業務効率化とは｜生産性向上との違いや成功事例を紹介

01業務効率化とは

業務効率化とは、業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を削減または排除し、非効率な業務を改善することを指します。働き方改革による労働時間の見直しによって、生産性を高める必要性が生じ、企業としても業務効率化を行わざるを得なくなってきています。業務における「ムリ・ムダ・ムラ」とは、以下のような状態のことです。

人口減少による労働人口の減少が避けられない日本において、これらの「ムリ・ムダ・ムラ」を削減し、企業の成長に必要な業務にリソースを割けるようにすることは、企業の存続に欠かせなくなるでしょう。

02業務効率化と生産性向上の違い

業務効率化と同じ文脈で語られる言葉に、生産性向上があります。そのため、生産性向上＝業務効率化と勘違いをしている人も少なくありません。生産性向上という「目的」を果たすために、業務効率化という「手段」があるという関係性が正しい業務効率化と生産性向上の認識です。

そもそも、生産性とは産出(output)を投入(input)で割ったものです。産出は主に利益や売上のことを指し、投入は主にコストや時間を指します。つまり、業務効率化＝生産性向上という誤解は、無駄な投入を減らすことで生産性が上がるという側面によるものと推察されます。

しかし、生産性を上げるには産出を増やすという方法もあるのです。例えば投入する予算や人員は同じだが、さらに大きな市場を狙うことによって高い売上・利益を得ることができた場合でも生産性は向上したと言えます。つまり、生産性向上が目的であれば、業務効率化は1つの手段という関係性になるのです。

03業務効率化の3つのメリット

業務効率化に注力することで、具体的にどのようなメリットを得られるのか、3つのポイントを解説します。

コストの削減

業務効率化の最大のメリットは、コストの削減です。無駄な業務を削減することによって、社員の工数を本当に必要な業務に割り当てることができるので、無駄にかかっている人件費を削減することができます。

必要な業務に関しても短時間でこなせるようにすることで、人件費の削減になります。例えば、対面での商談をオンライン商談に切り替えることで、顧客先への交通費、移動時間の時間的コストを削減することができるのです。他にも、ペーパーレスやクラウドサインなどは、必要な業務を短時間でこなせるようにした代表的な例と言えるでしょう。

従業員エンゲージメントの向上

業務効率化は、従業員エンゲージメントの向上にも間接的に寄与します。業務効率化によって時間外労働が減少することで、従業員の不要な疲労が軽減されたり、有休を取りやすい状態になったりするためです。

また、従業員エンゲージメントの向上は、売上だけでなく離職率の低下などとも相関関係があると多くの論文で証明されています。離職率の低下によって、採用活動にかかる費用・中途採用者のオンボーディングにかかる工数なども削減もすることができ、それによって生産性がさらに高まるという好循環が発生します。

新規事業や事業拡大への投資

コストカットの実現や、既存事業に携わっている労働力をスリム化できれば、余剰のマンパワーや資産を他のベクトルに振り向けられます。 例えば新規事業を立ち上げたり、多角経営をしているのであれば成長分野に集中投資したりなど、リソース分配の適正化を進めることができます。あるいは、老朽化した設備を一新するための資金を拠出できる可能性もあります。 競合の存在や、トレンドの変化・ニーズの縮小などにより、既存事業の成長が頭打ちになっているのであれば、新規事業への参入は企業活動持続のための大きな布石になり得ます。

05業務効率化の具体的な手法

業務効率化の手法は多岐にわたりますが、主な手法を紹介します。

意見交換の徹底

現場の声に耳を傾けることも大切です。「鶴の一声」で業務命令を下す場合、現場の声が加味されない決定が下される懸念があります。従業員たちがどのような不便を抱えているのか、どのような解決策を望んでいるのかを傾聴すると、より実践的なアイデアを実行しやすくなります。

業務をアウトソーシング（外注）する

一部の業務をアウトソーシングすることも業務効率化の定番手法です。例えば、給与計算や倉庫管理などの作業を外注することで、企業の中核業務にリソースを集中できます。 また、社内に特定の業務の遂行に長けた人材が見つからない場合、時間やお金をかけて人材を育成するよりも、すでに知見のある業者に外注する方が効率的です。例えば近年では、販促媒体としてSNSマーケティングが注目されていますが、優秀な人材がいないのであれば、無理に内製化しようとせず、その道のプロに依頼を出す方が賢明です。

効率化ツールの導入やリモートワークの導入

技術革新やITの普及もあり、現代では、業務を従来よりもスピーディーかつ生産的に行うことをサポートするツールが登場してきています。 例えば、社内SNSやビジネスチャットツールを使うと、社内連絡事項の共有がスムーズになり、伝達ミスや無駄な出勤を減らせます。データ処理やメール配信といった定型業務を自動化する「RPA」を利用すると、機械的な作業を素早く終わらせることができます。 また、コロナ禍で一気に注目され始めたリモートワークの導入も、効率化を図る大きな要素になります。従業員に出勤を強制しないことで、通勤に伴う交通費や労力の削減を図れます。個人差はあるものの、リラックスした環境で働けると、従業員のストレス解消や会社への定着率向上も期待できます。

オフィスをフリーアドレス化する

フリーアドレス化とは、各社員にデスクを割り当てる代わりに、好きな場所に着席して作業を行えるようにすることです。 パソコンのみで作業する場合や、頻繁に特定の社員と意思疎通を図って業務するわけではない場合、デスクの固定化はさほど意味を成しません。 この場合、フリーアドレス化することで、パーティションやデスク総数を縮小できたり、空いたスペースにカフェスペースを設けて職場環境を良くしたりなど、コスト面でも職場の風通しの面でもメリットがあります。

チャットボットやFAQの利用

チャットボットとは、ユーザーの問合せに会話調で自動に応答するプログラムのことです。実際の人間と話すわけではありませんが、会話方式で疑問を自己解決できるため、サポートセンターの業務を簡略化できます。 また、分かりやすいFAQを設けることで、可能な限りユーザーが質問に対する回答を自身で見つけられると、コールセンターで個別対応するスタッフの負担を軽減できます。

業務マニュアルの作成や刷新

業務マニュアルがなく、各社員が同じ業務を言わば「目分量」で行っていると、作業品質にばらつきが起きる恐れがあります。あるいは、その都度やり方を責任者に確認しなければならず、業務遂行を遅らせてしまいかねません。 品質の一定化と、遅滞なき業務遂行を実現するためには、誰にでも分かりやすい業務マニュアルを用意するのが賢明です。すでにマニュアルがある場合は、内容をシンプルかつより効率の良いものに刷新することも大切です。

パソコン業務の研修

パソコンを使用した業務が行われているのであれば、作業をよりスピーディーかつ負担なく行えるよう、必要な研修を行うのも良いことです。 例えば、ショートカットの使い方や便利なエクセル操作方法を従業員に学ばせることで、手を動かす範囲が最小限に済むほか、普段の作業がより早く仕上がります。

コンサルティングの依頼

ここで紹介している方法はいずれも効果を期待できるものですが、効率化の方法は多岐に渡ります。また企業によって、メスを入れるべきポイントは異なるはずです。 そのため、最適なソリューションを引き出すためにも、コンサルティングを専門会社に依頼するのは良い事です。業務効率化において実績のある会社の意見を仰ぐことで、よりパーソナルなアイデアを見つけられるでしょう。

07業務効率化に成功した企業の事例

ここからは、業務効率化に成功した企業の事例を4つ取り上げます。それぞれ、採用した方法が異なるケースですので、参考にしてください。

アウトソーシングで業務上のミスを予防した株式会社一休

宿泊施設や飲食店の予約サービス事業を展開する「株式会社一休」は、給与計算時の人為的ミスが課題でした。 そこで給与計算のデータチェックをアウトソーシングし、結果として人事総務部の負担が軽減されました。現在は外注時の約3倍の給与計算の対象者がいるにも関わらず、人事総務部の必要担当者数は増えていません。

フリーアドレスで社内交流が活発になったヤフー株式会社

ネット事業大手の「ヤフー株式会社」は、全従業員を対象にフリーアドレス化を採用しました。またデスクを不規則に配置したり、おしゃれなスペースを設けたりなど、社内のコミュニケーションを円滑にする工夫をしました。 結果として、社員同士が従来よりも約2倍コミュニケーションを取りやすくなりました（社内調査）。

チャットボットでユーザー自己解決度を高めた大和ハウス工業株式会社

住宅総合メーカーの「大和ハウス工業株式会社」は、戸建て住宅オーナーを対象にしたチャットボットを導入しました。住まいに関する困りごとをオーナーが問い合わせてきた際に、自動で応答するようにシステムが組まれました。 結果として、チャットボットで気軽に問合せできる場をつくることで、オーナーは素早く自己解決を図れるようになりました。またコールセンターは、より緊急度の高い問合せに人材を割けるため、全体として顧客満足度の底上げが図れています。

効率化ツールで時間外労働を削減したNTT東日本

通信大手のNTT東日本は、在宅勤務や時間外労働の朝型へのシフト、積極的な休暇取得など様々な労働環境の改善を目指した施策に取り組んできました。 そのうちの1つが、Web会議システムの導入でした。勤務時間内に会議を設定したり、不必要な資料を作成しないようにすることで、生産性の高い会議が実施できるようになりました。 また一連の施策により、時間外労働を13%削減することに成功しています。

---

 

「研修をしてもその場限り」「社員が受け身で学ばない」を解決！
研修と自己啓発で学び続ける組織を作るスクーの資料をダウンロードする

■資料内容抜粋
・大人たちが学び続ける「Schoo for Business」とは？
・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法　など

08業務効率化を動画で学べるSchoo

Schoo for Businessは、国内最大級8,000本以上の講座から、自由に研修カリキュラムを組むことができるオンライン研修サービスです。導入企業数は3,000社以上、新入社員研修や管理職研修はもちろん、DX研修から自律学習促進まで幅広くご支援させていただいております。

Schoo for Businessの資料をもらう

Schoo for Businessの特長

Schoo for Businessには主に3つの特長があります。

【１】国内最大級8,000本以上の講座数
【２】研修設定・管理が簡単
【３】カスタマーサクセスのサポートが充実

業務効率化に関するSchooの講座を紹介

Schooは汎用的なビジネススキルからDXやAIのような最先端のスキルまで、8,000本以上の講座を取り揃えております。この章では、業務効率化に関する授業を紹介いたします。

業務効率を上げるNotion活用術

この授業は、個人の業務効率を向上させるNotionの活用術を学べる授業です。タスク管理や思考整理など、様々な用途に使用できるNotionの活用法を知ることができます。

「業務効率を上げるNotion活用術」を無料視聴する

※研修・人材育成担当者限定 10日間の無料デモアカウント配布中。対象は研修・人材育成のご担当者に限ります。

NTTデータ『WinActor®』による業務改革

この授業では、業務効率化を促進させるRPAについて学ぶことができる授業です。DX推進の第一線で活躍するNTTデータのご担当者様にご登壇いただいています。RPAの基礎知識だけでなく、ツール選定、導入までのプロセスから、定着化させるための要点までをNTTデータが展開するRPAツール『WinActor®』の導入事例も織り交ぜながら紹介しています。

NTTデータ『WinActor®』による業務改革を無料視聴する

※研修・人材育成担当者限定 10日間の無料デモアカウント配布中。対象は研修・人材育成のご担当者に限ります。

Power Automate Desktopで定型業務を自動化

この授業は、Microsoft社が提供するRPAツールの「Power Automate Desktop」を使った業務効率化の方法を学べる実演形式の授業です。業務を見直すためのフロー図の書き方から、具体的なPower Automate Desktopを用いた開発手順までを学び、自身の業務が自動化するイメージをつけることができます。

Power Automate Desktopで定型業務を自動化を無料視聴する

※研修・人材育成担当者限定 10日間の無料デモアカウント配布中。対象は研修・人材育成のご担当者に限ります。

09まとめ

業務の効率化は、コストカットや従業員の定着率の改善、そして生産性の向上を図る上で可及的速やかに取り組むべき課題です。「ムダ・ムリ・ムラ」を探し出して継続的に解消していくことで、労働力不足が今後より深刻になる中でも、企業の存続と発展を見据えていけます。 業務効率化の手法は様々にあり、有効な施策は各企業により異なります。必要な範囲でコンサルティングの活用も視野に入れながら、業務のスリム化を図ることが大切です。