人事部門における内示の意味とは？類似用語の違いと注意点について解説する

01人事部門における内示とは

人事部門で行う内示とは、「公示する前の段階において対象者に対して、物事を伝えること」を意味します。物事とは、一般的に昇進、降格や給料の昇給など、対象者のポジションなどについての変更が起きた内容についてです。内示は、公示の前に非公式で関係者のみに伝えます。内示を受けた関係者は、非公式である期間は情報漏えいがしないように配慮する必要と責任を保有することになります。

内示の目的

内示を出す目的は、人事異動の辞令に対して、一定の準備期間を設けることにあります。転勤などの場合においては、住居の引っ越しやそれらに伴う手続きを必要とします。時には、家族との相談が必要な場合もあり、準備する時間を確保しておくことも大切です。このような準備期間を設けるために、内示を出し心と環境の準備を行っていきます。この期間を十分に取り、異動後のポジションでパフォーマンスを発揮できるように働きかけていきましょう。

02類似用語との違い

次に、内示と類似している用語について解説します。類似している用語の意味を理解することで、内示の正しい意味や使い方をより理解することができます。誤った使い方をしてしまうと相手に誤解を生み、正しい意図が伝わらない可能性もあります。ビジネスで使用する用語は特に正しく相手に伝えることを意識して利用するようにしましょう。

内定

類似用語である「内定」とは、昇進や役職などへの就任、そして、採用が決まった際に利用する用語です。内定とは、内示と同様に対象者や関係者に内々に通知することになります。内定と内示では、使う場面に違いがあり、内定とは主に対象となる事象が決まったことを伝えることを指します。これに対して、内示とは、それに向けた準備を開始する際に利用していきます。このように、相手に内々に伝えることは同様ですが、その使う目的や意図に相違がある点に注意しておきましょう。

辞令

内示とセットで使用される辞令とは、会社が従業員（対象者）に対して、人事異動や昇給などの決定事項に対して、公式文書で通知することを指します。辞令とは、社内における公式の文書である点に相違があります。「辞令を出す」という表現を聞くことが多いと思いますが、正確には通知をするだけではなく公式文書を発行して渡すことを意味していると理解しましょう。

発令

発令とは、「辞令を発令する」など公式に示すことを意味しています。発令を行うには、辞令を正式に発表する日となるため、日付を記載しておきます。このように、発令とは「内示」「辞令」などの用語と一緒に利用する用語だと理解しておき、正しく利用しておくことが大事です。その他にも発令は法令の発令など公式な場面で利用することもある用語です。全て、公式に発表する意味を持つことも理解しておくと良いでしょう。

03内示を出すタイミングや方法

次に、内示を出すタイミングやその方法について解説します。内示の意味を理解した上で、その運用方法について理解をしていきましょう。実際に内示を出す際には、そのタイミングなどについては十分に留意して行うことが必要な点も踏まえ、運用手順を決めておくことが得策です。運用手順については、マニュアルなどに記載、定義し常に同じ運用ができるように考慮することも必要になります。

内示を出すタイミング

内示を出すタイミングは、企業により取り決めを行って問題ありません。一般的には辞令の発令よりも一定期間前での通知となります。これは、前述している内示の目的を意識し、あらかじめ通知を行い準備をする期間を設けるためです。企業によっては、内示の制度はなく辞令のみを発令する場合もあり、そのタイミングは2週間前などさまざまです。ただし、内示の意味合いを考慮すれば、あまり直近ではない方が受け手側の準備なども十分に行えることを理解しておきましょう。

内示の通知方法

内示の通知方法については、特別なルールはなく各企業それぞれの環境によります。一般的には、面談の場面において、内示が決まった理由の説明や書面の交付を行います。面談におていは、内示が決まった背景や理由、期待することなどを伝え本人の理解を促します。時には、意に沿わない場合も想定し面談を通じて、納得できるように説明を行う必要があります。今後、本人が今まで以上にやる気を発揮するためには、この面談が重要な意味を持つことを理解し対応していきましょう。

04内示を辞退された場合の対応

基本的に業務命令として実施される内示ですが、本人から辞退を希望される場合があります。次に、内示を辞退された場合の対応について、解説していきます。内示の場では想定しておくべき事象であることを前提として備えておきましょう。

内示の辞退は可能か

そもそも内示の辞退は可能なのでしょうか。基本的に内示を辞退することは可能です。ただし、原則として業務命令となるため、安易に辞退をした場合には受理しなくても問題にはなりません。では、内示を辞退できる場合とはどのような場合なのでしょうか。それは、「やむを得ない事情がある時」「労働契約、労働条件とは異なる時」となります。例えば、介護を必要としている家族が居る場合、自分自身の健康面で業務遂行に支障が出る場合や、お子様の学校問題などがこれにあたります。転勤などにより介護ができなくなってしまう場合などは特に、再検討をお願いし受理される可能性は高い事象です。その他に、転勤なしの契約で転勤を打診された場合など、労働契約と相違がある場合にも辞退できるとされています。

内示を辞退された場合の対応

人事部門として内示を辞退された場合にはどのような対応を取るべきなのでしょうか。まずは辞退理由についての確認を行います。その理由の妥当性ややむを得ない事情であるかの判断を行う必要があります。やむを得ない事情の場合には、再度、関連者との協議を行い判断を行います。そのため、申し出についてはその場では回答せず、一度、保留とする場合の方が多くなります。結果的に内示を取り消す場合においても、本人と一度面談を行いその旨を伝える必要があることも忘れずに対応していきます。

05内示を出す際に注意すべきこと

次に、内示を出す際に注意すべきことについて解説していきます。内示の情報の取り扱いを始め理解を促すなど、今後の業務運営に影響が出ない対応を行う必要性があります。内示とは、機密性の高い情報であることを念頭に業務影響を勘案した対策を講じていきましょう。ここでご紹介する内容は、単体ではなく両方を行うことを意識しておく必要があります。

情報の取扱い

内示は機密性の高い情報です。辞令がおりるまでは、漏えいしないことが必要です。そのため、本人から周囲への開示も抑制する必要があります。当然ながら、人事部門からの漏えいにも厳重な注意が必要です。辞令前に情報が漏れてしまうと、憶測なども飛び交うだけではなく業務への支障が出る場合も想定されます。それらを抑制するためには、業務の引継ぎなどをいきなり開始することはなく書類の整理や業務整理を行う指示を行います。職場全体に影響を与える内示情報には慎重な取扱いが必要であることを、関連者全員に周知し徹底することにしましょう。

通知する内容の理解が必要

内示は単純に伝えるだけではなく、それに至った理由や背景も含めて面談の場で説明を行います。内示により、何が変わるのかや何を期待されているかについても本人が十分に納得できるように丁寧な説明を行う必要があると理解しましょう。また、異動を伴う内示の場合には、誰に業務を引き継ぐのか、いつから引き継ぎを開始するかを細かく指示します。前述している通り、公示されるまでの間は情報を漏らしてはいけないことも含めて理解をさせ、相手に困惑が起きない対応を指示する必要もあります。

このように、内示については単純に受けるだけではなく、その後のモチベーションや周囲への影響を考えて実施することが大切です。そのため、面談で結果だけを伝えるのではないという点をしっかりと理解して対応することを念頭においておきましょう。また、意に沿わない内示を行う場合も同じように丁寧な説明を行い理解を促す必要があります。特に意に沿わない場合には、何故、そうなったかを詳しく説明したり、何を正すべきだったかなどのを根気強く伝え、その先の成長につなげることも大切です。

05まとめ

本記事では、「内示」をテーマにその類似用語との違いや注意すべきこと柄について整理して解説しています。内示は、異動などをする前の準備期間を確保し円滑な対応ができるために実施します。特に取扱いを丁寧にする必要がある情報でもある内示については、漏えいが起きないよう注意が必要です。その他にも将来的なモチベーションを維持させ、今まで以上のパフォーマンスを発揮させるために納得がいくまでの説明も大切です。こうしたことを理解しより納得性の高い内示を行っていきましょう。