スモールステップ法を職場に取り入れるメリットと具体的な使い方

01スモールステップの基本情報

まず、スモールステップの意味や原理として生まれた背景、会社の人材育成で注目される背景について解説します。

スモールステップとは目標を細分化して達成を目指す手法

スモールステップとは、目標を細分化して達成を目指す手法のことです。大きな目標を設定する際に、圧倒されてしまったり難しいと感じたりして、途中で挫折することが考えられます。そこで、目標達成までの過程を短く区切り小さな目標とすることで、最終目標に確実に近づいていくことを可能にする考え方です。

アメリカの心理学者バラス・スキナーが提唱した原理

スモールステップは、アメリカの心理学者であるバラス・スキナーが提唱した、「プログラム学習」の5つの原理のひとつです。スモールステップの原理は、失敗が定着する危険性を考慮し、学習のステップを細かく設定することで、学習者の失敗をなるべく避けることを目指します。 プログラム学習では、ティーチングマシンという専用のデバイスが使用されますが、少しずつ難易度を上げることで、学習意欲を保ちつつ各ステップをクリアし、複雑な行動の習得に近づくことができます。 スモールステップの原理は、当初は教育現場や心理療法に活用されていましたが、その汎用性の高さから、子育てや人材育成など幅広く応用されるようになっています。

スモールステップが会社の人材育成で注目される背景

昨今の人手不足や、企業を取り巻く変化のスピードが速いことなどで、社員のスキルアップやモチベーション向上のためのさまざまな取り組みを行う企業が増加しています。その中で、スモールステップ法も、ひとつの効果的な人材育成の手法として注目されるようになりました。 社員の自主性を育て、自らの気付きにより潜在能力を引き出しため、多くの企業がコーチングを導入していますが、その際にもスモールステップの視点が効果を発揮します。また、短いスパンで小さな目標を達成することで、ストレスによるバーンアウトなどを未然に防ぐことが期待されます。

02スモールステップ法のメリット

スモールステップ法は、ビジネスにおけるさまざまな目標の達成や課題への取り組みに役立ちますが、指導される社員だけでなく指導をする上司にとってもメリットがあります。ここでは、スモールステップ法のメリットを大きく3つに分けて解説します。

目標達成までモチベーションを維持しやすくなる

スモールステップ法のメリットとして、目標達成までモチベーションを維持しやすくなることが挙げられます。中長期的な目標は、時に達成不可能な大きな壁のように感じられることも考えられます。しかし、スモールステップ法により細分化された小さな目標に焦点を合わせるなら、モチベーションを低下させることなく着実に進められるようになります。 また、細分化された目標は難易度が下がるため、失敗をすることが減り、成功体験の繰り返しがモチベーション向上にも繋がると期待できます。社員一人ひとりが仕事に対するモチベーションを維持することで、チーム全体の作業効率化、生産性向上にも繋がるでしょう。

問題や課題に気付きやすくなる

スモールステップ法により、細分化された目標に取り組むと、業務の中の問題や課題に気付きやすくなるのも大きなメリットです。社員は、自身の得意分野に加えて苦手分野にも気付くようになり、さらなるスキルアップを目指すことが可能になります。 また、最終目標の達成に障害となり得る課題にも気付きやすくなり、早期発見、早期解決に繋げやすくなるでしょう。目標の細分化により遠回りになる印象を受けることも考えられますが、問題の早期発見という観点から見ると、目標達成のための確実の方法であると言うことができます。

上司にとって指導がしやすくなる

スモールステップ法のメリットとして、上司にとって指導がしやすくなることも挙げられます。細分化された目標は、達成までの期間が短くなるため、ポイントを絞った小まめなフォローを可能にします。また、部下のできることとできないことの判断が容易になるため、的確な指導を行えるようになるでしょう。 上司にとっても指導がしやすいため、指導の精度が上がるとともに、指導者としての自信をつけることにも繋がります。

03スモールステップ法の使い方

ここでは、スモールステップ法の使い方を、大きく3つの分けて解説します。

最終目標を設定する

スモールステップ法を実践する際に、まずは最終目標を設定します。最終目標は、できるだけ明確で具体的なものにします。例えば、売上や顧客獲得に関する目標を設定する場合は、具体的な数字を提示することがポイントです。多少難しいと思える目標でも、中長期的な観点で設定するため、問題はありません。

目標を達成するためにやるべきことを細分化する

次に、目的を達成するためにやるべきことを細分化します。目標達成までの期間やプロセスをよく確認し、社員のレベルやスキルに合わせて細分化します。各ステップを、社員が無理なく達成できる難易度や分量に設定するのがポイントです。 スモールステップ法において重要なのは、少しずつ難易度を上げていくことであるため、特定のステップが他と比較して極端に難しいと感じられる場合は、さらに細かく分けることも検討できるでしょう。

細分化したステップをひとつずつこなしていく

いよいよスモールステップ法の実践段階として、細分化したステップをひとつずつ確実にこなしていきます。無理のない難易度と分量に設定しているため、はじめは比較的簡単にクリアできると考えられます。達成状況が可視化できるように情報管理・共有をしたり、特定のステップをクリアした際に何かしらのご褒美を用意したりするのも効果的です。 フォローアップをしっかりすることで、問題点や課題点の修正を迅速に行うことができます。また、記録をつけておくと、次回の実施の際に役立てることもできるでしょう。

04スモールステップ法の注意点

スモールステップ法は、目標を細分化して達成実現を目指す効果的な方法ですが、注意点もいくつかあります。ここでは、スモールステップ法の注意点を大きく3つ解説します。

行動が具体的になるように目標を細分化する

スモールステップ法を実践する際の注意点として、行動が具体的になるように目標を細分化することが挙げられます。スモールステップ法の目的は、難易度が高い、もしくは複雑な目標を、できるだけシンプルな方法で達成可能にすることです。社員にとって理解しにくい、漠然としたステップにならないように、目標を細分化する際の作業に注力しましょう。

細かく分けすぎると逆効果になる場合がある

スモールステップ法の注意点として、細かく分けすぎると逆効果になる場合があることを挙げられます。目標を細分化することで、達成までのプロセスが増えることになります。そもそも何を目標としているのか、全体像が掴めなくなると、社員のモチベーションを低下させることに繋がってしまうでしょう。

目標達成に時間がかかる場合がある

スモールステップ法により、目標を細分化すると達成すべき課題が増えることになるため、目標達成に時間がかかる場合があることも注意点として考慮する必要があります。特に、目標達成を急がなければならない状況では、スモールステップ法の実践が難しい場合もあるでしょう。 また、スモールステップ法は細分化したステップを着実に達成していく方法であるため、結果をすぐに出したい場合には不向きであると言えます。

05スモールステップ法の具体的な実践例

スモールステップ法のメリットや使い方について解説しましたが、ここでは、具体的な実践例を3つ紹介します。

売上目標を達成する場合

売上目標を達成する場合に、スモールステップ法を実践することができます。例えば、「年間5,000万円の売上を目指す」と言われても、実際に何をすればいいのかイメージが湧かないかもしれません。そこで、年間5,000万円を1ヵ月ごと分け、余裕をもって500万円に設定します。 それから、月間売上500万円を達成するためにするべきことを細分化します。「顧客先候補を10件リストアップする」「1日20件の営業電話をかける」「SNSを使った情報発信を1日2回行う」「商品や市場についてのリサーチを1日30分行う」などを小さなステップとして設定できるでしょう。

スケジュール管理が苦手な社員を指導する場合

スケジュール管理が苦手な社員を指導する場合にも、スモールステップ法を活用できます。例えば、該当する社員が紙媒体でスケジュール管理をしているなら、ITツールやグループウェアの導入を勧めることができるでしょう。次に、終わったタスクにはチェックを付けることを習慣化させます。 会議への出席を意識させるために、スタート時に会議への意気込みを語り共有する「チェックイン」を導入することもできます。会議の冒頭で一言話す機会が与えられると、そのための準備をするようになり、会議の日時を意識するようになると期待できます。

会議中にやる気がなさそうな社員を指導する場合

会議中にやる気がなさそうな社員を指導する場合にも、スモールステップ法が役立ちます。会議中に上の空であったり、居眠りをしたりする社員がいるとします。毎回注意したり怒ったりしても治らないと、やる気がないと結論付けてしまいがちです。 そのような社員を指導する際には、まず、当該社員が会議でやる気が出ない理由を分析します。該当する社員が居眠りをしても会議が滞りなく進むということは、役割が全くないと考えられるでしょう。そこで、スモールステップとして会議中に役割を与えるようにします。例えば、「必ず1度は発言する」「会議の要点をまとめる」など、社員の能力に合わせた小さな役割を与えることで、会議に参加する態度が大きく変化する場合があります。

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06まとめ

スモールステップ法を職場にとれるメリットや使い方を、具体的な実践法とともにまとめました。スモールステップ法は社員のモチベーションを維持しつつ、大きな目標を達成するのに効果的な方法です。企業の業績向上や成長のために、さまざまな目標の設定は欠かすことができません。達成が困難または時間がかかると予想される場合は、スモールステップ法で一歩ずつ確実に前進することを検討してみてください。