今さら聞けないビジネスメールの書き方

この授業で学べること:「ビジネスメールで陥りがちな失敗」と「その改善法」

● あなたのメールは間違っている!?

仕事でメールを使わない日がない。これはあなたも実感しているでしょう。

メールは主要なコミュニケーションツールとなり、1日1~2時間程度使われています。

これだけ利用頻度の高いメールですが、ルールやマナーは誰も教えてくれません。メールを利用していて戸惑いを覚えた経験は一度や二度ではないでしょう。

メールはすでに主要なコミュニケーションとして成立しています。そのため、メールの書き方に気を使わなければ「あなたは冷たい人」「気が利かない人」「仕事ができない人」などのレッテルを貼られることもあります。

あなたは次の項目を読んで疑問に感じますか。それとも納得感がありますか?

■ メールには宛先は書かなくてもいい

■ 添付ファイルの容量は5MBまでならOK

■ メールはできる限り簡潔に書くべき

■ 敬称は「殿」を利用する

■ 〇〇課長様のように役職の後に「様」を付けている

■ 挨拶は書かずに、いきなり本文に入る

■ 大勢の連絡にはCCを使う

■ 重要なメールには「重要度の設定」をする

■ 重要な箇所は、文字色を変えたり、下線を引いたりする

このルールはすべてNGルールです。

このルールの中には「え?」と思ったものもあるかもしれません。なぜいけないのか、その理由がわからないかもしれません。

メールは受け手の印象がすべてを決めます。しかも不快に思っていたとしても注意をしてくれるものではありません。ある日気がついたら「担当を変えてほしい」「取引をやめましょう」と言われることもあるのです。

日常のコミュニケーションがずれていて、仕事を失っているとしたらそれは大きな損失です。知らぬ間に相手に不快感を与えているとしたら大問題です。

● メールのルールは実はシンプル!

メールでうまくコミュニケーションを取るにはルールを知ることが大切です。このルール暗黙知で形成されているものばかり。

メールのルールは7~8割自信があるものばかりでしょう。しかし、残りの2~3割はいかがでしょう。自信を持って正しいコミュニケーションだと言えるでしょうか。ちょっとしたルールの誤解や俺様ルールの適用が仕事の足を引っ張ります。

メールのコミュニケーションは、対面と異なり、身振り手振り、声のトーン、表情で情報を伝えられません。見えない相手のことを考え、どうしたら相手が理解出来るのかを考える必要があります。

難易度は高いですが、正しいルールをマスターすると実は簡単です。

「なんで伝わらないんだ!」 この疑問を1時間で解決します。

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