書類整理は快適な仕事環境づくりに必要！上手に進めるポイント

01書類整理は仕事の効率化に必須

書類整理の実施によって、もたらされるメリットを紹介します。一点目は、書類が整理整頓されていることにより、必要な資料を探しやすくなることです。資料を探す時間が削減されて、代わりに他の仕事を行う時間が増えるため、仕事の効率化につながります。 二点目は、優先順位を意識したタイムマネジメントができるようになることです。書類整理ができていると、仕事の全体像ややるべき事が把握できるため、仕事の優先順位をつけやすくなります。結果として、限られた業務時間内で効率的に仕事を進めることができるようになります。 三点目は、書類整理が効果的に行われてデスクが整然としていると、仕事中の集中力やモチベーションの向上につながることです。仕事中に雑然とした書類の山が目に入ると、気が散ってしまい集中力が途切れてしまいます。 以上のように、書類整理はさまざまなメリットをもたらし、仕事の効率化につながるため、職場で働く人全員が意識すべき事柄です。

整理整頓の基本「5S」とは

「5S」とは、「整理・整頓・清掃・清潔・躾」の頭文字のSを取って名付けられた、整理整頓の基本的な考え方です。業種を問わず、多くの企業で5Sの考え方が取り入れられているため、耳にしたことがある方は多いと考えられます。 「整理」は、必要なものと不要なものとを分別することです。分別した結果、不要なものは処分することで、必要なものが把握しやすくなります。「整頓」は、整理を行った結果、必要と判断したものを目につきやすい場所に置いておくことです。 また、置く方法や表示方法もあらかじめ決めておくことで、より管理がしやすくなります。「清掃」は、整理整頓を実施した後の状態を保つために、定期的に仕事環境の中にある不用品や汚れを排除することです。 「清潔」は、整理・整頓・清掃がサイクルとして循環し、仕事環境が整然とした状態に保たれていることを指します。「躾」は、仕事のルールを習慣化することです。誰が見ても分かりやすいように、ルールを明文化し共有することが必要です。 仕事環境の整理整頓はどの職場でも自然と行われていると考えられますが、5Sに則って効率的な整理整頓を考え、実行することで、より効果を高めることができます。次の項目からは、この5Sの考え方を基に、書類整理の具体的な手法について紹介します。

02書類整理をするにはまず書類の分類から始める

5Sの最初の項目、「整理」は必要なものと不要なものとを分別することであると説明しました。整理を行うためには書類全体を洗い出しリスト化するとともに、分別の判断基準を明確にしておくことが大事です。 書類の全体像が把握できないと整理に時間がかかってしまいますし、書類を分別・分類する判断基準が明確になっていないと、個々人の判断によってバラつきが出てしまうからです。 ここでは、書類の分類の基準について4つ紹介します。

全体で回覧する書類

職場に存在する書類のなかには、部署や社内全体で共有するものや個々人で必要事項を記載し回覧するものがあります。このように、部署および社内全体で循環させるべき書類は、書類の分類の中でも優先順位が高いことに注意しましょう。 自分の都合で長期間留めてしまうと、他の人たちに迷惑がかかってしまうこともあるため、あくまでも全体の流れを意識して書類を扱うことをおすすめします。

一時的に保管する書類

現在進行中の案件や個人的な業務で使用したメモなどは、永久的に保存するものではなく、用事が済んだら処分すべき書類に分類されます。必要な時期だけ一時的に保管する書類を処分せずにいると、書類の量が多くなり、現時点で本当に必要な書類の抜きだしが困難になります。先延ばしにせず、なるべく早めに用事が済んだ書類を処分するように心がけると良いでしょう。

処分する書類

職場の備品の取扱説明書や事務用品のカタログなど、現時点で必要ではないものの、いつか必要になる可能性があると判断して取っておくこともあります。取扱説明書やカタログなどは、インターネット上にデータが存在するケースがほとんどですし、その他の書類であってもPDF化するなどしてデジタルデータにできるのであれば、処分すべきです。

全体で共有する書類

部署で取り組んでいるプロジェクトや業界の動向などに関係する情報は、職場全体で共有すべき書類です。誰かひとりが所有するのではなく、職場内の特定の場所に保管しておくことで、誰でも情報を活用できるようにすることをおすすめします。 前項で紹介した取扱説明書やカタログなども、職場全体で共有すべき書類として特定の場所に保管するのもよいと考えられます。

03書類整理を進めるポイント

書類整理の効果を最大限発揮するためには、先述の5Sに則った手法を意識することが重要です。ここでは、5Sの考え方を基にした、書類整理を進めるポイントを紹介します。書類整理の実施プロセスの検討にお役立てください。

すべてのものを一旦取り出す

書類整理を始める際には、デスクや棚など対象の箇所に収納されているものを、外に取り出し並べることが効果的です。整理対象が一目で把握できることによって、必要・不要の判断が効率的に行えるうえに、書類整理のゴールが見えることでモチベーションを保てます。

書類の一時避難場所をつくる

書類の整理を進めていくなかで、処分すべきか取っておくべきか判断に悩む書類が出てくる場合があります。判断に時間をかけてしまうと書類整理全体にかかる時間が長くなってしまい、集中力やモチベーションが低下してしまいます。 対策として、判断に悩んだ書類を一時的に保管しておく避難場所を作成することをおすすめします。フォルダやボックスなど書類を収容するアイテムを用意し、判断に悩んだ場合は一時的な避難場所として保管しておくことで、書類整理の効率を上げられます。

共有する書類やファイルの保管場所を見直す

5Sの中の「整頓」は、整理の結果、必要と判断した書類の保管場所や保管方法を決めておくことを指すと紹介しました。具体例として、職場全体で共有すべき書類について考えます。職場全体で共有すべき書類は、職場の特定の人物が保管するのではなく、誰でも容易に参照できる書棚などに保管することが望ましいです。 また、可能であればPDF化するなどしてデジタルデータに変換してください。サーバー上に存在する職場の共有フォルダにデータを保管すれば、同時に複数人がデータを参照しやすくなります。

04書類整理に役立つアイテム

書類整理を実施するうえでは、各種収納アイテムの有効活用がおすすめです。ここでは、書類整理に役立つ3つのアイテムと活用方法について紹介します。

クリアファイル

クリアファイルは誰しも使ったことがあるアイテムであると考えられますが、このクリアファイルを有効活用することで、情報の分類毎に書類の保管が可能です。例を挙げると、議事録を商談相手ごとに、また契約書類を取引先ごとにひとつのクリアファイルに収納します。このようなクリアファイルの活用によって、必要な情報の参照が容易になり、仕事の効率が向上します。

ファイルボックス

クリアファイルで詳細な分類ごとに書類を収納した次には、より大きな分類で書類を括り付け、大分類ごとにファイルボックス内にクリアファイルを収納することがおすすめです。 たとえば、クリアファイルでは議事録を商談相手ごとに収納しましたが、ファイルボックスでは議事録という大きな分類を基にクリアファイルを収納することが挙げられます。また、契約書類を取引先ごとにクリアファイルを収納する場合は、ファイルボックスの大分類は契約書類とするとよいと考えられます。

インデックス

クリアファイルやファイルボックスには、あらかじめインデックスをつけておくことをおすすめします。クリアファイルの各ページには、商談相手や取引先の名称など、収納している書類が持つステータスを示すインデックスをつけておきます。 ファイルボックスには、大分類の名称を示すインデックスをつけておきます。このようにインデックスをつけておくことで、どこにどのような書類が収納されているのかが明確になり、情報を探す際に時間の短縮につながります。

05書類が整理された状態を保つコツ

5Sの考え方にもある通り、整理整頓は一時的なものではなく、定期的な見直しや工夫を実践して、整理された状態を保たないといけません。最後に書類が整理された理想的な状態を保つための工夫を紹介します。ぜひ、取り入れてみてください。

元の場所に戻す仕組みをつくる

書類を個々人が参照した後、好き勝手な場所に書類を戻してしまうと、保管場所が雑然としてしまったり、最悪の場合紛失してしまったりするおそれがあります。対策として、ファイルやファイルボックスなど書類を保管しているツールに通し番号を表示して管理簿を用意しましょう。 通し番号を参考に、棚に書類を戻すことで整然とした状態を保つことができます。また、管理簿を用意することで書類の所在が明確になるうえ、個々人が書類を厳重に管理する意識が芽生えるという効果もあります。

ファイルや書類名をわかりやすくする

書類を保管場所から探す際、ファイルや書類名が簡潔で分かりやすいと、より速く必要な情報を見つけることが可能になります。必要な事柄だけを、端的に表すようにするとよいと考えられます。

保管場所を工夫する

書棚など書類の保管場所には、どのような書類が保管されているかを示す表示をあらかじめ用意してみてください。なぜなら書類の表示が保管場所になければ、どの書棚を探せば目的の書類が見つかるのかが分からず、非効率的であるためです。

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06まとめ

日頃、潜在的に行っている整理整頓ですが、5Sという考え方を改めて意識し、工夫して進めることが重要です。どのような書類の分類を設けて、どのような判断基準の下で整理を行うか、あらかじめ職場全体で話し合い共有しておくことで、書類整理のもたらす効果は大きくなります。 職場の状況や書類の性質によって、最適な保管場所・方法は大きく変わります。本記事で紹介したことを参考に、一度職場内で意識合わせをしてみてはいかがでしょうか。