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業務改善とは?正しく改善するために目的と方法をご紹介

公開日:2021/05/27
更新日:2021/05/31
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業務改善とは?正しく改善するために目的と方法をご紹介 | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

業務改善は企業の成長において欠かせません。改善の重要性は、昔から知られてきました。そもそも「カイゼン」は日本の製造業から誕生した考え方で、海外でも「kaizen」と呼ばれているほどです。業務改善にも新しい手法や考え方が次々に生まれてきています。この記事では、現代においての業務改善について詳しく解説していきます。

 

業務改善とは?

業務改善をすることで会社の経営状況を良くすることができ、社員の負担も少なくなるjことで離職率も低くなります。それでは業務改善とは具体的にどのようなことを指して、どうなれば業務改善をしたといえるのでしょうか。

無駄をなくして費用対効果を高める

業務改善とは効率の悪い業務をやめるなど、無駄をなくして費用対効果を高めることです。最小限の経費で、大きな利益を出すことができれば費用対効果は高いといえます。 業務改善とは、いかにかけた費用に対して、大きく売り上げを出せるかを目指すことになります。

客観的な視点から課題点を見つける

業務改善をするには、客観的な視点から業務全体のフローを見直し、無駄だと思われることを削ったり、事業内容と合わないようなことを改善していきます。課題点を見つけて、どう改善していくのかを発見することが重要だといえます。 そのために業務改善に役立つフレームワークがいくつかあるので紹介します。

 

1.ECRS(イクルス)

まず1つ目はECRS(イクルス)と呼ばれるフレームワークです。 ECRS(イクルス)とはEliminate(排除)、Combine(結合)、Rearrange(交換)、Simplify(簡素化)の頭文字をとったものです。

ECRSとは?

ECRS(イクルス)とは排除、結合、交換、簡素化のそれぞれのワードに当てはまることはないかと検討するフレームワークです。 Eliminate(排除)とは不必要な業務や工程がないかを見つけだして、排除するということです。 Combine(結合)とは複数の部署がやっている業務のうち、同じような業務を統合できないか検討することです。 Rearrange(交換)とは、それまでやっていた業務や工程を見直し、効率的になる方法はないか検討することです。 Simplify(簡素化)とは複雑な業務や多くの人手が必要な業務を、省略したり、簡素化したりできないか検討することです。

具体例:大阪都構想

ECRS(イクルス)の具体例で最もよくわかりやすいのは大阪都構想の話です。 大阪都構想では大阪府と大阪市がおこなう行政の中で、重複しておこなっている二重行政を統合して経費を削減しようという計画でした。例えば公立大学を統合したり、開発をするにあたっての指揮系統を統合したりして効率化することを目指していました。 さらに市区町村を整理し、議会自体の数や議員の数、職員の数などを少なくすることで経費の削減を目指していた計画です。この大阪都構想の過程で実施された二重行政の解消で、経済効果は2012年度から2020年度までの累計で1994億円といわれています。
参照:副首都推進局

 

2.PDCAサイクル

PDCAサイクルはPlan(計画)、Do(実行)、Check(確認)、Action(改善)の頭文字を取ったものです。

PDCAサイクルとは?

PDCAサイクルとは計画、実行、確認、改善をそれぞれ順にサイクルとして回し、業務効率化を目指すフレームワークです。

具体例:コンビニの売上管理

PDCAサイクルはコンビニ経営を例に出すと分かりやすいです。 まずPlan(計画)では何曜日にどのような商品が売れるか、クリスマスなどのイベントがある時にはどのような商品が売れるかなどを計画します。 Do(実行)では、クリスマスの前にクリスマスケーキやチキンが売れるのではないかと仮説を立て、多めに発注して実際に計画を実行します。 Check(確認)では、クリスマスを終えてみてクリスマスケーキやチキンの売上はどうだったのか、またクリスマスでは何が売れたのかを確認します。 Action(改善)では、翌年のクリスマスに、今年のクリスマスで確認したデータを活かします。クリスマスでいつもより売れたもの売れなかったものをリストアップし、翌年は改善された計画に基づき発注します。 このようなことを毎年繰り返していると、必然的に業務改善となります。

 

3.ロジックツリー

ロジックツリーとは1つのキーワードから派生してキーワードを広げていき、問題の原因を様々な面から掘り下げることです。

ロジックツリーとは?

ロジックツリーとはまず課題点があり、その問題を解決するにはどうしたら良いのかを深掘りしながら考えるというフレームワークです。1つの課題に対して複数のキーワードがあり、さらにそのキーワードからも複数のキーワードがありツリーのようになっていることからロジックツリーといわれています。

具体例:人手不足解消するにはどうしたらいいか?

具体例として、人手不足を解消するにはどうしたらいいのかということを探るためにロジックツリーを作っていきます。 まず人手不足の理由を考えます。 考えられる人手不足の理由としては離職率が高い、給料が安い、募集人数が少ないなどが挙げられます。 さらにそこから離職率が高い理由を考えていきます。 離職率の高い原因として、仕事がきつい、休みが少ない、同業他社の待遇が魅力的、などが考えられます。 ロジックツリーで深掘りしていった結果、人手不足の原因は会社の社員に対しての待遇にあるのではないかという仮説が導かれます。 このように1つのキーワードから様々なキーワードを広げていき、その問題に関してどのような原因があるのかを分析することができ、その原因を改善することで業務改善に繋がります。

 

4.KPT

KPTとはKeep(継続)Problem(問題)Try(トライ)の頭文字を取ったものです

KPTとは?

KPTとは業務内容を継続、問題、トライに振り分けて整理することで業務改善をするフレームワークです。 Keep(継続)は、うまく機能しているので今後も継続していきたい業務ということです。 Problem(問題)は、実行してみたものの問題があり改善が必要な業務です。 Try(トライ)は、Keep(継続)やProblem(問題)に振り分けた結果や、理由を踏まえて新たに実行したい業務です。

具体例:レジのセルフ化でどう変わったか?

具体例として、飲食店のレジをセルフ化することで業務改善を図ろうと計画して、実行に移してみたところどうなったかを考えていきます。 まずKeep(継続)にあたる点ですが、従業員の業務の短縮につながることになり、以前より人手が少なくても対応できるという事がわかりました。 次に行くProblem(問題)ですが、途中でお釣りが切れることがあり、小銭の補充をしなければならなかったり、お客さんが操作方法を理解できないため説明しなければならず、業務改善につながらなかったということがありました。 最後にTry(トライ)ではKeep(継続)とProblem(問題)を踏まえてこれからどうするべきかを考えます。 レジのセルフ化の場合は、セルフ化自体は業務改善に繋がるので継続しますが、途中で釣り銭が切れたりしないように、ピーク前に釣り銭をあらかじめ多めに補充しておくというルールを作るようにします。また、お客さんが操作方法を理解しやすくするため、分かりやすく操作方法を絵で説明したPOPを作成する、ということになります。 このように業務の改善をした上で、効果的だった部分は残し、問題があった部分はなぜ問題なのかを検討し、次の業務の改善ではどこを改善するかを検討するという一連の流れが生まれます。

 

5.バリューチェーン分析

バリューチェーン分析とは、1つの商品においてどの部分が価値があるのかを分析するということです。

バリューチェーン分析とは?

バリューチェーン分析とは、開発、生産、マーケティング、アフターサービスなどの一連の事業に関わる業務をいくつかに分類し、どの工程で価値が生まれるのかを分析するフレームワークです。バリューチェーン分析をすることで、どこにどれだけコストがかかっているのか、何がこの商品の強みなのかを分析し、業務改善に役立てます

具体例:携帯電話の契約

バリューチェーン分析の例でわかりやすいのは携帯電話の契約です。携帯電話の契約では大きく分けて販売、利用、アフターサービスに業務が分類されます。携帯電話のバリューチェーン分析ではお客様アンケートなども活用して分析します。 まず販売については機種自体の魅力や、最新機種のアピールの仕方、販売店の接客態度などのサービスがどうなのかということを分析します。 次に実際に利用してみて、通信速度はどうなのか、音の質は良いのか、ちょっとした衝撃で画面が割れることなく使えるのかなどを分析します。 最後に、アフターサービスとして使い方講座などのサービスや、機種変更に関しての仕組み、コールセンターの質などで分析します。 これらの携帯電話の事業に関わるあらゆることを分析し、自分たちの会社はどの部分が強いのか、またどの部分が弱いのかを把握した上で、業務改善を検討します。

 

まとめ

業務改善に役立つフレームワーク5種類を具体例をあげながら紹介しました。業務改善は最新の通信システムなどの普及により、常に新たなやり方が生まれてきます。 業務改善は一度やったのみで終わらせず、常に改善点はないか探さなければなりません。これ以上業務改善する部分がないと思っていても、実際にフレームワークを活用して検討してみると新たな改善点が見つかる可能性もあります。 フレームワークを活用して、業務改善出来る部分はないか常に検討するようにしましょう。

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