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【業務効率化を実現する9つの手法】ムダを無くして企業をスリム化!

公開日:2021/05/28
更新日:2021/05/31
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【業務効率化を実現する9つの手法】ムダを無くして企業をスリム化! | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

企業が継続的に成長するためには、業務のスリム化が欠かせません。社内のリソースを有効活用することで、競合他社との競り合いの中で生き残る力を得られます。この記事では、業務効率化に取り組むべき理由と9つの手法、および実際の成功事例について解説します。

 

業務効率化とは業務体系の改善により生産性向上を図ること

「業務効率化」とは、言葉の通り「企業の業務がより効率的な行われるようにすること」です。企業の業務には様々な分野がありますが、各プロセスがどのように行われているのかを詳細に調べると、様々な「ムダ・ムリ・ムラ」が見つかるものです。 「ムダ」は、生産性を落とす不必要な作業です。近年、日本では「はんこ廃止」が話題になっていますが、省いても問題のない作業や仕組みを放置しておくと、無意味な労力や時間・お金が発生します。 また作業量に対して多すぎる従業員を抱えることも「ムダ」になります。この状態では人件費がかさみます。 「ムリ」は、業務量が労働者や設備のキャパシティーを超えた状態を意味します。実際にこなせるタスクを超える生産計画が実施されるケースなど、労働環境を悪化させる状態です。このような状態では作業が円滑に進まず、従業員のストレスを増大させかねません。 「ムラ」は、上記の「ムダ」と「ムリ」の両方が多発する状態です。人員余剰が起きたり、逆に人員不足が起きたりなど、業務遂行のための仕組みが不安定な状況です。

業務効率化に取り組むべき理由は人手不足

業務効率化に真摯に取り組むべき理由は様々にありますが、大きな要素の1つに人手不足が挙げられます。「少子高齢化」という言葉が市民権を得るようになった昨今、労働人口は減少し続けています。また、今後も労働人口はさらに減少し続けると予想されています。 企業が自社の業務プロセスを見直さないと、いずれ必要な労働力の確保ができなくなる恐れがあります。希少な労働力を競合他社との間で奪い合う構図になれば、企業の存続自体が危ぶまれるリスクもゼロではありません。

 

業務効率化の3つのメリット

業務効率化に注力することで、具体的にどのようなメリットを得られるのか、3つのポイントを解説します。

コストカットの実現

業務効率化の最大のメリットとも言えるのは「コストカットの実現」です。カットできるコストの種類は数多くありますが、以下はその一例です。

  • ・人件費
  • ・水道光熱費
  • ・消耗品費用

例えば、新たな設備を導入したり、後述する業務効率化ツールを採用したりすると、同じ業務をスピーディーにこなせるようになります。その分労働時間は減り、残業代を始めとする人件費の削減につながります。Web会議システムやリモートワークを採り入れることで、交通費を抑制することも可能です。 社員がオフィスに滞在する時間が少なければ、当然水道光熱費も節約できます。従業員数を絞るか、リモートワークを積極的に推し進めるかすることで、オフィスの規模を縮小してオフィスレンタル代金を削減することも可能です。 消耗品にかかる費用も削減可能です。例えばペーパーレス化を導入することで、コピー用紙の使用量を大幅に減らしたり、消耗品管理をシステム化することで文具の無駄な購入を防げます。 これらはコストカットを図れる数例ですが、実際にはコストをスリム化できる対象は多岐にわたります。

労働環境の改善と離職率の低減を図れる

業務効率化は、「労働環境改善による従業員の満足感の底上げ」にも寄与します。例えば、従来3時間かかっていた作業を2時間で終わらせる仕組みを構築できれば、時間外労働が減少し、従業員の疲労が軽減されたり、より有休を取りやすい状態になったりすでしょう。 企業と従業員の生活は、相関関係にあります。従業員の健康や業務へのモチベーションを好ましい状態に保つためには、企業は継続的に、働きやすい職場づくりに取り組まなければなりません。そうすることは、従業員1人ひとりの生産性向上にも直結します。 また、従業員が労働環境に満足すれば離職を予防できるため、人材不足に陥るリスクも軽減できます。さらに、人材が定着すれば、将来の採用活動を不用意に拡大せずに済み、採用活動に伴う経費や労力を保存できます。

新事業進出や投資集中の可能性が開かれる

コストカットの実現や、既存事業に携わっている労働力をスリム化できれば、余剰のマンパワーや資産を他のベクトルに振り向けられます。 例えば新規事業を立ち上げたり、多角経営をしているのであれば成長分野に集中投資したりなど、リソース分配の適正化を進めることができます。あるいは、老朽化した設備を一新するための資金を拠出できる可能性もあります。 競合の存在や、トレンドの変化・ニーズの縮小などにより、既存事業の成長が頭打ちになっているのであれば、新規事業への参入は企業活動持続のための大きな布石になり得ます。

 

業務効率化の9つの手法

業務効率化の手法は多岐にわたりますが、押さえておくべきポイントを9つに絞って解説します。

現状把握とECRS

業務効率化を成功させるためには、何よりもまず現状把握が大事です。どのような「ムダ・ムリ・ムラ」が存在しているか把握してはじめて、対処法が分かります。 そして、課題が見つかった後は「ECRS」を整理します「ECRS」とは、以下の英単語の頭文字を取った言葉で、業務改善を始める計画書のようなものです。

  • ・「Eliminate(排除)」 不要な業務や工数を排除。(例)必須ではない報告書を廃止する
  • ・「Combine(結合)」 似通った複数業務の統合。(例)同時に使わない、同じ設備や備品を縮小する
  • ・「Rearrange(入替え)」 業務のやり方や場所・ツールを効率的なものにシフト。(例)パソコン作業でショートカットを駆使する
  • ・「Simplify(簡素化」 業務のオートメーション化やパターン化。(例)文書テンプレートの使用やチャットボット導入

これらECRSのコンセプトを既存業務に適用できないか考えると、行うべき効率化の具体案が見えてきます。

意見交換の徹底

現場の声に耳を傾けることも大切です。「鶴の一声」で業務命令を下す場合、現場の声が加味されない決定が下される懸念があります。従業員たちがどのような不便を抱えているのか、どのような解決策を望んでいるのかを傾聴すると、より実践的なアイデアを実行しやすくなります。

業務をアウトソーシング(外注)する

一部の業務をアウトソーシングすることも業務効率化の定番手法です。例えば、給与計算や倉庫管理などの作業を外注することで、企業の中核業務にリソースを集中できます。 また、社内に特定の業務の遂行に長けた人材が見つからない場合、時間やお金をかけて人材を育成するよりも、すでに知見のある業者に外注する方が効率的です。例えば近年では、販促媒体としてSNSマーケティングが注目されていますが、優秀な人材がいないのであれば、無理に内製化しようとせず、その道のプロに依頼を出す方が賢明です。

効率化ツールの導入やリモートワークの導入

技術革新やITの普及もあり、現代では、業務を従来よりもスピーディーかつ生産的に行うことをサポートするツールが登場してきています。 例えば、社内SNSやビジネスチャットツールを使うと、社内連絡事項の共有がスムーズになり、伝達ミスや無駄な出勤を減らせます。データ処理やメール配信といった定型業務を自動化する「RPA」を利用すると、機械的な作業を素早く終わらせることができます。 また、コロナ禍で一気に注目され始めたリモートワークの導入も、効率化を図る大きな要素になります。従業員に出勤を強制しないことで、通勤に伴う交通費や労力の削減を図れます。個人差はあるものの、リラックスした環境で働けると、従業員のストレス解消や会社への定着率向上も期待できます。

オフィスをフリーアドレス化する

フリーアドレス化とは、各社員にデスクを割り当てる代わりに、好きな場所に着席して作業を行えるようにすることです。 パソコンのみで作業する場合や、頻繁に特定の社員と意思疎通を図って業務するわけではない場合、デスクの固定化はさほど意味を成しません。 この場合、フリーアドレス化することで、パーティションやデスク総数を縮小できたり、空いたスペースにカフェスペースを設けて職場環境を良くしたりなど、コスト面でも職場の風通しの面でもメリットがあります。

チャットボットやFAQの利用

チャットボットとは、ユーザーの問合せに会話調で自動に応答するプログラムのことです。実際の人間と話すわけではありませんが、会話方式で疑問を自己解決できるため、サポートセンターの業務を簡略化できます。 また、分かりやすいFAQを設けることで、可能な限りユーザーが質問に対する回答を自身で見つけられるすると、コールセンターで個別対応するスタッフの負担を軽減できます。

業務マニュアルの作成や刷新

業務マニュアルがなく、各社員が同じ業務を言わば「目分量」で行っていると、作業品質にばらつきが起きる恐れがあります。あるいは、その都度やり方を責任者に確認しなければならず、業務遂行を遅らせてしまいかねません。 品質の一定化と、遅滞なき業務遂行を実現するためには、誰にでも分かりやすい業務マニュアルを用意するのが賢明です。すでにマニュアルがある場合は、内容をシンプルかつより効率の良いものに刷新することも大切です。

パソコン業務の研修

パソコンを使用した業務が行われているのであれば、作業をよりスピーディーかつ負担なく行えるよう、必要な研修を行うのも良いことです。 例えば、ショートカットの使い方や便利なエクセル操作方法を従業員に学ばせることで、手を動かす範囲が最小限に済むほか、普段の作業がより早く仕上がります。

コンサルティングの依頼

ここで紹介している方法はいずれも効果を期待できるものですが、効率化の方法は多岐に渡ります。また企業によって、メスを入れるべきポイントは異なるはずです。 そのため、最適なソリューションを引き出すためにも、コンサルティングを専門会社に依頼するのは良い事です。業務効率化において実績のある会社の意見を仰ぐことで、よりパーソナルなアイデアを見つけられるでしょう。

 

業務効率化に成功した企業の事例

ここからは、業務効率化に成功した企業の事例を4つ取り上げます。それぞれ、採用した方法が異なるケースですので、参考にしてください。

アウトソーシングで業務上のミスを予防した株式会社一休

宿泊施設や飲食店の予約サービス事業を展開する「株式会社一休」は、給与計算時の人為的ミスが課題でした。 そこで給与計算のデータチェックをアウトソーシングし、結果として人事総務部の負担が軽減されました。現在は外注時の約3倍の給与計算の対象者がいるにも関わらず、人事総務部の必要担当者数は増えていません。

フリーアドレスで社内交流が活発になったヤフー株式会社

ネット事業大手の「ヤフー株式会社」は、全従業員を対象にフリーアドレス化を採用しました。またデスクを不規則に配置したり、おしゃれなスペースを設けたりなど、社内のコミュニケーションを円滑にする工夫をしました。 結果として、社員同士が従来よりも約2倍コミュニケーションを取りやすくなりました(社内調査)。

チャットボットでユーザー自己解決度を高めた大和ハウス工業株式会社

住宅総合メーカーの「大和ハウス工業株式会社」は、戸建て住宅オーナーを対象にしたチャットボットを導入しました。住まいに関する困りごとをオーナーが問い合わせてきた際に、自動で応答するようにシステムが組まれました。 結果として、チャットボットで気軽に問合せできる場をつくることで、オーナーは素早く自己解決を図れるようになりました。またコールセンターは、より緊急度の高い問合せに人材を割けるため、全体として顧客満足度の底上げが図れています。

効率化ツールで時間外労働を削減したNTT東日本

通信大手のNTT東日本は、在宅勤務や時間外労働の朝型へのシフト、積極的な休暇取得など様々な労働環境の改善を目指した施策に取り組んできました。 そのうちの1つが、Web会議システムの導入でした。勤務時間内に会議を設定したり、不必要な資料を作成しないようにすることで、生産性の高い会議が実施できるようになりました。 また一連の施策により、時間外労働を13%削減することに成功しています。

 

まとめ

業務の効率化は、コストカットや従業員の定着率の改善、そして生産性の向上を図る上で可及的速やかに取り組むべき課題です。「ムダ・ムリ・ムラ」を探し出して継続的に解消していくことで、労働力不足が今後より深刻になる中でも、企業の存続と発展を見据えていけます。 業務効率化の手法を様々にあり、有効な施策は各企業により異なります。必要な範囲でコンサルティングの活用も視野に入れながら、業務のスリム化を図ることが大切です。

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