効果の上がるプレゼンテーションとは？覚えておきたいポイントを徹底解説

01プレゼンテーションとは

プレゼンテーションは、どの企業にとっても欠かせない業務です。営業担当者であればなおさらで、高いプレゼンテーションスキルを持つ人ほど有利です。プレゼンテーションの定義や目的を紹介し、プレゼンテーションについて理解を深めたいと思います。

聞き手の要望を把握し相手が情報を伝えるのが鉄則

プレゼンテーションは、こちらが伝えたい内容を伝えるものだと思われることが多いようです。しかし、伝える側の目線だけで、話す内容を決めるのは、どちらかと言えば「スピーチ」に近いといえます。本来のプレゼンテーションとは、聞き手が知りたいことを伝える意味を持っています。 これには、プレゼンテーションの語源が関係しており、「present」という単語には「進呈する」「示す」「相手へ贈り物をする」などの意味が含まれています。つまり、聞き手の立場に立って、悩みを引き出したりメリットを伝えたりできれば、聞き手の気持ちを引き寄せることができるのです。

聞き手の行動を促すのが目的

プレゼンテーションの最終的な目的は、「聞き手に行動を起こさせる」ことです。そのためには、伝える側が提供する情報や説明に、聞き手が納得および共感する必要があります。 共感してもらうには、まず聞き手の悩みを知り、状況を把握し、対策を一緒に考えたうえで提示する流れで進めていきます。そして、聞き手が納得して行動を起こすと、プレゼンテーションが成功したと言えるのです。

02プレゼンテーションの基本的な構成

プレゼンテーションの定義や目的を解説したところで、効果的にプレゼンテーションを進めるための基本構成を3通り解説します。組み立てのコツをマスターしておくことで、プレゼンテーションがぐっとしやすくなります。

序論・本論・結論

プレゼンテーションの組み立て方で、最も一般的と言われる構成です。 「序論」とは、導入部分を指します。テーマや理由などを簡潔に伝え、聞き手が興味を持つような序論にすることで、その後の内容を理解してもらいやすくなります。 そして、プレゼンテーションでは要点（最も伝えたいこと）を話す「本論」へと進みます。聞き手に分かりやすく伝えるために、グラフやデータを用いるケースが増えている場面です。 最後に、締めくくりとして「結論」を伝え、プレゼンテーションをまとめます。序論で伝えた内容をもう一度振り返り、全体をまとめると良いでしょう。

PREP法

結論や伝えたいことを最初に話し、その後で根拠や理由を説明する手法です。アルファベットは、各ステップの頭文字を表しています。

伝えたいことを先に話すと、聞き手は興味を示します。これにより、深く説明を受け入れてもらえる可能性が高まります。聞き手に納得してもらえる流れでプレゼンテーションができれば、信頼度が増すでしょう。

DESC法

問題解決型と呼ばれるプレゼンテーションです。元は、アメリカの心理学者であるゴードン・バウアーらが提唱したコミュニケーションであり、客観的な事実と主観的な気持ちを交互に伝えたうえで提案します。

この方法では、聞き手に論理的ながらも感情に訴え、納得してもらえるような伝え方をすることが大切です。

03プレゼンに欠かせないスライドづくりのポイント

プレゼンテーションを行うとき、聞き手の視覚にはたらきかける効果的な方法として、スライドを用いることも多いでしょう。スライドの効果をより高めるために、次に紹介するポイントに気を配ってみましょう。

1スライドに1つのメッセージ

スライド1枚に、メッセージを一点のみ添えるようにしましょう。メッセージの重要性が低くなり、伝えたいことが分かりづらくなってしまいます。メッセージが2つ以上ある場合は、スライドも別々に作ることが重要です。

アニメーション効果を使い過ぎない

聞き手の興味をひくために、アニメーション効果を使う場合もあります。注目してほしい箇所を強調したり、印象を与えやすくしたりすることが目的です。 アニメーションの機能は多岐にわたり、あまり多く使うと聞き手はアニメーションにのみ気を取られ、プレゼンテーションの内容が分かりにくくなります。ポイントとなる箇所にのみ、アニメーション効果を使うようにしましょう。

色は目立たせたいところのみに使う

アニメーション効果と同様、色も多く使い過ぎると画面が見にくくなります。ベース・メイン・アクセントの3色で十分であり、目立たせたい箇所のみアクセントの色を使うことをおすすめします。

フォントにも気を遣おう

プレゼンテーションのスライドでは、和文は「メイリオ」・欧文では「Segoe UI」、サイズは「18pt以上」が適切とされています。この2つのフォントは、太字に対応しており、強調したい部分を太字にするのに便利です。さらに、文字列の改行や配置にも配慮するようにしましょう。

04プレゼン時に気を付けたいポイント

原稿やスライドの準備が整い、いざプレゼンテーションを行うときには、聞き手に伝わる話し方になるよう、次の点に気を付けて話すと効果的です。ここからはプレゼンのできを左右するポイントについて紹介します。

最初は自己紹介、最後は質問で締める

自己紹介をすることで、聞き手はプレゼンテーションをする人物に関心を持ち、どのような話をするのか興味がわくようになります。また、最後に質問をもってくると、聞き手が内容を理解してくれたかどうかを確認することができます。

声は大きく、はっきりゆっくりと

たとえ内容が素晴らしいプレゼンテーションであっても、聞き手に伝わらなければ意味を成しません。趣旨がきちんと伝わるように、強調したい部分を伝える声を特に大きくする、また、はっきりゆっくり話すなどの配慮が必要です。

目線に注意

目線の配り方も、プレゼンテーションを成功させる重要なカギとなります。聞き手の人数が少なければ、センテンスごとにひとりずつ目線を配ります。人数が多いときは、センテンスごとに数人ずつ目線を送ると、距離感を縮められるのです。

ある程度話すことをまとめておく

プレゼンテーションの時間には制約があるため、時間を超えて話すのはできるだけ避けたいものです。制約がなくとも、要点が定まらずまとまりのない話では、聞き手の興味も薄れてしまいます。前もって、話す内容や流れなどをまとめておきましょう。

根拠のあるデータを示す

主張や結論には、根拠を裏付けられるデータの提示が欠かせません。データがあることで信頼度や信憑性が高まり、聞き手も納得しやすくなります。特に、具体的な数値の提示が必要なデータは、綿密に調査しましょう。

ジェスチャーを取り入れる

聞き手が理解しやすいように、時折ジェスチャーを織り交ぜることも重要です。例えば、「売上が2倍になりました」と2本指を立てる、といったことです。プレゼンテーションでは耳からだけではなく耳から情報を送ることで、印象付けたり相手の理解を助けることにつながります。

専門用語は噛み砕いて説明する

プレゼンテーションの内容に対して参加者の知識に差があるケースがあります。専門用語を使っても、内容を理解してもらえる人だけでのプレゼンテーションであれば問題ありませんが、そうでないケースもあります。専門用語はその意味がわからない人にとっては理解を阻害してしまう要因になります。 そのため、誰にでも伝わるかつ理解しやすい専門用語であれば使用し、そうでなければ噛み砕いて簡潔な言葉で説明することを心掛けることが大切です。

話すスピードに抑揚をつける

プレゼンテーションでは終始同じペースで話してしまうと、どの内容が重要なのか分かりづらかったり、聞き手の集中力が散漫になる可能性があります。そのため、重要なポイントは話すペースを落としたりすることで、その内容を印象付けることができます。

余談はなるべく最小限に留める

プレゼンテーションの場面では、ついつい余談をしてしまい、本来の内容から逸れてしまいがちです。 伝えたい内容から話が逸れてしまうと、プレゼンテーションで重要な内容が印象に残りづらくなります。そのため、余談はなるべく最小限に留めることが重要です。

笑顔で話すことを意識する

プレゼンテーションの場面では、内容に集中していたり、緊張などで厳しい表情で終始話してしまうことは少なくありません。 暗い顔や無表情のままプレゼンテーションをしてしまうと、聞き手は話し手に対して良い印象を抱けず、失敗に終わってしまう可能性が高くなります。 そのため、笑顔で話すことで聞き手に良い印象を与え、プレゼンテーションの内容を聞こうと思わせることにつながります。

05プレゼンで緊張しないためのポイント

事前に準備していたとしても、本番では緊張してしまって本領を発揮できないことを懸念する方もいるかもしれません。そのため、ここではプレゼンで緊張しないためのポイントを解説します。

発表の事前練習を行う

頭の中だけで発表のシミュレーションをするのではなく、当日と同様の状況で実際にプレゼンしてみることが重要です。周囲の人に協力してもらい、実施してみましょう。 一度人前でプレゼンしてみることで、想定していたよりもうまく話せなかったり、伝えたいことがうまく伝えられなかったりといったことに気付くことができます。 また、事前練習でフィードバックをもらうことでプレゼンに改善を加えることができ、より自信を持って本番に臨むことができるでしょう。

完璧なプレゼンをしようと思わない

プレゼンで緊張してしまう原因の一つには、完璧なプレゼンをしようと考えてしまうことが挙げられます。プレゼンの内容や話し方など全てにおいて完璧にしたいと思うがゆえに、失敗を考えてしまい緊張してしまうのです。 そもそも、プレゼンの目的はアイデアやプランを提案し、その提案を検討したりブラッシュアップするための機会の場です。プレゼンの聞き手は敵ではありません。 完璧でなければいけない、という思い込みを捨ててプレゼンに臨むことで失敗に対する恐れがなくなり、緊張も和らぎます。

1対1で話しているつもりで話す

大勢の前で話すのは緊張しても、1対1で話す時には緊張しないという方も少なくありません。 プレゼン中におけるポイントとして、「大勢の人が自分を見ている」という意識ではなく、特定の一人に対して話しているという意識を持つことです。 プレゼンが始まったら、こちらの話をしっかりと頷きながら聴いてくれている人を見つけ、その人に語りかけるようにすると、緊張もほぐれやすくなります。

06社内でプレゼン研修をするときには

プレゼンテーションの研修は、決して社外だけではなく社内で行う機会も多々あります。社外の人間に対して行うより気楽にできるイメージがありますが、実は社内プレゼンにもコツがあります。特に重要なポイントをまとめてみました。

テーマを決めてお互いに発表する

プレゼンテーションには、必ずテーマがあります。テーマを決めて発表しあい、お互いの改善点などを伝え合うことで、より分かりやすく、聞き手の立場に立ったプレゼンテーションにつなげられます。

録画した自分の姿を見て改善点を考える

自らが行ったプレゼンテーションを、自分で振り返るのもひとつの方法です。客観的に見て、どこを改善すると伝わりやすくなるのか、分かりにくい点はないかなど、聞き手になったつもりで見てみると、違う視点で改善点が見つかるかも知れません。

---

 

「研修をしてもその場限り」「社員が受け身で学ばない」を解決！
研修と自己啓発で学び続ける組織を作るスクーの資料をダウンロードする

■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法　など