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ビジネス用語のタスクとは?タスク管理のメリットや導入のポイントを解説

公開日:2021/05/28
更新日:2021/08/13
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ビジネス用語のタスクとは?タスク管理のメリットや導入のポイントを解説 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

個人においても企業においても、タスク管理は業務効率化を図るための重要なポイントのひとつです。そもそもタスクにはどのような意味があるのでしょうか?ここでは、タスクの定義やタスク管理のメリット、方法や導入のポイントについて解説します。

 

タスクとは

そもそも「タスク」という言葉にはどのような意味があるのでしょうか?タスクの定義や似ている言葉との違いについて解説します。

タスクの定義

「タスク」とは、「課された仕事」「小さな仕事の単位」と定義できます。ひとつの仕事の場合は「シングルタスク」、複数の仕事を並行して行うことを「マルチタスク」と呼びます。仕事の単位という点で「ToDo」にも似ていますが、一般的にタスクには期限があるので、優先順位が高くなります。 期限付きである目的のために集められたチームを「タスクチーム」と呼ぶことがあります。より緊急性が伴っている場合は「タスクフォース」と呼ばれ、短期解決を目指して適材適所の人材配置でチームが組まれます。

プロジェクトやスケジュールとの違い

タスクと同様の頻度で使用される言葉に、「プロジェクト」や「スケジュール」があります。プロジェクトとは、ある目的のために組織されたチームや計画のことです。すぐに取り掛かれる小さな仕事がタスクであるのに対し、プロジェクトは小さな仕事をすべて足した大きな計画であるといえます。 スケジュールも、課された仕事を行うことと関係している点で、タスクと似ています。しかし、タスクは期限内に遂行するのに対し、スケジュールの場合、実施する日付や時間が決まっています。

タスクは管理するもの

漠然とタスクを進めていくと、期日に間に合わない仕事が発生する場合があります。また、プロジェクトを進めるにあたり、タスクは複数あり、さらに他の従業員と協力する必要もあります。 期日に間に合わなかったり、仕事内容を間違ってしまったりすると、個人や企業に大きな損害をもたらします。そこで、タスク管理をして、すべてのタスクが期日までに完了するように計画しなければなりません。

 

タスク管理をするメリットとは?

タスク管理には4つのメリットがあり、それぞれのメリットを解説します。

タスクの可視化ができる

タスク管理をするメリットのひとつは、タスクの可視化ができることです。業務上、やるべき仕事はひとつとは限りません。また、作業中に新たなタスクが生じる場合も多々あります。やるべき仕事を頭の中で整理したとしても、いつの間にかやるべきことを間違えたり、忘れてしまったりすることがあります。 また、タスクには期限があるため、やるべき時がタスクによって前後します。これらをすべて把握して 、完璧にこなすのは難易度が高いといえるでしょう。タスク管理によりタスクの可視化ができれば、いつでもタスクの確認ができ、ミスを最小限に減らすことにつながります。

作業効率化につながる

タスク管理をすることで、未完了と完了の仕事が一目でわかるようになります。どの仕事からとりかかろうか考える必要がないので、無駄な時間を省いて作業を効率的に行えるようになります。また、不必要な作業や準備を行うことも防ぐことができ、やるべきことに労力を費やすことができます。 作業を効率的に進めることは、期日への意識を高めることにもつながります。2度手間や不必要な残業を減らすことにもなり、余裕をもって日々の作業に取り掛かることができます。

優先順位が付けやすくなる

タスク管理をすることで、今やるべきことの優先順位が付けやすくなります。複数のプロジェクトにかかわっている場合、優先順位を付けて作業を進めることは非常に重要なポイントになります。優先順位がはっきりしていれば、横やりで仕事が入った場合にも、対応できるかどうかがすぐに判断できます。 タスク管理をして、優先順位に従って作業を進めることで、作業の漏れ、重複、ミスを防ぐことになり、プロジェクトの成功につなげることもできます。

チームでタスクを共有できる

タスクをひとりで抱え込むことにはリスクがあります。タスク管理をすることで、チームでタスクを共有し、協力しながら進めることができます。ミスが起こりそうなタスクへの注意喚起、コツやアドバイスの共有なども可能です。 体調不良によりタスクをこなすのが難しい場合でも、タスク管理ができていれば、素早い連絡により、お互いにフォローすることが容易になります。プロジェクトにかかわるチーム全体のパフォーマンスを安定させるためにも、タスク管理は大切なポイントといえます。

 

タスク管理の4つの方法

タスク管理の方法を4つ、ご紹介します。

手書きで管理する

誰でも簡単にタスク管理ができる方法として、手書きで管理することが挙げられます。手帳、メモ、付箋、ノートなど、紙に直接書いて管理する方法です。思い立った時にすぐに行える手軽な方法で、自分にとってわかりやすいようにアレンジすることも可能です。チームでのタスク管理には、ホワイトボードの使用も可能です。 ただし、複数のプロジェクトに携わるなど、タスク量が多い場合は、書く作業に労力を奪われてしまうことになります。また、個人のタスク管理には手軽な方法ですが、リモートワークを導入しているチームで行う場合は難しいといえるでしょう。

メールを使って管理する

メールをタスク管理に用いることも可能です。特に、社内外の連絡ツールとして、メールを頻繁に利用している場合は、すぐに導入できる手軽な方法にもなります。具体的な例として、案件ごとにフォルダ分けをして、完了していないものを未読に設定したり、フラグを立てたりして、差別化します。 メールを使う方法は、チームで共有することが難しいというデメリットがあります。また、度重なる返信などで、メールボックスにまとまりがなくなってしまう可能性があります。整理をするのに時間がかかってしまうと、本来の目的から逸れてしまうことになります。

表計算ソフトを使って管理する

ExcelやGoogleスプレッドシートを使って、タスク管理を行うこともできます。Excelは業務用のパソコンに備わっていることが多く、表やフォーマットを作成することで、すぐに開始することができます。 Googleスプレッドシートを利用するなら、オンライン上でチームでの共有も簡単に行えるようになります。各項目を優先度に合わせて色分けしたり、担当者の名前や期日を入れたり、進捗状況がわかるようにしたりできます。関数などを活用することで情報も自動更新されるので、チームで最新の情報を共有することが可能です。

タスク管理ツールを導入する

タスク管理ツールの導入を検討することもできます。タスク管理を目的として開発されているので、自社に合うものを選ぶことで、すぐに導入することが可能です。表計算ソフトのように、表やフォーマットの作成も必要ありません。 ツールによってさまざまな機能があり、価格も異なるため、どのツールが最適なのか調べたり、選んだりする労力がかかります。しかし、一度導入して軌道に乗ると、タスク管理を効率的に行えるようになり、効果を実感できることでしょう。

 

社内でタスク管理ツールを導入する際のポイント

社内でタスク管理ツールを導入する際のポイントは以下の3つです。

導入費用と機能の数

タスク管理ツールといっても、さまざまな種類があるので、自社に最適なものを選ぶ必要があります。シンプルにタスク管理がしたければ、無料のツールでも十分な場合があります。ただし、機能性を求める場合や、大人数で使用する場合は、有料になるケースが多いでしょう。 タスク管理ツールの機能としては、カレンダーとの連携、項目ごとの絞り込み、新しいタスクや変更の際の通知などがあります。機能が多すぎても使いこなせない場合があるので、実際に使う機能があるか確認するとよいでしょう。

使いやすさ

チーム全体にとって使いやすいかも確認する必要があります。操作性や使用できる端末についても考慮しましょう。PC、タブレット、スマートフォンに対応しているなら、場所を選ばず情報の共有がしやすくなります。 はじめにタスク管理ツールの無料版を試しに導入してみるのも良いかもしれません。使いやすさを確かめることで、スムーズな本格導入につなげることができます。

運用ルールを明確にする

タスク管理ツールは便利なツールであるとはいえ、メンバー一人ひとりが目的を理解して運用することが大切です。ルールを無視した使い方をする人がいると、チーム全体に混乱を招くことになりかねません。 はじめに運用ルールを明確にして、説明会や勉強会を開催することも有効でしょう。最初は面倒に感じる人もいるかもしれませんが、全員で運用ルールを守って使用することで、効率的にタスク管理ができるようになります。また、導入することで満足するのではなく、改善に向けて運用の見直しを定期的に行うことも大切です。

 

人材育成の手法としてのSchooビジネスプラン

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Schooビジネスプランの講座では、体系的な社員研修だけでなく、自己啓発を通じて自発的に学び、成長できる人材を育成することが可能です。

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指示待ち部下が自ら考え動き出す!

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「最近の若いものは……」というのは、人類永遠のテーマ。 上司と部下との間で起こるミスマッチ。 そこからくる人間関係のストレス。 この悪循環を断ち切る方法をお伝えします

 
担当講師:大平 信孝先生
目標実現の専門家 メンタルコーチ

株式会社アンカリング・イノベーション代表取締役。 第一線で活躍するリーダーのためのメンタルコーチ。 目標実現の専門家。中央大学卒業。長野県出身。 脳科学とアドラー心理学を組み合わせた、独自の目標実現法「行動イノベーション」を開発。 その卓越したアプローチによって、これまで1万人以上のリーダーの人材育成に関する悩みを解決してきたほか、経営者、オリンピック出場選手、トップモデル、ベストセラー作家、ビジネスリーダーなど各界で活躍する人々の目標実現・行動革新サポートを実施。 その功績が話題となり、各種メディアからの依頼が続出している。 リーダー向けの企業研修やパーソナルコーチングは、現在3カ月待ちとなっている。 さらに2018年からは年間セミナーである「行動イノベーションアカデミー」を運営。 「行動イノベーション・メソッド」により業績を上げる人に留まらず、人間関係や心身の健康にも効果を実感する人が続出。 数多くのリーダーに、研修、講演、個人サポートを提供している。 これまでサポートしてきた企業は、IT、通信教育、商社、医療、美容、小売りなど40以上の業種にわたる。 8冊の著作の累計発行部数は18万部を超え、中国、台湾、韓国など海外でも広く翻訳されている。 おもな著書に、『本気で変わりたい人の行動イノベーション』( だいわ文庫)、『先延ばしは1冊のノートでなくなる』(大和書房)「指示待ち部下が自ら考え動き出す!」(かんき出版)などがある。 日刊メルマガ「行動イノベーション365・ネクストステージを目指す! 行動のヒント」を毎日配信中!

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決算情報を読み解きながら学ぶ財務スキル

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この授業では「決算情報から、企業を研究する方法を学び、事業・戦略・財務などを読み解く力」を解説します。

 
担当講師:野添 雄介先生
株式会社ストレイナー 代表取締役CEO

2014年にDeNA入社。フィンテックベンチャーを経てStockclip株式会社(現・株式会社ストレイナー)を創業。「経済情報をもっとシンプルに」をミッションに掲げ、決算資料を中心とした"ファクト情報"を中心に社会のトレンドを考える経済メディア『Strainer』を運営。

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アイデア量産の思考法

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本授業は、努力しているのにアイデアが浮かばない人のために新しいマーケティング手法の1つである「新奇事象」を通じて「アイデアの種」をゲットしてもらう授業です。

 
担当講師:松本 健太郎先生
株式会社JX通信社

1984年生まれ。龍谷大学法学部卒業後、データサイエンスの重要性を痛感し、多摩大学大学院で"学び直し"。 その後、株式会社デコムなどでデジタルマーケティング、消費者インサイト等の業務に携わり、現在は「テクノロジーで『今起きていること』を明らかにする報道機関」を目指す報道ベンチャーJX通信社にてマーケティング全般を担当している。 政治、経済、文化など、さまざまなデータをデジタル化し、分析・予測することを得意とし、テレビ、ラジオ、新聞、雑誌にも登場している。 ◇主な著書 「なぜ「つい買ってしまう」のか?~「人を動かす隠れた心理」の見つけ方~」(光文社)2019 「誤解だらけの人工知能」(光文社)2018 「データサイエンス「超」入門 嘘をウソと見抜けなければ、データを扱うのは難しい」(毎日新聞出版)2018

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3.受講者の学習状況を把握し、人材育成に役立てることができる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、受講者がどんな内容の講座をどれくらいの長さ見ていたのかも把握することができるため、社員のキャリアプランの傾向を掴むことも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面の使い方2

管理画面では受講者それぞれの総受講時間を管理者が確認できるようになっており、いつ見たのか、いくつの講座を見たのか、どのくらいの時間見たのか、ということが一目でわかるようになっています。

管理画面の使い方1

さらに、受講履歴からは受講者がどのような分野の動画を頻繁に見ているかが簡単にわかるようになっており、受講者の興味のある分野を可視化することが可能です。これにより、社員がどのようなキャリアプランを持っているのかを把握できるだけでなく、社員のモチベーションを高めながら人材育成するためのヒントを得ることができます。

さらに、社員に自己啓発を目的として受講してもらっている場合、社員がどのような内容の授業を受講する傾向があるのかを把握できるため、社員のキャリアプランを把握することができます。

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まとめ

タスクの定義やタスク管理の必要性について解説しました。人手不足のために、少数精鋭でひとつのプロジェクトに取り組むケースが生じることもあります。その際に、従業員がタスク管理を上手に行うことは重要なポイントです。企業としても、タスク管理ツールの導入を検討し、業務効率化を図ることができるでしょう。

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