しかし一方で、録画されているため講師と直接のコミュニケーションがとれないために、理解が不十分なまま研修を終えてしまう可能性があります。 また、いつでも見られるということの裏返しになりますが、個々人で学習時期に差ができてしまいます。そのため、動画の視聴期日を定めておくなど、企業側での工夫が必要となります。

ライブ配信で講義に参加してもらう

2つ目は研修をライブ配信して講師と受講者の双方向でコミュニケーションを取りながら進める方法です。 疑問点はすぐに講師に質問ができるという点だけでなく、グループワークなども取り入れることができ、受動的にならずに学習することができます。 録画した動画を視聴して学習する方法とは異なり、研修に緊張感を持って取り組むことができることもメリットの一つです。 しかし、ライブ配信にもデメリットは存在します。一つは、集合研修と同様で研修の時間を統一する必要がある点です。受講者の時間調整をしなければならないため、講師・受講者ともに負担が増えることになります。 また、講師と受講者のどちらか一方にでも通信環境に障害があると研修の進行が滞ってしまうことも考えられるため、事前に入念な準備が必要です。

オンライン研修のやり方をフローごとに解説

オンライン研修の大まかな種類についてご紹介しましたが、オンライン研修を実施に運用するまでのやり方をフローごとに見ていきます。

1.情報収集

まずは情報収集です。使用するツール・費用は最低限調査しておくとよいでしょう。 使用するツールについてですが、オンライン研修では多くの企業がWeb会議システムという、PCを使ってオンラインで会議ができるツールを利用しています。最も多くの企業で採用されているのがZoomというツールで、無料と有料プランによって一度に参加できる人数などが決まっています。無料でも最大100人まで参加が可能です。 また、費用についてですがツールの使用料だけでなく、場合によっては受講者用にPCの追加購入費用や、動画を作成する場合にはカメラなどの機材に関する費用も必要なども調べておくとよいでしょう。

2.利用するツール・機材の選定

情報収集ができたら候補として上げられたツール・機材の選定を行います。どちらも機能面で良し悪しがあるものなので、自社に一番合うものを利用することが重要です。多くの企業が利用しているからと言って、それを導入理由にするべきではありません。自社に合っていない可能性もあるためです。 また、ツールに関しては無料アカウントを開設して実際の使い勝手を確認できるので、研修担当者は少々手間になるかもしれませんが、各ツールを一度試してみると良いでしょう。

3.資料をオンライン研修用に作り変える

ツール・機材の選定が完了したら、研修に使用する資料もオンライン研修用のものを作成に移りましょう。 集合研修の時に使用していたスライド資料を使えばいいのでは？と思うかもしれません。しかし、オンライン研修では受講者はPC画面で資料を見ることになるため、大きなスライド画面に映していた資料のフォントのサイズなどが小さく見づらくなる可能性があります。 一度、ツールに資料を表示させて見やすさを確認しておく必要があるでしょう。

4.ツールの使用方法を受講者に周知させる

研修の実施前にツールの使い方について事前に説明が必要です。新しく導入することがほとんどだと思われるので、受講者は慣れるのに時間がかかります。 研修をよりスムーズに進行できるよう、研修の参加方法、カメラやマイクのオン・オフの操作方法などを周知しておく必要があります。 簡単な操作マニュアルなどは、ツールを提供している会社でも用意している場合がほとんどですので、そのマニュアルを共有しておくとよいでしょう。

5.運用開始

運用を開始したら、エラー対応と研修内容のブラッシュアップがメインとなるでしょう。 エラー対応については、オンライン上で全て行うので、エラーがツールの問題なのか利用者側の問題なのか調査が必要です。ツール側の問題は提供元に問い合わせで解決されますが、利用者側の問題の場合は、研修担当者などが解決しなければなりません。運用開始の前に、想定されるエラーを洗い出しておき、その対処法を誰でもアクセスできる社内の情報共有システムに保存しておくなどの準備をしておくと、スムーズな運用が可能になるでしょう。 また、研修内容のブラッシュアップですが、資料の見やすさや声の聞き取りやすさなど、集合研修と同じようにいかない部分が出てくるかと思われます。そのため、研修後に受講者に感想をヒアリングすることでブラッシュアップを図っていきましょう

オンライン研修を実施する際に注意しておきたい点

オンライン研修のやり方についてのフローを解説しましたがいかがでしょうか。次は、よりオンライン研修の効果を高めるために注意しておきたいポイントについてご紹介します。

原則「顔出し」で受講させる

オンライン研修は音声とチャットで受講することが可能ですが、受講者に顔出しをさせることで研修の緊張感を維持でき、聞き逃しも防止することができます。 また、講師としても受講者の顔を見ながら理解度を確認する参考にできるため、双方にとってメリットがあります。 そういった、メリットがある一方で自宅から参加する受講者は家の中を見られたくないという人もいるでしょうから、事前に了承を得ておく必要があります。

ライブ配信での動画も録画しておく

多くのWeb会議ツールでは実施した会議の動画を録画できる機能がついています。受講者が復習のために再度動画を見ることも想定して、必ず動画は録画しておきましょう。 また、動画を録画しておくことは、研修のブラッシュアップや再利用のために活用できるなど、企業側にもメリットがあります。 過去に実施した研修の動画を保管しておく社内管理フォルダなどを用意しておき、社員が簡単にアクセスできるようにしておくとなお便利です。

オンライン研修ならSchooの企業向けパッケージもおすすめ

最後になりますが、録画した動画研修を導入したいと考えている研修担当者の方には自製だけでなく、Schooの企業向け研修パッケージもおすすめしています。 エクセルやビジネスマナー、マネジメントなどの基本的なビジネススキルに関する研修動画だけでなく、エンジニアなどの特定の職種の研修に役立つコンテンツもご用意しています。 また、各人の受講状況を把握できるようなツールもセットとして提供しているので、研修担当者の負担を軽減できるサービスとなっています。 schooビジネスプランにご興味のある方は、こちらから資料請求ができますので、ぜひご連絡いただけますと幸いです。

まとめ

オンライン研修は集合研修でやっていたことをそのまま実施しても、うまくいかないことが多いです。事前にどのような準備が必要なのかを確認しておき、万全な状態で研修に望みましょう。また、研修用の動画の作成には非常に工数がかかるため、すぐにでも導入を開始したいという方はぜひSchooの研修パッケージの利用も検討してみてください。