公開日:2020/12/03
更新日:2023/12/26

プロジェクトマネジメントとは?PMBOKや研修手法、実践する際の注意点をご紹介

プロジェクトマネジメントとは?PMBOKや研修手法、実践する際の注意点をご紹介 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

プロジェクトマネジメントのスキルは、プロジェクト担当者にとってはもちろんのこと、役職や職種に関わらず役に立つスキルだといえます。この記事ではプロジェクトマネジメントの定義から具体的な手法、スキルを学ぶための方法まで解説します。

 

01プロジェクトマネジメントとは?

プロジェクトマネジメントとは、何かの目標を期間内に達成するための業務であるプロジェクトを完了させ、成功に導くために行う活動です。 プロジェクトマネジメントに含まれる活動は企画、リスクの測定、進捗管理、費用の見積などさまざまな種類があるため幅広い視点と知識が求められます。 また、プロジェクトマネジメントを行う人のことをプロジェクトマネージャーと呼びます。プロジェクトマネージャーは目標を期間内に達成するためにプロジェクトチームの結成、人材の確保、プロジェクトの予算管理や工程の立案などの業務を行います。

PMBOKとは

従来のプロジェクトマネジメントは品質・価格・納期の管理活動(QCD)の管理活動とされていましたが、アメリカの非営利団体PMIが1987年に策定したPMBOKにより世界標準の手法として認められました。 体系立てられたプロジェクトマネジメントの手法を活用することで、プロジェクトの成果が高まることを期待されているのを覚えておきましょう。

PMPとは

PMPとは、Project Management Professionalの略で、アメリカの非営利団体Project Management Institute(PMI:プロジェクトマネジメント協会)が認定するプロジェクトマネジメントに関する国際資格です。 プロジェクトマネジメントに関する知識と実務経験について出題され、世界中で広く通用するグローバルな資格といえます。資格を取得することで得られるメリットも多く存在します。詳細については後ほど解説するので参考にしてみてくださいね。

 

02プロジェクトマネジメントを実施するメリット

そもそも、プロジェクトマネジメントを行う目的やメリットにはどのようなことが挙げられるのでしょうか。その詳細について各ポイントを紹介します。

問題の早期発見と対応が可能なこと

メリットの1つめは問題の早期発見と対応が可能なことです。 目標を期間内に達成するためには的確な現状把握と定期的な進捗の確認が欠かせません。 このことからチーム内での問題は発見しやすくなり、スケジュールも遅れにくくなるでしょう。

仕事の優先順位とスケジュールが明確になること

メリットの2つめは仕事の優先順位とスケジュールが明確になることです。 プロジェクトには期限が決められているため、それまでに目標を達成するには無駄な作業は省いて仕事を徹底的に効率化する必要があります。 このことから計画のずれは起こりにくくなり、もし計画の修正が必要になったとしても対応しやすくなるでしょう。

目的に沿った結果が出るように作業の方向性を維持できること

メリットの3つめは目的に沿った結果が出るように作業の方向性を維持できることです。 プロジェクトマネジメントを行うことによりチーム内では成果や納期が明確になるため、その目的に向かってチーム全体が一貫して作業を行うことができるようになります。 系統化された作業を無駄なく行うことにより、より目標達成しやすくなるでしょう。

▼プロジェクトマネジメントを行うメリットに関して詳しく知りたい方はこちら▼
【関連記事】プロジェクトマネジメント研修を受けるべき理由|研修内容を紹介

 

03プロジェクトマネジメントの手法

様々なメリットがあるプロジェクトマネジメントですが、プロジェクトマネジメントにも様々な手法があり、どのようにプロジェクトマネジメントを進めたいか、ということによって使う手法が変わってきます。ここでは、代表的な手法をいくつかご紹介します。

カレンダー

プロジェクトマネジメントの手法の中で、最も簡単で手軽に始められる方法が、カレンダーです。カレンダーでプロジェクトマネジメントをできるのか?と思われるかもしれませんが、カレンダーも立派なプロジェクトマネジメントの手法です。個人的にもタスク整理に使っているビジネスパーソンも多く、基本的には誰でも簡単に活用することができます。カレンダーの種類にもよりますが、多くのカレンダーはタスクごとに色分けできる上に、タスクの終了予定日の数日前、数時間前など、逆算して通知をさせることも可能です。様々なプロジェクトを色分けし、納期までの期間を逆算して分かりやすくすることがカレンダーを活用したプロジェクトマネジメントを行うポイントです。

ガントチャート

ガントチャートとは、Excelなどを用いて表を作り、縦軸に作業名・作業内容・担当者・開始日・終了日などの情報を置き、横軸には日時や時間を置いて、横棒の進み具合で行う期間と進捗状況などを視覚的に示した図です。プロジェクトマネジメントを行う際には、プロジェクトの全体像を洗い出して可視化し、それぞれのタスクの進捗状況を正確に把握することは、非常に大切なプロセスです。それぞれの社員が担当しているタスクごとの進捗が分かるため、自分のタスクが進んでいないことが可視化されると、タスクを進めるために対策をとることができます。それだけでなく、プロジェクトマネージャーがメンバーのタスクの進捗度を確認することができるため、タスクが進んでいない社員を重点的にサポートできるというメリットもあります。

WBS

WBSとは、「Work Breakdown Structure」の略で、プロジェクトの作業工程を細分化したものを図示する手法のことです。プロジェクトマネジメントにWBSを活用することで、プロジェクト全体で必要な業務を全て整理して洗い出すことができます。WBSをプロジェクトマネジメントに活用するメリットとして、プロジェクトをスタートさせる前に、全行程で必要なタスクをプロジェクトに携わるメンバー全員が把握することができることや、業務を全て洗い出すことで、どのタスクを優先して行うか、という優先順位を決めることができる点が挙げられます。

タイムライン

タイムラインは、プロジェクトのタスクを時系列で把握することができるツールです。タイムラインをプロジェクトマネジメントに活用するのも、非常に効果的です。タイムラインを活用することで、いつ、どの順番でタスクに着手していけば良いのかが可視化されます。それにより、プロジェクトを進めていくメンバーはどのタスクから、どのタイミングで、いつまでに行えば良いのかを把握できるため、よりスムーズにタスクを進めることができるのです。

マインドマップ

マインドマップは、様々なプロジェクトマネジメントに活用できる上に、細かいタスク管理が可能となるため、近年注目されているプロジェクトマネジメントツールです。マインドマップの大きな特長として、複雑でどこから着手するべきかわからない、というようなプロジェクトをより細分化して分かりやすくし、何から着手するか、タスクをこなしていく上で問題となる点は何か、といったことなどを洗い出したり分析することができます。このように、マインドマップをプロジェクトマネジメントに活用することで、タスクの細分化が可能になり、結果的にプロジェクトの進みが良くなります。

 

04PMBOKについて

プロジェクトマネジメントの手法として代表的で、最もよく使用されている手法が、「PMBOK」です。 PMBOKとは「Project Management Body Of Knowledge」の略で、「ピンボック」と読みます。 PMBOKにおける知識管理体系は図で表すことができ、10の知識エリア、5つのプロセス、3つのパートで構成されています。

1.10の知識エリア

PMBOKの10の知識エリア

プロジェクトの最終目的である品質管理、コスト管理、スケジュール管理をゴールとし、そこに至るまでにはスコープ管理、要員管理、コミュニケーション管理、リスク管理、調達管理、ステークホルダー管理、統合管理という7つの項目が必要です。

2.5つのプロセス

PMBOKの5つのプロセス

プロジェクトのスタートからゴールまでの課程が立ち上げ、計画、実行、監視・管理、終結という5つの段階を、10の知識エリアと組み合わせてみることで段階別に何を管理すればよいのかがわかります。

3.3つのパート

PMBOKの3つのパート

知識エリアとプロセスの他にも、「入力」、「ツールと実践技法」、「出力」という3つのパートで、「何をもとにして、どんなツールを使ってどんな風に、何を作成するか」という内容を定義しています。 PMBOKは大規模なプロジェクトを想定していること、プロジェクトマネジメントの具体的な方法は書かれていないこと、複数のプロジェクトを管理する方法は書かれていないため万能に使えるものではありません。 PMBOKはプロジェクトマネジメントの基礎知識を整理するという目的で使用するようにしましょう。

 

05プロジェクトマネジメントに必要なスキル

プロジェクトを統括するプロジェクトマネージャーは、様々な分野において他の社員よりも卓越したスキルを求められます。ここでは、具体的にどのようなスキルが求められるのかを解説します。

プロジェクト全体を大局に立って見る力

一般的に、プロジェクトは社員でチームを組んで進められる場合が多いと考えられます。その場合、プロジェクトマネージャーは非常に重要な責任を負っているのです。例えば、チームのメンバーが対立してしまい、協力関係が無くなってメンバーそれぞれが別個に仕事を進めてしまった結果、ダブルブッキングなどといったミスが起こりやすくなります。そのような状況で重要なのが、プロジェクトマネージャーがメンバーの間に入って妥協点を探ることです。プロジェクトマネージャーは、どちらの意見を優先すべきか、どの程度妥協できるか、ということを大局に立って判断し、より中立で効果的な施策を打ち出すことが求められるのです。基本的にプロジェクトマネージャーは経験や人望がある程度ある社員が担当するため、プロジェクトマネージャーの下した決断はチーム内でも尊重されます。そのため、プロジェクトマネージャーが大局に立って判断するということが非常に重要なのです。

先見性

前提として、誰にでもミスを犯してしまう可能性はあります。しかし、プロジェクトマネージャーになるような、ある程度経験のある社員は、様々な失敗を経験しているため、どうすればミスせずに仕事を進められるか、あるいはどこでミスが起きやすいかということを理解しています。メンバーの中にはまだまだ経験が浅くミスを予見できない社員がいる場合が想定されるため、プロジェクトマネージャーの先見性が重要になってくるのです。プロジェクトマネージャーがミスがどこで起きやすいのか、ミスが起こる兆候などを予見し、早めに対策を打つことで、プロジェクトが順調に進むようになります。

コミュニケーションスキル

コミュニケーションスキルは、ビジネスパーソンとして必須のスキルですが、プロジェクトマネージャーにとっては特に重要なスキルです。プロジェクトマネージャーがコミュニケーションを取るのは、チームのメンバーだけではありません。他部署と連携する際はあまり面識のない他部署の社員とコミュニケーションを取る必要があります。さらには、取引先とも交渉を重ねる場面などでコミュニケーションを取らなければなりません。そのため、プロジェクトマネージャーには他の社員よりも卓越したコミュニケーションスキルが必要になるのです。

 

06プロジェクトマネジメントを行う上での注意点

次にプロジェクトマネジメントを行う上での注意点を3つご紹介します。各ポイントの詳細を見ていきましょう。

活発なコミュニケーションを心がけること

目標を早期に達成するためには、プロジェクトマネージャーが先頭に立ってチームメンバー同士の積極的なコミュニケーションをおこなうことが重要だといえます。 特に長期的なプロジェクトになるほど、各個人との関係性や特徴を把握して、適切なコミュニケーションを図ることが重要となります。 コミュニケーションが深まるにつれて信頼関係がチームメンバー内に構築され、お互いに助け合いながらミッションを遂行することが自然にできるようになるのです。 プロジェクトマネジメントを行う上で、より良い人間関係を作るためのコミュニケーションは欠かさないようにしましょう。

ミス防止のためには仕組みを見直すことも重要

業務にミスはつきものです。しかし、マネジメントをおこなううえで、チームメンバーを責めるのではなく、仕組みとしてどう改善できるのか、再発防止のためにどういったオペレーションを設けるかが重要となります。 チームメンバーの中で同じミスを繰り返さないという再認識はもちろんのことですが、プロジェクトマネージャーとしてはメンバーへのフィードバックだけでなく、そもそもの管理方法や進行方法で再発防止ができないかという観点を持っておかなくてはいけません。

小さな問題点でも早めに対処する

どれだけ小さな問題点であっても、品質や納期に影響を与えるような問題点であれば特に注意を払って解決策を考えておく必要があります。 限られた期間内に目標を達成するためにも、問題が大きくなる前に何らかの対策をしておくことが重要だと言えるでしょう。

 

07プロジェクトマネジメント研修について

プロジェクトマネジメントの概要をご理解いただいたところで、次はプロジェクトマネジメント研修とはどのようなものかについて説明します。

プロジェクトマネジメント研修の対象者とは?

働き方改革やワークライフバランスの考え方の浸透により、企業では効率的な業務の遂行が求められるようになりました。 そのため業種や会社の規模、所属部署にかかわらずプロジェクト型の業務は増加してきています。 言い方を変えれば、社員なら誰でもプロジェクトを管理する可能性が出てきたと言えるのです。 プロジェクトマネジメントを学ぶことのできるセミナーなどではリーダー・中堅社員の募集が多いのですが、前述のような状況から管理職・チームメンバーを問わずにプロジェクトマネジメント研修を受講した方がよいと言えます。 これらのことからプロジェクトマネジメント研修は、プロジェクトを管理する可能性のある社員全てが対象者であると言えるでしょう。

受講方法について

プロジェクトマネジメント研修は講義の方法がとてもたくさんあるのが特徴的です。 これは一口にプロジェクトマネジメントとは言っても、さまざまな切り口からの説明が可能だからです。ここでは主な受講方法について解説します。

集合研修

集合研修は、講師やトレーナーが同じ場所に受講者を集めて行う形式です。リアルタイムで対話やディスカッションが可能なため、参加者同士のコミュニケーションやグループワークが促進されます。直接質問ができることで理解を深めやすいだけでなく、受講者同士の交流やリアルなフィードバックを受けることができ、学習効果を高めることができます。しかし、集合研修では場所や時間に制約があり、参加者全員が同時に集まる必要があるため、スケジュールの調整や移動の手間がかかることがデメリットとして挙げられます。

オンライン研修

オンライン研修はインターネットを介して行われる形式で、参加者は自分の場所から参加します。柔軟性が高く、時間や場所に縛られることなく学習できるため、忙しいスケジュールを持つ人にとって便利です。さまざまなデジタルツールを活用して学習コンテンツを提供し、自己ペースで進めることができます。また、参加者同士の地理的な制約を超えた交流や協力も可能です。ただし、直接的な対面コミュニケーションが制限されるため、リアルなフィードバックや対話の機会が少なくなることがあります。


 

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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは?
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08プロジェクトマネジメント研修ならSchoo

Schoo for Businessでは約8,000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schoo for Businessの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.Schooのプロジェクトマネジメント研修の特長

Schoo for Businessは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約8,000本にも上る授業では、講師のラインナップも一流が揃っているため、研修のみならず自己啓発も行なうことができます。また、スマホやタブレットでも受講できることから、いつでもどこでも好きなだけ学ぶことができるのです。

2.プロジェクトマネジメントを学べる授業を紹介

Schooは汎用的なビジネススキルからDXやAIのような最先端のスキルまで、8000本以上の講座を取り揃えております。この章では、リーダーシップに関する授業を紹介いたします。

プロジェクトマネジメント入門~チームで目的達成を目指す方法~

プロジェクトマネジメント入門~チームで目的達成を目指す方法~
 

本授業では、プロジェクトマネジメントに関する基本的な知識をインプットしながら、新規プロジェクトにアサインされた際にどこから手を付け、どう進めていくとよいのか、自らアクションが取れるようになることを目指します。

  • ビジネスファイターズ合同会社 代表

    南オレゴン大学卒。インサイトテクノロジー入社。インド企業とのソフトウェア共同開発プロジェクトに従事。その傍ら、プロジェクトマネジメント協会の標準本の出版翻訳に携わる。マーケティングに特化後は、データベース監査市場にて2年連続シェア1位獲得に貢献 (ミック経済研究所)。 外資系製造企業FAROでは、アジア太平洋地域でのマーケティングやプロジェクトに責任者として取り組む。

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プロジェクト進行で起きる諸問題と対処法

プロジェクト進行で起きる諸問題と対処法
 

本動画では、コース全体を受講いただくにあたってのガイダンスとして、『プロマネの役割と問題症候群』についての全体像を学びます。

  • プロジェクトエディター

    自動車、映画、地域活性、防災、育児、離乳食、動画、カメラなどの事業・製品開発のプロジェクトマネジメントに携わる。テーマや規模を問わないプロジェクトの仮説立案、合意形成、進行管理を行うためのツール「プ譜」を考案。プ譜を使用したプロジェクト進行支援や企業研修、小中高大学生向けのProject Based Learningの支援を行う。

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Schooのマネジメント研修パッケージ

  • 中堅社員を対象とした、セルフマネジメントのカリキュラムです。仕事の効率化に活かせるセルフマネジメント方法について学べる内容になっています。
  • 内定者向けのExcelの学習を目的としたカリキュラムです。見やすいグラフの作成方法やよく使う関数などを習得することで、Excelの基礎スキルを鍛えられます。
  • マネージャー向けのリスクマネジメントを学べるカリキュラムです。リスクマネジメントを事例を交えながら体系的に学べる内容となっています。
  • マネージャー向けの組織マネジメントについて学べるカリキュラムです。マネージャーの役割と業務について体系的に学んだ上で、具体的にチームで成果を出していくために必要なことについて学習できる研修となっています。
  • 営業の効率化に活かせるタイムマネジメントについて学ぶカリキュラムです。営業マンが効率的に日々を過ごすコツについて学べる内容となっています。
  • マネージャー向けのビジョンマネジメントを学べるカリキュラムです。ビジョンとは何かという基本的な内容から具体的なビジョン実現のためのアプローチ方法まで体系的に学べる内容となっています。
  • ストレスマネジメントの基礎について学びたい方向けの研修パッケージです。職場におけるストレスとの付き合い方や、不安やストレスに悩まないための習慣づけなどを学ぶことができます。
  • マネジメントのスキルをレベルアップさせたいという方向けの研修パッケージです。チームや部下をマネジメントする際に必要な「即断力」について学び、「部下が自主的に動いてくれない」、「ルールを決めても守らない」といったお悩みを解消する「壁マネジメント術」について学ぶことができます。
  • 内定者向けのWordの学習を目的としたカリキュラムです。書類作成に欠かせないWordの基礎から実践まで学ぶことができます。
  • 部下や後輩などのモチベーションを向上させたいという方向けの、モチベーションマネジメントの研修パッケージです。行動変容を促す働きかけのコツや、モチベーションマネジメントの実践スキルなどについて学ぶことができます。

マネジメント研修パッケージを見る

3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面の使い方1

まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

管理画面の使い方2

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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9まとめ

プロジェクトマネジメントは期間内に活動するプロジェクトの目標を達成するために、プロジェクトマネージャーによって行われる一連の活動のことを言いますが、仕事の更なる効率化を進めるためにも役職や職種を問わず身に着けた方が良いスキルだとわかりました。 プロジェクトマネジメントは一度研修を受講したからといってすぐに実践できるわけではないため、社内で浸透させるためにはそれなりの時間や手間が必要です。 しかし業務効率をアップすることで利益の向上につながったり、限られた経営資源を効率良く分配できたりするため、企業にとっては費用対効果の高い研修の1つと言えるでしょう。 ぜひ積極的にプロジェクトマネジメント研修を社員に受講してもらい、業務のスリム化と経営の効率化を目指してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人
Schoo編集部
Editor
Schooの「世の中から卒業をなくす」というミッションのもと活動。人事担当や人材育成担当の方にとって必要な情報を、わかりやすくご提供することを心がけ記事執筆・編集を行っている。研修ノウハウだけでなく、人的資本経営やDXなど幅広いテーマを取り扱う。
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