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ビジネス用語のタスクとは?タスク管理のメリットや導入のポイントを解説

公開日:2021/05/28
更新日:2021/05/31
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ビジネス用語のタスクとは?タスク管理のメリットや導入のポイントを解説 | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

個人においても企業においても、タスク管理は業務効率化を図るための重要なポイントのひとつです。そもそもタスクにはどのような意味があるのでしょうか?ここでは、タスクの定義やタスク管理のメリット、方法や導入のポイントについて解説します。

 

タスクとは

そもそも「タスク」という言葉にはどのような意味があるのでしょうか?タスクの定義や似ている言葉との違いについて解説します。

タスクの定義

「タスク」とは、「課された仕事」「小さな仕事の単位」と定義できます。ひとつの仕事の場合は「シングルタスク」、複数の仕事を並行して行うことを「マルチタスク」と呼びます。仕事の単位という点で「ToDo」にも似ていますが、一般的にタスクには期限があるので、優先順位が高くなります。 期限付きである目的のために集められたチームを「タスクチーム」と呼ぶことがあります。より緊急性が伴っている場合は「タスクフォース」と呼ばれ、短期解決を目指して適材適所の人材配置でチームが組まれます。

プロジェクトやスケジュールとの違い

タスクと同様の頻度で使用される言葉に、「プロジェクト」や「スケジュール」があります。プロジェクトとは、ある目的のために組織されたチームや計画のことです。すぐに取り掛かれる小さな仕事がタスクであるのに対し、プロジェクトは小さな仕事をすべて足した大きな計画であるといえます。 スケジュールも、課された仕事を行うことと関係している点で、タスクと似ています。しかし、タスクは期限内に遂行するのに対し、スケジュールの場合、実施する日付や時間が決まっています。

タスクは管理するもの

漠然とタスクを進めていくと、期日に間に合わない仕事が発生する場合があります。また、プロジェクトを進めるにあたり、タスクは複数あり、さらに他の従業員と協力する必要もあります。 期日に間に合わなかったり、仕事内容を間違ってしまったりすると、個人や企業に大きな損害をもたらします。そこで、タスク管理をして、すべてのタスクが期日までに完了するように計画しなければなりません。

 

タスク管理をするメリットとは?

タスク管理には4つのメリットがあり、それぞれのメリットを解説します。

タスクの可視化ができる

タスク管理をするメリットのひとつは、タスクの可視化ができることです。業務上、やるべき仕事はひとつとは限りません。また、作業中に新たなタスクが生じる場合も多々あります。やるべき仕事を頭の中で整理したとしても、いつの間にかやるべきことを間違えたり、忘れてしまったりすることがあります。 また、タスクには期限があるため、やるべき時がタスクによって前後します。これらをすべて把握して 、完璧にこなすのは難易度が高いといえるでしょう。タスク管理によりタスクの可視化ができれば、いつでもタスクの確認ができ、ミスを最小限に減らすことにつながります。

作業効率化につながる

タスク管理をすることで、未完了と完了の仕事が一目でわかるようになります。どの仕事からとりかかろうか考える必要がないので、無駄な時間を省いて作業を効率的に行えるようになります。また、不必要な作業や準備を行うことも防ぐことができ、やるべきことに労力を費やすことができます。 作業を効率的に進めることは、期日への意識を高めることにもつながります。2度手間や不必要な残業を減らすことにもなり、余裕をもって日々の作業に取り掛かることができます。

優先順位が付けやすくなる

タスク管理をすることで、今やるべきことの優先順位が付けやすくなります。複数のプロジェクトにかかわっている場合、優先順位を付けて作業を進めることは非常に重要なポイントになります。優先順位がはっきりしていれば、横やりで仕事が入った場合にも、対応できるかどうかがすぐに判断できます。 タスク管理をして、優先順位に従って作業を進めることで、作業の漏れ、重複、ミスを防ぐことになり、プロジェクトの成功につなげることもできます。

チームでタスクを共有できる

タスクをひとりで抱え込むことにはリスクがあります。タスク管理をすることで、チームでタスクを共有し、協力しながら進めることができます。ミスが起こりそうなタスクへの注意喚起、コツやアドバイスの共有なども可能です。 体調不良によりタスクをこなすのが難しい場合でも、タスク管理ができていれば、素早い連絡により、お互いにフォローすることが容易になります。プロジェクトにかかわるチーム全体のパフォーマンスを安定させるためにも、タスク管理は大切なポイントといえます。

 

タスク管理の4つの方法

タスク管理の方法を4つ、ご紹介します。

手書きで管理する

誰でも簡単にタスク管理ができる方法として、手書きで管理することが挙げられます。手帳、メモ、付箋、ノートなど、紙に直接書いて管理する方法です。思い立った時にすぐに行える手軽な方法で、自分にとってわかりやすいようにアレンジすることも可能です。チームでのタスク管理には、ホワイトボードの使用も可能です。 ただし、複数のプロジェクトに携わるなど、タスク量が多い場合は、書く作業に労力を奪われてしまうことになります。また、個人のタスク管理には手軽な方法ですが、リモートワークを導入しているチームで行う場合は難しいといえるでしょう。

メールを使って管理する

メールをタスク管理に用いることも可能です。特に、社内外の連絡ツールとして、メールを頻繁に利用している場合は、すぐに導入できる手軽な方法にもなります。具体的な例として、案件ごとにフォルダ分けをして、完了していないものを未読に設定したり、フラグを立てたりして、差別化します。 メールを使う方法は、チームで共有することが難しいというデメリットがあります。また、度重なる返信などで、メールボックスにまとまりがなくなってしまう可能性があります。整理をするのに時間がかかってしまうと、本来の目的から逸れてしまうことになります。

表計算ソフトを使って管理する

ExcelやGoogleスプレッドシートを使って、タスク管理を行うこともできます。Excelは業務用のパソコンに備わっていることが多く、表やフォーマットを作成することで、すぐに開始することができます。 Googleスプレッドシートを利用するなら、オンライン上でチームでの共有も簡単に行えるようになります。各項目を優先度に合わせて色分けしたり、担当者の名前や期日を入れたり、進捗状況がわかるようにしたりできます。関数などを活用することで情報も自動更新されるので、チームで最新の情報を共有することが可能です。

タスク管理ツールを導入する

タスク管理ツールの導入を検討することもできます。タスク管理を目的として開発されているので、自社に合うものを選ぶことで、すぐに導入することが可能です。表計算ソフトのように、表やフォーマットの作成も必要ありません。 ツールによってさまざまな機能があり、価格も異なるため、どのツールが最適なのか調べたり、選んだりする労力がかかります。しかし、一度導入して軌道に乗ると、タスク管理を効率的に行えるようになり、効果を実感できることでしょう。

 

社内でタスク管理ツールを導入する際のポイント

社内でタスク管理ツールを導入する際のポイントは以下の3つです。

導入費用と機能の数

タスク管理ツールといっても、さまざまな種類があるので、自社に最適なものを選ぶ必要があります。シンプルにタスク管理がしたければ、無料のツールでも十分な場合があります。ただし、機能性を求める場合や、大人数で使用する場合は、有料になるケースが多いでしょう。 タスク管理ツールの機能としては、カレンダーとの連携、項目ごとの絞り込み、新しいタスクや変更の際の通知などがあります。機能が多すぎても使いこなせない場合があるので、実際に使う機能があるか確認するとよいでしょう。

使いやすさ

チーム全体にとって使いやすいかも確認する必要があります。操作性や使用できる端末についても考慮しましょう。PC、タブレット、スマートフォンに対応しているなら、場所を選ばず情報の共有がしやすくなります。 はじめにタスク管理ツールの無料版を試しに導入してみるのも良いかもしれません。使いやすさを確かめることで、スムーズな本格導入につなげることができます。

運用ルールを明確にする

タスク管理ツールは便利なツールであるとはいえ、メンバー一人ひとりが目的を理解して運用することが大切です。ルールを無視した使い方をする人がいると、チーム全体に混乱を招くことになりかねません。 はじめに運用ルールを明確にして、説明会や勉強会を開催することも有効でしょう。最初は面倒に感じる人もいるかもしれませんが、全員で運用ルールを守って使用することで、効率的にタスク管理ができるようになります。また、導入することで満足するのではなく、改善に向けて運用の見直しを定期的に行うことも大切です。

 

まとめ

タスクの定義やタスク管理の必要性について解説しました。人手不足のために、少数精鋭でひとつのプロジェクトに取り組むケースが生じることもあります。その際に、従業員がタスク管理を上手に行うことは重要なポイントです。企業としても、タスク管理ツールの導入を検討し、業務効率化を図ることができるでしょう。

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