ペーパーレス化のメリットとは?克服するべきデメリットや成功事例を紹介

公開日:2021/07/13
更新日:2021/08/30
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ペーパーレス化のメリットとは?克服するべきデメリットや成功事例を紹介 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

ペーパーレス化の重要性を認識してはいても、結局は紙がないと不便に感じてしまうのが実情です。本記事では、ペーパーレス化のメリットや、克服するべきデメリットについて、ペーパーレス化の導入に成功した企業事例と合わせて解説します。

 

ペーパーレス化とは?

ペーパーレス化は、環境保全やコスト削減などの点で昔から指摘されていましたが、コロナ渦でリモートワークの導入化が進む中、さらにその重要性が注目されるようになっています。そもそもペーパーレス化とは何を意味するのでしょうか。

ペーパーレス化はビジネス文章を紙から電子化すること

ペーパーレス化とは、紙の文書をできる限り電子ファイル化することを意味します。社内で必要な資料を、パソコンなどでファイルとして閲覧できるようにすることで、紙の使用量を低減し、業務効率化にも繋げることができます。 具体的に企業においては、必要なビジネス文書をスキャンしてPDFファイルに変換したり、日報や退勤管理などをクラウド上で行ったりする方法が挙げられます。

ペーパーレス化は「働き方改革」の一環でもある

国が推進する「働き方改革」においても、ペーパーレス化は欠かすことのできない重要課題です。多くの業務で欠かすことのできない文書を電子化することで、「働き方改革」のポイントとなる業務効率化、生産性向上を実現することにもなるのです。 例えば、ワークライフバランスの実現や労働力人口の確保のために、テレワークの普及促進が行われていますが、円滑な実施には資料の電子化が必要不可欠です。

 

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化に取り組むことで、多くの企業がメリットを得ています。ここでは、5つの具体的なメリットについて解説します。

紙代や印刷代を抑えてコストを削減できる

ペーパーレス化のメリットとして、紙の資料により発生する膨大なコストの削減を挙げることができます。紙の資料には、用紙代だけでなく、印刷機の導入・メンテナンス費用、書類の郵送費、シュレッダーで破棄するなど管理するための費用がかかります。 また、会議で使用する資料は、修正が必要になった際に作り直しをし、全員分を再びプリントしなければならないケースも発生します。電子データの場合は、修正箇所の共有も簡単に行えるので、無駄な紙代や印刷代を抑えて、コスト削減の実現が可能になります。

文書の共有による業務効率の向上

文章を電子化して社内で共有すると、業務効率の向上にも繋がります。過去の資料を探す場合、従来の紙の資料であれば、保管場所へ行って探す手間がかかります。整理整頓がされていない、特定の人しか保管場所を知らないなどのケースもあり、資料探しに多大の時間を費やすこともあり得ます。それに対して、電子化された文章は、検索機能を使って迅速に探すことが可能です。 さらに、承認作業が必要な場合は、承認者のもとへ赴く必要があり、当人が不在の際は業務が滞ってしまいます。電子承認を導入することで、紙に捺印やサインをするのと同じように電子文章に署名ができ、場所を問わずに効率的に承認作業が可能になります。

オフィスの省スペース化

紙の資料を保管するには、保管場所を確保しなければなりません。それに加えて、キャビネットやファイル、収納ボックスなどの備品も必要になります。これらの文書を電子化すれば、資料をすべてサーバー上に保管することができ、オフィススペースを有効に活用することができます。

劣化・紛失・情報漏洩のリスク低減

紙の資料は、保管状況によって劣化や紛失のリスクがあります。火災や水害により、大切な資料が消失してしまうこともあり、復元するのは困難です。また、ずさんな管理によって情報漏洩のリスクもあります。 電子化された文書は、経年劣化の心配がなく、アクセス制限などセキュリティ対策をすることで、情報漏洩のリスクを抑えることができます。また、パソコンやサーバーが故障した場合も、クラウド上にバックアップしたデータをもとに資料の復元が可能です。

地球環境にやさしい企業イメージの向上

環境保全の面でも、ペーパーレス化は注目されています。ペーパーレス化の導入により紙の無駄遣いを抑えることで、森林伐採やそれによる地球温暖化などの影響への配慮ができます。ペーパーレス化への取り組みを企業のホームページで紹介すれば、地球環境にやさしい企業としてのイメージを浸透させることもできるでしょう。

 

ペーパーレス化促進のために企業が克服するべきデメリット

ペーパーレス化の重要性がわかっていてもなかなか実現できない場合があります。ここでは、企業が克服すべき3つのデメリットを解説します。

導入コストがかかる

ペーパーレス化の導入には、電子化された資料を読むための端末が人数分必要になります。さらに、情報を送受信するためのネットワーク整備、セキュリティ対策のためのソフトウェア、大容量のクラウドやサーバーの契約などにもコストがかかります。既存の紙文書を電子化しなければならない場合、工数や時間の点ですぐに取り掛かれない場合があります。 ペーパーレス化の実現には導入コストがかかりますが、事前にメリットや導入理由を社内で共有することにより、長期的な視野で取り組んでいくことが大切です。

ITリテラシーの向上が必要不可欠

ペーパーレス化促進の障害となる要素に、従業員全員のITリテラシーの向上が不可欠である点が挙げられます。パソコンやタブレットの使用に慣れていない従業員にとっては、紙が手元にないと不安を感じる場合があります。また、端末の管理やセキュリティ面での教育も必要になるでしょう。 ペーパーレス化は企業全体で行うものですから、導入前にITリテラシーの研修やセミナーを実施するのも効果的です。

システム障害や故障のリスクがある

ペーパーレス化のリスクに、システム障害や故障を挙げることができます。資料の閲覧ができなくなると、業務が滞ってしまうため、事前に対策を講じておく必要があります。具体的には、複数のファイルを別々に保管しておく、小まめにバックアップを取るようにするなどが挙げられます。

 

ペーパーレス化に必要なツールとは?

ペーパーレス化を導入する際に必要なツールを紹介します。

紙媒体を読み込む「OCR」

既存の文書を電子化するには、紙媒体を読み込む「OCR」が必要です。これは、カメラやスキャナーで読み込んで、画像データのテキスト部分を自動的に文字に変換する技術のことで、手作業で行っていた入力作業を大幅に効率化できます。

データを保存する「クラウドストレージ」

データを保存する「クラウドストレージ」も必要になります。電子化した資料をハードディスクに保管する場合、機械の故障によるデータ紛失のリスクがあります。クラウドストレージを用意することで、セキュリティ面での安全性や、グループ全体での共有が容易になります。

契約締結をオンラインで行う「電子契約」

「電子契約」を利用することで、契約締結がオンラインで完結できるようになります。契約書の郵送や、それに伴う紛失のリスクをなくし、場所を問わずに速やかに業務を行うことができます。

持ち運びに便利な「タブレット端末」

パソコンやスマートフォンで資料の閲覧が可能ですが、「タブレット端末」を用意することで、紙媒体のように持ち運び、専用のペンを使用してメモを取ることも可能になります。スマートフォンに比べて資料が見やすくなるため、紙の資料と同じように扱うこともできます。

 

ペーパーレス化の導入に成功した企業事例を紹介

最後に、ペーパーレス化の導入に成功した企業事例を2つ紹介します。

テレワーク推進賞受賞の「コニカミノルタジャパン株式会社」

コニカミノルタジャパン株式会社では、「保管文書ゼロ化」の運用を2015年に開始し、全国の支店を含めて社内保管文書を88%削減させることに成功しています。その結果、営業の直行直帰の定着、フリーアドレス、テレワークの取り組みも可能になりました。 さらに、「電子請求サービス」への移行や、ペーパーレス化で得たノウハウを社外に発信するなど、さまざまな事業活動に活用しています。

銀行業務の効率化を図る「株式会社三菱UFJ銀行」

株式会社三菱UFJ銀行では、2019年から業務効率向上の一環として、ペーパーレス化を進めています。タブレットや多機能ATMを使って、振り込みや税金の支払いなどがペーパーレスで行えるようにしました。今後も、デジタルをフル活用した店舗数を増やすことが予定されています。 また、新規で銀行口座を開設する際は、紙の通帳を発行しないことも発表しました。「Eco通帳」への切り替えで、顧客が銀行へ足を運ぶ必要を減少させることにも繋がります。

 

まとめ

ペーパーレス化のメリットや、導入のために克服しなければならないデメリットについてまとめました。ビジネスにおいて文書が占める割合は非常に高いため、ペーパーレス化が企業の業務効率化や生産性向上に与える影響は大きなものになります。ペーパーレス化をきっかけに、業務効率向上やテレワーク推進に成功している企業も少なくありません。

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