誰も教えてくれなかったExcelの正しい使い方と考え方【出力に必要な機能編】

■あなたはExcelを使っていますか？

使ってますよね。では、Excelを使っていて困ったことはありませんか？ありますよね。思うような計算ができない…関数の使い方が分からない…データの操作で苦労している…これらの原因は、そもそもExcelの使い方を間違えているからです。

Excelは3つの要素で構成されています。「機能」「関数」「VBA」です。これら3要素を組み合わせて使うのがセオリーです。決して「機能を覚えたら次は関数」や「VBAをできる人が上級者」ではありません。では、これら3要素を、どのように使うのでしょう。それは、データの流れを考えると見えてきます。Excelでデータを扱うときは「入力」「計算」「出力」という流れが自然です。この自然の流れに反した使い方をすると、とたんにExcelは使いにくくなり、多大な苦労を強いられます。

Excelの3要素である「機能」「関数」「VBA」と、データの流れである「入力」「計算」「出力」を組み合わせると、正しい使い方と誤った使い方の違いや、あなたの仕事を効率よく行うためのポイントが明らかになります。こうした考え方を「田中メソッド」と呼びます。

今までExcelの学習やトレーニングは、「初級→中級→上級」や「入門→応用」という分類がされてきました。しかし、こうした分類によるトレーニングでは、実務で必要な知識や技術が身につきません。いや、正確に言うと、身につくまで何年もかかるのです。トレーニングによって、即効性のある技術と知識の習得を求められる実務家にとっては、最適な方法ではありません。だって、ビジネスの現場では、初級の「セル操作」や、中級の「SUMIF関数」、上級の「ピボットテーブル」など、すべてを使って業務を遂行するのですから。

今回の授業では、「入力」「計算」「出力」の各場面における「機能」と「関数」について詳細に解説します。3日目1限目のこの時間は、【出力に必要な機能】についてのお話です。時間の関係で「VBA」については触れませんが、本当は「VBA」も使えた方がいいんですよ。ちなみに、VBAの基礎を正しく学べば、誰だってマクロを作成できます。事実私のトレーニングでは、2日間のセミナーで2000人以上のビギナーが、自力でマクロを作れるようになっています。

■授業の進め方

サンプルのブックをダウンロードして、私と一緒に操作してください。ただし、時間の関係で私の操作は速いので、見ているだけでも結構です。授業終了後に、授業で解説したポイントや操作方法などを、パワーポイントのスライドで提供します。ぜひ、そのスライドを見ながら復習をしてください。
 

■サンプルファイルダウンロード

授業内で以下のサンプルファイルを使用しますので、事前にダウンロードしておいて下さい。
・実演で使用するファイル
Sample1.xlsx→ http://bit.ly/155jiKZ

・実演ファイルの完成版（サンプル）
Sample1_2.xlsx→ http://bit.ly/1z9qLU3

上記のURLからダウンロードできない場合は、下部にある「授業で使用する教材」よりダウンロードをお願いいたします。

■使用するExcelについて

授業の内容は、Excel 2007以降を前提にしています。ダウンロードできるブックの形式は「xlsx」です。バージョンによって操作や機能に違いがある場合は、授業内で解説します。Mac版のExcel 2011については、授業内で補足します。
 

■カリキュラム内容(予定)

1日目：【入力に必要な機能】と【入力に必要な関数】
(1)「入力」の場面で必要な機能と関数は何か
(2)なぜあなたはショートカットキーを使えないのか
(3)関数を手入力しなければいけない理由
(4)これからのExcelユーザーに必要な知識と技術
など

2日目：【計算に必要な機能】と【計算に必要な関数】
(1)「計算」とは、計算だけじゃない
(2)関数を使いこなすためのポイント
(3)機能と関数を組み合わせると楽ができる
(4)途中の計算過程を見せない工夫
など

3日目：【出力に必要な機能】と【出力に必要な関数】
(1)セルの結合はここで使う
(2)グラフ機能を使わないグラフ
(3)別ファイルとして保存するテクニック
(4)ピボットテーブルを活用するための唯一のポイント
など