退職証明書への記載項目と発行に関する注意点について解説する

03退職証明書提出が必要となる場合を理解する

退職証明書が必要になるシーンにはどんな場合があるのでしょうか。従業員が退職する際には、必要となるシーンを説明し発行の必要性を確認しておくことも人事部門の役割です。従業員は、退職証明書が持つ意味や利用シーンを知らない場合もあるため、退職前に確認を行い発行有無を確認しておくことでトラブルを回避することができます。

国民健康保険に加入する場合

退職後、すぐに別の会社に所属する場合や家族の社会保険に加入する場合を除き、通院の予定がある場合には国民健康保険証の発行が必要です。通常、国民健康保険の加入には離職票を使用しますが、手続きの関係で時間を有する場合には退職証明書で代用することができます。離職票が届いていない場合には、窓口でその旨を説明し退職証明書を提示することで国民健康保険への加入手続きが可能です。

失業保険手続きを行う場合

失業保険手続きには離職票を提示する必要があります。しかし、依頼をしても離職票の到着が無い場合には、退職証明書を持参し相談することが可能です。失業保険を受けとるには7日間の待機期間が必要となりますが、離職票が届かない場合には待機期間を開始する受付ができません。このような場合には退職証明書をもとに離職を証明し、その後の手続きについて相談を行います。ハローワークから勤務先への問合せや送付の依頼を行ってくれる場合もあり失業保険の受給を遅らせない方法を取る事ができます。

04退職証明書に記載する項目

退職証明書に記載する項目について解説していきます。各項目は必須ではなく、退職者の希望項目のみの記載であることに注意が必要ですが、人事部門でなければ記載事項を認識していることは少ない場合が多く、記載項目の取捨選択は実施されることは、ほとんどありません。

退職年月日

退職時には有給休暇を消化する場合が多くありますが、退職年月日は、有給休暇を取得完了した退職日を記載します。最終出勤日ではない点に注意が必要です。退職時に次の勤務先が決まっている場合には、転職先の雇用契約開始日と退職年月日に重複期間がある場合には社会保険手続きが複雑になる点を理解し退職者に確認を取ることを忘れず行いましょう。

勤務期間

試用期間の記載はしない、勤務期間は何年などのように簡素化して書く方法もインターネット上には紹介されていますが、入社日（試用期間開始日）から退職日までを正確に書くことが基本です。離職票の到着が遅れた場合には、ハローワークへ提示することも想定されるため、正確な期間を記載しておくことが必要だと理解しておきましょう。

業務の種類

退職前にどのような業務を担当していたかを記載します。これは、転職後の勤務先で参考にするために必要なため、詳細な内容を記載する必要がありません。勤務期間中に異動を多くしていた場合などは、直近3か年程度の所属部署、業務名を記載しておくとよいでしょう。

その事業における地位

最終的な役職名を記載します。記載できるのは、最終的な役職名のみで問題ありません。転職先においても過去の役職ではなく最新の役職情報のみが必要です。退職者は必要に応じて職務経歴書などに詳細を記載しているため最終的な役職1つを記載することでトラブルになることはありません。

離職以前の賃金

退職前の賃金を記載します。記載する賃金は、支給額（手取り額）ではなく、社会保険料や税金を控除する前の総支給額で、交通費や残業代も含みます。離職票のように過去半年分を記載するなどの決まりはなく、1ヵ月分や半年分など企業のルールに合わせて記載することになります。記載する月数や内訳の有無は、転職後の給与額確定で必要になる場合も多いため、退職者の意向を確認することを忘れないようにしましょう。

退職事由

退職理由を記載します。一般的に、「自己都合」「契約期間満了」「定年」「解雇」などのように簡素化されて記載します。解雇などが退職理由の場合には、記載を拒む場合があります。退職理由は転職先でも重要視する部分ではありますが、退職者の意向を確認して記載することが必要です。

05退職証明書作成における注意点

退職証明書作成における注意点

退職証明書作成における注意点を解説します。本人の請求により作成、発行する退職証明書ですが、作成についてはいくつかの注意点があります。退職証明を必要とする退職者に確認すべき項目もありますので、内容を理解しておきましょう。

本人希望項目以外の記載禁止

退職証明書の記載項目は、退職者の希望項目のみです。社内にフォーマットがあるかという理由で、希望しない項目を記載することはできません。あくまで、退職者の要望にそって作成することが原則となります。記載項目については、退職前に確認をトラブルにならい対策を取ることが必要です。

利用用途は退職者の自由

退職証明書の利用用途は退職者の自由です。利用用途に応じて記載項目の変更や作成を拒むことはできません。退職者が使用するかしないかも自由になります。企業側は、あくまで退職者の請求により作成する書類であるだけであり、利用用途を確認することも禁止されていることを注意しておきましょう。

作成申請期限

作成の申請期限は2年間とさだめられています。この間であれば、退職者はいつでも作成を依頼することが可能です。また、退職証明書の発行は退職後となります。在籍期間や最終出勤日に作成し渡すことは禁止されています。できるだけ早い受取を希望する場合には、退職後数日中に送付できるようにあらかじめ準備しておきましょう。

発行回数に制限なし

退職証明書には発行回数の制限はありません。退職者が複数回請求してきた場合には、その都度作成を行う必要があります。複数箇所に同時に提出したい場合なども想定されるため、発行に際しては必要枚数を確認することも忘れずに行いましょう。

06退職証明書のテンプレート活用について

退職証明書については、あらかじめフォーマットなどを準備しておくと便利です。退職前に必要項目を確認する場合や実際に作成する場合にも、フォーマットが整っておくことで人事部門の負荷が軽減されます。次に退職証明書のテンプレートについてご紹介しましょう。

労働基準局作成のテンプレート

労働基準局のHPには、人事部門で利用する様々なテンプレートが準備されています。その中に退職証明書のテンプレートも準備され掲載されています。記載項目などについては、労働基準法に準じているため利用することで項目の漏れなどを抑制できます。

その他のテンプレート

その他にもインターネットで検索すると様々なサイトで退職証明書のテンプレートを掲載しています。その多くは、労働局のテンプレートと同じです。その他にも記載事例などを掲載しているコンテンツもあるため、一度、検索をして確認しておくとよいでしょう。

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・自己啓発への活用方法　など

07まとめ

本記事では、退職証明書をテーマに記載項目や類似する書類について解説しています。実際に退職後に必要となり急に作成を依頼されることもある退職証明書については、人事部門として退職処理における1つの項目として捉え、いつでも対応できる準備をしておくことが必要です。今後の退職証明書発行については、本記事でご紹介した内容を元にすすめてください。