OARRとは？4つの項目と具体例を会議に活用するメリットやポイントとともに解説

01OARRの概要

まず、会議の質を改善するとして期待されているOARRの概要を解説します。

OARRとは会議を効率的に行うためのフレームワーク

また、OARRは船を漕ぐための「オール」とも発音でき、会議の参加者がオールを持って「会議」という名の海に出て、成果を得るという意味合いも含まれています。

無駄な会議の解決策として期待されている

「話し合いのオリエンテーション」の価値を高めるフレームワークとして開発されたOARRは、生産性のない無駄な会議の解決策として期待されています。企業内ではさまざまな場面で会議が行われていますが、中には、何のために集まったのか目的のわからない会議も存在します。 また、会議に時間をかけたものの、最終的には何も決まらなかったり、何も決まらない会議を再び繰り返してしまったりするケースも珍しくありません。ビジネスにおいて時間は大切な資源になるため、無駄な会議を改善することは、企業にとって重要課題だと言えるでしょう。

02OARRの4つの項目と具体例

ここでは、OARRの4つの項目を、具体例とともに解説します。

Outcome（アウトカム）

「Outcome」は「目的」「成果」「ゴール」などと訳すことができます。まず、会議の目的を決定し、参加者すべてに共有する必要があります。ゴールのない競争では、どこに向かって走ればいいのかわかりません。同様に、ゴールのない会議は、参加者が好き勝手に話すか、何を話していいかわからないまま終わってしまうことも考えられるでしょう。

Outcomeの具体例

Outcomeは明確に設定する必要があります。例えば、「テレワークの導入について」「新事業の広報について」のように、漠然としたテーマを設定すると、会議後の成果がイメージしにくくなります。そこで、「来月からテレワークを導入するためにやるべきことをピックアップする」「新事業の広報計画を決めて来週から取り組めるようにする」などと設定するなら、参加者は事前にアイディアを考えて準備がしやすくなるでしょう。

Agenda（アジェンダ）

「Agenda」は会議の進め方を示す「進行スケジュール」のことです。会議の場所と時間に加えて、議題と所要時間を明記します。議題は、Outcomeを達成できるよう順序立てると分かりやすくなるでしょう。また、前述のように、「〇〇について」のような曖昧な議題ではなく、何をどうするか明確な議題を設定し、事前に参加者に共有します。

Agendaの具体例

例えば、「来月からテレワークを導入するためにやるべきことをピックアップする」のがOutcomeである場合、議題を以下のように設定できるでしょう。

あくまでも一例ですが、上記のように議題が決まっていると、メンバーは事前に考えをまとめて、時間を意識しながら有益な発言を心がけると期待できます。

Role（ロール）

「Role」は会議に参加するメンバーの「役割」のことです。会議の内容や参加人数によって、役割分担は変わりますが、会議における「進行役」「記録係」などを決めておくことが、スムーズな進行と会議に取り組む各メンバーの姿勢の影響します。またメンバー内の有識者に、特定のテーマについての意見を述べるよう事前に依頼することもできます。

Roleの具体例

会議を実施する際に、全体のかじ取りや議論の活発化を促す「ファシリテーター」「進行役」を決めます。また、発言内容や決定事項を記録する「記録係」「議事録」も必要になるでしょう。他にも、「有識者」「議題提供者」「承認者」「傍観者」など、参加メンバーの立場を明らかにしておくと、「この人は何のためにいるのだろう？」という不安や心配を抱かずに済むでしょう。

Rule(ルール）

「Rule」は、会議の進行をスムーズにするための「規則」「約束事」です。会議の内容や目的によって異なるルールを設定し、成果が得られやすいようにします。当たり前と思えることでも明記しておくことで、意見が分かれるなど緊張する状況が生まれた場合にも、上手く対処できると考えられます。

Ruleの具体例

会議の時間が限られている場合は「発言は1分以内」、たくさんのアイディアが欲しい場合には「発言に対する否定はしない」などルールを設定するのも良いでしょう。「発言は提案の形式で行う」「発言は遮らずに最後まで聞く」など一般的なルールや、「10分に1度は笑いを取る」などユニークなルールを設定する場合もあります。

03OARRを会議に活用するメリット

OARRを会議に活用するメリットは以下の4点です。

形骸化した会議を減らせる

OARRを活用することで、形骸化した会議を減らすことができます。OARRは、会議が終わった後に成果が出るようにするフレームワークです。それで、ただ何となく集まるという無駄な会議は、OARRの作成時にキャンセルとなるでしょう。本当に必要な会議かを確認することにも繋がるため、無駄な会議による時間や労力の浪費を事前に防止することができます。

意思決定や決議に繋がる

OARRを活用した会議は、意思決定や決議に繋がるメリットがあります。参加者は事前に会議の目的や議題を知らされているため、事前に自身の意見をまとめることができます。「どちらでも良い」「よくわからない」といった状態で会議に参加することもなくなり、会議終了時には何かしらの成果が得られると期待できます。 議題からわき道に逸れそうになる場合でも、指定された時間やルールを示すことで、方向性の修正が容易になると考えられます。会議後に課題の修正ポイントが明らかになっていたり、次にすべき行動が示されたり、物事の決定や承認が行われたりするなら、意味のある会議が行われたと実感できるでしょう。

時間通りに終われる

OARRには、各議題に所要時間を記した「Agenda」があり、会議の開始時間と終了時間を事前に知ることができます。会議の進行役だけでなく、参加メンバーも時間を意識しながら会議を進めるため、いつ終わるかわからないダラダラとした会議にはならないでしょう。 また、無駄な会議が長時間労働の原因となることも考えられます。会議を時間通りに終わることは、社員の残業時間の減少や、ワークライフバランスに繋げることにもなると考えられます。

参加者を限定できる

会議のメンバーに役割を与えることで、参加する必要があるかどうかの判断もできるようになります。参加の必要がないメンバーは、会議のために手を止めることなく、自身の業務に専念することができます。不参加者に対しては、会議での決定事項など必要な情報を共有することで対応できるでしょう。

04OARRを会議に活用する際のポイント

最後に、会議に効果的にOARRを活用するためのポイントを3つ紹介します。

事前にOARRについて熟考する

会議の前に、OARRの4つの項目を熟考するようにしましょう。Outcomeは会議の成否にかかわる重要事項ですから、慎重に決定する必要があります。また、Agendaで議題を決める際も、優先順位に従って絞り込みを行い、各議題にどれだけの時間をかけるかを決めましょう。 メンバーの役割分担をする際も、適材適所であること、割当のないメンバーに期待することを伝えるなどして、全員のモチベーション向上に努めます。そして、会議の内容や目的に合わせたルールを考え、会議を成功に導くようにしましょう。

OARRに全員が納得してから会議をはじめる

会議をはじめるにあたり、進行役はOARRを示し、メンバーの同意を得るようにしましょう。事前に伝えてあった場合でも、会議の冒頭で再び示すなら、会議に参加する姿勢を正すことに繋がります。OARRは会議を成功に導くための重要な鍵となるため、「聞いてなかった」「知らなかった」とならないようにする必要があります。 また、自身が参加メンバーとなる会議で、進行役がOARRを示さずに会議に入ろうとするなら、冒頭でOARRを示すよう求めることができるでしょう。「今日のOutcomeを教えていただけませんか？」と聞くだけでも、ダラダラした会議にならないように予防線を張ることになるでしょう。

OARRの再確認や見直しを柔軟に行う

OARRを示す際に、メンバーから議題の順番や所要時間に関する変更をお願いされる場合があります。その場合は、再確認や見直しを柔軟に行いましょう。また、会議が終了してから、OARRの見直しを行い、オブザーバーに意見を求めるのも良いでしょう。改善点がある場合には、次回の会議に活かして、会議の質を徐々に向上させることに繋がるでしょう。

05まとめ

OARRの4つの項目や具体例、会議に活用するメリットやポイントをまとめました。ビジネスにおいても時間は貴重な資源です。時間を有効活用することで、企業の生産性向上や、社員のワークライフバランスに繋げることができます。そこで、OARRを活用してダラダラと進行する無駄な会議を改善するのは、貴重な時間を有効活用するのに効果的です。