グランドルールとは？作成する上でのポイントや活用事例を解説する

01グランドルールとは

グランドルールとは、会議やミーティングを意義のある場とするためにあらかじめ定めておくルールのことです。会議をスムーズに開催する、会議やミーティングの場を活性化するためのルールなどを指します。グランドルールを策定することで、対象となる場に参加する全員がそのルールを守り会議などに臨みます。その結果、会議をスムーズに運営し意義のある意見交換ができる場を構築していきます。

グランドルールの例

グランドルールの例には、以下のようなものがあります。

• ・会議の開始時間5分前集合
• ・違う意見を受け入れる
• ・否定は代替案とセットで行う
• ・失敗を歓迎する

このように、会議におけるグランドルールでは、会議に臨む自分自身の行動についてと、具体的な言動に関わるものがあります。グランドルールは場面や内容により変更することも可能です。開催される場の目的を意識し、グランドルールを策定する必要があることを理解しておきましょう。

02グランドルールを設定するメリット

グランドルールを設定するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。次に、そのメリットについて解説していきます。グランドルールを策定する目的でもあるメリットについて理解し、自社における策定を行う際の検討材料にしていきましょう。

活発なディスカッションを促す

会議において、決まった人しか発言がない場合には有意義な会議とはいえません。グランドル―ルの中には、必ず一度は発言することを盛り込む場合もあります。このように、会議におけるディスカッションを活発化するためのルールをグランドルールで策定することができます。会議における活発なディスカッションは、会議の進行をだけではなく導き出される結果をより良いものにする効果が期待できるでしょう。

運営ルールの明確化による運営の効率化

グランドルールでは、会議における運営ルールを明確にすることができます。結果、時間を遅らせることなくスムーズに開始出来たり、予め資料配布が行わることによる議論の深堀なども期待できます。運営ルールがあらかじめ決められていることで会議の進行もスムーズになり、より深い議論ができる会議運営ができるでしょう。運営の効率化ができれば、会議時間そのものの短縮なども可能となり、よりその相乗効果を高めることも期待できます。

参加者のモチベーション向上

言動に関するグランドルールがあることは、参加者の気持ちを楽にさせモチベーションの維持にも役立ちます。意見を言わない方がいいのではないかではなく、意見をいいやすい環境を構築することもグランドルールの役割です。積極的な意見を出せる場であれば、参加する者のモチベーションも高くなり、より効果的なディスカッションに期待が持てます。会議においては、参加者のモチベ―ションによりディスカッションの質が大きく変わります。できるだけ、積極的なディスカッションが実現するためグランドルールの作成を行い運営していくと良いでしょう。

03会議のグランドルール例

次に会議におけるグランドルールの具体例について解説していきます。会議におけるグランドルールには、どのようなものを設定すると良いかをご紹介しま。参考にして頂き自社のルールを策定していきましょう。

会議前の準備について

• ・会議資料は会議2日前までに関連者に配布を行う
• ・会議資料には必ず目を通し会議に参加する

このように、会議前の準備については、当日の会議をスムーズに行うための事前準備に関するルールを取り決めていきます。会議資料の確認を会議中に行うと時間のロスが生じたり、不明箇所の確認ができない場合もあります。当日の会議を円滑に行うために事前準備を行い会議に臨むようにしていきましょう。

会議中のグランドルール

会議中のグランドルールには、その言動などを中心にルールを決めていくことが一般的です。円滑で、活発なディスカッションができるためのルールを決めそのルールに従い会議を運営していきます。特に発言に関するルールは重要で、積極的な意見交換ができるルールを作成することが必要です。

否定的な意見は禁止

原則として否定的な意見を禁止するというルールを設けます。これは、反対意見を述べてはいけないということではなく、まずは相手の意見の意見を聞き入れる、受け入れるということを意味しています。発言している相手の考えを理解することに努め、なぜ、その意見を持っているかに理解を走らせることを意味していると理解しましょう。

否定する時には代替案の提示を行う

相手の意見を否定する場合には、原則として代替案の提示を行うルールを設けます。ただ単純に否定するのでは、会議でのディスカッションは止まってしまいます。そうではなく、違う意見を提案する必要があるということです。時には、感情的な反対意見を出してしまうこともありますが、常に冷静に代替案をもって会議に臨むことでよりよいディスカッションにつなげていきます。

意見は最後まで聞くこと

相手の意見を遮るのではなく、最後まで意見を聞くことは社会人としての基本的なルール、マナーになります。しかし、白熱した会議になれば、それができない場合も生じてきます。しかし、相手の意図していることを理解するためには、意見を最後まで聞き、その本質を理解することに努める必要があります。

発言は端的に行う

発言は端的に分かり易くするルールも必要です。結論とその理由を端的に説明することが、最も相手に理解してもらえます。回りくどい話であれば、意図していることが相手に伝わりにくく、結果的に何を伝えたいかが不明になりがちです。そうならないためには、自分の考えを頭の中で整理し端的に説明する方法を心掛けましょう。事前に資料の確認ができていれば、自分の意見を整理することもでき当日の発言を端的にすることにもつながります。

会議後の対応について

会議後におけるグランドルールにおいては、議事録の確認を行い確認した結果に齟齬があれば訂正を速やかに行うなどを決めておきます。次回の会議の場で、前回の議事録が誤りであった指摘を行えば、議論のし直しを必要とする結果を生む場合もあります。こうした戻りを無くすために、議事録の確認やペンディング事項への取り組みは速やかに行うことを取り決めておきます。

04グランドルール作成のポイント

次に、グランドルールを作成する上で、おさえておきたいポイントについて解説していきます。グランドルールを作成しても運用できなければ意味がありません。そこで、ここで解説しているポイントをおさえたルール作成を行い、守られるグランドルールを取り決めていきましょう。

誰もが実施しやすいルールを設定する

グランドルールの基本は、誰もが実施できるルールであることです。特定の人しか運用できないルールでは、全社への浸透は進んでいきません。特定の人でのみ行う会議には、特別なルールを設けることは問題ではありませんが、会議に参加する全員が守れるルールを作成する必要があります。もしも、無理をしなければいけないルールになっていれば、長期的な視点での運用を期待することができない場合も起きてしまいます。こうならないためには、誰もが守れるルールであることを意識して作成する必要があります。

ルールを作成する目的を明確にすること

なぜ、グランドルールを作成するのでしょうか。会議の効率化、活発なディスカッションなどルール化を行う目的を明確にする必要があります。どのような会議を行いたいかを予め想定し、それにあったグランドルールを作成することで、目的にあったルールを作成していきましょう。

人材育成方針などを元に策定する

グランドルールは、人材育成やそこで重要視されるポリシーにも反映されるものを作成することが必要です。例えば、会議の5分前集合や事前に資料を読み込み意見を整理するなどは、ビジネスにおける基本的マナーにも精通する事柄です。このように、人材育成の一環として、グランドルールを作成し遵守させることで、仕事に対する事前準備や心構えなどの育成にも役立てることを意識しておきましょう。

定期的な見直しを行う

一度作成したらグランドルールは完成ではありません。実際の運用を行ってみた結果、不具合があれば修正を行い再度、運用することを繰り返しを行います。その結果、自社にあったルールが作成できます。一度決めたら、グランドルールは変えられないと決めてしまうのではなく、必要に応じて見直しを行いより自社にあったルールとしていくことを意識しておきましょう。ただし、あまり頻繁に変更しすぎてしまうと、何が最新のルールか不明となってしまう可能性もあります。そうならないためにも、見直しサイクルを取り決め見直し後の周知を徹底することも心掛けておきましょう。

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05まとめ

本記事は、グランドルールについて会議を例にとり、そのメリットや取り組めのポイントなどを解説しています。グランドルールの取り決めと運用は、会議の活発なディスカッションを促すだけではなく人材育成の一端も担ってくれます。より円滑で意義のある会議を行うために、自社におけるルールを整備し、効果を発揮できる仕組みつくりを行っていきましょう。