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有給休暇の計算方法は?エクセルやツール・パート・法律についても解説

公開日:2021/07/13
更新日:2021/08/13
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有給休暇の計算方法は?エクセルやツール・パート・法律についても解説 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

有給休暇正式には年次有給休暇と言います。年次有給休暇の付与は、派遣スタッフ、現場監督者、パートやアルバイトスタッフにも法律で定められています。とは言え、パートやアルバイトが多い職場や、正社員とバートスタッフがいる職場などでは、有給休暇の付与日数の計算は、大変労力を要します。 この記事では、有給休暇の付与日数の計算方法を、注意点、ツール、法律なども含めて解説します。

 

有給休暇の付与日数の計算方法は就業規則により3つに分かれる

有給休暇の付与日数の計算方法は、会社ごとの就業規則により、3つに分かれます。そこで、一つひとつの有給休暇の付与日数の計算方法を解説します。 ただし、これからご紹介するいずれの方法も、会社の就業規則に定めていなければなりません。この点にご留意ください。

方法1:通常の賃金に基づいて計算

有給休暇の付与日数の計算方法一つ目は、労働者が通常の就業時間のみ労働したと考え手計算する方法です。1日当たりの労働賃金に基づいて、計算します。

方法2:過去3ヵ月間に支払った賃金に基づいて計算

有給休暇の付与日数の計算方法二つ目は、会社が過去3ヵ月間に、労働者に支払いをした賃金を足す方法です。賃金の合計額を総日数で割って、計算し直します。 なお、総日数は総歴日数とも呼び、これは休日を含めた日数のことを指します。

方法3:健康保険の標準報酬日額に基づいて計算

有給休暇の付与日数の計算方法三つ目は、健康保険によって定められた基準に基づき、算出する方法です。 以上が有給休暇の付与日数の大まかな計算方法です。ご紹介したどの計算方法でも言えることですが、正社員ではない派遣社員、パート、アルバイトスタッフなどにおいても同じ計算方法が適用されます。 実際に有給休暇の付与日数の計算を行う人事や労務管理担当者に、1点だけ注意していただきたいことがあります。それは、正社員より月間の出勤日が少ない契約をしているスタッフの場合、二つ目の方法で計算すると、通常賃金より少なくなるという点です。 では、具体的な有給休暇の付与日数の計算方法を一緒に見ていきましょう。

 

有給休暇の付与日数の具体的な計算方法とは? 

続いて、有給休暇の付与日数の具体的な計算方法について、理解を深めましょう。 具体的な計算方法3つと、その後に注意すべき点を、丁寧に解説します。実は人事や労務管理担当者でも、間違いやすい点もありますので、一つひとつご確認いただければと思います。

方法1:所定労働日数の8割以上出勤しているかを確認

有給休暇の付与日数の計算方法一つ目は、労働者が所定の労働日数のうち、8割を超えて出勤しているかどうかを確認します。なお、出勤日には、休業や休暇も含まれているので注意が必要です。具体的には、労災による休業、出産や育児、介護による休業などです。有給休暇も含まれます。

・出勤率の計算方式:出勤日÷(労働日数の合計)×100

上記の計算式によって、労働者の出勤率が8割を超えているのかを算出しましょう。

方法2:正社員の場合は継続勤務年数に基づいて計算

有給休暇の付与日数の計算方法二つ目は、継続勤務年数に基づいて、計算する方法です。労働省の入社日を確認して、そこから継続勤務年数を計算します。この際に出た継続勤務年数を下記の表(※雇い入れの日から起算した勤続年数と、付与される有給休暇の日数)に当てはめると、付与日数が一目瞭然です。なお、下記で示した日数は、正社員の場合の付与日数です。週所定労働時間が30時間以上、所定労働日数が週5日以上の労働者、又は1年間の所定労働日数が217日以上の労働者の場合です。

雇い入れの日から起算した勤続期間と、付与される有給休暇の日数

  • 6か月:10労働日
  • 1年6か月:11労働日
  • 2年6か月:12労働日
  • 3年6か月:14労働日
  • 4年6か月:16労働日
  • 5年6か月:18労働日
  • 6年6か月以上:20労働日

方法3:パートやアルバイトスタッフ、派遣社員の場合

パートやアルバイトスタッフ、派遣社員の場合も、有給休暇は付与されます。ただし、正社員の有給休暇付与日数よりは少なく、比例的に付与されます。ここで言う派遣社員、パート、アルバイトスタッフなどは、正社員よりも労働日数が少ない労働者のことを指します。具体的な条件は、週所定労働時間が30時間未満、且つ、週所定労働日数が4日以下、又は1年間の所定労働日数が48日から216日までです。

ここで気をつけたいのが、所定の労働日数が決まっていない場合です。週5日以上勤務の労働者においては、入社後6カ月が過ぎると〇日というように、有給休暇の付与日数が定められていて、何ら困ることはありません。これは労働日数が1週間当たり4日以下、且つ、週所定労働時間が30時間に満たないパートやアルバイトスタッフの場合も同様です。しかし、年間の所定労働日数や時間が定まっていない労働者は、有給休暇の付与日数も定まっていないため、有給休暇日数を正しく付与できない可能性が高いのです。この場合は、正社員同様に考えましょう。継続勤務年数に基づいて、付与日数が増えると覚えてください。そのため、雇った日の確認は必須です。

 

有給休暇の付与日数の計算をする上で気をつけたい点7つ 

ここで、有給休暇の付与日数を計算する担当者に、気をつけていただきたい点7つをお伝えします。会社の有給休暇の付与日数の計算担当者が、つい気づかない点、やりやすいように調整する際の注意点、作業効率がアップする方法などを解説しますので、ぜひ参考にしてください。

1:有給休暇の繰り越し

有給休暇の付与日数を計算する際は、有給休暇の繰り越しに気をつけます。詳しくご説明すると、有給休暇の繰り越しは、最大で2年間のため、未消化の日数も、しっかりと計算に含めないといけないという点です。 ※有給休暇の請求権の時効については、労働基準法第115条を参考にしてください。

2:有給休暇の基準日の変更

有給休暇の基準日の変更にも気をつけたいところです。有給休暇を付与する基準日は、労働者を雇った日から、原則6ヵ月間が経過した後ですが、これだと、人事や労務管理担当者が労働者一人ひとりの付与日数計算に、手間がかかってしまいます。そこで、作業負担を軽くするために、全労働者の基準日を統一してしまう会社もあります。この場合、短縮された期間は全日数出勤したと考えて、次回の有給休暇を前倒しで付与する必要があります。 具体的な日数変更の一例を挙げます。有給休暇の基準日が6月10日で、3ヵ月間前倒しで3月10日にした場合、有給休暇の付与も3ヵ月間前倒しで、3月10日にします。

3:年次有給休暇管理簿の作成で正しい有給休暇の管理

有給休暇の付与日数を正しく計算するためには、年次有給休暇管理簿を作ることが早いです。この年次有給休暇管理簿は、会社に義務付けられているものでもあります。また、年次有給休暇管理簿を作ることで、人事や労務管理担当者の事務作業も、大きく短縮できるので、早めに作成されることをおすすめします。 年次有給休暇管理簿の作成に関して、以下の3つの項目は記載しましょう。

  • 1:有給休暇付与日数の基準日
  • 2:労働者が有給休暇を取った実際の日付
  • 3:基準日から1年以内に、労働者が取った有給休暇の合計日数

4:育児や介護休業も出勤したとみなされる

出産、育児、介護が理由での休業は、有給休暇ではなく、育児介護休業法に基づいた休業として扱われます。例え所定の労働日数の8割以上出勤していなかった場合でも、出勤したものとしてみなされます。気づかない担当者もいるため、注意が必要です。

5:時季変更権は簡単に行使できない

時季変更権は簡単に行使できないという点にも、気をつけましょう。時季変更権とは、特定の労働者が有給休暇を取ることにより正常な業務が行えない場合、会社が労働者の有給休暇日を変更できる権利のことです。

6:労働者の希望を最大限に優先

有給休暇の付与に関しては、言う間でもなく、労働者一人ひとりの希望を最大限に優先させます。もしも労働者の希望日に有給休暇の付与ができなかった場合は、別の日を提案するなど、労働者への心遣いは必要です。

7:数日間については事前に計画させ予定を申告させる方法もある

有給休暇の付与で気をつけたいのは、業務が滞りなく行えたり、特定の労働者の負担になってしまわないように、労働者に有給休暇取得に関して計画してもらう方法もあると知っておくことです。 労働者に有給休暇取得に関して計画してもらい、会社に申告させることで、有給休暇に合わせた業務ができます。この方法を活用すると、労働者にとっても会社にとっても、働きやすく、休みやすくなります。

 

有給休暇の計算に関する負担を軽減する4つの方法とは?

有給休暇の計画に関する負担は、どうすれば軽減できるでしょうか?有給休暇の付与日数を計算するのは、人事や労務管理担当者ですが、毎年のことなので、やはり労働者が多い会社ほど、膨大な時間がかかります。そこで、便利な4つの方法について、一つひとつご紹介します。

方法1:勤怠管理システムを利用

勤怠管理システムは、やはり使ってみると便利だとわかります。人事や労務管理担当者からの評判も良いです。

方法2:エクセルのテンプレートを利用

定番のエクセルのテンプレートを使う方法おすすめです。新たなお金をかけずに、有給休暇の付与日数の計算ができます。

方法3:ソフトやアプリを利用

近年は、パソコンソフトやアプリといった、計算のために便利ツールも多くあります。これらをうまく使って、有給休暇の付与日数の計算時間を減らすこともおすすめです。

方法4:有給休暇のの付与日数チェックツールを利用

有給休暇の付与日数のチェックツールなるものも、あります。こちらも無料で使えるので、自分に合うのか、試してみるのも良いでしょう。

 

労務や人事管理担当者が把握しておくべき年次有給休暇の取得について

最後に、労務管理担当者が把握しておくべき、年次有給休暇の取得について解説します。近年は労働者にとってより良い環境になるように、有給休暇の付与に関する法律も制定されました。会社の労働者への義務、現在の有給休暇の取得率、今後の課題についてお伝えします。

労働基準法により確実な取得が義務付けられている

年次有給休暇の取得対象者は、社員(管理監督者、有期雇用労働者含む)はもちろん、派遣、パート、アルバイトスタッフも対象で、労働基準法により、確実な取得が義務付けられているものです。 年間5日の年次有給休暇を労働者に取らせなかった場合、労働基準法第39条に違反しますので、当然会社側に罰則も課されてしまいます。

年次有給休暇の取得率は大企業でも約6割

しかしながら、日本の会社の年次有給休暇の取得率は極めて低く、大企業でも約6割ほどです。これは今後の大きな課題でもあります。

労働環境の観点からも積極的に取得することが課題

年次有給休暇の取得は、労働者の意欲向上、成績や業績アップ、離職率ダウンにつもつながるため、積極的に取得することが理想です。 そのためには、誰もが休みやすい労働環境になるよう、皆で働い方の意識を変えないといけません。

労働環境の観点からも積極的に取得することが課題

年次有給休暇の取得は、労働者の意欲向上、成績や業績アップ、離職率ダウンにつもつながるため、積極的に取得することが理想です。 そのためには、誰もが休みやすい労働環境になるよう、皆で働い方の意識を変えないといけません。

 

まとめ

有給休暇の付与日数の計算には種類があり、注意点もあります。労働者への有給休暇付与は、正しく行いたいものです。また、便利な計算ツールなどを使って、人事や労務管理担当者の負担軽減をすることもおすすめです。この記事が皆さんのお役に立てれば幸いです。

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