報連相とは？その重要性や研修で教える際のポイントを解説

01報連相とは

報連相とは、「報告」「連絡」「相談」の頭文字をとった言葉で、社会人にとって必要不可欠なスキルです。それぞれは次のように分類されます。

• 報告：仕事の進捗具合や状態・結果について上司や先輩等に知らせること
• 連絡：仕事の目標を達成する上で必要な連絡を行うこと
• 相談：問題が生じたときや難しい判断が必要になったとき上司や先輩、同僚等からアドバイスをもらうこと

それぞれ、難しくないように見えても、実際の仕事の現場では上手く機能していないこともあります。少し実践されないだけで、トラブル発生の原因になることはよくあります。特に新入社員には報告・連絡・相談を徹底させましょう。 また、報告・連絡・相談の意味を知って実行するだけではなく、心構えも必要となってきます。

報告の定義

報連相における報告とは、仕事の進捗状況や、業務の結果や成果、顧客からの意見や指摘などを上司や先輩社員、組織へ伝えることを言います。報告が必要な理由は、企業に属するからに他なりません。企業に所属している場合、個人の行動や言動も全て組織が責任を負うことになります。そのため、どのような些細なことであっても企業に属しているのであれば、報告は義務と考えるべきなのです。

連絡の定義

連絡とは、業務に関する情報やスケジュールなどを関連する人へ共有することです。連絡が必要な相手は上司や先輩、同僚に限りません。他の部署や取引先、見込み顧客なども連絡の対象に含まれます。連絡が必要な理由も、企業に属しているからです。同僚や上司、部下と一緒に仕事を進めていく中で相互に状況を理解し合うことは、必要不可欠と言って良いでしょう。

相談の定義

相談とは、意思決定をする上で周囲の意見を聞くことです。自分だけでは判断しきれないことを、周囲の意見を取り入れることでスムーズに意思決定できるようになります。仕事においては、個人の裁量で意思決定できる場面は多くありません。仮に決済者であっても、部下の意見を聞きながら合意を得つつ、総合的に判断することが求められるからです。

02報連相の目的

報連相の目的は、組織内での円滑な業務進行を促進し、情報の透明性を確保することです。報告・連絡・相談のそれぞれの目的について詳しく説明します。

報告

報告は、実施した活動や進捗状況、達成された成果を上司や関係者に伝えるための手段です。具体的なデータや情報を通じて、プロジェクトや業務の透明性を確保し、組織全体が同じ情報を共有することで効果的な意思決定が可能となります。報告は適切なコミュニケーションを促進し、組織の目標に向けた進捗を把握するための不可欠な手段です。

連絡

連絡は、メンバーや関係者との間で情報や意見を交換し、コミュニケーションを構築するための手段です。プロジェクトの調整やタスクの進捗確認、緊急の情報共有など、即座かつ円滑に情報をやり取りすることが連絡の目的です。適切な連絡は効率的な業務遂行を支え、チームワークや相互理解を強化します。

相談

相談は特定の問題や課題に対して他者の意見や助言を仰ぐための手段です。専門知識や経験を持つ人からのアドバイスや協力を得ることで、問題解決や意思決定の質を向上させることが期待されます。相談は柔軟で協力的な労働環境を構築し、組織全体の能力を最大限に引き出すのに役立ちます。

03報連相の重要性

多くの企業では、仕事を1人のみで完結させることは少ないでしょう。報告連絡相談は仕事で関わる人々とのコミュニケーションです。 組織で目標を達成するために、各人が役割に応じた業務を遂行します。トップや管理職はその進捗や内容を把握しておく必要があります。そのためには、適切な情報共有「報連相」が必要不可欠です。 情報共有の正確さとスピードは結果を大きく左右します。タイムリーに報連相が行われていない場合、様々なトラブルを起こす可能性があるのです。報連相を徹底することで、業務が円滑になるでしょう。 また、社内はもちろんのこと、社外でも意義があります。例えば、報連相の徹底により顧客とサービス提供側双方の認識のずれを解消できます。徹底することで、顧客満足度が上がり、業績の向上にもつながるでしょう。

業務を円滑に進める

報連相を行うことによって、進捗や状況の把握が楽になります。進捗を把握しておくことで、次に自分がすべき行動を準備しておいたり、上司であればサポートに入るという意思決定をしたりすることもできます。また、報連相を小まめに行うことで、上司は部下の進捗を確認しにいく時間を省くことができ、社員の自律性を損なうようなコミュニケーションを取らずに済みます。

仕事の生産性を上げる

進捗や状況を把握できずにいると、自分の仕事に集中することが難しくなります。事あるごとに「あれはどうなっている？」・「あの施策の結果はどうだった？」など、ヒアリングをしなければならないと、自分がすべき作業がなかなか進まないことが容易に想像できるでしょう。一方で、部下の生産性も下がることになります。仕事に集中しているのに上司から「あの結果を教えてほしい」・「進捗を報告してほしい」などと言われると、作業を途中で止めざるを得ない場合もあり、集中力が削がれてしまいかねません。そのため、報連相を行い、報告される側も報告する側も生産性を上げることができるのです。

心理的安全性を高める

報連相を徹底することで、コミュニケーションの回数が増えます。特に相談を丁寧に行うことは、互いの意見を交え、双方が納得する意思決定を行うことになるので、心理的安全性の高い組織を作る上では欠かせません。また、コミュニケーションが増えることで人間関係も良好になるでしょう。仲良しの組織になるという話ではなく、相手の大事にしていることや思考性が掴めるので、尊重のあるコミュニケーションを取れるようになっていきます。

緊急事態への対処を早くする

報連相には、トラブルへの対処を早くするという目的もあります。トラブルが発生した際に迅速に報告することで、初期対応の速度を上げることができ、被害を最小限に抑えることができます。また、未然にトラブルを防ぐこともできるでしょう。例えば、「AさんとBさんがディスカッションではなく、口論をしていた」という相談を上司にすることで、険悪な仲になる前に上司が仲裁に入り、双方の意見を聞きながら着地点を模索することもできます。

04報連相のポイント

適切で生産性を上げる報告・連絡・相談とは、相手に伝わりやすい言い方で、正確に情報を伝達することです。では、報告・連絡・相談をする際には、具体的にはどのようなポイントに注意すればいいのでしょうか。Schooで放送しているデキる若手の報連相では、以下の8つをポイントとして紹介しています。

結論から先に伝え、経緯説明は後に伝える

報告を行う時は、まず、結論を述べましょう。次に、要因や経緯などを述べます。そうすることで、簡潔・明瞭になり、双方にとってムダのない時間になります。

要点を事前に整理してから伝える

要点を事前に整理して伝えることによって、伝えたいことをわかりやすく伝えることができます。また、報告を受けた側が報告内容を理解し、必要に応じて行動を起こすための情報を提供することができます。

伝えるタイミングを見極める

情報は生ものですので、タイミングが重要です。以下のタイミングでこまめに報告を行いましょう。

事実と意見、推測を分ける

報告では、まず、事実や数値などを伝えます。その後、意見を述べるようにします。事実と意見が混じっていては、報告を受ける人が判断に困ります。事実と意見は区別し、具体的な数値の明示をしましょう。

曖昧な表現を避ける

いざ相談しようとしても、相談したいことが明確になっていないと、相談を受ける側も理解するのが困難になり、適切なアドバイスができなくなってしまいます。相談前に、何に困っているのか、その原因は何なのかなどを考え、整理しておく必要があります。また、相談をする時は、現物や資料を持っていけば、伝わりやすいでしょう。

悪い情報ほどすぐに伝える

悪い報告こそ早く 最終的に責任を取り、フォロー、フィードバックをしてくれるのは上司です。上司は仕事の進捗を把握しておかなければいけません。そのためには、タイミングよく報告しなければいけません。 タイミングとしては、中長期の仕事の途中、仕事の進め方に変更が生じたとき、仕事の完了時、ミスや問題が起こったときなどです。この中で、特にミス等の悪い報告は早めにしましょう。後にのばすと取り返しのつかない事態になりかねません。

相手や状況によって伝える方法を選ぶ

報告には、状況に合った伝達方法が求められます。伝達方法には、対面、電話、書面、メール等様々な方法があります。重要度、緊急度に応じて選択します。

一人で何とかしようとせずに、周りに報連相をする

行き詰まると一人で考え込み、何日も悩んでしまうこともありえます。しかし、悩んでいるうちに時間が過ぎていき、納期に間に合わなくなったり、自分の手に負えないぐらい問題が大きくなったりすることがあります。自分で考えることは大事ですが、一人で何日も悩んでいるよりは、相談をしましょう。

05報連相を定着させる方法

報連相を組織に定着させるには、どのような方法でおくべきか紹介します。報連相を定着させるには、以下の4つの方法があります。

報連相の必要性・目的を伝える

まずは、何のために報連相を行うのか、報連相の必要性・目的を伝えましょう。なぜ報連相が重要なのか新入社員自身で理解しておかなければ、意味のない報連相になってしまいます。 講師が伝える前に、新入社員達自身で考え、グループディスカッションするのも効果があるでしょう。 学生時代は、1人で意思決定を行い、個人または親が責任を負っていました。しかし、企業では、上司を始め様々な人が意思決定をするために適切なコミュニケーション「報連相」が必要になってくるのです。

研修でベースとなるスキルを身に付ける

報告連絡相談をしたくても、何が言いたいのか分からないと叱られる、意図していない意味で伝わってしまう、何を相談すればいいか整理できないという社員はよくいます。人に分かりやすく伝えるにはベースとなるスキルを身につけるといいでしょう。ロジカルシンキングやコミュニケーションスキルなどを身につけることによって適切な報連相ができるようになるでしょう。

配属前と配属後に実施

研修のタイミングも大切です。仕事を始める前の入社後すぐと、配属後に実施するとよいでしょう。配属前は、報連相の基本を学び、配属後は実際に仕事をしてみて躓いた点を中心に研修で扱うとよいでしょう。

実践が重要

報連相は実践が重要です。ただ講義を聞くだけでは、なかなかうまくなりません。業務の中で失敗しても、繰り返し行い、上司や先輩からフィードバックしてもらうことが大切です。その都度改善すべき点を見つけ実行していけば、正しい報連相ができるようになるでしょう。

06報連相ができない原因

報連相ができない原因は主に以下の3つです。

コミュニケーションスキルの不足

コミュニケーションスキルの不足によって、情報伝達に悪影響を及ぼします。例えば、報告者がプロジェクト進捗を共有する際に、相手の理解度や興味を考慮せずに専門用語や詳細なデータを用いることがあります。これにより相手が理解できず、効果的な報告ができません。また、感情の表現やフィードバックの方法にも影響が現れ、コミュニケーションが円滑でなくなります。コミュニケーションスキルの向上がないと、報告や連絡が適切に行われないばかりか、相手との信頼関係や協力関係も損なわれかねません。報告者が相手の立場やニーズを理解し、適切なコミュニケーション手法を選択するトレーニングやサポートが不足している場合、報連相の質が低下します。コミュニケーションスキルの向上は、情報の効果的な伝達と相手との関係構築に不可欠です。

情報の不透明性

情報の不透明性も報連相を阻害する原因となります。例えば、プロジェクト進捗の報告が十分なデータや詳細を欠いており、関係者が全体像を理解できない場合があります。また、情報が分散していて統一された場所にアクセスできないと、報告者と受け手の双方が同じ情報にアクセスできず、意思決定に支障をきたすことがあります。この不透明性があると、情報の欠落や不確かさが生じ、誤解や混乱を引き起こしやすくなります。報告や連絡においては、適切な情報を整理し、透明性を確保するための努力が必要です。これには情報管理のツールやプラットフォームの適切な利用、適切な情報共有の文化の醸成が含まれます。情報の透明性を高めることで、効果的で信頼性のある報連相が可能となります。

組織文化の影響

社内コミュニケーションについての組織文化によって、報連相に大きな影響が生じます。上層部やリーダーシップがコミュニケーションを奨励せず、情報共有を強調しない場合、従業員は自分の業務に集中し、他者とのコミュニケーションを後回しにする傾向が生まれます。また、組織内でのヒエラルキーや権限の強調が報連相の阻害要因となります。情報を流通させるのは特定の人物だけとされ、他のメンバーは情報にアクセスできないと感じることがあります。このような文化が根付いている場合、従業員は自ら情報を共有することを躊躇し、結果として報連相の途絶えが生じることがあります。解決には、リーダーシップが開かれたコミュニケーション文化を醸成し、報連相が評価される環境を作り上げることが必要です。

07報連相に必要なスキル

正しい報連相を身につけるには、どのようなスキルを習得すべきか紹介します。どれも正しく物事を伝えるためには重要なスキルになるので、研修や実践で習得するといいでしょう。

コミュニケーションスキル

報連相を行う上で、正しく伝わるように伝えることが重要です。「メール」「会話」「電話」など手段を問わずに相手の立場になって、「伝わる」コミュニケーションを学ぶといいでしょう。

ロジカルシンキング

ロジカルシンキングとは、訳すと「論理的思考」。問題を分解して整理し、結論を導き出すための思考法です。新入社員研修の中でロジカルシンキングも扱うと、より人に伝わりやすくなるでしょう。

プレゼンテーション能力

報告や相談の際には、自分の意見や提案をわかりやすく説明することが求められます。そのため、プレゼンテーション能力を磨くことで、相手に理解してもらいやすいプレゼン資料や説明を作成することができます。

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上述の通り部下が報連相を実施するための環境づくりとして先輩社員や上司にも徹底すべき心がけがあります。部下が報連相しやすい環境を作るためにもコミュニケーションスキルの習得ができるといいでしょう。

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09まとめ

この記事では、報連相とは、報告連絡相談の重要性、報告・連絡・相談のポイント、報連相研修の実施方法についてご紹介しました。報連相は、社会人としての必須スキルです。ぜひ、新入社員に研修で基本について学ばせ、実践を繰り返すことで、着実に身に付けさせてください