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離職票とは?企業が注意すべき手続きや書き方・注意点について解説

公開日:2021/05/27
更新日:2021/05/27
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離職票とは?企業が注意すべき手続きや書き方・注意点について解説 | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

離職票は、従業員の退職時に発行する必要がある書類の一つ。離職票を発行しないと退職者は失業手当の申請ができません。しかし、離職票の発行手続きは煩雑で注意点がいくつかあります。また発行が遅れてしまうと、従業員が退職したあとの失業手当受給が遅れてしまいます。退職者にとって重要な離職票はいつ、どうやって発行すれば良いのでしょうか。

 

離職票とは?

離職票とは離職したことを証明する公的な文書で、退職後に失業給付金、失業手当の受給手続きをする際に必要な書類です。離職票はハローワークから交付されます。 離職票には離職理由や離職前の賃金などの記入が必要です。また、すでに転職先が決まっているなどの理由で失業給付を受ける必要がない場合は、離職票は不要です。事前に退職者に離職票の交付が必要か確認しましょう。 ただし、59歳以上の従業員に関しては本人の意思に限らず交付手続きが必要です。

離職票には2種類ある

離職票には「雇用保険被保険者離職票-1」と「雇用保険被保険者離職票-2」の2種類があり、それぞれ簡易的に「離職票-1」「離職票-2」と呼ばれます。 それぞれ記載内容が異なるので、詳しい記入については後ほど別の項目で解説します。まずは、「離職票は2種類あること」を覚えておきましょう。 離職票-1も離職票-2も、ハローワークから交付されます。

退職証明書・離職証明書との違いについて

離職票は国から発行される公的な文書であるのに対して、退職証明書は会社から発行されるもので、公的文書ではありません。退職証明書とは従業員が退職したことを証明する書類で、従業員からの要望がなければ発行する必要はありません。 退職証明書は以下の場合に必要になります。

 
  • ・国民健康保険の加入手続き
  • ・国民年金の加入手続き
  • ・転職先の企業から求められたとき
  • ・ハローワークでの失業給付の手続き(なんらかの理由で離職票を発行できない場合のみ)

また離職証明書とは従業員が退職した際に会社側からハローワークに提出する書類です。従業員を雇用保険から脱退させる手続きに必要となります。発行手続きの流れで後述しますが、離職証明書と雇用保険被保険者資格喪失届をハローワークに提出することで、ハローワークから離職票が交付されます。

 

離職票の発行手続きを解説

手続きが遅れてしまうと退職者の失業給付金の受給開始も遅くなります。もし雇用保険被保険者資格喪失届の届け出をしなかった場合、雇用保険法第7条違反です。また離職票の交付を拒否した場合には雇用保険法第76条第2項違反となりますので、離職票が必要な際には速やかに発行しましょう。

離職票の交付までの一通りの手続き

企業の担当者が行う手続きは以下の通りです。

【1】離職証明書と雇用保険被保険者資格喪失届を作成

離職証明書は、まずハローワークで専門用紙を受け取り記入しましょう。郵送での取り寄せが可能な場合もあるので、管轄のハローワークに確認してみてください。次に電子申請をします。総務省が運営する電子申請総合窓口「e-Gov」にて、雇用保険関係の手続きの電子申請を行うことが可能です。

申請時には電子署名が必要となり、離職日、離職理由、賃金支払基礎日数、賃金額などの記入が必要です。特に離職日、離職理由は失業手当の支給期間に関わる事項のため注意が必要です。

雇用保険被保険者資格喪失届を提出するためには、ハローワークで直接受け取る、もしくはハローワークホームページからダウンロードして記入するという2つの方法があります。

記入が完了したら、離職証明書と同様に電子申請をします。総務省が運営する電子申請総合窓口「e-Gov」にて離職証明書と同様に申請することができます。 雇用保険被保険者資格喪失届には以下の記入が必要です。
 

  • 被保険者指名
  • 生年月日
  • マイナンバー(個人番号)
  • 被保険者番号
  • 事業所番号
  • 資格取得年月日(入社日のこと)
  • 離職等年月日
  • 喪失原因
  • 離職票交付希望
  • 1週間の所定労働時間
  • 補充採用予定の有無
  • 被保険者でなくなったことの原因

この中でも「離職年月日」「喪失原因」「被保険者でなくなったことの原因」には注意が必要です。また、「離職年月日」とは離職した日のことで、資格喪失日は離職日の翌日なので混同しないように注意しましょう。
 

また、「喪失原因」は以下の選択肢となっています。

  • 1.離職以外の理由
  • 2.3以外の離職
  • 3.事業主の都合による解雇

「被保険者でなくなったことの原因」は退職理由です。解雇や自己都合もしくは新型コロナウィルスの影響なのか、また自己都合だとしても正当な理由があるのか、によって離職者が受け取れる失業手当の期間が異なります。離職理由はトラブルになりやすい項目なので注意して正しく正確に記入する必要があります。

【2】退職予定者に離職証明書の内容を確認

トラブルを避けるためにも退職予定者に内容を確認してもらう必要があります。離職証明書には賃金や退職理由などを記載します。失業手当の金額や期間に大きく関わるため間違いがないか確認してもらいましょう。不備がなければ署名・捺印をもらって回収します。

【3】ハローワークに提出

前述のとおりハローワークに直接届けるか「e-Gov」での申請となります。 提出する際には賃金台帳、退職理由が確認できる書類、出勤簿が必要になりますので忘れずに持っていきましょう。

【4】ハローワークから届いた離職票を退職者に渡す

ハローワークから離職票-1と離職票-2が届きます。この時点では既に退職済みのはずなので、退職者には郵送で送ることが一般的です。また同封の書類に企業用の控えが入っているので忘れずに保管しましょう。このように離職票取得にはいくつかの手順が必要です。退職が決まった時点で用意し始めるのが望ましいでしょう。 企業担当者で行う手続きは以上で終了です。その後、退職者自らが届いた離職票をハローワークに持参することで失業手当の申請が完了します。

離職票の再発行は可能

離職票の再発行は、退職者が自分で行う場合と退職した会社に依頼する場合があります。企業には退職者の離職証明書の保管と、退職者からの希望があった際の対応義務があるため、依頼された場合は対応しなければなりません。 企業の退職証明書の保管義務は退職日から4年間ですので、この期間内であれば対応する必要があります。その際には再度ハローワークに雇用保険被保険者離職証明書を提出します。

 

離職票の正しい書き方について

ここでは企業担当者ではなく、退職者自身が記入する項目の説明をしていきます。離職票の記入は退職者一人で行う必要はなく、不明な場合はハローワークの窓口で確認しながら記入することが可能です。

離職票-1の書き方

離職票-1は氏名や個人番号などの個人情報に加えて、失業手当の振込先を記載します。個人番号はハローワークにて窓口で申請者本人が記入してください。「求職者急騰払渡希望金融機関指定届」には振込先の詳細を記入します。「金融機関による確認印」は本人名義のキャッシュカードや通帳をハローワーク提出時に持参すれば、空欄のままで大丈夫です。

離職票-2の書き方

離職票-2には離職理由と退職直前の給料が既に記載されているので、内容を確認して署名と捺印をします。右のページにある「離職理由」の該当箇所に〇をつけます。そして下段の具体的事情記載欄(事業主用)に離職理由が書かれているので、間違いなければ「同上」と記入します。最後に事業主が〇をつけた離職理由に意義があるかないかをチェックし、署名・捺印をして完了です。

 

よくあるトラブルの例をご紹介

退職理由に関連するトラブル

離職票にまつわるトラブルで多いのが退職理由に関係するものです。退職理由が「自己都合」の場合と「特定受給資格者」「特定理由離職者」の場合では失業保険の受け取り期間が異なるためです。特定受給資格者は以下の場合です。

  • ・倒産などにより離職した者
  • ・解雇などにより離職した者

特定理由離職者とは以下の場合です。

  • ・期間の定めのある労働契約の期間が満了し、当該労働契約の更新がないことにより離職した者
  • ・正当な理由のある自己都合により離職した者 ・正当な理由とは体力の不足や妊娠・出産・育児、父・母の死亡により扶養する必要がある
  • ・結婚・育児などで通勤不可能または困難となった場合 ・人員整理などで希望退職者の募集に応じて離職した者など

自己都合退職の場合でも扱われ方が異なるという点を覚えておきましょう。

離職票が届かないトラブル

離職票が届かないと、退職者の失業手当受給開始が遅れてしまいます。そもそも離職票の存在を知らずに手続きをしていなかった、ハローワークでの手続きが遅れているなども考えられます。ですが、大きなトラブルとなりやすいのは退職者と企業側の認識の相違によるトラブルです。退職者本人が離職票はわざわざ希望を伝えなくてももらえるものであると認識している可能性もあります。企業担当者ができる対策としては、退職が発生するたびに離職票は必要か確認する、もしくは希望に関わらず全退職者に対して発行するなどです。そうすることでトラブルを防ぐことが可能です。

会社都合退職が多いと助成金に影響がある可能性も

会社都合退職が多いと、キャリアアップ助成金やトライアル雇用奨励金、雇用関係助成金など従業員の雇い入れや教育に関する助成金が受給できなくなることがあります。これらの助成金には以下の受給制限があります。

  • ・対象労働者の雇い入れ日の前後6カ月間に事業主の都合による解雇や退職勧奨をしていないこと
  • ・特定受給資格者となる離職理由の被保険者数が、対象労働者の雇い入れ日における雇用保険被保険者数の6%を超えていないこと

退職者のためになるからといって、安易に「会社都合」での退職を認めてしまうことは避けましょう。

 

まとめ

離職票は退職者にとって非常に大切なものです。適切に運用することで退職者の不安を軽減することができます。また、辞めていく人を大切にすることは会社の評判やブランディングにも影響します。最後まで嫌な思いをさせずに円満に退職してもらうことが、将来の会社の評判にもつながるのです。煩雑な手続きですが、確実に行えるように準備をしておくべきでしょう。

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