公開日:2020/12/03
更新日:2022/06/17

ビジネスマナーとは?基本マナーの内容から研修方法・種類まで解説

ビジネスマナーとは?基本マナーの内容から研修方法・種類まで解説 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

ビジネスパーソンへの第一歩として、人事・総務部の担当者の方は新入社員にビジネスマナーを教えますが、内容が多岐に渡るため苦戦する場合も多いのではないでしょうか。 この記事では取引先やお客様に対して恥ずかしくないビジネスマナーを新入社員に身に着けさせるためのポイントを詳しく解説します。

 

01ビジネスマナーとは?

ビジネスマナーとは社会人が働く上で必要とされるマナーの総称です。 ビジネスマナーと一口にいっても内容は多岐に渡り、挨拶をすること、時間を守ることといった基本的な内容から名刺交換、来客対応などのビジネスの場特有のものまで幅広く含まれるのが特徴的と言えるでしょう。 前提としてビジネスマナーはお互いに気持ち良く仕事をするための相手に対する思いやりのことなので、まず新入社員には仕事で関わる相手を不愉快にさせないことが大切だと研修で理解してもらう必要があるのです。 その上でビジネスマナーを身に着けてもらうことにより、相手を尊重する気持ちが伝わるため仕事を円滑に進めることができ、さまざまな人と信頼関係を築くことができるでしょう。

 

02基本となるビジネスマナー研修内容とは?

一般的なビジネスマナー研修に含まれる内容を9つご紹介します。

メールのビジネスマナー

用件を簡潔に、また丁寧に伝えるメールは好印象です。 誤字・脱字や宛先に間違いがないよう配慮し、読みやすく改行することが基本となります。

 ▼押さえておきたいメールのビジネスマナー

  • ・宛名は略称ではなく、正式名称で記載する
  • ・件名には要件と企業名、名字を入れる
  • ・挨拶は「お世話になっております。」初対面の相手には「お世話になります。」
  • ・一文あたりの文字数は35〜40文字程度。超える場合は改行する
  • ・要件が複数になるものは、改行する
  • ・「よろしくお願いいたします。」「どうぞよろしくお願いいたします。」締めの挨拶をいれる
  • ・署名を入れる(記入するもの:会社名・部署名・名前・電話番号・メールアドレス)

ビジネスマナーを押さえたメール例文(日程調整をしたい時)

以下は日程調整をしたい時のメール例文です。ぜひ参考にしてみてくださいね。

=================================================================
件名:【株式会社▲▲_XX】次回お打ち合わせについて
=================================================================
〇〇株式会社
△△事業部第二営業課
□□ □□様

お世話になっております。

株式会社▲▲
XXです。

先日はお打ち合わせありがとうございました。
次回のお打ち合わせの日程ですが、
以下でお願いいたします。
===
XX月15日(火)13:00〜15:00
XX月16日(水)16:00〜17:00
XX月18日(金)11:00〜15:00
===

次回のお打ち合わせは、
〇〇についてご提案させていただきたいと考えております。

不都合等ございましたら、お申し付けください。

どうぞよろしくお願いいたします。

―――――――――――――――
株式会社▲▲
◇◇事業部 セールスグループ
XX XX

携帯電話:080-○○○○-○○○○
メール:xx.xx@○○○○○○.ab.jp
―――――――――――――――

身だしなみのビジネスマナー

きちんと整えられた身なりは相手に好印象を与えるだけではなく会社のイメージアップにもつながります。 清潔感のある身だしなみを心がけ、オーソドックスで華美に感じさせない装いが望ましいと言えるでしょう。

敬語のビジネスマナー

ビジネスでの敬語の役割は、相手を尊重する気持ちと配慮を表現することです。 尊敬語・謙譲語・丁寧語を正しく使い分けることが重要ですが、すぐに習得できるものではないため普段から敬語を使用して少しずつ慣れていくことが必要と言えます。

▼ビジネスでよく使われる敬語例

  尊敬語 謙譲語 丁寧語
する なさる、される いたす、させていただく します
言う おっしゃる、言われる 申す、申し上げる 言います
行く いらっしゃる、おいでになる うかがう、参る 行きます
来る いらっしゃる、おいでになる、見える、お越しになる 参る、伺う 来ます
知る お知りになる、ご存じだ 存じる、存じ上げる、承知する 知っています
いる いらっしゃる、おいでになる おる います
見る ご覧になる 拝見する 見ます
聞く お聞きになる 拝聴する、うかがう 聞きます
わかる おわかりになる、ご理解いただく かしこまる、承知する わかりました
会社 貴社(書き言葉)御社(話し言葉) 弊社

お辞儀のビジネスマナー

挨拶の際、言葉を述べた後に頭を下げるのがマナーです。 お辞儀には「会釈(えしゃく)」「敬礼(けいれい)」「最敬礼(さいけいれい)」の3種類があります。 会釈は社内での挨拶、敬礼はお客様との挨拶、最敬礼は謝罪の時の挨拶に主に使われることが多いでしょう。

電話対応のビジネスマナー

電話対応では相手の顔が見えないため、声だけで印象が決まってしまいます。 しかし顔の表情が伝わらなくても、口角を上げて話す明るい声=笑声(えごえ)で話すのが望ましいでしょう。 また電話に出るのが遅いとそれだけであまり良くない印象を与えてしまうため、電話が鳴ったら3コール以内で出るようにすることも重要です。

電話応対の際に注意したい点は以下の通りです。

  • 明るく話す:良い印象を与えるために明るい声でハキハキと話しましょう。
  • 丁寧に話す:敬語の使い方に注意して、丁寧な言葉遣いをしましょう。
  • 正確に聞き取る:聞き漏らしがないように、相手の発言に対してメモを取りましょう

名刺交換のビジネスマナー

名刺交換の際スムーズに交換することにばかり意識がいきがちですが、交換後にいただいた名刺をぞんざいに扱わないことがとても大切です。 名刺をいただいた際は相手の分身のようなものと考えて取り扱うのが望ましいと言えます。

名刺交換の手順としては、次の通りです。

  • ①名詞は名詞ケースの上に乗せて、相手に向ける。
  • ②相手の名刺ケースの上に自分の名刺を乗せて渡す。
  • ③相手の名刺を左手で受け取って、自分の名刺ケースの上に乗せる。
  • ④受け取った名刺は右手で添え、両手で持つ
  •  ※指で名刺の文字が隠れないように注意する

また、名刺交換をする順番としては、役職が高い人たちから行いましょう。例えば、「社長」「部長」「一般社員」との打ち合わせだった場合は、「社長→部長→一般社員」の順で名刺交換をしていきます。
名刺交換は打ち合わせの冒頭に行われるため、マナーが守れていないと悪印象を与えてしまい、せっかく準備した提案も通らなくなってしまうこともあります。しっかりとマナーを押さえておきましょう。

来客対応のビジネスマナー

来客時の対応次第で相手への印象が変わります。 明るい挨拶を心がけ、席次を弁え、会社を代表して対応しているという意識を忘れてはいけません。

来客対応は「受付」「会議室や応接室への案内」「お茶出し」「見送り」という4つのステップに分かれます。

新型コロナウイルス感染症の影響で、Webによる打ち合わせが増えましたが、マナー違反になるような振る舞いは、お客様を不快にさせたり、クレームを受けるといった事態にもなりかねません。

したがって、対面での打ち合わせの際はマナーを守って臨む必要があるのです。

報告・連絡・相談のビジネスマナー

「報連相」とよく略されますが、部下から上司に対して行う仕事を進める上で大切なコミュニケーションです。 報告は良くない報告→良い報告の順番に行い、連絡は漏れのないように行い、相談は困ったことがあれば速やかに行うのが望ましいと言えます。 報連相は仕事をスムーズに進めるために行っているように見えますが、実は人間関係の構築にも一役買っているのも覚えておくとよいでしょう。

ビジネス文書のマナー

ビジネス文書の目的は用件を的確に相手に伝えることなので、形式に沿った書き方と表現が求められます。 正確で簡潔な文章を心がけ、理解しやすい内容で作成するのがよいでしょう。

 

03ビジネスマナー研修の目的について

次にビジネスマナー研修を行う目的を考えてみましょう。 ビジネスにおいては年齢や立場の異なる様々な人と協力して仕事を進めていく必要があります。 そのコミュニケーションの土台となるのがビジネスマナーです。 周囲の方々を尊重する気持ちや思いやりの気持ちが新入社員の振舞いや気配りとして現れていれば、その新入社員が所属する企業のイメージアップにつながり、ビジネスをよりスムーズに展開していけるでしょう。

▼ビジネスマナー研修を受ける目的・重要性に関して詳しく知りたい方はこちら▼
【関連記事】ビジネスマナー研修で身につく内容とビジネスマナーの重要性を解説!

 

04ビジネスマナーの研修方法について

ビジネスマナー研修は新入社員全員が揃って同じ教室で受講する方法、オンラインでライブ配信をする方法、動画をあらかじめ作成しておいて新入社員がそれを見て学ぶ方法などさまざまな実施方法が考えられます。 それぞれの実施方法についてのポイント、またメリットとデメリットをご紹介しますので、自分の企業にはどれが適しているのかイメージしてみましょう。

オフライン研修

研修会場に新入社員が集まり、ビジネスマナー研修の授業を受ける形式の研修をオフライン研修と呼びます。 執務室とは別の場所を用いて講義形式で行われ、講師はテーマに応じて外部講師や社内の育成担当者が務めるのです。 オフライン研修を行うデメリットは次の通りです。

  • ・一人一人の習熟度や理解度を把握するのが難しいこと
  • ・コストがかかること

新入社員の理解を深めるためには運営者が必要に応じて復習を呼びかけるなどの工夫をし、コスト削減には社内の会議室などを用いて会場費を削りましょう。 オフライン研修を行うメリットは次のとおりです。

  • ・新入社員のモチベーションアップが期待できること
  • ・講師に直接質問ができフィードバックをもらえること
  • ・実践的な内容を講義内容に加えられること

講師から一方的に講義を受けるだけでは実践時につまづく可能性がありますが、オフライン研修ではロールプレイングなども取り入れられるため学んだスキルを業務ですぐに役立てることができます。

オンライン研修

ビジネスマナー研修をライブ配信して、講師と新入社員の双方でコミュニケーションを取りながら行う形式の研修です。 あらかじめビジネスマナー研修を行う日程を事前にアナウンスしておくこと、インターネットでの通信環境を整えておくことが必要と言えます。 オンライン研修を行うデメリットは次の通りです。

  • ・モチベーション維持が難しいこと
  • ・ロールプレイングなどの実習を伴う内容は実施が難しいこと

講師や運営者は講義を飽きさせない工夫に目を向け、仕事の現場ですぐに講義内容を活かしたい場合は、実技を伴うフォローアップ研修なども考えておくのがよいでしょう。 オンライン研修を行うメリットは次の通りです。

  • ・コスト削減が可能なこと
  • ・講師にチャットで気軽に質問できること
  • ・オンライン研修の内容をオンデマンド配信にすれば何度でも復習が可能になること

教材や資料などはメールであらかじめ受講者に配布しておけば出力不要ですし、オンデマンド配信も再度講義内容を作り直す必要がないという意味でコストカットにつながっています。

e-ラーニング

ビジネスマナー研修の内容をあらかじめ録画しておき、新入社員にはその動画を見て学んでもらう形式の研修です。 e-ラーニングでの研修を行うデメリットは次の通りです。

  • ・新入社員がどこまで研修内容を理解しているのか把握しにくいこと
  • ・いつでも受講できるため新入社員ごとの受講時期に差が出やすいこと

講師が研修内容の振り返りを提出してもらうなどの工夫をしたり、運営者が動画の視聴期日を定めておくようにしたりするとよいでしょう。 e-ラーニングでの研修を行うメリットは次の通りです。

  • ・何度でも復習可能であること
  • ・コストが削減できること
  • ・業務への影響が少なくて済むこと

オフライン研修などでは移動時間なども含むため業務にかかる影響が大きいですが、e-ラーニングによる研修ではそのような時間は取られず、業務の合間に時間を取って視聴ができます。

▼オンライン研修・eラーニングに関して詳しく知りたい方はこちら▼
【関連記事】オンライン研修のメリットとは|おすすめのツール3選も併せてご紹介

 

05ビジネスマナー研修を行う時の注意点

ビジネスマナー研修を行う時には新入社員の意見や自主性を尊重しながら行うようにしましょう。 新入社員は少なからずこれからの会社員生活に希望を抱いて入社してきています。 それなのに社会人経験が少ないからと頭ごなしに新入社員に正解を押し付けるようでは、仕事に対するモチベーション自体を削いでしまうでしょう。 このような事態を避けるためにはヒントを与えて新入社員自身に気づきをもたらすような研修内容としたり、新入社員同士でビジネスマナーに対して意識を高められるような内容のディスカッションなどを取り入れてみたりするのもよいのではないでしょうか。


 

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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは?
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・自己啓発への活用方法 など


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06Schooビジネスプランのビジネスマナー研修<

Schooビジネスプランでは約6000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.研修と自己啓発を両方行うことができる

schooビジネスプランは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約6000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

2.ビジネスマナーを学びたい/学ばせたい方におすすめのビジネスマナー研修パッケージ

ビジネスマナーを学びたい/学ばせたい方には、Schooのビジネスマナー研修パッケージがおすすめです。ビジネスマナー研修パッケージでは、ビジネスマナーの基礎からテレワークでのビジネスマナーまで、カリキュラムを組み合わせて網羅的に構成されており、社会人として必須であるビジネスマナーを体系的に学ぶことができます。

さらに、社員に研修動画を受講してもらった後に、意見の共有会やディスカッションを行うことで、学んだことをより効果的に定着させることができます。

  • 新社会人のためのビジネスマナーの基本を学ぶカリキュラムです。第一印象の磨き方(身だしなみ・挨拶・敬語)や、社内マナー(ホウレンソウ・名刺交換・電話応対など)について解説しています。
  • 内定者向けのビジネスマナー取得を目的とした研修パッケージです。第一印象の磨き方(身だしなみ・挨拶・敬語)や、社内マナー(ホウレンソウ・名刺交換・電話応対)など、社会人までに最低限身につけておきたいマナーについて解説しています。
  • 営業向けのビジネスマナーの習得を目的としたカリキュラムです。第一印象の磨き方(身だしなみ・挨拶・敬語)や社内マナー(報連相・名刺交換・電話応対)などについて解説しています。
  • テレワークの普及が進む中、必要性が増しているのがテレワークマナーについての研修です。この研修パッケージでは、テレワークならではのマナーやデジタルコミュニケーション力について学ぶことができます。
  • グローバルマナーについて学べる研修パッケージです。海外の人と関係を築く上でのビジネスマナーやコミュニケーション方法、メールの書き方などを学ぶことができます。

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3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面の使い方1

まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

管理画面の使い方2

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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07まとめ

ビジネスマナーは会社員としての礼儀作法ですが、新入社員に早期に身に着けさせることによって会社のイメージアップや顧客満足度の向上につなげることができます。 ルールや規則ではなく意識づけることが大切なため、なかなか教えるのが難しい内容ではあるのですがプロ講師の手を借りることによって解決に導けることがたくさんあるのではないでしょうか。 自社の企業価値を高めるためにも、ぜひビジネスマナー研修を積極的に行ってみてください。

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