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内容証明郵便の意味と届いた場合の会社側での対応について解説する

公開日:2021/05/28
更新日:2021/06/02
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内容証明郵便の意味と届いた場合の会社側での対応について解説する | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

内容証明郵便にはどんな意味があるのでしょうか。会社に内容証明郵便が届いた場合の対応や内容証明郵便が持つ意味について解説していきます。内容証明郵便を放置することにはリスクがあります。どのように対応していけばいいかなどについても理解していきましょう。

 

内容証明郵便とは

内容証明郵便には、どんな意味があるか送付する目的について解説していきます。普通郵便との違いや内容証明郵便が法的証拠となることについても理解していきましょう。内容証明郵便の意味を知ることで扱い方について理解が深まっていきます。

裁判の証拠などにも有効な郵送方法

内容証明郵便とは、ポストに投函できる普通郵便とは異なります。内容証明郵便とは、「内容、日付、送付先と送付元」を日本郵便が証明してくれる郵送方法を指します。内容証明郵便は、日付が明確に記録されることで訴訟などの証拠として法的にも有効となり、裁判の証拠などにも使われる重要な位置付けを持つことを理解しておきましょう。

内容証明郵便を送付する目的

内容証明郵便を送付する目的について解説します。内容証明郵便は、日本郵便という第三者が「内容、日付、送付先と送付元」を証明するため、送付元と送付先の間で確実に意思を伝えた証拠として扱う目的を持っています。利用するシーンには大きくわけて2つあります。

  • ・意思を伝えた事実を証明したい場合

商品を購入した後にクーリングオフを申し出たい場合に、「契約解除」の申し込みとして利用する。内容証明郵便を送付した日付を元に、クーリングオフ期間中の申し出であること、意思を伝えたという証明として扱います。

  •  
  • ・訴訟の際の証拠として扱う場合

相手からの申し出を不服と感じる場合などに、自社の意向を伝える手段として利用する。訴訟を起きることが予測される場合など、企業リスクを勘案して内容証明郵便を使うことがあります。

 

内容証明郵便を放置した場合の企業側リスク

内容証明郵便を放置した場合には、どのようなことが起きるのでしょうか。企業において生じるリスクや放置してはいけない理由について解説していきます。内容証明郵便の扱いに注意しなければいけない訳を理解していきましょう。

法的手段の1つになる

利用される最も多くの理由が法的手段としての使い方です。送付元の主張について、いつ言ったという証明を行う際に、内容証明郵便を利用します。裁判が進む中で主張の立証が求められますが、内容証明郵便を利用していれば証拠としての効力を持つことが可能です。具体的には、債権回収を行う際に債務者が弁済に応じない場合、支払い督促を行い債権回収の通知や努力を行ったことの証明とします。内容証明郵便を企業側からではなく弁護士に依頼して送付することで、弁護士名、事務所名が記載され相手方への抑制力にも繋がります。企業としては、裁判になることを避けるためにも対応を慎重かつ早期に行う必要があります。

時効中断事由の催告として扱われる

債権回収には時効期間が設けられており、時効期間を超えると債権は消滅することが法律で定まっています。

  • ・商取引による売掛金債権 2年
  • ・商取引による貸付金債権 5年
  • ・個人間による貸付金債権 10年

内容証明郵便を送付することで、時効期間を6ヵ月延長することができます。内容証明郵便を利用することで時効期間が近い債権喪失を防ぐことが可能になることを覚えておきましょう。

風評被害に注意する

内容証明郵便が送付されたことを放置することで、裁判が起きるリスクがあります。裁判を行うことで社名や裁判となった事案が公開される可能性もあり企業の信頼を失墜する可能性があります。企業運営においては、企業の信頼を維持しなければ継続することはできません。裁判などによる社名公開は、風評被害が生じる可能性もあるため注意が必要です。一度でた風評被害は、予想以上に拡散され挽回するためには時間もコストもかかってしまうことを理解し予防する意識を持っておきましょう。

 

元従業員から内容証明郵便を送られた場合の事例

元従業員から内容証明郵便を送られた場合の事例をご紹介していきます。人事部門として特に注意した事例を法令に基づき解説します。内容証明郵便が送付される典型的な事例2つについては、人事担当者が注意しておくことが必要です。

未払い残業代の請求

未払い残業代の請求は、最も増えている事案です。民法の改正に伴い2020年4月より段階的に債権の消滅時効は5年に延長されています。これにより残業代の消滅時効は3年(2020年4月1日以降に発生する残業より)となりました。賃金の支払の確保等に関する法律第6条第1項に基づき、賃金支払日以降は遅延損害金年利3%(民法改正に伴い6%から3%に変更)、退職日以降はその翌日から14.6%の遅延利息が加算されることで企業側の負担額が高額となる可能性があります。企業側での主張が認められず支払い請求に応じる事例も多く発生していますので注意しておきましょう。特にサービス残業やみなし残業時間を上回る残業の扱いには注意が必要です。

不当解雇の訴え

退職時には不満などは言わず退職した従業員が不当解雇を主張する場合があります。昨年より新型コロナ感染症の影響もあり経営不振に陥る企業が増えています。これに加え、以前より問題視されているパワハラの問題もあり円満退職と認識していた従業員からの訴えは増加傾向にあり、現在は労働者側が勝訴する可能性が高いとまで言われているため注意が必要です。特に現在は、労働者保護の精神が強く弱者である労働者を守ることを優先しているため企業側が注意しなければいけないことを理解しておきましょう。

 

元従業員から内容証明郵便を送られた場合の対応方法

次に元労働者から内容証明郵便を送られてきた場合の対応方法について解説していきます。日常の郵便物とは異なり、内容証明郵便が届いた場合にはどう対応していいか悩んでしまうこともあります。元従業員から内容証明郵便を送られてきた際に対応する順番にそって解説していきます。請求通りにしなければいけないということではない点にも注意しておきましょう。

冷静に内容を確認すること

内容証明郵便が届いた場合には、「冷静に」対応することが最も必要です。まずは、内容を確認し経営層や顧問弁護士に届いたこと、内容について報告します。内容については、以下の点を確認します。

  • ・差出人(本人名か代理人となる弁護士名であるか)
  • ・相手の請求内容
  • ・回答期限

弁護士名で届いている場合には、労働審判や訴訟を視野にいれている可能性があります。回答期限は必ず守り労働審判へ発展することを回避することが必要だと理解しておきましょう。

当事者間での解決策を探る

相手からの請求事項によっては、当事者間で解決することが可能な場合があります。法的な手段を最終手段とらえ、当事者間での話し合いで解決することができれば、双方の負担を軽減することも可能です。この話し合いでは、双方の歩み寄りが必要です。主張ばかりとなると解決策を見出すことはできません。また、話し合いの交渉経緯や合意事項、発言内容は全て証拠となります。話し合いで解決できず、裁判になった際に証拠になるため必ず記録しておきましょう。記録については、書き留める以外にボイスレコーダーなどを利用し音源で保存しておく方法も有効です。相手側も記録を取ることを想定し、発言に注意することも意識しておきましょう。

労働審判への対応を検討する

当事者間で解決できない場合には、法的手段で解決をはかります。労使間での問題の場合には、労働審判を選択する場合が多く訴訟と比べ短い間の解決が見込めます。注意しておかなければならないのは、労働審判とは原則的に労働者保護を目的とした制度です。会社側が不利にならないためには、証拠(物的)を期間内に用意し対応策を検討しておくことが必要です。

 

トラブルを回避するための施策

労使間でのトラブルを回避するためには、あらかじめ施策を講じておく必要があります。労使間のトラブルは多く、企業としても対応に追われる場合が多々ありますが、基本的な施策を確実に行うことで回避できる場合もあることを理解しておきましょう。

就業規則を始め労働条件の改善に努める

就業規則の整備や最新化、労働契約書の締結など企業として当たり前の対応を行うこともトラブル回避の施策の1つです。労働条件を整備し、法令違反のない環境構築は必須です。就業規則の整備後には、かならず変更箇所を含む周知を行い労働契約書については双方一部保管などを行うことで、従業員の安心感にも繋がります。

企業として法的対応体制を見直す

企業としては、不測の事態に対応するための法対応体制を整備することも必要な施策です。顧問弁護士や社労士の先生との連携や労務担当者との意見交換を行うなど事前に対応できることがあります。同時に、法令改正に関する情報収集は知識習得も絶えず行い緊急事態に備える対応を準備しておきましょう。

従業員を大切にする風土作りを行う

会社全体で従業員を大切にする風土作りは、最も効果的な施策です。良い会社に対しては、不服の申し立てをすることは少なく問題も起きにくいことを理解し、従業員がいきいきと仕事に専念できる環境作りを行っていきましょう。風土を作ることは短期間にはできず、簡単なことではありません。経営層によるトップメッセージや成果を公平に評価する評価制度の仕組み作りなど人事部門で行える施策を計画し実践していきましょう。

 

まとめ

本記事では、内容証明郵便が持つ意味や元従業員から送られてきた際の対応について解説しています。実際に内容証明郵便が届いた際には、慌ててしまうことも多々あります。しかし、企業にとって最善な対応とは何であるかを考えて行動することが大事です。本記事を、ぜひ今後の対応に役立ててください。

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