プロジェクトマネジメントとは？PMBOKや研修手法、実践する際の注意点をご紹介
プロジェクトマネジメントのスキルは、プロジェクト担当者にとってはもちろんのこと、役職や職種に関わらず役に立つスキルだといえます。この記事ではプロジェクトマネジメントの定義から具体的な手法、スキルを学ぶための方法まで解説します。
01プロジェクトマネジメントとは？
プロジェクトマネジメントとは、何かの目標を期間内に達成するための業務であるプロジェクトを完了させ、成功に導くために行う活動です。 プロジェクトマネジメントに含まれる活動は企画、リスクの測定、進捗管理、費用の見積などさまざまな種類があるため幅広い視点と知識が求められます。 また、プロジェクトマネジメントを行う人のことをプロジェクトマネージャーと呼びます。プロジェクトマネージャーは目標を期間内に達成するためにプロジェクトチームの結成、人材の確保、プロジェクトの予算管理や工程の立案などの業務を行います。
PMBOKとは
従来のプロジェクトマネジメントは品質・価格・納期の管理活動（QCD）の管理活動とされていましたが、アメリカの非営利団体PMIが1987年に策定したPMBOKにより世界標準の手法として認められました。 体系立てられたプロジェクトマネジメントの手法を活用することで、プロジェクトの成果が高まることを期待されているのを覚えておきましょう。
プロジェクトとは
そもそもプロジェクトとは、英語では「project」と表記し、日本語訳すると「計画」「企画」「課題」といったものが挙げられます。ビジネスにおいては、目標を達成するための計画を指し、組織的に大規模で実行するものがほとんどです。
PMPとは
PMPとは、Project Management Professionalの略で、アメリカの非営利団体Project Management Institute（PMI：プロジェクトマネジメント協会）が認定するプロジェクトマネジメントに関する国際資格です。 プロジェクトマネジメントに関する知識と実務経験について出題され、世界中で広く通用するグローバルな資格といえます。資格を取得することで得られるメリットも多く存在します。詳細については後ほど解説するので参考にしてみてくださいね。
02プロジェクトマネジメントを実施するメリット
そもそも、プロジェクトマネジメントを行う目的やメリットにはどのようなことが挙げられるのでしょうか。その詳細について各ポイントを紹介します。
問題の早期発見と対応が可能なこと
メリットの1つめは問題の早期発見と対応が可能なことです。 目標を期間内に達成するためには的確な現状把握と定期的な進捗の確認が欠かせません。 このことからチーム内での問題は発見しやすくなり、スケジュールも遅れにくくなるでしょう。
仕事の優先順位とスケジュールが明確になること
メリットの2つめは仕事の優先順位とスケジュールが明確になることです。 プロジェクトには期限が決められているため、それまでに目標を達成するには無駄な作業は省いて仕事を徹底的に効率化する必要があります。 このことから計画のずれは起こりにくくなり、もし計画の修正が必要になったとしても対応しやすくなるでしょう。
目的に沿った結果が出るように作業の方向性を維持できること
メリットの3つめは目的に沿った結果が出るように作業の方向性を維持できることです。 プロジェクトマネジメントを行うことによりチーム内では成果や納期が明確になるため、その目的に向かってチーム全体が一貫して作業を行うことができるようになります。 系統化された作業を無駄なく行うことにより、より目標達成しやすくなるでしょう。
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03プロジェクトマネジメントの手法
様々なメリットがあるプロジェクトマネジメントですが、プロジェクトマネジメントにも様々な手法があり、どのようにプロジェクトマネジメントを進めたいか、ということによって使う手法が変わってきます。ここでは、代表的な手法をいくつかご紹介します。
カレンダー
プロジェクトマネジメントの手法の中で、最も簡単で手軽に始められる方法が、カレンダーです。カレンダーでプロジェクトマネジメントをできるのか？と思われるかもしれませんが、カレンダーも立派なプロジェクトマネジメントの手法です。個人的にもタスク整理に使っているビジネスパーソンも多く、基本的には誰でも簡単に活用することができます。カレンダーの種類にもよりますが、多くのカレンダーはタスクごとに色分けできる上に、タスクの終了予定日の数日前、数時間前など、逆算して通知をさせることも可能です。様々なプロジェクトを色分けし、納期までの期間を逆算して分かりやすくすることがカレンダーを活用したプロジェクトマネジメントを行うポイントです。
ガントチャート
ガントチャートとは、Excelなどを用いて表を作り、縦軸に作業名・作業内容・担当者・開始日・終了日などの情報を置き、横軸には日時や時間を置いて、横棒の進み具合で行う期間と進捗状況などを視覚的に示した図です。プロジェクトマネジメントを行う際には、プロジェクトの全体像を洗い出して可視化し、それぞれのタスクの進捗状況を正確に把握することは、非常に大切なプロセスです。それぞれの社員が担当しているタスクごとの進捗が分かるため、自分のタスクが進んでいないことが可視化されると、タスクを進めるために対策をとることができます。それだけでなく、プロジェクトマネージャーがメンバーのタスクの進捗度を確認することができるため、タスクが進んでいない社員を重点的にサポートできるというメリットもあります。
WBS
WBSとは、「Work Breakdown Structure」の略で、プロジェクトの作業工程を細分化したものを図示する手法のことです。プロジェクトマネジメントにWBSを活用することで、プロジェクト全体で必要な業務を全て整理して洗い出すことができます。WBSをプロジェクトマネジメントに活用するメリットとして、プロジェクトをスタートさせる前に、全行程で必要なタスクをプロジェクトに携わるメンバー全員が把握することができることや、業務を全て洗い出すことで、どのタスクを優先して行うか、という優先順位を決めることができる点が挙げられます。
タイムライン
タイムラインは、プロジェクトのタスクを時系列で把握することができるツールです。タイムラインをプロジェクトマネジメントに活用するのも、非常に効果的です。タイムラインを活用することで、いつ、どの順番でタスクに着手していけば良いのかが可視化されます。それにより、プロジェクトを進めていくメンバーはどのタスクから、どのタイミングで、いつまでに行えば良いのかを把握できるため、よりスムーズにタスクを進めることができるのです。
マインドマップ
マインドマップは、様々なプロジェクトマネジメントに活用できる上に、細かいタスク管理が可能となるため、近年注目されているプロジェクトマネジメントツールです。マインドマップの大きな特長として、複雑でどこから着手するべきかわからない、というようなプロジェクトをより細分化して分かりやすくし、何から着手するか、タスクをこなしていく上で問題となる点は何か、といったことなどを洗い出したり分析することができます。このように、マインドマップをプロジェクトマネジメントに活用することで、タスクの細分化が可能になり、結果的にプロジェクトの進みが良くなります。
04PMBOKについて
プロジェクトマネジメントの手法として代表的で、最もよく使用されている手法が、「PMBOK」です。 PMBOKとは「Project Management Body Of Knowledge」の略で、「ピンボック」と読みます。 PMBOKにおける知識管理体系は図で表すことができ、10の知識エリア、5つのプロセス、3つのパートで構成されています。
1.10の知識エリア
プロジェクトの最終目的である品質管理、コスト管理、スケジュール管理をゴールとし、そこに至るまでにはスコープ管理、要員管理、コミュニケーション管理、リスク管理、調達管理、ステークホルダー管理、統合管理という7つの項目が必要です。
2.5つのプロセス
プロジェクトのスタートからゴールまでの課程が立ち上げ、計画、実行、監視・管理、終結という5つの段階を、10の知識エリアと組み合わせてみることで段階別に何を管理すればよいのかがわかります。
3.3つのパート
知識エリアとプロセスの他にも、「入力」、「ツールと実践技法」、「出力」という3つのパートで、「何をもとにして、どんなツールを使ってどんな風に、何を作成するか」という内容を定義しています。 PMBOKは大規模なプロジェクトを想定していること、プロジェクトマネジメントの具体的な方法は書かれていないこと、複数のプロジェクトを管理する方法は書かれていないため万能に使えるものではありません。 PMBOKはプロジェクトマネジメントの基礎知識を整理するという目的で使用するようにしましょう。
05プロジェクトマネジメントに必要なスキル
プロジェクトを統括するプロジェクトマネージャーは、様々な分野において他の社員よりも卓越したスキルを求められます。ここでは、具体的にどのようなスキルが求められるのかを解説します。
プロジェクト全体を大局に立って見る力
一般的に、プロジェクトは社員でチームを組んで進められる場合が多いと考えられます。その場合、プロジェクトマネージャーは非常に重要な責任を負っているのです。例えば、チームのメンバーが対立してしまい、協力関係が無くなってメンバーそれぞれが別個に仕事を進めてしまった結果、ダブルブッキングなどといったミスが起こりやすくなります。そのような状況で重要なのが、プロジェクトマネージャーがメンバーの間に入って妥協点を探ることです。プロジェクトマネージャーは、どちらの意見を優先すべきか、どの程度妥協できるか、ということを大局に立って判断し、より中立で効果的な施策を打ち出すことが求められるのです。基本的にプロジェクトマネージャーは経験や人望がある程度ある社員が担当するため、プロジェクトマネージャーの下した決断はチーム内でも尊重されます。そのため、プロジェクトマネージャーが大局に立って判断するということが非常に重要なのです。
先見性
前提として、誰にでもミスを犯してしまう可能性はあります。しかし、プロジェクトマネージャーになるような、ある程度経験のある社員は、様々な失敗を経験しているため、どうすればミスせずに仕事を進められるか、あるいはどこでミスが起きやすいかということを理解しています。メンバーの中にはまだまだ経験が浅くミスを予見できない社員がいる場合が想定されるため、プロジェクトマネージャーの先見性が重要になってくるのです。プロジェクトマネージャーがミスがどこで起きやすいのか、ミスが起こる兆候などを予見し、早めに対策を打つことで、プロジェクトが順調に進むようになります。
コミュニケーションスキル
コミュニケーションスキルは、ビジネスパーソンとして必須のスキルですが、プロジェクトマネージャーにとっては特に重要なスキルです。プロジェクトマネージャーがコミュニケーションを取るのは、チームのメンバーだけではありません。他部署と連携する際はあまり面識のない他部署の社員とコミュニケーションを取る必要があります。さらには、取引先とも交渉を重ねる場面などでコミュニケーションを取らなければなりません。そのため、プロジェクトマネージャーには他の社員よりも卓越したコミュニケーションスキルが必要になるのです。
06プロジェクトマネジメントを行う上での注意点
次にプロジェクトマネジメントを行う上での注意点を3つご紹介します。各ポイントの詳細を見ていきましょう。
活発なコミュニケーションを心がけること
目標を早期に達成するためには、プロジェクトマネージャーが先頭に立ってチームメンバー同士の積極的なコミュニケーションをおこなうことが重要だといえます。 特に長期的なプロジェクトになるほど、各個人との関係性や特徴を把握して、適切なコミュニケーションを図ることが重要となります。 コミュニケーションが深まるにつれて信頼関係がチームメンバー内に構築され、お互いに助け合いながらミッションを遂行することが自然にできるようになるのです。 プロジェクトマネジメントを行う上で、より良い人間関係を作るためのコミュニケーションは欠かさないようにしましょう。
ミス防止のためには仕組みを見直すことも重要
業務にミスはつきものです。しかし、マネジメントをおこなううえで、チームメンバーを責めるのではなく、仕組みとしてどう改善できるのか、再発防止のためにどういったオペレーションを設けるかが重要となります。 チームメンバーの中で同じミスを繰り返さないという再認識はもちろんのことですが、プロジェクトマネージャーとしてはメンバーへのフィードバックだけでなく、そもそもの管理方法や進行方法で再発防止ができないかという観点を持っておかなくてはいけません。
小さな問題点でも早めに対処する
どれだけ小さな問題点であっても、品質や納期に影響を与えるような問題点であれば特に注意を払って解決策を考えておく必要があります。 限られた期間内に目標を達成するためにも、問題が大きくなる前に何らかの対策をしておくことが重要だと言えるでしょう。
07プロジェクトマネジメントをマスターできるPMP試験について
冒頭でも解説したようにプロジェクトマネジメントには、PMPと呼ばれる認定資格があります。国際的な資格で、取得することで「スキルアップ」「キャリアアップ」「人的ネットワークの構成」という3つが挙げられます。PMPの特徴として、継続的な学習が求められるという点があり、定期的な勉強会・セミナーへの参加が必須です。また、PMP資格を取得することで、社内外に対してプロジェクトマネジメントの専門能力を証明することができるので、転職や昇進、昇給にプラスに働くことができます。試験への受験にあたっては、「プロジェクトマネジメントの実務経験」と「公式なプロジェクトマネジメント研修の受講」が求められるので、すでに経験があり、更なるスキルアップを実施していきたい人におすすめの資格といえます。
08プロジェクトマネジメント研修について
プロジェクトマネジメントの概要をご理解いただいたところで、次はプロジェクトマネジメント研修とはどのようなものかについて説明します。
プロジェクトマネジメント研修の対象者とは？
働き方改革やワークライフバランスの考え方の浸透により、企業では効率的な業務の遂行が求められるようになりました。 そのため業種や会社の規模、所属部署にかかわらずプロジェクト型の業務は増加してきています。 言い方を変えれば、社員なら誰でもプロジェクトを管理する可能性が出てきたと言えるのです。 プロジェクトマネジメントを学ぶことのできるセミナーなどではリーダー・中堅社員の募集が多いのですが、前述のような状況から管理職・チームメンバーを問わずにプロジェクトマネジメント研修を受講した方がよいと言えます。 これらのことからプロジェクトマネジメント研修は、プロジェクトを管理する可能性のある社員全てが対象者であると言えるでしょう。
受講方法について
プロジェクトマネジメント研修は講義の方法がとてもたくさんあるのが特徴的です。 これは一口にプロジェクトマネジメントとは言っても、さまざまな切り口からの説明が可能だからです。 少しインターネットで検索しただけでもe-ラーニング、ゲームやワークショップ、集合研修などさまざまな研修方法が出てきます。 このようにたくさんの種類があると、自分の会社の社風に合ったものがなかなか選びにくいと悩む方もいらっしゃるのではないでしょうか。 さまざまな講義の方法はそれぞれによい所があるのでしょうが、プロジェクトマネジメント研修を行う上でおすすめなのは「オンライン研修」です。 なぜならプロジェクトマネジメントは一度研修を行ったからといって、すぐに受講者がその全てを実践できるような内容ではないからです。 プロジェクトマネジメントを実践できるようになるためには、研修を受講して自分なりに実践方法を考え、実行してみてまたうまくいかない面を復習し再度考え直してみるという繰り返しが必要なのではないでしょうか。 この繰り返しを行うのに適しているのが、「オンライ研修」です。リアルタイムでの視聴ができるものだけでなく、アーカイブされた動画を何度でも視聴して学ぶことができます。また、受講する社員にとっても業務のスキマ時間や空いた時間に気軽にできることから、自発的に学習に取り組みやすいといったメリットもあります。 プロジェクトマネジメント研修を運営する側としては動画を配信して終わりではなく、受講した社員が復習時に沸いた疑問を講師に質問できる体制まで整えておくのが望ましいと言えるでしょう。
「マネジメント力」、「リーダーシップ」を効果的にスキルアップ
オンラインで一人ひとりの課題やお悩みに合わせて研修ができる
スクーの資料をダウンロードする
■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法 など
09プロジェクトマネジメント研修について迷ったらschooへ相談！
Schooではschooビジネスプラン（5,700本の授業が1ID1,500円で受け放題のオンライン学習サービス）を利用することでプロ講師からプロジェクトマネジメントについて学ぶことができます。 プロジェクトマネジメントのオンライン講習の内容はさまざまな動画の中から選んで組み合わせることができ、自社に本当に必要な内容のみでカリキュラムを組むことが可能です。 またプロジェクトマネジメントを体系的に理解することだけではなく、演習なども含むより実践的な内容となっているのが特徴的と言えるでしょう。
いっしょに考えるこれからのプロジェクトマネジメント素
このコースでは、ソフトウェア開発におけるプロジェクトマネジメントについて学習していきます。 プロジェクトマネジメントについて学習し始めた方や、これからプロジェクトマネージャーとしての役割に従事する方にオススメです。授業では、いくつかの材料を提示しながら、その材料を元に皆さんの現場のプロジェクトマネジメントを考えていきます。
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エバンジェリスト/企業アドバイザー
ソフトウェア開発のライフサイクル全般を経験したのち、Rational Software, IBM, Borland にて開発プロセス改善のコンサルティングに従事。2007年より Microsoft でテクニカル エバンジェリストとしてアジャイルや DevOps を中心としたエバンジェリズム活動を実施。2014年より、エバンジェリストとして日本法人の事業立ち上げを牽引したのち独立。現在は、個人事業「エバンジェリズム研究所」としての企業や個人への支援を実施しつつ、ウフル、Nota Inc.、カウンティアなどでの職務にも就く。趣味は、映画鑑賞、ペット飼育など。
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プロジェクト・マネジメントのメカニズムとプロセス設計
この授業では、「プロジェクトはどのように仕組みをしているのか」というメカニズム、さらに、プロジェクトをうまく進めるためのポイントとなる「プロセス設計」を学んでいただきます。とっつきにくいプロジェクトマネジメントというスキルを、わかりやすく、次の日から使えるツールとともにお伝えします。
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株式会社プロセスデザインエージェント
プロジェクトコンサルタント。株式会社プロセスデザインエージェント代表取締役。品質と納期が絶対の世界に身を置き、大手ITベンダーにおい てプロジェクトマネジャーとして100名を超えるメンバーを統率。プロセス設計からプロジェクトマネジメントに展開する独自のアプローチを体 系化し、数々のITプロジェクトを成功に導く。その後、企画・開発・販売まで一貫して携わるプロダクトマネジャーとして現場を陣頭指揮。営業 活動にも東奔西走し、新規事業の礎を築く。現在は、「人と組織の実行品質を高める」ことを主眼に置いたコンサルティングを行う傍ら、書籍、記 事などの執筆も精力的にこなす。著書に『頭の回転数を上げる45の方法』（共著・ディスカヴァー）、『「やり残しゼロ！」の仕事術』『マネジャーのジレンマ』（以上、すばる舎。上村敏彦のペンネーム）などがある。
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Schooのマネジメント研修パッケージ
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中堅社員を対象とした、セルフマネジメントのカリキュラムです。仕事の効率化に活かせるセルフマネジメント方法について学べる内容になっています。 -
内定者向けのExcelの学習を目的としたカリキュラムです。見やすいグラフの作成方法やよく使う関数などを習得することで、Excelの基礎スキルを鍛えられます。 -
マネージャー向けのリスクマネジメントを学べるカリキュラムです。リスクマネジメントを事例を交えながら体系的に学べる内容となっています。 -
マネージャー向けの組織マネジメントについて学べるカリキュラムです。マネージャーの役割と業務について体系的に学んだ上で、具体的にチームで成果を出していくために必要なことについて学習できる研修となっています。 -
営業の効率化に活かせるタイムマネジメントについて学ぶカリキュラムです。営業マンが効率的に日々を過ごすコツについて学べる内容となっています。 -
マネージャー向けのビジョンマネジメントを学べるカリキュラムです。ビジョンとは何かという基本的な内容から具体的なビジョン実現のためのアプローチ方法まで体系的に学べる内容となっています。 -
ストレスマネジメントの基礎について学びたい方向けの研修パッケージです。職場におけるストレスとの付き合い方や、不安やストレスに悩まないための習慣づけなどを学ぶことができます。 -
マネジメントのスキルをレベルアップさせたいという方向けの研修パッケージです。チームや部下をマネジメントする際に必要な「即断力」について学び、「部下が自主的に動いてくれない」、「ルールを決めても守らない」といったお悩みを解消する「壁マネジメント術」について学ぶことができます。 -
内定者向けのWordの学習を目的としたカリキュラムです。書類作成に欠かせないWordの基礎から実践まで学ぶことができます。 -
部下や後輩などのモチベーションを向上させたいという方向けの、モチベーションマネジメントの研修パッケージです。行動変容を促す働きかけのコツや、モチベーションマネジメントの実践スキルなどについて学ぶことができます。
10まとめ
プロジェクトマネジメントは期間内に活動するプロジェクトの目標を達成するために、プロジェクトマネージャーによって行われる一連の活動のことを言いますが、仕事の更なる効率化を進めるためにも役職や職種を問わず身に着けた方が良いスキルだとわかりました。 プロジェクトマネジメントは一度研修を受講したからといってすぐに実践できるわけではないため、社内で浸透させるためにはそれなりの時間や手間が必要です。 しかし業務効率をアップすることで利益の向上につながったり、限られた経営資源を効率良く分配できたりするため、企業にとっては費用対効果の高い研修の1つと言えるでしょう。 ぜひ積極的にプロジェクトマネジメント研修を社員に受講してもらい、業務のスリム化と経営の効率化を目指してみてはいかがでしょうか。
