社内報の理想的な作成方法は？手順とポイントを紹介

01社内報とは？

社内報とは、従業員に会社のことを理解してもらうことで、経営理念・ビジョンに則った仕事を行えるようにしたり、社内間のコミュニケーションの機会をつくったりするための手段のひとつです。最近ではWebでの発行も増え、社内報のかたちは多岐にわたっています。

02社内報を作成する3つの目的

社内報には企業の風通しを良くするのはもちろん、会社の現状や方針を、全社員へ等しく伝えていくという役割があります。そのために意識してもらいたい3つの目的は次のとおりになります。

会社の理念を伝える

社内報は、会社の考えや理念を社内の人たちへ伝えたり、気持ちや想いを社内で共有したりするための社内間のコミュニケーション方法のひとつです。会社の歴史や経営方針は、定期的に伝えていかなければなかなか浸透しませんし、大企業では会社が何を考えているのか従業員はわからなくなりがちです。 会社がどの方向に向かっているのか、同じ会社で働く従業員はどのような人たちなのかを伝えるために、ぜひ社内報を活用することをおすすめします。

従業員に情報共有をする

社内報を通じて、従業員への情報共有をすることで、一人ひとりの意識と行動を変えるきっかけづくりができます。 他部署の従業員との交流が少なかったり、支店が多かったりする場合、社内で活躍している従業員がどのような人なのかわからないという社員もいるでしょう。それも社内報を通じ、社内で何が起きているか、他の従業員はどのように頑張っているのかを知ることで、刺激を受けて日々の業務で前向きに取り組める効果を期待できます。 例えば社内でMVPを受賞した従業員を社内報に載せて紹介することで、従業員のモチベーションアップにつなげられます。

企業文化の浸透のため

社内報はそれぞれの会社が独自に発行できるものであるからこそ、企業文化の浸透において大きな役割を果たせます。 社内報コンテンツは自由に、その会社ごとに決めて良いのです。耳で聞くだけでなく、文章や紙、Web媒体上でのコンテンツで伝えることにより、従業員によっては企業文化も受け入れやすくなるでしょう。使い方によっては、社内報は企業力を高めるための強力なツールとなります。

03社内報の種類

かつては紙で発行する社内報が一般的でしたが、最近ではWebやアプリで読める社内報も増えています。ここでは紙とWebの社内報、それぞれのメリット・デメリットについて、具体的にご紹介していきます。

紙面の社内報

紙で発行する社内報のメリットとしては、まず端末などが必要なく、どこでも誰でも見られる点にあります。自ら見ようとしなくとも、プッシュ型にして社内に置いておけば、強制的に見せることができます。 また、Web社内報に比べてより多くの表現方法を適用でき、デザインやレイアウトの自由度が高いのもメリットです。 一方、デメリットとしては、発行コストが高い点です。発行部数が多くなればなるほどコストはかかるため、社員数に比例して出費額が増します。そして、Web社内報に比べて情報の鮮度が低い、印刷後は内容の追加、修正、削除ができない、保管する場所を確保しなければならない、見る人を制限することができない、などといったメリットもあります。

Webの社内報

Webで発行する社内報のメリットは、紙面の社内報より柔軟な対応が可能ということです。鮮度の高い情報を伝えられますし、一方的な発信ではなく双方向のコミュニケーションが可能になります。また、発行後も内容の追加、修正、削除ができたり、見る人を制限したりすることが可能です。発行コストは定額で、保管場所を考えずにたくさん発行できるという点もメリットと言えます。 一方、デザインやレイアウトの自由度が低い点はデメリットです。また、更新の際には通知をしないと従業員に気付かれにくいという欠点もあります。そして、Web媒体の場合、見てもらうためにはインターネット環境が必要となります。

04社内報を構成する要素

社内報を構成する要素は、企業ごと自由に決めることができます。しかし、コンテンツ決めで頭を悩ませる作成担当者も少なくありません。ここでは代表的な社内報の構成要素を取り上げて紹介します。

トップのメッセージ

トップメッセージを発信することで、会社の経営方針やビジョンの浸透が狙えます。新たな社内の取り組みなどについて発信すると従業員の理解・共感も深まり、エンゲージメントの向上を期待できます。

従業員インタビュー

従業員へのインタビューや、座談会の内容を掲載すると、社員同士の相互理解に効果的です。同じ会社で働く人たちのことを知り、一人ひとりのモチベーションが向上することによって、企業全体の活性化にもつながるでしょう。

職場・従業員紹介

職場・従業員紹介では、事業部間連携が取れたり、職場の一体感を生み出したりする効果を期待できます。各拠点の取り組み、拠点ごとに行われている研修や勉強会などの内容を紹介すると、職場環境・企業文化の理解にもつながります。

業務効率化への工夫

業務効率化への工夫を紹介するのもおすすめです。どうやったらもっと業務を効率よく行えるかと頭を悩ませている現場責任者は少なくありません。 ベストプラクティスを紹介したり、ハイパフォーマー社員へのインタビューを掲載したりすることで、従業員へ気付きや刺激を与えることができ、人材育成に役立ちます。

新商品・サービスの紹介

新商品・サービスの紹介も社内報を使うことで、実際のイメージや詳細な説明を従業員へ伝えやすくなります。事業環境や市場トレンドの理解を深めるのに効果的です。

05効率的な社内報の作成手順

社内報を作成するにするべきこと、そして効率的な作成手順を知ることで、毎回の社内報づくりで担当者の手間や負担を削減できます。以下で手順を追いながら、それぞれ具体的に紹介していきます。

企画・コンテンツを決定する

まずは企画・コンテンツを決定します。例えば4月には新入社員紹介、秋には内定式など、季節に合わせた企画を組むと従業員の心をつかみやすくなり、おすすめです。 そのほか、経営方針や企業理念、会社情報など、基本的なコンテンツもまず間違いがありません。ポップな社内メディア向けの企画、企業が掲げるミッションやビジョンを伝えるコンテンツ、社内報の内容は自由です。 決定する際には、従業員に何を伝えたいか、何を提供したいかということを考えて決めると、ひとつひとつにブレが生じにくくなります。

年間発行スケジュールを決める

次に年間発行スケジュールを決めます。社内報は定期的に発行することになります。その年にいくつ社内報（記事）を発行するのか、入社式や内定式、忘年会など季節ごとの企画などをもとに決めていきます。

情報収集・取材

情報収集・取材では、それぞれのコンテンツごとにどのくらいのボリュームの情報があれば良いのかをあらかじめ考えます。取材やインタビューをする場合はアポイントメントを取るなど、事前準備をしっかりして、機会を有効に使えるようにしましょう。

執筆

素材が集まったら、執筆を開始します。タイトルとアウトラインをまず作成し、伝えるポイントを絞ることが重要です。

レイアウト決定

執筆が完了したら、レイアウトを決定します。読者が見やすいように、レイアウトを工夫し、色や字体にもこだわりましょう。いちからデザインする負担が大きい場合は、サービス会社を使うのもひとつです。プロのレイアウトを見ることで参考になったり、今後に活かせるヒントを得たりすることもできます。

校正・最終チェック

最後に校正・最終チェックを行います。誤字脱字・画像・構成を中心に原稿を確認しましょう。Web社内報の場合は、全体を通してみて問題はないか、複数人で確認すると良いです。紙社内報の場合は、まず一部だけを印刷し、実際に画像がずれていないかなど、正確な確認作業が必要です。発行後に修正が見つかっても、修正することはできないので注意しましょう。

発行・効果検証

発行まで完了したら、社内でも社内報を発行したことを宣伝し、多くの社員に見てもらうように工夫をしましょう。社内SNSや掲示板などで、アナウンスすると効果的です。 発行後は効果検証を行います。社内報は、発行することが目的ではありません。理念浸透による成果の向上や社内活性化につながるように、チェックとアクションを必ず行いましょう。

06社内報を作成するときの注意点

社内報はただ作って終わりではありません。発行にはコストがかかっており、より多くの従業員に見てもらえるように工夫していく必要があります。ここでは社内報を作成するときの注意点、注力すべき点についてお伝えします。

読んでもらえるようなコンテンツ・レイアウトを考える

まず、企画、コンテンツ、レイアウト決めの際にはより読者を惹きつける内容、見栄えを意識しましょう。社内報におけるデザインは読者の第一印象を左右するものであり、非常に重要なものです。 部署や従業員紹介、活動報告、経営者からのメッセージや経営指針など、社内報の内容は自由であるがゆえに多岐にわたります。その中で、伝えたい内容・言葉を読者に読んでもらい、さらに記憶に留めてもらうには、文章の面白さのみならず、社内報全体のデザインも重要です。 小説とは違い、文字の羅列のみでは硬い文章を好まない人に読んでもらえなくなります。誰もが読みたくなる社内報にするために、書体選びなどでデザインを工夫してみるのもひとつの手です。

効果検証をもとに改善点を考える

発行後には効果検証を行い、改善点を考えましょう。その記事によって、社員のモチベーションが上がったのか、コミュニケーションが増えたのか、それともあまり見てもらえなかったのかなどを確認します。 紙媒体などであれば読者アンケートをとっても良いですし、Web媒体であればアクセス度を解析したり、いいねなどのリアクション機能を追加したりすると読者の反応がわかりやすくなるはずです。その結果を受けて改善点を考え、次の社内報はどのような記事・内容にするのかを決定しましょう。

定期発行できるようにスケジュールを組む

社内報は一度きりの発行ではなく定期的に発行し、従業員へ社内報の存在を浸透させることが重要です。 しかし、社内報ひとつ発行するためには発行するまでその号のことで頭がいっぱいになりがちで、発行して一息つく間もなく、バタバタと次の号の準備を行うケースも少なくありません。発行だけでなく編集会議や取材などを含めた作成スケジュールもしっかりと組み、充実した内容の社内報を発行できるようにしてください。

07まとめ

社内報の理想的な作成方法や手順とポイントについて紹介しました。社内報を通して、会社の成り立ちや歴史、一緒に働く従業員の取り組みへの様子について伝えていくことで、従業員の働く意義や意識もより良いものへと変えていけます。 よりよい会社づくりのために、ぜひこの記事を参考にして、魅力的な社内報を発行してください。