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シェアードサービスとは?導入するメリットと注意点について解説する

公開日:2021/08/26
更新日:2021/09/09
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シェアードサービスとは?導入するメリットと注意点について解説する | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

近年、業務の集中による効率化に行うためのシェアードサービスが注目を浴びています。では、このシェアードサービスとはいったいどのような内容なのでしょうか。本記事では、シェアードサービスをキーワードにその特徴や導入のメリットについて解説していきます。本記事を参考に業務集中による効率化を実践していきましょう。

 

シェアードサービスとは

シェアードアサービスとは、複数のグループ会社からなる企業がコーポレート業務を1箇所に集めて集中化させることによる企業改革のことです。コーポレート業務(間接業務)とは、「経理・財務」「人事」「総務」「法務」「情報システム」など、バックオフィスとも呼ばれる部隊での業務を指します。これからの業務は、標準化することで集中化を図ることが可能な業務であり、集中化によりグループ企業全愛の業務効率化を実現します。

シェアードサービスの目的

シェアードサービスの最大の目的は「経営の強化」です。共通する業務をシェアードサービスに集約することで、より効率化を図ることを目的としています。業務の効率化だけではなく人事や設備コストをおさえられるなどの効果も期待できる点では、シェアードサービスの特徴といえます。

シェアードサービスセンター(略:SSC)とは

シェアードサービスセンター(略して:SSC)とは、シェアードサービスを導入する際に集約した機能を請け負わせる子会社のことを指します。このシャア―ドサービスセンターは、独立した組織として扱われグルーブ企業以外の業務を請負い売上を上げることも可能です。

 

シェアードサービスの対象となる業務分類

シェアードサービスの対象となる業務は大きく分けて2つに分類できます。シェアードサービスは、ルーティン業務と専門性の高い業務に分類することが可能です。この2つについて、具体的にどのような業務を分類すればいいかをご紹介します。

ルーティン業務での分類

ルーティン業務とは、いわゆるマニュアル化が可能な業務を指します。具体的には、社会保険の加入手続き、給与計算、債務管理、一般会計や福利厚生手続きなどがあたります。これらの業務については判断が必要な側面もありますが、基本的な処理は手順化することが可能であり、グループ会社内でも統一化した処理が可能です。

専門性の高い業務での分類

次に専門性の高い業務として、資金調達、内部監査、管理会計、人事制度の構築などが対象です。これらは、マニュアル化はしにくい業務ではありますが、シェアードサービス化を行うことで効率的に対応が行える業務でもあります。ノウハウを蓄積し、グループ全体への効果の高い対応を期待できます。

 

シェアードサービス実施の組織形態

次にシェアードサービスを実際に行う際の組織形態について解説します。組織化には、子会社化と部門化の2つの形態が想定されます。それぞれの違いを比較して、自社が行う際に有効な組織形態がどちらであるかを見極めていきましょう。

子会社化設立を行う場合

最初に紹介するのが子会社設立の場合です。子会社設立とは、グループ会社のコーポレート部門をきりだし1つにまとめて子会社化することを指します。子会社化する際には、従来の会社とは切り離され別法人として取り扱われるため、グループ会社以外の案件を受託することも可能です。子会社化を行う場合には、人の受入れも新規で行います。新規とは、従来属していた会社を退職し転籍の形を取る場合が多く、場合により新規に人材採用を行うこともあります。子会社化であることから、連結決算の対象にもなる点に注意が必要です。

本社における一部門として設立する場合

本社の中にシェアードサービスを行う部門を立ち上げ、グループ会社の人材が転籍または出向の形で勤務する場合もあります。子会社化を行うよりも簡易な手続きで実施が可能であり、人材のローテションもしやすい特徴があります。本社一括でコーポレート機能を運営することで、経営方針の反映もしやすく方向性の変更などにも随時対応可能なメリットがあることが特徴です。

 

シェアードサービスと類似用語の違い

次にシェアードサービスと類似用語との違いについて解説していきます。類似用語との違いを理解することで、シェアードサービス自体の理解を深めることができます。同時に、ビジネスにおいて正しい用語を利用するためにも、それぞれの違いを理解しておきましょう。

アウトソーシングとの違い

アウトソーシングは簡単に言えば業務を外注することを意味しています。シェアードサービスは、アウトソーシングの一種です。一般的にアウトソーシングといえば、自社の業務を他社(外部企業)に依頼することを指します。シェアードサービスは各社が、本社の一部門、または、子会社に業務を外注することで運営されるため、資本関係の有無の面で違いがあると考えておきましょう。

BPOとの違い

BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)とは、業務プロセスの一部について業務の企画や設計、運営と実務までを専門の企業へ外部委託することを指します。業務を外部委託することは、アウトソーシングと同じようにシェアードサービスとの根本的な違いがあります。加えて、企画から全てを外部に依頼することで自社内にはノウハウの蓄積ができなくなる点での違いもあり根本的な概念が異なる点を理解しておきましょう。

 

シェアードサービス導入メリットとは

次に、シェアードサービスを導入することでの起きるメリットについて解説していきます。シェアードサービスを導入する企業がある理由は、メリットがあるからです。自社におけるシェアードサービス導入を検討する上で、どのメリットを採用したいかと比較していきましょう。

コスト削減

コーポレート業務の一元管理において、人件費や管理コストの削減が可能です。各社に在籍していた人材を減らすこと、二重管理となっていた管理を一元管理することでの管理コスト削減は、予測しているよりも大きくなる可能性があります。グループ全体でのコスト削減効果はより大きなものとなるため、シェアードサービスの最大のメリットといわれています。

業務の効率化

一カ所にコーポレートの機能を集中することで、業務ノウハウの蓄積ができ業務の効率化に期待できます。集中化することで、各社に散財していた処理を統一化することや、業務プロセスの簡素化なども期待でき、結果として生産性の向上、効率化の促進だけではなく精度の向上にも期待を持てます。

グループ経営の向上

コーポレート機能が集中化することで、各社の情報を一元管理することが可能です。この結果、各社の状況を以前に比べ早く比較し吟味することで、グループ全体の経営向上にも期待できます。特に財務面については、各社からの売上をもとにした決算処理の早期化などが代表的な経営指標の早期化が実現します。

社員の意識改革

各社の一担当者から、シェアードサービスつまりグループ全体のコーポレート機能を司る人材としての意識改革も起きてきます。責任感が増すこと、専門知識の習得などモチベーションの向上による意識改革は企業運営の中でも重要な事柄です。コーポレート機能に関わる人材の成長は、各社の管理機能の強化につながり良い意味での影響を与えることにもつながります。

 

シェアードサービスを導入する際の注意点

次にシャア―ドサービスを導入する際の注意点について解説していきます。導入のメリットと比較して注意点を確認し、どちらの方がよりウエイトが高いかで導入の有無を決めていく必要があります。注意点への懸念が高い場合には、懸念点の解消を先に進める必要があります。

初期投資が必要

子会社化する場合でも、本社の一部門化にする場合でも初期投資は必要です。パソコンやネットワークなどの環境、管理システムの導入などの費用を算出し予算化する必要があります。管理システムの導入などは、高額となる場合もあるため、あらかじめ予算化と機能比較などを行い無駄にならない投資を行う必要があります。

担当者不在による効率の低下

制度導入前には、自社にいたコーポレート部門が不在となることで、今までと同様の処理が行えないケースがあります。こうしたことを理由に処理の効率が低下する可能性も懸念されるでしょう。効率低下を抑制するには、業務フローや情報連携の見直しを行いながら新しい業務フローを作成、周知しておく必要があります。

モチベーションの低下

シャア―ドサービスの実施による転籍や出向を望まない人材もいます。異動を好まない人材にとっては、シェアードサービスの導入によりモチベーションが低下する可能性があります。こうした場合には、シェアードサービス導入における意義や、期待を伝えることでモチベーションの低下を抑制していく必要があります。

 

シェアードサービス導入企業の事例

最後にシェアードサービス導入企業の実例についてご紹介します。シェアードサービスの成功企業として代表的な企業です。成功事例を学ぶことは、今後のシャア―ドサービス導入の大きなヒントを得られるため、詳細な内容も確認していきましょう。

P&G

世界最大の消費財メーカーであるP&Gもシェアードサービスを導入し成功した企業です。1999年、経理・財務部門を中心に組織変革を実施し、80カ国以上で組織ごとに行われてきたバックオフィスの業務を集約しグローバルなシェアードサービス組織を創設しています。この取り組みのより10億ドルを超えるコスト削減、売上原価を3割以上下げることに成功したと言われています。

大和ハウス工業株式会社

大和ハウス工業では、2012年からシェアードサービスを導入し82の事業所が個別に行っていた経理・財務業務を本社に集約しています。結果的に各事業所は必要な経理データを準備するだけで支払通知書等が取引先に確実に送付されることを実現。担当者の作業負担が減ったことで、ミスの削減につながっています。

 

まとめ

本記事では、シャア―ドサービスをテーマに事例や導入における企業メリットまでをご紹介しています。会社の変革につながるシェアードサービスを展開することで、業務のあり方が根本から変ることもあります。本記事を参考にぜひ、自社のシェアードサービス導入を検討してください。

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