公開日:2021/04/30
更新日:2023/02/06

アサインメントとは?実施時の注意点と事例を紹介

アサインメントとは?実施時の注意点と事例を紹介 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

組織において、効率よく業績を達成したり、人材を育成したりするために、的確な指示や業務の割り当てを行う「アサインメント」が注目されています。この記事では、アサインメントの種類や、アサインメント行ううえでの注意点などを説明します。

 

01アサインメントとは

「アサインメント」とは、「Assign(アサイン)」の名詞であり、割り当て、付与、選出、配属などの意味をもつ用語です。一般的なビジネスシーンで「アサインメント」や「アサインする」が使用されるときは、大体の場合、「○○さんを、あの仕事にアサインしておいて」「××さんは次はあっちのプロジェクトにアサインさせるべきじゃないかな」などといったように、仕事の割り当てや配属で使われることが多いようです。また、会議に出席するときにも「次の会議、私もアサインします(加わります)」と使われることがあります。

 

02アサインメントの種類はさまざま

アサイントメントには、さまざまな種類があります。ここでは、代表的なアサインメントの種類をいくつかピックアップして、紹介します。

ジョブアサインメント

まず、上司やマネージャーが業績を達成するためや育成目的のために部下に仕事を任せる「ジョブアサインメント」は、アサインメントの代表格です。いくら優秀なマネジャーだとしても、組織において、目標を1人で達成させる事は不可能です。的確な「ジョブアサインメント」は、部下の成長、組織の成長へと直結します。

ストレッチアサインメント

次に、現在の実力では達成困難と思われる役職・ポジションにあえて任命することでその人の劇的な成長を促す「ストレッチアサインメント」があります。これは人材育成法ともいえるもので、近年、企業の活動の中でも特に「人」の育成が重要視される中で、人事担当者や経営者からの関心を集めています。

ダブルアサインメント

3つ目が、いわゆる一業務二人担当制のことを指す「ダブルアサインメント」です。通常一人で行うべき仕事や取引先との取引をあえて二人の担当者を配置し、ペアを組んで業務に当たるという手法で、仕事の属人化を防いでリスク回避のための有効な対策ともなります。

 

03アサインメントを行うためには

アサインメントを効果的に行うためには、さまざまな注意が必要です。不適当な人材にアサインメントを頼むと、組織体制に悪影響を与えることがあります。そのようなことがないように、以下のポイントを意識しましょう。

アサインメントは中堅社員~管理職が適任

アサインメントは主に業績達成、そして人材育成を目的としていて、実施をする方は育成の視点や中長期の視点が必要です。ある程度その企業で経験を積み、的確な判断を行えることが求められますので、中堅社員~管理職を選任して、行わせるようにしてください。

アサインメント前には課題を明確にする

アサインメントの効果を発揮させるためには、現状、組織内で抱えている課題を明確にするように心がけてください。曖昧な目的や、形だけのアサインメントでは効果も薄れてしまいます。また、仕事を任せる際には、その仕事の目的や背景、制約条件などをきちんと説明する必要があります。課題をしっかりと共有できるようにしましょう。

アサインメントで達成したい目標を設定する

課題を明確にしたあとは、目標設定を行いましょう。アサインメントは、割り振ったら終わりではなく、目標が達成しなければ成功とは言えません。目標達成は部下、そして自身のモチベーションアップにもつながり、好業績や個々のビジネススキル、そして企業全体の成長にもつながります。

 

04アサインメントを行う時の注意点

アサインメントを行う時には、いくつかのポイントがあります。たとえ選定者が適切でも、注意点を知らなければ、失敗に終わってしまうことも。そのようなことがないように、以下の点には気を配るようにしてください。

上司が部下を信用せずに任せられない状態

「部下のレベルが低く任せられない」「自分でやった方が早い」「失敗して業績が下がってしまうのが怖い」という理由から、任せられない状態に陥ってしまうことがあります。この背景には、「部下を信頼していない」「部下の成長を考えていない」「失敗が怖い」などといった心情があるはずです。 部下よりも能力が高いマネージャーであれば、自分でやったほうが確実かもしれません。しかし、この考えでは部下は「こなせる仕事」しかアサインメントされず、成長を期待できません。会社の弱点を克服するためには、部下の強みやキャリアの考えを知り、部下への理解を深めてみてください。部下の考えや想いを知れば、任せ方も変わってきます。

過度なマイクロマネジメントには要注意

「仕事の進捗状況が気になる」「進め方の要領が悪くイライラする」「意図していた進め方と異なる」などの理由で逐一部下の状況を確認をしたがったり、自分と同じやり方を求めてしまったりするパターンがあります。しかし、これでは部下は成長していきません。 本当の意味で仕事を任せていなければ、部下も「自分に仕事を任されている」と実感できないはずです。部下の成長への投資として、時には失敗させたり、試行錯誤して学ぶ時間をぐっと我慢したりすることも必要です。逐一進捗管理をするのではなく、自立を促すためには程よい頻度でフィードバックを行うようにしてください。

丸投げにはしない

仕事を任せてはいるものの、任せ方が悪く丸投げされていると感じさせてしまっているケースもあります。このケースでは「目的や背景の共有なしに仕事だけ振られる」「マネジャーが作るべき報告資料までやらされる」などの不満の声が聞こえることがあります。部下はマネジャーが楽をするための人材ではありません。きちんと切り分けてアサインメントしましょう。

ストレッチアサインメントでは仕事を与えすぎない

最後に、ストレッチアサインメントを行う際には、仕事を与えすぎないようにしましょう。対象の人材の向上心がどの程度か、または当人の資質を伸ばすにふさわしいプロジェクトがあるかなどの点を参考に、ストレッチアサインメントを行う時期やその難易度を調整する必要があります。 教育対象となっている人材の誰もが逆境に強い性質を備えているわけではありません。課題を与える時期や、課題そのものの難易度を見極めましょう。そして、課題に取り組んでいる最中は、積極的な手助けはしないようにしてください。 上司としてつい助け舟を出してあげたくなってしまう場面もあるかと思いますが、困難は直面している本人の力で乗り越えなければ意味がありません。辛抱強くじっくりと、部下の行動を見守ることが重要です。 適切なタイミングでフィードバックを行うことも意識しましょう。仕事を任せたら、部下の仕事には適時にフィードバックをする必要があります。また、「自分の努力は正しいのか?」「この方針で間違っていないのか?」など、部下の抱える悩みにもスピーディーに対応する必要があります。 仕事ぶりをただ見ているだけでも、過保護になりすぎても、良くありません。見守りつつ、大事な局面では必ず相談に乗る。この辺りのバランスを取ることが、ストレッチアサインメントを行ううえで、上司に最も求められる能力です。

 

05アサインメントを行う企業の事例

アサインメントを実施している企業として、島津製作所と参天製薬の2社が挙げられます。どちらも、部下をもつマネジャー、管理者の育成にジョブアサインメントを導入している事例です。 まず島津製作所には、将来的にリーダーとして活躍するポテンシャルを持つ人材を、早い段階で異文化の中で働かせる「海外現場研修」で、海外派遣を通したリーダー育成を推進しています。 この制度は、入社 3~5 年目の若手社員向けに 2012 年から開始されました。応募の際には、自己申告と上司推薦という2タイプから応募するようになっていて、目標を明示した申請書を提出しなければいけません。たとえば、「国内営業の成功事例を海外市場で試したい」「社内の業務システムをグローバル展開するサポートをしたい」「海外販社のローカル社員と一緒に自社製品シェア向上のため に働きたい」といった内容です。 早いうちに海外業務を経験することで、さまざまな価値観や考え方を学び、視野を広げる効果が明らかにあります。さらに、海外には待っていれば手を差し伸べてくれる上司 や同僚が周囲にいないため、自分で考えて仕事を行うようになり、相手の立場に立ったコミュニケーション力が鍛えられるのです。 2 年間の赴任を終え、帰国した社員には、本人の希望と部門の要求を考慮しながら、次の仕事がアサインされます。 また、参天製薬は、課長昇格前に研修を活用しながら計画的なジョブアサインメントを実行しています。研修を受けたあとには「本人、上司、研修トレーナー、人事」の 4者面談で育成課題を確認し、その内容に沿ったジョブアサインメントをします。 ジョブアサインメントを管理職昇進後に実施すると、どうしても業績向上に目が行きがちであるため、管理職に昇進する前の人物に設定している点に工夫が見られます。

<参照>ジョブ・アサインメントの支援制度:島津製作所と参天製薬の事例

 

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06人材育成の手法としてのSchooビジネスプラン

Schooビジネスプランでは約8,000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.研修と自己啓発を両方行うことができる

schooビジネスプランは社員研修にも自己啓発にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自己啓発には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約8,000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自己啓発の双方の効果を得ることができるのです。

2.自発的に学ぶ人材を育成できるSchooの講座

上記でも説明したように、Schooでは約8,000本もの動画を用意している上に、毎日新しいトピックに関する動画が配信されるため、研修に加えて自ら学び、成長する人材の育成が可能です。近年の社会のグローバル化やテクノロジーの進化などにより、企業を取り巻く環境が刻々と変化しています。それに伴い、社員の業務内容や求められるスキルも早いスパンで変化しています。このような予測のつかない時代の中で会社の競争力を維持するためには、社員一人一人が自発的に学び、成長させ続けることができる環境、いわば「学び続ける組織」になることが必要です。

Schooビジネスプランの講座では、体系的な社員研修だけでなく、自己啓発を通じて自発的に学び、成長できる人材を育成することが可能です。

ここでは、人材育成に活用できるSchooの講座をご紹介します。

メンバーと心がつながる上司力

組織づくりにおける上司の在り方についての著書『『Z世代・さとり世代の上司になったら読む本 引っ張ってもついてこない時代の「個性」に寄り添うマネジメント』で話題の竹内義晴さんに教えていただきます。

 
  • 特定非営利活動法人しごとのみらい 理事長

    "特定非営利活動法人しごとのみらい理事長の竹内義晴です。「楽しくはたらく人・チームを増やす」をテーマにコミュニケーションや組織づくりに関わる企業研修や講義に従事しています。また2017年よりサイボウズ株式会社で複業を開始。複業や2拠点ワーク、テレワークなど今後の仕事の在り方を自ら実践し、地域を跨いだ活動経験からワーケーションや地域活性化のための事業開発にも関わっています。新潟県在住。 著書『Z世代・さとり世代の上司になったら読む本 引っ張ってもついてこない時代の「個性」に寄り添うマネジメント』(翔泳社)"

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元NHKアナウンサーが教える「心が動く話し方」

文章の書き方や伝え方は、これまで学校や職場、セミナーなどで習う機会はあったかもしれません。 では「話し方」はどうでしょうか。 おそらく少ないと思います。

ましてや、自分の声を録音し、話し方だけでなく、伝わる内容になっているか、深く分析したという方はさらに少ないでしょう。 相手が理解しやすい「話し方」を行うには、2つの点から工夫する必要があります。

  • 1.声を出して話すこと自体の工夫。
  • 美声など表面的な対策ではなく、あくまで聞き手にとって聞き取りやすいことを意識した、スピード・間・音程・声質の細かい調整を行います。
  • 2.話す内容の工夫。
  • なんとなくダラダラ話しては聞き手の心に届きません。中身をシンプルに、インパクトを与えるものにしておく準備が必要です。

この授業では、2回にわたり、上記2つのポイントを実演でご覧いただけます。 実際に放送の現場で行ってきた実践的な方法は、皆さんにとって重要な話す場面、プレゼンテーションやスピーチ、オンラインコミュニケーションなどで常に応用可能な、一生ものの武器になるはずです。

 
  • 株式会社マツモトメソッド 代表取締役

    1991年、NHKにアナウンサーとして入局。主な担当番組は、「英語でしゃべらナイト」司会「NHK紅白歌合戦」総合司会(2007,2008)「NHKのど自慢」司会「ダーウィンが来た!生きもの新伝説」ナレーションなど。2016年6月退職し、同年7月から「株式会社マツモトメソッド」代表取締役。ビジネスで必要な「理解しやすく」「説得力のある」話し方はもちろん、原稿・スライドの構成までトータルでサポートする。マンツーマン指導を基本として、講演・研修・ワークショップなども実施。著書に「元NHKアナウンサーが教える/話し方は3割」(BOW&PARTNERS 2021年)「心に届く話し方65のルール」(ダイヤモンド社 2017年)がある。

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いまさら聞けない「DX入門」 〜デジタルファーストを理解するための第一歩〜

皆さんは、「DX(デジタルトランスフォーメーション)」についてどのくらい理解しているでしょうか? 新型コロナウィルスの感染拡大の影響により、リモートワークを余儀なくされ、デジタル化がより一層加速しました。それと同時に、DXがテレビや経済誌などで取り上げられる機会が増えています。 本授業では、『いちばんやさしいDXの教本 人気講師が教えるビジネスを変革する攻めのIT戦略』(インプレス)の共著者であり、ディップ株式会社で営業のDX化を推進した、亀田重幸先生をお迎えしてDXの“いろは”と応用事例を学んでいきます。 なんとなく理解していたDXを理解し、社内での応用や課題点発見のきっかけをつくれるようになりましょう。

 
  • ディップ株式会社 dip Robotics 室長

    2007年ディップ株式会社入社、プログラマーやインフラエンジニア職を経て、アルバイト・パート求人掲載サービス「バイトル」のスマートフォンアプリの企画立案を担当。 エンジニアとディレクターという両側面のスキルを生かし、数多くのプロジェクトマネジメントを手掛ける。ユーザー目線を重視した顧客開発モデルを取り入れ、UXデザイナーとしても活躍。人間中心設計専門家。

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3.受講者の学習状況を把握し、人材育成に役立てることができる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、受講者がどんな内容の講座をどれくらいの長さ見ていたのかも把握することができるため、社員のキャリアプランの傾向を掴むことも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面の使い方2

管理画面では受講者それぞれの総受講時間を管理者が確認できるようになっており、いつ見たのか、いくつの講座を見たのか、どのくらいの時間見たのか、ということが一目でわかるようになっています。

管理画面の使い方1

さらに、受講履歴からは受講者がどのような分野の動画を頻繁に見ているかが簡単にわかるようになっており、受講者の興味のある分野を可視化することが可能です。これにより、社員がどのようなキャリアプランを持っているのかを把握できるだけでなく、社員のモチベーションを高めながら人材育成するためのヒントを得ることができます。

さらに、社員に自己啓発を目的として受講してもらっている場合、社員がどのような内容の授業を受講する傾向があるのかを把握できるため、社員のキャリアプランを把握することができます。

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07まとめ

ジョブアサインメントは、まだまだ日本の企業にはなじみが薄いものですが、人事担当者やマネージャーには欠かせないスキルです。人を見る目を養うことができますし、組織の全体像をとらえることができます。今、会社の組織体制が整っていないと考えている方は、ぜひ今回紹介した方法を試してみてください。

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