公開日:2021/04/30
更新日:2022/08/18

報連相とは?その重要性や研修で教える際のポイントを解説

報連相とは?その重要性や研修で教える際のポイントを解説 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

社会人に欠かせない基本的なスキルといえば、報告・連絡・相談「報連相」です。では、どのように新入社員に報連相を身に付けさせればいいのでしょうか。どのような報連相を行えば、仕事をスムーズに進めることができるのでしょうか。この記事では、報連相とは何か、報連相を新入社員に身に付けるための方法、研修のポイントをご紹介します。

 

01報連相とは

報告連絡相談はビジネスの基本と言われます。 報連相談はこの頭文字をとったもので、社会人にとって必要不可欠なスキルで、次のように分類されます。 報告:仕事の進捗具合や状態・結果について上司や先輩等に知らせること 連絡:仕事の目標を達成する上で必要な連絡を行うこと 相談:問題が生じたときや難しい判断が必要になったとき上司や先輩、同僚等からアドバイスをもらうこと それぞれ、難しくないように見えても、実際の仕事の現場では上手く機能していないこともあります。少し実践されないだけで、トラブル発生の原因になることはよくあります。特に新入社員には報告・連絡・相談を徹底させましょう。 また、報告・連絡・相談の意味を知って実行するだけではなく、心構えも必要となってきます。

報告の定義

報連相における報告とは、仕事の進捗状況や、業務の結果や成果、顧客からの意見や指摘などを上司や先輩社員、組織へ伝えることを言います。報告が必要な理由は、企業に属するからに他なりません。企業に所属している場合、個人の行動や言動も全て組織が責任を負うことになります。そのため、どのような些細なことであっても企業に属しているのであれば、報告は義務と考えるべきなのです。

連絡の定義

連絡とは、業務に関する情報やスケジュールなどを関連する人へ共有することです。連絡が必要な相手は上司や先輩、同僚に限りません。他の部署や取引先、見込み顧客なども連絡の対象に含まれます。連絡が必要な理由も、企業に属しているからです。同僚や上司、部下と一緒に仕事を進めていく中で相互に状況を理解し合うことは、必要不可欠と言って良いでしょう。

相談の定義

相談とは、意思決定をする上で周囲の意見を聞くことです。自分だけでは判断しきれないことを、周囲の意見を取り入れることでスムーズに意思決定できるようになります。仕事においては、個人の裁量で意思決定できる場面は多くありません。仮に決済者であっても、部下の意見を聞きながら合意を得つつ、総合的に判断することが求められるからです。

 

02報連相の目的

多くの企業では、仕事を1人のみで完結させることは少ないでしょう。報告連絡相談は仕事で関わる人々とのコミュニケーションです。 組織で目標を達成するために、各人が役割に応じた業務を遂行します。トップや管理職はその進捗や内容を把握しておく必要があります。そのためには、適切な情報共有「報連相」が必要不可欠です。 情報共有の正確さとスピードは結果を大きく左右します。タイムリーに報連相が行われていない場合、様々なトラブルを起こす可能性があるのです。報連相を徹底することで、業務が円滑になるでしょう。 また、社内はもちろんのこと、社外でも意義があります。例えば、報連相の徹底により顧客とサービス提供側双方の認識のずれを解消できます。徹底することで、顧客満足度が上がり、業績の向上にもつながるでしょう。

業務を円滑に進める

報連相を行うことによって、進捗や状況の把握が楽になります。進捗を把握しておくことで、次に自分がすべき行動を準備しておいたり、上司であればサポートに入るという意思決定をしたりすることもできます。また、報連相を小まめに行うことで、上司は部下の進捗を確認しにいく時間を省くことができ、社員の自律性を損なうようなコミュニケーションを取らずに済みます。

仕事の生産性を上げる

進捗や状況を把握できずにいると、自分の仕事に集中することが難しくなります。事あるごとに「あれはどうなっている?」・「あの施策の結果はどうだった?」など、ヒアリングをしなければならないと、自分がすべき作業がなかなか進まないことが容易に想像できるでしょう。一方で、部下の生産性も下がることになります。仕事に集中しているのに上司から「あの結果を教えてほしい」・「進捗を報告してほしい」などと言われると、作業を途中で止めざるを得ない場合もあり、集中力が削がれてしまいかねません。そのため、報連相を行い、報告される側も報告する側も生産性を上げることができるのです。

心理的安全性を高める

報連相を徹底することで、コミュニケーションの回数が増えます。特に相談を丁寧に行うことは、互いの意見を交え、双方が納得する意思決定を行うことになるので、心理的安全性の高い組織を作る上では欠かせません。また、コミュニケーションが増えることで人間関係も良好になるでしょう。仲良しの組織になるという話ではなく、相手の大事にしていることや思考性が掴めるので、尊重のあるコミュニケーションを取れるようになっていきます。

緊急事態への対処を早くする

報連相には、トラブルへの対処を早くするという目的もあります。トラブルが発生した際に迅速に報告することで、初期対応の速度を上げることができ、被害を最小限に抑えることができます。また、未然にトラブルを防ぐこともできるでしょう。例えば、「AさんとBさんがディスカッションではなく、口論をしていた」という相談を上司にすることで、険悪な仲になる前に上司が仲裁に入り、双方の意見を聞きながら着地点を模索することもできます。

 

03報連相のポイント

適切で生産性を上げる報告・連絡・相談とは、相手に伝わりやすい言い方で、正確に情報を伝達することです。では、報告・連絡・相談をする際には、具体的にはどのようなポイントに注意すればいいのでしょうか。

報告のポイント

・先に結論を述べる

報告を行う時は、まず、結論を述べましょう。次に、要因や経緯などを述べます。そうすることで、簡潔・明瞭になり、双方にとってムダのない時間になります。

報告のタイミングに留意

悪い報告こそ早く 最終的に責任を取り、フォロー、フィードバックをしてくれるのは上司です。上司は仕事の進捗を把握しておかなければいけません。そのためには、タイミングよく報告しなければいけません。 タイミングとしては、中長期の仕事の途中、仕事の進め方に変更が生じたとき、仕事の完了時、ミスや問題が起こったときなどです。この中で、特にミス等の悪い報告は早めにしましょう。後にのばすと取り返しのつかない事態になりかねません。

事実と意見は区別する

報告では、まず、事実や数値などを伝えます。その後、意見を述べるようにします。事実と意見が混じっていては、報告を受ける人が判断に困ります。事実と意見は区別し、具体的な数値の明示をしましょう。

状況にあった報告方法を選択する

報告には、状況に合った伝達方法が求められます。伝達方法には、対面、電話、書面、メール等様々な方法があります。重要度、緊急度に応じて選択します。

連絡のポイント

相手に伝わった時点で完了

情報を発信するだけでは、連絡にはなりません。確実に相手に伝わった時点で完了します。特に重要なメールや文書等を見てもらえたか、確認する必要があります。

抜け漏れなく伝える

自分の都合で省略せずに、確実に伝えるようにします。また、内容だけでなく、伝える「人」も抜け漏れのないようにしなければいけません。Aさんに伝えたら、Bさんに伝わるだろうと勝手な判断をせず、必要な人全員に行うようにします。

相談のポイント

仕事の指示を出した人に相談する

仕事の内容そのものの相談は、その仕事の指示を出した人にしましょう。先輩や同僚に相談しても、背景を知らないと的確なアドバイスができないかもしれません。指示を出した人であれば、仕事の目的や、欲しい結果も明確なので、適切なアドバイスがもらえます。

相談前に相談したいことを明確にする

いざ相談しようとしても、相談したいことが明確になっていないと、相談を受ける側も理解するのが困難になり、適切なアドバイスができなくなってしまいます。相談前に、何に困っているのか、その原因は何なのかなどを考え、整理しておく必要があります。また、相談をする時は、現物や資料を持っていけば、伝わりやすいでしょう。

1人で何日も悩まず相談する

新入社員のうちは、一人で考え込み何日も悩んでしまうこともありえます。しかし、悩んでいるうちに時間が過ぎていき、納期に間に合わなくなったり、自分の手に負えないぐらい問題が大きくなったりすることがあります。自分で考えることは大事ですが、一人で何日も悩んでいるよりは、相談をしましょう。

 

04報連相を定着させるポイント

報連相を組織に定着させるには、どのようなポイントを押さえておくべきか紹介します。報連相を定着させるには、以下の4つのポイントに留意しましょう。

報連相の必要性・目的を伝える

まずは、何のために報連相を行うのか、報連相の必要性・目的を伝えましょう。なぜ報連相が重要なのか新入社員自身で理解しておかなければ、意味のない報連相になってしまいます。 講師が伝える前に、新入社員達自身で考え、グループディスカッションするのも効果があるでしょう。 学生時代は、1人で意思決定を行い、個人または親が責任を負っていました。しかし、企業では、上司を始め様々な人が意思決定をするために適切なコミュニケーション「報連相」が必要になってくるのです。

ベースとなるスキルを身に付ける

報告連絡相談をしたくても、何が言いたいのか分からないと叱られる、意図していない意味で伝わってしまう、何を相談すればいいか整理できないという新入社員はよくいます。人に分かりやすく伝えるにはベースとなるスキル、「ロジカルシンキング」を身につけるといいでしょう。ロジカルシンキングとは、訳すと「論理的思考」。問題を分解して整理し、結論を導き出すための思考法です。新入社員研修の中でロジカルシンキングも扱うと、より人に伝わりやすくなるでしょう。

配属前と配属後に実施

研修のタイミングも大切です。仕事を始める前の入社後すぐと、配属後に実施するとよいでしょう。配属前は、報連相の基本を学び、配属後は実際に仕事をしてみて躓いた点を中心に研修で扱うとよいでしょう。

実践が重要

報連相は実践が重要です。ただ講義を聞くだけでは、なかなかうまくなりません。業務の中で失敗しても、繰り返し行い、上司や先輩からフィードバックしてもらうことが大切です。その都度改善すべき点を見つけ実行していけば、正しい報連相ができるようになるでしょう。

 

05上司に必要な「おひたし」

報連相は基本的に部下が徹底する必要があるものですが、先輩社員や上司にも徹底すべき以下のような心がけがあります。

  • ・怒らない
  • ・否定しない
  • ・助ける
  • ・指示する

これらの頭文字をとって「おひたし」と一般的には呼ばれています。

怒らない

部下と良好な関係を築くためには、怒らないことが重要です。しかし、ミスを指摘しない・指導しないという意味ではありません。これは、怒りに身を任せないという意味であり、部下の成長を思って叱責することが必要な場面も当然あります。部下からミスの報告があった場合は、怒りに身を任すことなく、何が問題だったのか、どうすればミスを防ぐことができたのかを一緒に整理してあげることが重要です。

否定しない

部下が間違った意思決定をしたり、的外れな相談をしてくることもあります。その際に、頭ごなしに否定すると信頼関係を失うきっかけになりかねません。まずは、相手の話を全て聞き、意見を受け入れ、咀嚼したうえで、自分の意見を伝えましょう。一般的には、「でも」を言わないことを心がけると、否定しないコミュニケーションが取れると言われています。全く反対の意見を言う際も「なるほどね。自分はこう思うんだけど、どうかな?」と言ったように、相手を否定せずに真逆の意見を伝えることは難しくないのです。

助ける

部下の悩みや課題を助けることは上司に求められている役割の1つです。一方で、全てを助けていると部下の成長を妨げてしまいます。そのため、ある程度のミスは許容し、まずは部下が自ら思考し、自らの意思や方法で仕事に取り組む姿勢を大事にしましょう。その際にどこまでなら修正が効くかを判断しておくと、「ここまで進めたら一回報告してね」と伝えておくだけで軌道修正も容易になります。

指示する

部下に指示を出すことも、上司に求められている役割の1つです。ただし、上司が指示を出しすぎてしまうと、部下が意思決定をする機会を奪ってしまい、部下の成長につながりません。いわゆる「指示待ち人間」が生まれるのは、上司が介在しすぎていることが要因の1つなのです。また、指示を出す際の言い方にも注意が必要です。自分(上司)に与えられている目標を達成するために、メンバーに自分の業務を一部お願いしているということを忘れてしまうと、自分の言うことを聞くのが当たり前のような言い方をしてしまいます。他にも指示を出された方が仕事がスムーズにいく人と、指示をあまり出さずに自由にさせておいた方がワークする人を見極めることも重要です。


 

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06Schooビジネスプランのビジネスマナー研修

Schooビジネスプランでは約6000本の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schooビジネスプランの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schooビジネスプランには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

管理画面の使い方1

まず、Schooビジネスプランの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

管理画面の使い方2

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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07まとめ

この記事では、報連相とは、報告連絡相談の重要性、報告・連絡・相談のポイント、報連相研修の実施方法についてご紹介しました。報連相は、社会人としての必須スキルです。ぜひ、新入社員に研修で基本について学ばせ、実践を繰り返すことで、着実に身に付けさせてください

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