会社の組織構造を可視化できる組織図利用の有用性や作成手順を紹介

01組織図とはどのような図か？一般的な組織図3種類を紹介

組織図とは、企業などの団体機関の組織構造を一目で把握できるようにした図です。部門名や機関名等を並べて機構の構造を示す「機構図」や、指揮命令系統を示す「指揮・命令系統図」など、部署名に加えて職務内容を記す組織図もあります。 組織図は分業体制における役割を示すものと指揮命令系統を示すものがあり、役割を示す組織図は、部門の名称だけでなくその部門の役割や職務、責任、権限なども記載し、指揮命令系統を表す組織図は職位や機関などを階層的に並べ、相互の関係が把握しやすく記載されます。

ピラミッド型組織図

官公庁や大企業の組織の多くはトップダウンで物事が決まっていく構造で「ピラミッド型組織」と呼ばれ、これを図示したものが「ピラミッド型組織図」です。全国均一な組織を作り、指揮命令系統と責任範囲が明確になることでマニュアル化しやすい組織体で、大きく統制がとれた組織を作るには便利な形態です。 個が集団を強いリーダーシップで導いていく組織では有効ですが、一旦上部のコマが崩れると、なし崩し的に組織が崩壊する難点があり、トップダウン式のため承認などの経路で立て直しを図るのも時間を要します。つまりピラミッド型の弱点は変化に弱いことです。

マトリックス型組織図

マトリクス組織とは、従来の「職能」と「事業部」、または「エリア」の2つの系列を縦・横に組み合わせて網の目のようになった形態の組織です。従業員は、自らの職能別の組織に所属するとともに、特定の事業・プロジェクトにも所属するため、2つの所属を持つことになります。指揮命令系統を複数持たせることで、従業員を組み合わせの場合職能に応じた仕事を進めつつ、同時にエリアに応じた仕事も行います。ビジネスで抱えた複数の目標を同時並行で達成するために採用される組織形態です。

事業部門別組織図

機能別組織が機能を軸に組織を構成しているのに対して、「商品」や「地域」「業界」といった軸で組織を構成しているのが事業部門型組織です。また、これを図示したものが「事業部門別組織図」です。 事業部長をトップにして同じ事業部門内に営業・製造・開発などの複数の機能が存在するため、その部門でビジネスを自己完結出来るようになっています。事業の範囲が広い企業で採用されている組織形態です。

02社で組織図を利用する有用性＝組織構造の見える化

企業が組織図を作成する大きなメリットは、組織構造を視覚的に把握できるようになることです。組織を正確に把握することは、企業で働くあらゆる人物にとって重要です。経営者にとっては自社の部門とその役割、それぞれの具体的な機能や人数、部門間の関係などを把握できます。 社員にとっても企業全体の組織関係が分からなければ、部門間が連携できずに業務が非効率になるリスクもあります。また、新人にとっては、企業の中での自分の立ち位置や企業全体の仕組みを理解しなけれキャリアプランの策定に支障が出るでしょう。しかしながら実際には、組織が大きくなるほど部署や職位が増えて、全体の構造を把握することは簡単ではありません。しかし、組織図があれば誰もが部門の役割や関係などを整理しやすくなるのです。

現状の組織が把握できる

組織体制は、経営課題や経営戦略に応じて形成されるものです。経営者や経営幹部が組織の課題に対しての経営戦略を策定し、それに合わせて組織体制を決めていきます。そのため、経営課題および経営戦略は、組織図に反映されるのです。さらに、今後の経営課題や経営戦略を考えるベースになり、組織体制の変更は経営課題や経営戦略の変化と連動します。

権限や役割の明確化

組織活動は、権限の階層が明確でなければ責任の所在の曖昧さを招き、混乱するリスクがあります。例えば、事業部レベルで重要な決断をするために上層部の判断を仰ぎたい場合、組織階層が不明確であれば、誰に決裁を取れば良いのか分からず業務に支障が出てしまいます。 また、上層部がトップダウンで全社に周知をしたい場合にも、階層が不明確であれば連絡の遅れや伝達漏れなどのトラブルにつながる可能性があります。組織図は、企業の部門や部署を余すところなく記載し、どの部署や職位が誰と繋がっているのかを明示するため、指揮命令におけるトラブルを解消し効率化に役立つのです。

情報伝達の効率化

組織図は、組織内の関係性や役割が図で示されているため、誰が見ても分かりやすいものです。そのため次のようなメリットが生じます。

対外的なアピールができる

プロモーション戦略にはさまざまなものがありますが、組織図を活用すれば、自社が事業をどのようにして展開しているのかを明確に可視化できるため、社会的に意義ある事業を展開していることを対外的にアピールでき、社会的認知度やブランド力の向上に繋がります。

モチベーションのアップ

組織図があることで、従業員は自分の役割を把握することができます。また、将来自分の進むべきビジョンが見えるようになるため、モチベーションの向上に繋がります。人手不足とが課題となっている昨今、人材募集にかかるコストは年々上昇傾向にあります。せっかく雇用した従業員が退職しないようにするためにも、従業員のモチベーションを維持させる努力が必要です。

人材活用に役立つ

人事異動は、部署内の顔ぶれの適性と部署のニーズを考慮してスポット的に決められるケースもありますが、それでは社内の人材を最適に配置できません。組織図を利用して全体を見渡し、実行中の企業戦略を念頭に置きながら、全体最適を優先した人事異動が必要です。 優秀な人材が異動する部署は抵抗するかもしれませんが、そこで躊躇してるようでは変化の早い企業環境に適応することはできず、思い切った人事異動は仕事の属人化を防ぐ効果もあります。

03組織図を作る際の4つの手順

組織図には、基本となる作り方があります。大切なのは、組織図を作る際の基礎となる情報の収集、組織と役割の把握、組織の関連性の整理、図への落とし込みです。ここでは順番に解説します。

組織図を作る際の基礎となる情報を集める

まずはじめに、組織図の作成に必要な情報を集めます。社内にある従業員リストや、過去の組織図などを参考にしながら、連絡先の情報、従業員の顔写真、雇用形態の情報など、必要となる情報を収集します。

組織と役割を把握する

次に、組織図に入れる組織とその役割について把握します。 それぞれの組織が業務上のどのような役割を担っているのか、また、どの部門にどのような権限があるのかについてまとめておくことで、組織図の中に各部門の詳細な情報を盛り込めるため、より充実した仕上がりになります。

組織の関連性を整理する

組織構造を可視化するために用いる組織図は、組織の関連性が整理されていることが重要です。最終的な形としては、罫線などで部門同士がどのような関わりがあるかを表すため、作成にあたっては情報の整理が必要になります。

図に落とし込む

情報の整理が済んだら、まとめた情報を図に落とし込んでいきます。多くの企業では、次に挙げるようなものを活用して、EXCELで組織図を作成しています。

先述した組織図の種類のうちどの形を採用するかや、部署の数の多さなどによって、見やすくなる作成方法が異なるため、自社に合った形を模索することが求められます。

04組織を戦略的に利用する具体的な場面とは？

最後に、実際の業務においてどのような場面で有効に活用できるかについて解説します。

定期的な人事異動で活用

組織図を作成することで、組織の関わり合いやそれぞれの役割が明確になります。人事異動の際に組織図を活用することで、業務の関連性や、身につけさせることのできるスキルを踏まえながら、人材の育成において狙いを持った人材配置ができるようになります。

業務効率化に活用

また、組織図は業務の効率化にも活用することができます。 自社内の全体像を把握し、具体的な業務を可視化することにより、それぞれの部署に適切な業務の割り振りが行えるようになったり、部署間における必要情報の伝達スピードが上がったりするため、業務効率の改善に繋がります。

採用計画に活用

組織図でチームに不足している人材の枠が明らかになるケースもあります。このようなケースにおいては、採用の計画に組織図を活用できます。また、新たに部署を新設する場合にも、その親切する部署が自社においてどのような役割を担うのか、どのような人材が必要になるのかが可視化されやすく、次にどのようなスキルを持った人材を採用すべきか判断を下しやすくなるのです。

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05まとめ

企業の構造が可視化される組織図の特徴や、作成方法について解説しました。 組織図をきちんと構築することは、業務の効率化や人材育成、適切な人材採用など企業にとって多くのメリットをもたらします。 一度は作成したことがあるものの、企業規模の拡大に伴って古くなってしまっているという場合にも、ぜひこの機会に組織図を見直してみてはいかがでしょうか。