ファシリテーターとは？役割や条件、必要なスキルなどを解説

01ファシリテーターとは

ファシリテーターとは、会議や商談などで中立的な立場に立った上で会議中に発せられた意見をまとめ、より良い結論に導く役割を担う人のことです。意見の対立や摩擦を解消し、チームの仕事が停滞しないように次のアクションを提示することが仕事であり、メンバーからの信頼やロジカルな考え方が必要になる立場といえるでしょう。

司会との違い

ファシリテーターは会議中のコミュニケーションを促し、考えをまとめる立場の人間なので、会議自体を進行させる司会とは役割が異なります。司会は会議の開始や議題などをアナウンスし、時間を管理しつつ会議を終了まで進行するのが仕事です。

また、ファシリテーターと混同しやすい言葉にネゴシエーターというものがあります。ネゴシエーターは交渉人を指す言葉であり、社内の会議ではなく商談などで活躍する人材のことを指します。取引先が抱えている課題をヒアリングした上で、課題解決に対して自社が出せるカードを提示し、合意形成に向けて話を進めること役割です。

話をまとめて結論に導く点はファシリテーターと酷似していますが、自社にメリットがある形に結論を持っていく必要があるので、説得術などのスキルが必要になります。

02ファシリテーターが担う役割とは

ファシリテーターが担う具体的な役割が以下の通りです。

• ・目的の設定と共有
• ・意見を交わしやすい場の構築
• ・お互いの意見の整理する
• ・合意形成に向けた会議の進行
• ・時間の管理

事前準備から場の構築、予定時間内に結論を出すための時間管理など、ファシリテーター要求される仕事は多岐にわたります。詳しく見ていきましょう。

目的の設定と共有

ファシリテーターの役割としてまず挙げられるのが、目的の設定と参加者への共有です。会議中に交わされる意見をまとめ、参加者が納得できる結論を導き出すためには、最初に会議の目的を明確にしておく必要があります。加えて、設定した目的を参加者に共有し、参加者が提示する意見の精度を上げることも重要です。

目的の設定と共有が上手くできていないと、会議の内容がどんどん関係ない方向に流れていき、時間の無駄になってしまう可能性があるので注意しましょう。

意見を交わしやすい場の構築

会議を行う前に場を温め、意見が活発に出るようにすることもファシリテーターの役割です。会議前に参加者を交えて積極的にコミュニケーションを行い、アイスブレイクを行います。参加者の意見交換を活発にするためには、心理的安全性が確保された場を構築する必要があります。すなわち、他の参加者の反応に怯えたり、恥ずかしがったりすることなく自然体で意見を言える場を形成する必要があるのです。

よって、ファシリテーターには「発言がきっかけで場が荒れてもしっかりとまとめるくれる」と参加者から信頼されている人物が適しています。

参加者の意見の整理する

会議中に出た意見を整理することもファシリテーターの役割です。各参加者から意見やアイデアを引き出しつつ、会議の方向性が目的から外れないように話を整理します。こまめに意見を整理しつつ結論を出し、更に発生した課題の解決について再度話し合っていくことで、最終的な結論をまとめることが可能です。

また、会議の内容が本題から外れてしまいそうな時は、話を整理することで軌道修正することができます。意見の整理が上手くできないと会議の全体の結論が出ず、時間の無駄になってしまうため、ファシリテーターの手腕が試される部分です。

合意形成に向けた会議の進行

ファシリテーターの最後の仕事は、会議で整理した意見のもとに、最終的な結論を導き出すことです。会議の内容を振り返り、最初に設定した目的と照らし合わせ、参加者全員が合意できる結論を導き出します。会議中にこまめに意見の整理ができていれば、自ずと参加者が納得できる結論が出ることでしょう。

結論が出たら、参加者が次に行うべきアクションを明確にし、各々に認識させます。以上のうように、会議が参加者主体のものになるよう場を構築し、全体の合意がとれた結論を出すことがファシリテーターの役割です。

時間の管理

会議全体を通して、時間を効果的に管理することも、ファシリテーターの役割です。適切なタイミングで議題を切り替えたり、議論を深めるための時間を確保したりすることで、効率的な進行を実現します。

また、大規模な会議やグループでは、ファシリテーターの負担が大きいため、時間管理をすることが難しい場合もあります。そのため、ファシリテーターがタイムキーパーを指名することがあります。タイムキーパーは議題ごとの時間を管理し、必要に応じて議論を進行させる役割を担います。

03ファシリテーターに向いている人の条件

ファシリテーターに向いている人物の条件は以下の通りです。

• ・参加メンバーに信頼されている
• ・人物や意見に対して中庸に接することができる
• ・意見の中から自身のアイデアを思い浮かべられる
• ・黒子に徹することができる

これらの条件を満たす人物が、ファシリテーターとして成功する可能性が高くなります。信頼され、中立で公正な態度を保ちながら、議論や意思決定のプロセスを円滑に進めることができるからです。ここでは、上記について詳しく解説していきます。

参加メンバーに信頼されている

ファシリテーターが意見を発しやすい場所を構築する上で重要になってくるのが、参加者からの信頼です。ファシリテーターには参加者全員と積極的にコミュニケーションをとっており、場にいるだけで安心感を与えてくれるような人物が向いています。

特に上司や先輩社員から信頼されているのが重要で、場をコントロールしても参加者から反感を買わないような人物が最適です。全体から反感を買わずに場をコントロールできれば、後輩社員も安心して意見を発することができるでしょう。

人物や意見に対して中庸に接することができる

人物や意見の内容によって自身の意思が偏ってしまう人はファシリテーターに向いていません。ファシリテーターをこなすには、参加者それぞれへの好感度や主観的な意見の良し悪しに流されず、あくまで中立な立場で意見を整理できる能力が必要です。

意見の中から自身のアイデアを思い浮かべられる

アイデアマンであることもファシリテーターに重要な要素です。ファシリテーターは参加者を支援する立場なので、自らの意見を主張することはほとんどありませんが、会議が停滞してしまった際には自身のアイデアを出し、会議を前に進める必要があります。

特に、今まで会議中には出てこなかったような少々飛躍したアイデアを思い浮かべられる人物が好ましく、参加者にはないアイデアを提示することで、意見交換を活発にすることが可能です。

黒子に徹することができる

基本的に、ファシリテーターは会議が停滞するような場面を除き、自身の意見を主張することはありません。よって、あくまで黒子に徹し、参加者を支援することにやりがいを感じることができる人物が向いています。対して、発言をしたくてたまらないような人物は、ファシリテーターよりも参加者に配置するほうが有用です。

04ファシリテーターの注意点

ファシリテーターの注意点として、「ファシリテーターのレベルに依存してしまう」「1人の場合、ファシリテーターの負担が大きい」の2点があります。ファシリテーターはこれらの注意点を考慮して、必要なスキルや経験を身につけることが重要です。また、1人で進行を担当する場合は、適切なサポートやチームワークが不可欠です。参加メンバー全体が協力し、ファシリテーターを支えることで、より効果的な議論や意思決定が実現します。ここでは、上記の注意点について詳しく解説していきます。

ゴールを設定して準備する能力

ファシリテーターのスキルや経験によって、会議やグループ活動の進行が大きく左右されることがあります。経験豊富で能力の高いファシリテーターであれば、円滑な議論や意思決定が可能ですが、逆に未熟なファシリテーターでは進行が難しくなる場合もあります。このため、ファシリテーターの能力だけに頼らず、参加メンバー全体で協力して進行を支えることが重要です。

1人の場合、ファシリテーターの負担が大きい

ファシリテーターが1人で進行を担当する場合、その負担は非常に大きくなります。議題の管理や時間の配分、参加者の意見の調整など、多岐にわたる役割を一人で担うため、十分な集中力と能力が求められます。また、意見の中立性や公正さを保つことも挑戦であり、十分な準備と経験が必要です。

04ファシリテーターに必要な4つのスキル

ファシリテーターの役割を適切にこなすためには、以下のスキルが必要になります。

• ・ゴールを設定して準備する能力
• ・コミュニケーションスキル
• ・ロジカルシンキングスキル
• ・時間管理スキル

ビジネスにおいては万人にとって重要といえるロジカルシンキングスキルやコミュニケーションスキルの他、事前準備や時間管理など、ある程度のマメさが必要です。詳しく見ていきましょう。

ゴールを設定して準備する能力

まず必要になるのが、会議のゴールを設定して事前準備をしておくスキルです。会議を行う目的を設定し、参加者への共有や資料作成などの準備もしていきます。参加者の選抜も含め、事前準備をしっかりと行うことができるスキルが必要です。

コミュニケーションスキル

意見を交わしやすい場を構築するためにはコミュニケーションスキルが重要になります。会議が始まってからも、時には話を振って意見を引き出したり、否定的なヒアリングを行わずに論点がまとまるように補助するなど、参加者の感情や意見を汲み取るような能力が必要です。

＜コミュニケーションスキルについてのSchooおすすめ授業＞

ファシリテーターは、メンバーの議論を引き出し、適切に議論へと促していくスキルが求められます。
ですが、相手の本音を引き出すことは容易ではないでしょう。本授業では、これから関わる相手と本音を話せる関係性を作るために、“もう一歩踏み込んで相手と深く関わる”ためのスキルについて学んでいきます。

「ホンネが分からない相手に“踏み込む“スキル」

ロジカルシンキングスキル

ファシリテーターの役割をこなすためには、ロジカルシンキングのスキルも必要になります。参加者の意見を整理するためには、外的要因に左右されず、飛び交う主張の中から必要な情報を割り出し、物事の因果関係を踏まえつつ中庸な結論を導き出すことが重要です。

ファシリテーターのロジカルシンキングスキルが高ければ、話の整理や参加者全体の意思決定が速くなるため、より円滑に結論にたどりつくことができるでしょう。

＜ロジカルシンキングについてのSchooおすすめ授業＞

ファシリテーターはロジカルシンキングを用いて、議論を前に進めていく必要がありますが、チーム内の雰囲気をよくしていくためにはロジカルシンキングは活用することができます。
本授業では、論理的な思考をベースに、会話をスムーズに進めるテクニックを学んでいきます。

「ロジカルシンキングで雑談力を上げる」

時間管理スキル

会議全体の時間を管理するスキルは、司会だけでなくファシリテーターにも必要です。ファシリテーターは会議の進行予定を把握し、予定通りに進行できるよう話を整理するタイミングを調節しなければいけません。ファシリテーターが時間管理をしっかりできていれば、有益な会議を予定時間通りに行うことができるため、組織の生産性の向上が期待できます。

05ファシリテーターに必要なスキルの習得ならSchooの企業向けパッケージ

Schooビジネスプランではファシリテーターに必要なスキルが学べる様々な研修パッケージが用意されています。ファシリテーターの役割や必要な考え方を学ぶことができる「ファシリテーション研修パッケージ」の他、実践を踏まえつつファシリテーションスキルが学べる「ファシリテーション実践研修パッケージ」、ロジカルシンキングについて学べる「ロジカルシンキング初級研修パッケージ」など、豊富な研修パッケージでファシリテーターの育成をサポートすることが可能です。

オンライン研修なので時間や場所を選ばずに研修を実施できるのもポイントで、研修担当者の負担減も期待できます。

06まとめ

ファシリテーターの役割や向いている人の条件、必要なスキルなどについて解説してきました。ファシリテーターを務める人物に必要な素養は、現場から一歩引いて中立で物事を見られることです。中立でいることは誰からも敵にみられる可能性があるということなので、不当に敵視されないよう、参加者から信頼されていることも重要になります。

ファシリテーターを目指すのであれば、コミュニケーションスキルやロジカルシンキングスキル、時間管理スキルなどをしっかりと身に付け、会議を円滑に進める能力を磨いていきましょう。上記のようなスキルを身に付ける際には研修の活用が有効です。ファシリテーターを育成したいのであれば、時間的に自由度の高いオンライン研修なども利用し、効率的な技能習得を目指しましょう。