タウンホールミーティングとは？メリットや効果を上げるコツを企業事例とともに解説

01タウンホールミーティングの概要

まず、タウンホールミーティングの意味や注目される背景を解説します。

経営陣と従業員との対話の場

タウンホールミーティングとは、経営陣と従業員との対話の場のことで、「対話集会」とも呼ばれています。一般的には、社長などのトップ経営陣が現場に出向き、従業員を集めて事由に意見を交わす場を設けます。そこで経営陣は現場の声を、従業員は普段顔を合わす機会の少ない経営陣のメッセージをダイレクトに聞くことができます。 タウンホールミーティングは、経営トップと従業員の円滑なコミュニケーションを可能にする場として活用されています。また、物理的に集まることのできない状況下では、オンラインのバーチャルタウンホールミーティングが開催される場合があります。

「タウンミーティング」と同じ構造

タウンホールミーティングは、行政当局や政治家が実施する対話型集会である「タウンミーティング」と同じ構造だといえます。タウンミーティングでは、政治家や自治会の会長などと住民が、公共施設の運営の仕方やゴミ出しのルールなど、地域生活に関わる内容を話し合います。 このタウンミーティングと同じ構造で、会社の経営陣と従業員で会社内のさまざまなテーマを話し合う会合を、タウンホールミーティングと呼ぶようになりました。

タウンホールミーティングが注目される背景

タウンミーティングが注目される背景には、企業が大きくなるにつれ、経営陣と従業員の距離が遠くなり、お互いの声が届きにくくなることが挙げられます。通常の業務を行う中で、経営陣と実際に顔を合わせる機会がない従業員も少なくありません。社内報や会社のホームページで見たことがある程度である場合も考えられます。 また、経営陣も、従業員一人ひとりの情報まで知ることは困難で、名前や顔すら知らないというケースも少なくありません。そこで、意見交換をして企業理念などの理解を深め、企業として組織力を強化するための施策として、タウンホールミーティングが注目されています。

02タウンホールミーティングのメリット

タウンホールミーティングを活用することの具体的なメリットを3つに分けて解説します。

企業の重要決定を全社に浸透させられる

タウンホールミーティングでは、経営陣が従業員に直接語り掛けることで、重要決定事項を全社に浸透させられるメリットがあります。ビデオメッセージや活字を通して重要決定事項を知るのと、直接顔を合わせて伝えられるのでは、従業員の受け取り方に大きな差が生じると考えられます。 また、タウンホールミーティングで従業員からの質問や疑問に答える姿は、決定に至るまでのプロセスや、経営陣の気持ちまでも伝えることにも繋がります。ビデオ会議ツールを活用して全社員に、または支部を訪問してグループごとに重要決定を伝えることができるでしょう。納得のいく説明を聞くことで、従業員はその他の決定にも協力しやすくなると期待できます。

現場の声を聞いて経営に反映できる

タウンホールミーティングでは、従業員の本音を、上司というフィルターを通すことなく聞くことができます。現場の声は、経営陣にとって経営に反映できる場合もある貴重な意見になります。実際、GE（ゼネラルエレクトリック）社では、従業員が考えた組織改革案を経営陣にプレゼンして、採用にまで繋がる取り組みとしてタウンホールを活用しています。

従業員のエンゲージメントが向上する

従業員にとって、企業の経営陣が自社に対する自身の気持ちを語り、従業員からの質問に真摯に答える姿を見るのは、非常に貴重な機会となります。企業が提供するサービスの意義を熱く語る様子や、将来のビジョンをしっかりと持っている経営陣の論理的な説明を聞いて、「この会社なら安心して仕事ができる」と感じる従業員も出てくるでしょう。 また、自身や同僚の意見が素早く取り入れられると、企業の一員としての自覚が湧き、エンゲージメントの向上にも繋がることでしょう。

03タウンホールミーティングのよくある失敗と課題点

経営陣と従業員が対話する貴重な機会ですが、残念ながら思っていたほどの効果が得られれないケースも少なくありません。ここでは、タウンホールミーティングのよくある失敗と課題点を解説します。

質疑応答の質が問われる

タウンホールミーティングのハイライトの一つに、質疑応答の時間が挙げられます。従業員にとって、経営陣の本音や意図を知る貴重な時間ですが、誰がどのような質問をするのか分からないため、質問の質によっては内容の薄い、当たり障りのない時間になってしまうリスクもあります。

質問例から見る良い質問と悪い質問

タウンホールミーティングでは、従業員側にも質問力が問われます。例えば、「今回の決定について、他にもBとCの選択肢もあったと思うが、Aを選択したのはなぜか」など、時間の関係で詳しく説明できなかった重要なポイントを掘り下げる質問は、経営陣も熱を込めて解答できる良い質問だと言えます。 一方、「スピーチで出てきた〇〇についてよくわからなかったので、もう少し詳しく教えてください」「〇〇までは分かったけどその後がちょっとわかりませんでした」など、スピーチの内容を繰り返すだけになる質問は悪い質問の例と言えるでしょう。

質問が出ない場合がある

質問力以前の問題で、質問そのものが出てこない場合もあります。せっかく経営陣がスピーチをして、質問をする時間が与えられたのに、質問ができる雰囲気にないのは残念なことです。そもそも、上司に意見を述べるのはタブーであったり、職場で質問をする習慣が身についていなかったりするケースもあります。

関係者を一堂に集めるのが難しい場合がある

タウンホールミーティングを計画する際に、関係者を一堂に集めるのが難しい場合もあります。遠方の支社にいる社員は、業務を中断して本社に来るのが困難で、シフト勤務の従業員は、タウンホールミーティングの時間帯が勤務時間外の場合もあります。

外資系企業では英語で質問するよう頼まれる場合がある

外資系企業では、日系企業に比べてタウンホールミーティングが頻繁に行われる傾向にあります。企業内の共通語が英語の場合、質問も英語で行うよう頼まれる場合があるでしょう。英語力に不安があったり、恥ずかしかったりするかもしれませんが、質問せずに黙ったままでいることは、関心のなさの表れだと捉えられる場合もあります。英語での質問は難易度が上がりますが、事前にポジティブな内容の質問をいくつか用意しておくと良いでしょう。

04タウンホールミーティングの効果を上げるコツ

タウンホールミーティングの開催は、経営陣や従業員にとって時間と労力の投資であると考えることもできます。そこで、効果的で有意義な時間とするために、以下のコツを意識するようにしましょう。

入念な準備を行う

タウンホールミーティングを開催する場合、行き当たりばったりにならないよう、入念に準備するようにしましょう。情報を集めて伝えるだけの内容では、参加者の思考を刺激できず、質問が出てこないと考えられます。それで、簡潔でも意味のあるメッセージとともに、場合によっては笑いを誘うエピソードなども用意するようにしましょう。

自由に発言できる雰囲気づくりをする

従業員が無反応で質問も出ないようなタウンホールミーティングは、開催の意義すら問われてしまうでしょう。参加者の名前を覚えて呼びかけたり、アイスブレイクとして驚きと笑いが起こるようなネタを用意することも効果的です。

質疑応答の時間を十分にとる

一方的なスピーチによるプレゼンテーションとならないように気をつけ、質疑応答の時間を十分に取るようにしましょう。従業員との質疑応答をメインイベントと捉え、スピーチのテーマは1～3つ程度に絞るようにします。

オンラインツールを活用する

オンラインツールを活用することで、地理的条件に関わりなく参加者を集うことが可能になります。また、一度に大勢の従業員を集めることもできるでしょう。チャット機能を活用して、自由に質問ができる雰囲気を作ることもできます。

05タウンホールミーティングを導入している企業事例

最後に、タウンホールミーティングを導入している企業事例を3つ紹介します。

株式会社日立製作所

2012年度からタウンホールミーティングを継続的に実施し、日本国内だけでなく、アメリカ、カナダ、ミャンマーなど世界各地の従業員との対話の場を作っています。現状では「若手従業員が新たな仕事を提案するのは難しい」との指摘を受け、従業員公募型企画を開催するなど、社内の意識改革に繋げることができています。

株式会社三菱UFJ銀行

2021年1～2月に、従業員約30,000名を対象にしたオンラインタウンホールミーティングを開催しました。リアルタイムアンケートシステムを採用し、参加者が質問を投げかけられるようにし、役員が参加者の意見を確認できるようにしました。役員が今考えていることをリアルタイムで伝えることで、従業員との距離を縮目ることに成功しています。

三井物産株式会社

ICT事業本部で、部門を活性化させることを目的に、毎月1回のタウンホールミーティングを実施しています。コロナ渦で、オンラインと対面参加者をかけ合わせた方法を使っています。30分の短いセッションですが、対話を重視して、従業員との一体感を醸成する貴重な機会としています。

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06まとめ

タウンホールミーティングのメリットや効果を上げるコツについて企業事例も含めてまとめました。企業が大きくなるにつれ、経営陣と従業員との距離が遠くなる傾向にある中、両者が対話する貴重な機会として、タウンホールミーティングが効果を発揮しています。昨今のコロナ渦で、従業員同士はさらに距離を感じるようになっていますが、オンラインツールを活用したバーチャルタウンホールミーティングを導入して、効果を実感している企業も少なくありません。