オフサイトミーティングとは？メリット・デメリットや効果的な進め方｜失敗しないためのコツも

01オフサイトミーティングとは何か

通常の会議は、社内の会議室で行われることが多いですが、オフサイトミーティングは会社から離れた場所で開催される会議を指します。「気楽にまじめな雑談をする」ことをコンセプトとした、新しい会議の手法です。メンバー同士が、リラックスできる空間で、普段から感じていることや率直な意見を自由に話し合います。そのため、社内のコミュニケーションが深まるだけでなく、自律的な行動も促せるため、加えて協働体制を構築することが可能です。 昨今は、リゾートホテルや旅館などで、日帰りや宿泊を伴うオフサイトミーティングが開催されるようになりました。立場を超えた様々なメンバーとの非日常の空間は、オフサイトミーティングならではといえるでしょう。

02オフサイトミーティングのメリット

オフサイトミーティングには、非日常的なリラックスできる空間だからこそ、得られるメリットがあります。ここでは、オフサイトミーティングにおける3つのメリットについて解説します。

中断されにくく集中して話し合える

会社から離れた場所で開催するため、話し合いに集中できるというメリットがあります。社内であれば、来客や電話など急ぎの対応によって、中断して流れを止めてしまいます。さらに、たびたびの中断していては、ミーティングの質もメンバーのモチベーションも低下することでしょう。その点、オフサイトミーティングでは、中断されにくく集中して話し合うことができます。

新しいアイデアが生まれる

非日常の空間で通常とは異なるミーティングのやり方では、さまざまな考えや意見を持ったメンバーとの交流も刺激になり、新しいアイデアが生まれやすくなります。似たような考えの志向をを持つ人が集まると、知的生産性の質が低下するといわれているため、オフサイトミーティングでは、新しいアイデアが生まれやすいといえるのです。したがって、企画会議といった新たな発想が求められるテーマが向いているでしょう。

コミュニケーションが活発になりチーム力が強化される

オフサイトミーティングを通して、メンバー同士のコミュニケーションが活発になり、通常の業務では、なかなか接点がない他部署のメンバーとのコミュニケーションの場にもなります。ミーティング後には、部署間のやり取りもスムーズになり、チーム力の強化につながります。このことによって、組織全体のチームワークの向上が期待できるのです。

03オフサイトミーティングのデメリット

社外で行うことがメリットになりますが、一方ではデメリットとなることもあります。オフサイトミーティングの開催を検討する際には、必ず押さえておきたいポイントです。ここでは、オフサイトミーティングにおける3つのデメリットについて解説します。

開催する場所にコストが発生する

通常の会議では、会議室や社内の空いたスペースを利用するため、コストの心配はありません。しかし、社外で行うオフサイトミーティングは、レンタルスペースや貸会議室など開催場所にコストが発生します。さらに、開催場所までの交通費や飲食代、場合によっては宿泊費などのコストも加わることになります。メンバーが多くなるほど高額になりがちなので、負担にならないよう考えておくことが必要です。

メンバーの通常業務の調整が必要になる

あらかじめ、メンバー全員の通常業務を調整する必要がある点もデメリットになります。開催場所と会社を往復する時間や、ミーティングの時間といった多くの時間を必要とするためです。また、参加メンバーが多いほど、業務の調整が難しくなります。調整しやすいように、できるだけ早くミーティングのスケジュールを伝えるようにしましょう。通常の会議に比べて、事前準備と業務調整の必要性が高い点を押さえておきましょう。

意見がまとまらない可能性も

先述したように、コミュニケーションが活発になり、新しいアイデアが生まれる点は、オフサイトミーティングのメリットです。しかし、様々な話が飛び交うことで意見がまとまらない可能性もあります。せっかくオフサイトミーティングを開催するのであれば、「単なる楽しい雑談の場」にならないよう、メンバーに意義や目的を周知させておくことが大切です。

04効果的なオフサイトミーティングの進め方【事前準備】

オフサイトミーティングを効果的に進めるためには、入念な事前準備が必要です。全体の流れをイメージしながら、必要なものを確認しましょう。ここでは、開催までに済ませておくべき事前準備について解説します。

メンバーの選定

オフサイトミーティングにおいてメンバーの選定は、非常に重要です。なぜなら、コミュニケーションを活性化し、チームの協働体制を構築することに意義があるためです。そのためには、役職や年齢、部署など、できるだけ多様なメンバーを集める必要があります。 また、ミーティングの生産性を最大化できる人数は、多くても10人程度だといわれています。多すぎると意見をまとめにくくなるため、結果的に何も決まらない事態を引き起こしてしまうでしょう。ミーティングのテーマに応じて、最適な人数を設定することが大切です。

開催日時・場所の決定

メンバーのスケジュールを確認して日時を決めてから、場所の選定に入りましょう。オフサイトミーティングには多くの時間を必要とするため、開催日時を複数の日にちから希望を募ってもよいでしょう。 開催場所は、解放感と非日常感があるか、会議に必要なツールが揃っているか、飲食ができるかといった点を念頭に置きましょう。ミーティング後に会社に戻る場合は、アクセスのしやすさも配慮する必要があります。

ミーティング内容を共有

参加メンバーや開催日時、場所が決まったら、アジェンダを作成し、事前に通知しておくことが重要です。ミーティングの目的を明らかにし、テーマや決定すべき内容を共有することで、何について意見を求められているのかを知ることができ、事前に準備しやすくなります。そのため、ミーティング中も効率的に、話を進めることができるでしょう。

05効果的なオフサイトミーティングの進め方【当日】

メンバーにとって有意義なミーティングになることが、チーム力の強化につながります。先ほど紹介した通り、「単なる楽しい雑談の場」にならないためにも、当日の進めるポイントがあります。ここでは、オフサイトミーティングの進め方について解説します。

グランドルールの確認

ミーティングには、メンバーが安心して意見を出し合えるよう、グランドルール（会議を行うためのルール）が必要です。事前に基本的な内容を作成しておき、確認しながらメンバーで追加していくのもよいでしょう。 具体的には、「他のメンバーの意見を否定しない」「最後まで話を聞く」「端的に話す」などが挙げられます。開催回数を重ねるうちに、グランドルールを見直しを行い、より良いルールに改善していきましょう。

活発な意見交換を促す

メンバー全員に意見を求めて、活発に意見交換ができるよう促しましょう。メンバーに考える時間を持たせることで、考えをまとめたり、ミーティング内容の理解を深めたるすることができます。 また、活発な意見交換には、ホワイトボードの活用も有効です。意見をホワイトボードに記載し可視化することで、情報共有しながら、ミーティングをスムーズに展開しやすくなります。

フィードバックを集める

ミーティングの終了後は、ミーティングに対するフィードバックを集めるようにしましょう。ミーティング終了のタイミングがベストです。フィードバックにはアンケートを使って、テーマ・進行・開催場所などの項目を設定し、評価してもらったうえで、良かったこと、改善点などを率直なフィードバックをもらいましょう。次回のミーティングに反映することで、参加意欲を高めることが可能になります。

06オフサイトミーティングを失敗しないためのポイント

様々なメンバーが集まるオフサイトミーティングでは、リラックスして意見交換ができる空間を作ることが大切になります。ここでは、オフサイトミーティングを失敗しないためのポイントを解説します。

アイスブレイクを導入してメリハリをつける

ミーティング冒頭の5分から10分程度に、メンバーの緊張をほぐすためのアクティビティとして活用できるのが、アイスブレイクです。また、休憩後に再開する際にも、用いられることがあります。楽しみながら一体感が生まれやすく、モチベーションの向上につながります。 気軽に参加できて、なるべく準備する物が少ないアイスブレイクを行うようにしましょう。具体的には、自己紹介や他己紹介、自分に関する良かったニュースや新しいニュースを発表するGOOD&NEWがあります。事前準備の段階で、複数のアイスゲームを用意しておき、当日の雰囲気に適しているものを実施するようにしてみてください。

ファシリテーターが中立な立場で進行する

ファシリテーションには、円滑にするという意味があり、ファシリテーションを行う人をファシリテーターといいます。進行役として、中立的な立場でメンバーを尊重しながら、サポートや意見調整を行い、積極的な意見交換を促すなどの役割があります。 そのため、自身の意見を介入させずに進行する必要があり、最終意見をまとめて、勝手に結論づけることを避けなければいけません。 異なる考えをまとめ、対立意見を解消させ、適切な行動へと促すスキルを持ったファシリテーターの存在は重要です。ファシリテーター育成に積極的に取り組むことが企業にも求められているといえます。

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07まとめ

本記事は、オフサイトミーティングの意味やそのメリットやデメリット、効果的な進め方、失敗しないためのポイントについて解説しました。メンバー間の交流を深め、チーム力の強化を図りたい時に、有効な会議の手法です。従来の会議の在り方を見直しを考えるのであれば、ぜひオフサイトミーティングを活用してみてはいかがでしょうか。