公開日:2021/05/27
更新日:2022/06/03

業務改善とは?目的と正しく改善するための方法をご紹介

業務改善とは?目的と正しく改善するための方法をご紹介 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

業務改善は企業の成長において欠かせません。改善の重要性は、昔から知られてきました。そもそも「カイゼン」は日本の製造業から誕生した考え方で、海外でも「kaizen」と呼ばれているほどです。業務改善にも新しい手法や考え方が次々に生まれてきています。この記事では、現代においての業務改善について詳しく解説していきます。

 

01業務改善とは?

業務改善とは、業務の目的や工程を見直し問題点を見つけ、問題を解決することによってより生産性を高める行為を指します。多くの業界が人手不足に悩まされるなか、従業員一人ひとりの生産性の向上や業務の効率化なしに今後も存続していくことは困難でしょう。日々行われている業務を改めて見直し、改善することで経営を安定させることができます。

業務を見直すことで、日々当たり前にこなしている業務の実態が浮き彫りになります。無駄をなくし、業務を改善して最適化することでコスト削減、サービスの向上、労働環境の改善、従業員のモチベーションの向上など、多くの効果が期待できます。 業務削減や費用削減なども業務改善の一種です。なかには短期間で成果を上げられる施策もありますが、実施後には改善効果を検証することも必要です。業務改善は一回限りで終わるものではなく、継続的に行ってこそ価値があります。改善施策はその後も何度も必要になるため、結果を検証しながら次につなげていきましょう。

 

02正しく業務改善を行うポイント

業務改善は目的をはっきりさせて、徹底的に行う必要があります。目的を定めずに安易にコストだけを削減することは、従業員の負荷を高めてしまうことにもつながりかねません。 中途半端に業務改善に手を出してしまうことで、失敗して労力の無駄になるケースは多くあります。 この項目では、そのような失敗を防ぎ、正しく業務改善を行うためのポイントをご紹介していきます。

業務改善の進め方

業務を可視化する

業務改善を始めるためには、まずその業務について把握しなければなりません。このプロセスを怠ると、何が課題なのか、改善した結果どうなるのか、などが分かりません。それでは正しい効果検証を行うことができず、コストと時間を浪費しただけになってしまいます。 この工程で重要なのは、日々当たり前にこなしている業務であっても、すべての業務フローを可視化することです。日々のルーティンワークに、こそ気づかない無駄が潜んでいるケースが多いためです。

目標を設定する

何を一番の目的にするかによって、取り組むべき施策は異なります。業務を徹底的に可視化すると、改善したい点はたくさん出てきます。やみくもに業務改善を行おうとすると、際限がなくなってしまうため、目的を設定しておくことが大切です。実際に業務改善の施策を考える前に、効率化なのか、コスト削減なのかといったどのような状態にしたいのかという目的を定めましょう。 業務改善の施策のなかには、お互い矛盾する結果をもたらすものがあります。今よりもコストをかけて、より生産性を上げる施策もあれば、工程を一つ増やしてコスト削減する施策も出てくるでしょう。どの施策を採用するかを判断するためにも、初めに目的を設定することは非常に大切なのです。

課題の原因を分析する

この段階に来て初めて課題に向き合います。課題に向き合う際には、まず課題を分解することからスタートしましょう。 「業務を可視化する」で改善対象の業務フローを可視化しました。そのフローのなかの一つひとつの工程をさらに分解していきます。そして、事実を抽出します。普段その業務に携わっている人は、主観的にその業務を見てしまっている可能性があります。主観を排除し、客観的に見て事実だけを抽出します。そして抽出した事実を比較します。本来あるべき水準や過去の水準などと照らし合わせます。分解したそれぞれの工程を比較することで課題の原因を発見できます。

改善施策を考える

施策は、目的によっていくつか考えられます。

  • ・業務の削減をして必要性の高くない業務自体を削減する
  • ・業務の工程にデジタルツールを導入して効率化を図る
  • ・体制や仕組みを再構築して、外注ができないかも検討する

このように、掲げた目標によって採用する手法は異なります。 この過程で大切なことは、期限を設けることです。施策策定自体に時間がかかってしまっては、本末転倒です。また、フローの作成には後述するECRSの4原則も有効なので、ぜひ覚えておいてください。

施策を実行しながらPDCAサイクルを回す

施策を実行した後にも見直しは必要です。一度の施策実行だけで問題点が解決することはめったにありません。経過を見ながら、再度分析して、継続して課題と向きあうことが大切です。

業務改善の4原則ECRSとは?

業務改善には「引き算の改善」と言われる「ECRSの4原則」があります。これは上記の④の改善施策を考える際に有効となる考え方です。 ECRSとは以下の通りです。

  • 1:排除(Eliminate)::不要な業務を洗い出して排除する
  • 2:統合(Combine):類似する業務を統合する
  • 3:再構築(Rearrange):作業の順序や場所を見直す
  • 4:簡易化(Simplify):業務をより単純にする

上記の順番でワークフローを設けると効率的になります。元々は生産管理の現場での業務改善の指針になっていた考え方ですが、他の業種においても活用できるため注目を集めています。

失敗する業務改善の例と対処方法

業務改善には、失敗するケースがあります。変化の激しい現代において、確実に正しい改善を実行することは難しく、先を見通せないため多くの企業が失敗を経験しています。失敗した例を参考にして、効果のある業務改善を取り入れましょう。

デジタルツールの投入で負担増

デジタルトランスフォーメーションに対する期待が高まり、さまざまな業務改善ツールがリリースされています。もちろんシステム導入によって効率化するケースもありますが、システムの導入にはコストがかかります。慣れ親しんだ手順に新たなシステムを導入することで、より煩雑になるケースも少なくありません。 複雑なシステムを理解して使いこなすためには知識も必要です。現在の業務量やシステム導入にかかるコストと、システムによって簡略化される業務量やメリットを比べて、シミュレーションをした上で慎重に導入をしましょう。

途中で改善計画が頓挫してしまった、改善施策を実施したが元に戻った

目的がなく、期限を決めていないケースでよく見られます。現場の意見や業務を理解していない人間が改善施策を決めるなど、現場のモチベーションが低い状態で施策を導入することも危険です。新しいことを始めることにはストレスがつきまといます。 従業員不在で決められた、机上の改善計画は中途半端に終わってしまう危険性が高いのです。労使一体となって改善計画にあたり、目的をしっかり共有したうえで進めるのが良いでしょう。

部分最適化で全体不最適、全体最適化で部分不最適

業務改善に取り組んだ部門において、改善が功を奏して効率化が進んだとします。ですが、他の部門にとってその改善はどのような結果を生んだのでしょうか。すべてが改善する施策などはありません。何かを変えることは、マイナスの面も付随している可能性があるのです。ある部門で実施された改善によって、その部門の業務は最適化されたかもしれません。ですがその改善施策の影響で、全体としては最適とはいえない状態に変わってしまう、ということもあり得るのです。 そもそも、一部門のトップが考え出す業務改善案と、全部門を統括する立場の人が考え出す業務改善案では目的が異なります。会社として、それぞれの部門はつながりをもっています。自部門の効率化の結果が他部門にもたらす影響についても、事前に考慮しておく必要があります。

 

03業務改善の事例をご紹介

業務改善には多くの手法があります。企業の課題や状況により効果を発揮する手法は異なりますが、他の企業ではどのような事例があるのか知っておくことは大切です。

一部業務を外注する

人手不足の企業にとって外注は一つの有効な手段です。専門的なスキルを必要とする業務を外注するケースもあれば、事務的作業を外注するケースもあります。繁閑期の業務量が激しい企業においては、人件費の削減にもなります。正社員として常時在籍させずに繁忙期の忙しい時期にだけ外注することで、効率化と人件費の削減を行えます。

自動化する

日々の業務の中には自動化が可能なものが埋もれています。繰り返し行っている単純作業は、自動化することで業務削減につながる可能性があります。

業務のスピードを測る

ストップウォッチを携帯して、一つひとつの業務にかかる時間を計測してみましょう。日々のルーティンワークは慣れてくればスピードは上がるでしょう。しかし、基本的に人は怠けて甘えてしまうものです。10分の時間を与えられたら、本来は5分で終わる仕事だったとしても10分かけてしまうのです。時間を常に意識させるだけでも業務スピードは格段に上がります。 また、前述の業務改善の進め方の手順に沿って業務フローや業務内容を細分化するだけでも効果はあります。業務の流れを把握することで、1日を通してどんな業務にどれだけの時間を使っているのか知ることは大切です。それだけで無駄な時間や削減できる時間が見つかるでしょう。

 

04ツールを使った業務改善

業務効率化を図るために、新しいツールを導入することも有効です。新しいツールを導入することにはコストもかかるでしょう。新しいルールを使いこなすために時間も必要です。しかし、大幅に業務量を改善できるのであれば、ツール導入は非常に有効です。目的別に、いくつかツールを紹介します。

コミュニケーションツールの活用

コミュニケーションツールを活用することにより、意思の伝達をスムーズに行うことで報連相にかける時間を短縮することが可能です。リモートワーク時のやり取りにも大きく効果を発揮します。無料で使えるツールも多いため導入コストは低い傾向があります。 よく使われるツールは以下の通りです。

  • ・Slack
  • ・LINE
  • ・サイボウズOffice
  • ・Talknote
  • ・Chatwork

上記をはじめとして、非常に多くのツールがあります。用途や現在利用しているシステムとの連携などを加味して選ぶのが良いでしょう。

プロジェクト管理ツールの活用

プロジェクト管理ツールを活用することで、円滑にタスクを進めることができます。タスクを可視化、共有することで誰が何を担当しているのか、どこまで進んでいて、遅れているのはどこか、などを共有することができます。 よく使われるツールは以下の通りです。

  • ・Redmine
  • ・Wrike
  • ・Backlog
  • ・monday.com
  • ・Trello

こちらも非常に多くのツールがあります。自社にあった仕様に変更できるか、現在利用しているシステムと連携しているかなどを加味して選ぶのが良いでしょう。

外部サービスの活用

上記以外にも目的に応じて利用できる、多くのサービスが存在します。

  • ・データ収集や集計作業を自動化するRPA
  • ・クラウド上で煩雑な手続きを行うペーパーレス化ツール
  • ・人事や労務を効率化するクラウド人事管理
  • ・作業に時間がかかる勤怠管理を効率化するクラウド勤怠管理
  • ・ミスやダブルブッキングを防ぎ、業務管理を効率化するスケジュール管理ツール

以上が代表的な例です。自社の課題に合わせて多くのツールの選択肢はあります。 導入後のメリットとデメリットを比較して検討するのが良いでしょう。

 

05人材育成の手法としてのSchooビジネスプラン

Schooビジネスプランでは約6000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.研修と自己啓発を両方行うことができる

schooビジネスプランは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約6000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

2.自発的に学ぶ人材を育成できるSchooの講座

上記でも説明したように、Schooでは約6000本もの動画を用意している上に、毎日新しいトピックに関する動画が配信されるため、研修に加えて自ら学び、成長する人材の育成が可能です。近年の社会のグローバル化やテクノロジーの進化などにより、企業を取り巻く環境が刻々と変化しています。それに伴い、社員の業務内容や求められるスキルも早いスパンで変化しています。このような予測のつかない時代の中で会社の競争力を維持するためには、社員一人一人が自発的に学び、成長させ続けることができる環境、いわば「学び続ける組織」になることが必要です。

Schooビジネスプランの講座では、体系的な社員研修だけでなく、自己啓発を通じて自発的に学び、成長できる人材を育成することが可能です。

ここでは、人材育成に活用できるSchooの講座をご紹介します。

指示待ち部下が自ら考え動き出す!

指示待ち部下が自ら考え動き出す!

「最近の若いものは……」というのは、人類永遠のテーマ。 上司と部下との間で起こるミスマッチ。 そこからくる人間関係のストレス。 この悪循環を断ち切る方法をお伝えします

 
担当講師:大平 信孝先生
目標実現の専門家 メンタルコーチ

株式会社アンカリング・イノベーション代表取締役。 第一線で活躍するリーダーのためのメンタルコーチ。 目標実現の専門家。中央大学卒業。長野県出身。 脳科学とアドラー心理学を組み合わせた、独自の目標実現法「行動イノベーション」を開発。 その卓越したアプローチによって、これまで1万人以上のリーダーの人材育成に関する悩みを解決してきたほか、経営者、オリンピック出場選手、トップモデル、ベストセラー作家、ビジネスリーダーなど各界で活躍する人々の目標実現・行動革新サポートを実施。 その功績が話題となり、各種メディアからの依頼が続出している。 リーダー向けの企業研修やパーソナルコーチングは、現在3カ月待ちとなっている。 さらに2018年からは年間セミナーである「行動イノベーションアカデミー」を運営。 「行動イノベーション・メソッド」により業績を上げる人に留まらず、人間関係や心身の健康にも効果を実感する人が続出。 数多くのリーダーに、研修、講演、個人サポートを提供している。 これまでサポートしてきた企業は、IT、通信教育、商社、医療、美容、小売りなど40以上の業種にわたる。 8冊の著作の累計発行部数は18万部を超え、中国、台湾、韓国など海外でも広く翻訳されている。 おもな著書に、『本気で変わりたい人の行動イノベーション』( だいわ文庫)、『先延ばしは1冊のノートでなくなる』(大和書房)「指示待ち部下が自ら考え動き出す!」(かんき出版)などがある。 日刊メルマガ「行動イノベーション365・ネクストステージを目指す! 行動のヒント」を毎日配信中!

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決算情報を読み解きながら学ぶ財務スキル

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この授業では「決算情報から、企業を研究する方法を学び、事業・戦略・財務などを読み解く力」を解説します。

 
担当講師:野添 雄介先生
株式会社ストレイナー 代表取締役CEO

2014年にDeNA入社。フィンテックベンチャーを経てStockclip株式会社(現・株式会社ストレイナー)を創業。「経済情報をもっとシンプルに」をミッションに掲げ、決算資料を中心とした"ファクト情報"を中心に社会のトレンドを考える経済メディア『Strainer』を運営。

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アイデア量産の思考法

アイデア量産の思考法

本授業は、努力しているのにアイデアが浮かばない人のために新しいマーケティング手法の1つである「新奇事象」を通じて「アイデアの種」をゲットしてもらう授業です。

 
担当講師:松本 健太郎先生
株式会社JX通信社

1984年生まれ。龍谷大学法学部卒業後、データサイエンスの重要性を痛感し、多摩大学大学院で"学び直し"。 その後、株式会社デコムなどでデジタルマーケティング、消費者インサイト等の業務に携わり、現在は「テクノロジーで『今起きていること』を明らかにする報道機関」を目指す報道ベンチャーJX通信社にてマーケティング全般を担当している。 政治、経済、文化など、さまざまなデータをデジタル化し、分析・予測することを得意とし、テレビ、ラジオ、新聞、雑誌にも登場している。 ◇主な著書 「なぜ「つい買ってしまう」のか?~「人を動かす隠れた心理」の見つけ方~」(光文社)2019 「誤解だらけの人工知能」(光文社)2018 「データサイエンス「超」入門 嘘をウソと見抜けなければ、データを扱うのは難しい」(毎日新聞出版)2018

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3.受講者の学習状況を把握し、人材育成に役立てることができる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、受講者がどんな内容の講座をどれくらいの長さ見ていたのかも把握することができるため、社員のキャリアプランの傾向を掴むことも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面の使い方2

管理画面では受講者それぞれの総受講時間を管理者が確認できるようになっており、いつ見たのか、いくつの講座を見たのか、どのくらいの時間見たのか、ということが一目でわかるようになっています。

管理画面の使い方1

さらに、受講履歴からは受講者がどのような分野の動画を頻繁に見ているかが簡単にわかるようになっており、受講者の興味のある分野を可視化することが可能です。これにより、社員がどのようなキャリアプランを持っているのかを把握できるだけでなく、社員のモチベーションを高めながら人材育成するためのヒントを得ることができます。

さらに、社員に自己啓発を目的として受講してもらっている場合、社員がどのような内容の授業を受講する傾向があるのかを把握できるため、社員のキャリアプランを把握することができます。

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■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは?
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・自己啓発への活用方法 など


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06まとめ

業務改善はすべての企業に必要です。どれだけ売上が好調で成長している企業であっても、改善の視点を常にもち続けない限り、変化の激しい現代では生き残ることは難しいでしょう。これを機に社内の業務を見直して、改善できる箇所がないかを検討してみてはいかがでしょうか。

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