リモートマネジメントとは｜リモートワークで生じるマネジメントの課題と対策

01リモートマネジメントとは

リモートマネジメントとは、リモートワークを活用した業務をマネジメントする方法のことです。 新型コロナの流行によって、従業員同士の接触を避けるようになり、在宅勤務やリモートワークが推奨されて一気に普及しました。 リモートワークには、自宅で自分の仕事に集中でき、通勤のための時間や負担がなくなるというメリットがある一方で、顔を合わさずに働くメンバーをマネジメントする難しさに頭を悩ます企業も多かったようです。 新型コロナが収まりをみせた後も、多くの企業ではリモートワークを継続しています。それに伴い、これまでの管理手法やコミュニケーションの取り方を改め、リモートワークに対応したマネジメントに移行していく必要性を感じています。 離れて仕事をしていても、チームとして機能する管理手法の確立が求められています。

02リモートマネジメントが注目される背景

リモートマネジメントが注目されるようになった背景として、以下の2つが考えられます。

リモートワークの普及

新型コロナの拡大で、リモートワークが広く普及するようになりました。リモートワークができるように、業務のデジタル化が急速に進められ、多くの業務がオンラインで完結するようになりました。 そのことによって、以前であれば、メンバーがどんな仕事をしていて何に悩んでいるのか、意識しなくてもわかりましたが、リモートワークになると働き方が見えずマネジメントが非常に難しくなりました。 リモートワークのマネジメント問題に対応するように、チャットやビデオツールが普及したことで、ツールを活用したマネジメント手法に注目が集まるようになりました。

働き方の多様化

個人の生活スタイルに合わせて多様な働き方を企業が受け入れるようになったことも、リモートワークを後押しする要因となりました。 チームの中に違った働き方をする人がいることも、これまでと違ったマネジメントが必要になる背景となっています。

03リモートワークにおけるマネジメントのよくある課題

リモートワークで業務を行うことで、様々なマネジメントの課題が現れるようになりました。その中でよく見られる以下の課題について、解説します。

コミュニケーションが減少する

リモートワークが中心になることで、メンバー同士やマネージャーとのコミュニケーションが少なくなってしまいます。オンラインでは業務の指示や報告を文字でやりとりすることが中心になります。 同じオフィスで机を並べて仕事をしているときは、業務に必要な会話以外にも、お互いの状況や考えていることなど、直接関係ない話も気軽にできましたが、離れているとそうした会話が少なくなります。 コミュニケーションが減少することは、無駄な時間の削減ではなく、業務をスムーズに進める潤滑油が足りなくなってしまったということです。

チームの一体感が無くなる

同じ空間で業務に取り組んでいるときには、チームとして取り組んでいる感覚がありますが、それぞれが離れて仕事をするようになると、他のメンバーが何をやっているのかわからないため、チームとしての一体感が失われる可能性があります。 自分がやっていることがチームに貢献しているのかがわからなくなり、孤立しているような感覚にとらわれることもあるでしょう。 マネジメント側としては、オンライン会議などでできるだけメンバーが顔を見ながら会話をする機会を設けるようにする必要があります。

生産性やモチベーションが低下する

リモートワークでは、自分のペースで仕事ができるため集中できてよい、という人がいる一方で、人と会う機会や会話が減ってモチベーションが低下してしまうという人もいます。適度に人の目があるほうが集中できるという人も少なくありません。 気持ちや思考の切り替えには、社内の人と会話をするのが効果的だという人もいるでしょう。 リモートワークでは、今まで以上に自分の業務は基本的に自分で管理しなければなりませんが、個人任せではうまくいかないケースも発生します。企業側でも対応策を用意しておく必要があります。

労務管理や人事評価が難しい

リモートワークが多くなると労務管理や人事評価が難しくなります。メンバーが今何をやっているのかがわかりにくいため、途中経過が見えにくいため、成果中心の評価になりがちですが、成果が出るまでのプロセスを適切に評価する仕組みが必要です。 リモートマネジメントでは、以前の管理や評価の仕組みよりも、より明確な基準による評価が求められています。

04リモートマネジメントのポイント４つ

リモートワークで行う業務を、効率的にマネジメントするためのポイントがいくつかあります。ここでは、その中から主なものを4つ紹介します。

各人の目標や業務内容の明確化

評価の基準を明確にするために、メンバー各自の目標や業務内容を明確にしておく必要があります。リモートワークでは、成果が現れるまでのプロセスを管理・評価することは難しいため、目標や業務内容を細かく管理するようにしましょう。 メンバーそれぞれの役割をしっかりと認識させて、モチベーションの維持につなげることも大切になってきます。

経営方針の浸透

それぞれが離れて仕事をするようになると、企業の経営方針を各従業員に浸透させることが、今まで以上に重要になります。 コミュニケーションの機会が少なくなることで、それぞれが経営方針に沿って業務に取り組んでいるかを確認することが難しくなります。 オンラインミーティング等で定期的に経営方針を伝えるように、意識してやり続ける必要があります。

業務分担や進捗状況の共有

リモートワークで行っている業務をマネジメントするには、出社しているときよりも詳細な業務分担や進捗状況の管理が必要になります。 チャットや業務管理ツールを活用し、情報共有を徹底するようにしましょう。メンバーによっては、進捗状況などの入力を面倒に思う人もいるかもしれませんが、評価にも関係することなのでしっかりやるよう、意識づけさせるといいでしょう。

情報セキュリティの管理

リモートワークでは、社内情報が外部に流出しないように厳重に管理する必要があります。重要な業務は基本的にクラウド上で作業し各自のPCでファイル管理をしないなど、ルールをしっかりと定めておきましょう。 システムやツールでトラブル発生を防ぐ仕組み作りをしておくと同時に、メンバーの意識の中にもセキュリティに対する注意を定期的にリマインドすることも必要です。

05効果的なリモートマネジメントの方法

離れて仕事をしているメンバーに対して、効果的にリモートマネジメントをしていく具体的な方法を4つ紹介します。メンバーとしっかりとコミュニケーションを取ることと、明確な評価制度を導入することが非常に重要になります。

1on1ミーティングの実施

リモートマネジメントではコミュニケーション不足を解消する方法を考えなければなりません。メンバーとしっかりと話し合いができるように、1on1ミーティングを定期的に行うことがおすすめです。 1on1ミーティングを通じて、業務の進捗や問題点の確認だけでなく、取り組む姿勢やモチベーションの状態も見るようにします。 チームとしての方向性をしっかり伝え、メンバーそれぞれが果たしている役割を改めて認識させることでモチベーションを高めていきましょう。

明確な評価制度の導入

対面で評価していたころよりも、さらに明確な評価制度を導入するようにしましょう。リモートマネジメントは、メンバーの業務進捗の状況や取り組む姿勢などが見えにくいため評価が難しいといわれています。 主観で評価するのではなく、明確な評価基準を設けて、お互いに納得できる仕組みを用意しておくと、モチベーションの維持につながります。 これまで以上に細かくチェックし、評価するため手間がかかるので、評価支援ツールの導入などを検討するといいでしょう。

適切なフィードバックを随時おこなう

長期間にわたって自宅でリモートワークを続けていると、疎外感を感じる人が出てきます。マネージャー側から各メンバーに対して適切なフィードバックをすることを心がけましょう。フィードバックを受けて、自分が求められている役割を再認識し、モチベーションを高めることにつながります。

業務以外の交流の場を増やす

リモート会議で必要な業務連絡をするだけでは、コミュニケーションが不足しストレスの原因になります。 定期的に業務外の雑談の機会を設けて、部署内でのコミュニケーションを増やすようにします。チームとしての一体感が高まり、業務の流れもスムーズになります。

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06まとめ

働き方の多様化が進み、リモートワークは今後も続けられることが予想されます。それに伴いリモートマネジメントの重要性も高まっていきます。 チーム全員が顔を合わせて業務に取り組んでいた頃と比較して、リモートマネジメントはより緻密な評価の仕組みとコミュニケーションが必要になります。 自社に適したリモートマネジメントの手法を見つけ出し、今後の業務に活かしていかすようにしてください。