社内DXとは｜取り組むべきアクションと推進のポイントを解説事例付き

01社内DXとは

社内DXとは、「業務効率化や生産性向上などを目的とした、デジタル技術を活用した働き方や組織体制の変革のこと」です。契約手続きや印鑑を電子化したり、顧客管理をデータ化したりすることが、社内DXの代表例と言えます。

社内DXは、短期間の成果としては業務効率化や生産性向上を期待できます。さらに、中長期的に見ても社内に顧客データを貯蓄し、それを活かして新たなビジネスモデル創出を図るなど、効果を得られることが期待できます。

つまり、DXを実現するためのデジタイゼーション（Digitization）やデジタライゼーション（Digitalization）という工程が、社内DXと言えます。

02社内DXが求められている背景

社内DXが求められている背景には、働き方改革や2025年の崖、BCP対策などがあります。以下で、それぞれについて詳しく紹介します。

働き方改革の実現

労働人口の減少は今後も進み、人手不足の解消は困難を極めます。しかし、企業は働き方改革を実現し、従業員のワークライフバランスを充実させなくてはなりません。こうした環境で事業を拡大するには、DXによる業務効率化や生産性向上は欠かせない要素となっています。

加えて、労働力確保の面から、働き方の多様化にも対応する必要もあります。勤務時間に柔軟性をもたせることや、リモート勤務などを推奨すれば、今までとは違った層の人材が就労可能になるかもしれません。

「2025年の崖」問題

社内DXが必要とされる理由のひとつとして、「2025年の崖」問題が挙げられます。2025年頃のタイミングで、多くの企業が活用する基幹システムのサポート終了と、運用に携わってきた人材の定年退職が重なるというものです。古い基幹システムの運用をつづけることは、システム障害のリスクを高め、事業活動に壊滅的な影響を及ぼす可能性があります。こうした事態を回避するためにも、社内DXの取り組みは不可欠といえるでしょう。

BCP対策

BCP対策とは、有事の際でも業務を遂行できる体制を構築する取り組みです。社内DXはBCP対策にも効果を発揮します。近年の顕著な例としては、コロナ禍におけるリモートワークが挙げられるでしょう。大規模な災害が発生した場合、限られた人員と拠点で業務を遂行しなければなりません。遠隔地でも業務が共有できるシステムや、重要なデータの損失を防ぐクラウド化など、社内DXが推進されていれば、有事の際の大きな力となります。

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03社内DXの進め方

社内DXの進め方は、以下の手順で行いましょう。

特に大事なプロセスは、経営層を巻き込むこと・各部署と連携することです。社内DXの最大の敵は社内にいます。多くの企業でDX推進室が立ち上がりましたが、担当者が疲弊する最大のポイントは、社内にいる抵抗勢力の反発と言われています。その反発を避けるためにも経営層からトップダウンでDX推進を行い、各部署のキーパーソンと一緒に社内DXを進めていくことが重要です。

1.経営層を巻き込む

まず、経営層を巻き込むことから始めましょう。社内DXを推進することで企業にとってメリットがあり、プロジェクト化するに値すると経営層を納得させることができれば、その後の工程が非常にスムーズに進みます。

経営層を納得させることができたら、経営層の口から「全社に対して社内DXを推進すること」、「各部署で専任者を出してもらうこと」を指示してもらいましょう。各部署にいる抵抗勢力もトップダウンでやることが決まってしまえば、公に反発しにくくなります。

2.各部署と連携する

次に、各部署の専任者と連携しましょう。DX推進部が各部署の専任者と連携する場合は、まず部署ごとの課題であったり、どうすれば業務が楽になるのかなどをヒアリングすることに徹してください。仮に、すでに改善点が見えていたとしても、各部署の口から意見を出してもらうということが重要なのです。

営業部の意見も聞かずにSFA(営業システム)を導入しようとすると、ほぼ確実に営業現場からの反発を受けます。「この場合はどうするのか？」・「そこを勝手に変えられると困る」といったように、習慣化している業務プロセスを業務把握をしていない他部署が勝手に変えようとすれば、反発を受けてもおかしくないでしょう。

3.目的を明確にする

各部署から意見をヒアリングしたら、目的を明確にしましょう。よくある例としては、「電子契約サービスを使えるようにしてほしい」・「SFAを導入したい」といったように手段から考えてしまうケースです。

しかし、大事なことはこれらを導入することで何を成したいのかです。例えば、業務効率化を実現するという目的のために、電子契約サービスを導入して契約書を郵便で送る工数を削減したり、生産性向上を実現するためにSFAを導入して受注率の高い案件に効率よくアプローチできるようにするといったように、目的を明確にすることでツールを導入した後のアクションも見えてきます。

4.改善点を洗い出す

目的を明確にしたら、改善点を洗い出しましょう。例えば、業務効率化を目的と置くのであれば、いまの業務でどのような無駄が発生しているのかを洗い出し、それぞれに優先度をつけていきます。

また、洗い出しを行うことでツールの導入などの費用をかけずとも、無駄な会議が多いなどの業務効率化できるポイントが見つかることがあります。

5.具体的な解決策を実施する

優先順位を決めたら、具体的な解決策を考え、実施します。最初に実施する施策は、担当部署に工数が一切かからず、担当部署にとって明確にメリットがもたらされるものがお勧めです。最初から担当部署への大きな負担がかかるようなことをしてしまうと、抵抗勢力の反発を受ける可能性もあります。自分達に負荷が全くかからず、自分達の業務が楽になることで反発する人はいないはずです。まずは、社内DXをもっと進めようという気運を社内に起こすことが、インパクトよりも重要なのです。

04社内DXの推進が滞る理由

社内DXの推進は、業務効率化と生産性の向上に欠かせない取り組みであることは間違いありません。しかし、社内における取り組みが滞ることも多いようです。 それにはいくつかの理由が考えられます

経営幹部の認識が甘い

現状において滞りなく業務が回っているため、経営層が必要性を感じないことが挙げられます。 しかし、一見問題がないように見えても、マンパワーをかけることで解消していることもあるかもしれません。デジタル化することで、さらなる効率化が見込めることもあるでしょう。 多くは経営層が現場の状況を深く認識していないことが原因です。 経営層に認識をあらためてもらうには、DX化によるメリットを定量的に示す必要があります。

社内調整が難しい

社内調整の難しさもDX推進の足かせとなっています。 部門間で追及したい利便性が違うため、一律的なシステム導入で解決が図れない場合もあるでしょう。従来の仕事の進め方に固執して、デジタル化に否定的な人材も一定数いるものです。 こうした社内の意見調整に手間と時間がかかります。 また、コストやリソース面の調達にも同様のことがいえるでしょう。

DX人材の不足

DX人材の不足も大きな理由です。 企業の多くは、DX人材を自社で採用し育成する取り組みが、できていない現状があります。 DX推進の専門部署や専任者を設けている企業は少数派でしょう。 多くは、外部のベンダー企業に頼ることになり、思うようにDX化が進まないのです。 DX推進には技術的な側面だけでなく、自社のビジネスにおける課題認識や解決策を導き出すスキルが求められます。DX人材の獲得と育成は必須といえるでしょう。

05社内DX推進のポイント

それでは、社内DX推進の具体策にはどのようなものがあるでしょうか。 社内DXを強く推し進めるポイントは、経営層による明確な発信と、現場の理解と強力を促す点にあるようです。 DX推進の担い手である人材は、この両面からの後押しがあることでスムーズにDX化を進められます。

経営戦略の一部とする

DXによる業務効率化が会社の方針であることを、経営トップから明確に発信してもらうことです。そのためには、DX化により実現したいビジョンや、実現により現場が得られるメリットを明確に示せなくてはなりません。また、現状維持によるリスクもあわせて伝え、DXの必要性を認識してもらいます。 まずは、経営陣がDX化を推し進める姿勢を全社に示し、従業員の認識を統一することです。

DX人材の確保

DX人材の確保も同時に取り組むべきポイントです。 自社の事業部門から人選し育成することも必要ですが、外部からの積極的な採用もあわせて行うべきでしょう。 特にエンジニアなど技術的な側面を担う人材は、外部からの採用で賄うことが現実的です。 ジョブ型雇用の導入など、人事的な施策もあわせて行う必要があるでしょう。

ツールやサービスの導入

自社の抱える課題解決に適した、外部ツールやサービスを導入するのも良い方法です。 テレワークにより社内コミュニケーションに課題が生じていれば、社内SNSツールの導入を検討するといったことが例として挙げられます。 まずは、こうしたツールの利用を体験し、デジタル化のメリットを感じてもらうことも、意識の変革に効果的な施策となります。

06社内DXに役立つツール

社内DXのポイントとして、ツールやサービスを導入する方法があることを前述しました。ここでは、社内DXを推進する上で役立つツールを紹介していきます。自社の課題解決に役立つツールはどれなのか、それぞれの特徴を理解したうえで導入を検討しましょう。

オンライン会議システム

その名の通り、場所を問わずどこからでもオンラインで会議に参加できるツールです。全国に支部があり一箇所に集まっての会議が困難な企業や、テレワークを導入している企業に効果的なツールとなっています。社内の会議だけでなく、顧客との商談や取引先との打ち合わせにも役立ちます。画面共有や録画などの機能が付いているものも多いため、情報共有やコミュニケーションの効率化に役立つでしょう。

オンライン会議システムの具体例

オンライン会議システムの具体例は以下のとおりです。

Google MeetはGoogleアカウントさえあれば無料で使えるので、予算をかけずにオンライン会議システムを導入したい場合におすすめです。

チャットツール

テレワークなどの影響で、円滑なコミュニケーションが取れていない場合はこちらのツールがおすすめです。メールに比べ、対面での会話に近い軽いやりとりを行えるため、スピード感のあるコミュニケーションをとることができます。グループを作って会話をすることもできるため、チームで仕事に取り組む際の進捗や情報の共有にも役立つでしょう。

チャットツールの具体例

チャットツールの具体例は以下のとおりです。

Google ChatはGoogleアカウントさえあれば無料で使えるので、予算をかけずにチャットツールを導入したい場合におすすめです。ただし、無料版では機能が制限されているので、社員数の多い企業では不向きかもしれません。

タスク管理ツール

業務を効率的に進めるためには、タスク管理ツールが役立ちます。メモやリマインドの機能を活用することでタスクを管理し、漏れなく業務に取り組むことが可能です。また、共有機能を活用することでチーム内のメンバーのタスクを確認し、業務の進捗を把握することができます。業務を効率的に行うためには、タスクの管理や進捗状況の把握は非常に重要です。そういった点に課題を感じているようであれば、このツールが役立つでしょう。

タスク管理ツールの具体例

タスク管理ツールの具体例は以下のとおりです。

上記で紹介したツールは、無料版で試すことが可能なので、自社に合うものを使うと良いでしょう。また、全社で導入せずに開発部門はBacklog、デザイン部門はTrelloといったように、部署ごとに適切なツールを導入しても良いかもしれません。

RPAツール

事務作業の工数削減には、このツールが役立ちます。単純な事務作業を動作ごと読み込ませ、システムに代替させることが可能なツールです。シフト作成、給与計算やレポート作成など、ルーチン化した作業をシステムによって一部自動化することができます。人件費・工数の削減や、単純作業のミスの防止に役立つでしょう。

RPAツールの具体例

RPAツールの具体例は以下のとおりです。

RPAツールは費用の差が激しいので、自社の予算に合わせて探すのが良いでしょう。ただし、費用が抑えられている場合はサポートが手薄かったり、機能が制限されていたりというケースもあるので、口コミや条件などに注意して精査することをおすすめします。

オンラインストレージ

クラウドに情報を保管し、組織内で共有することが可能になるシステムです。個人で保存し、メールなどに添付して送信していたデータを、簡単に共有することができるようになります。情報の共有に役立つだけでなく、クラウド上にデータを保存すればセキュリティ対策も強化され、情報漏洩や不正アクセスの防止にもつながります。

オンラインストレージの具体例

オンラインストレージの具体例は以下のとおりです。

上記で紹介したツールは、無料版で試すことが可能なので、自社に合うものを使うと良いでしょう。Dropboxは個人での利用者も多いので、社内にいる利用者に話を聞いてみるのも良いかもしれません。

ナレッジマネジメントシステム

人材不足に課題を感じている場合、このツールがおすすめです。個人の知識や業務上のノウハウを共有し、社内で利用したい時にいつでも活用できるシステムとなっています。組織内の誰でも高いスキルで業務に取り組めるよう、このシステムでサポートできるため、組織全体の業務効率化を進められます。属人化の解消だけでなく、教育コストの削減にも役立つでしょう。

ナレッジマネジメントシステムの具体例

ナレッジマネジメントシステムの具体例は以下のとおりです。

ナレッジマネジメントツールを選ぶ際は、他ツールとの連携が可能か、簡単に記載・共有ができるのかを中心に検討しましょう。ナレッジマネジメントツールは導入しても使う人が限定されてしまいがちなので、社内で習慣化できるためのハードルが低いツールを選ぶと良いです。

経費精算システム

経費を精算する際の「申請」「確認」「承認」といった工程を効率的に行ってくれるシステムです。紙ベースで行っていた作業がデジタル化され、業務におけるフローも簡潔になり、人件費や工数の削減に役立ちます。システムによって作業可能な範囲が異なるので、最適なシステムを選んで導入しましょう。

経費精算システムの具体例

経費精算システムの具体例は以下のとおりです。

経費精算システムは単体で導入することは珍しく、勤怠管理や電子契約などもセットで導入することが多いです。そのため、経費精算システムという観点だけでなく、他のシステムも併せて検討しましょう。

会計ソフト

会計ソフトも人件費の削減や、業務の効率化に役立ちます。導入することで、口座情報・取引明細を自動で仕分けしたり、財務情報をリアルタイムで把握できるようになります。クラウド型のものであれば、場所を問わずにアクセスすることが可能なため、テレワークの推進にもつながります。

会計ソフトの具体例

会計ソフトの具体例は以下のとおりです。

経費精算システムと同様に会計システムも単体で導入することはあまりないツールです。例えば、ジョブカンのように経費精算も会計も勤怠管理もできるツールが複数あるので、社内DXの検討に上がっていれば一気に変えてしまうのも手です。

人事管理システム

正当な評価ができているか人事評価に課題を感じている場合は、このシステムが役立ちます。特に、明確な目標のある定量評価ではなく、どこまで業務を遂行すれば評価が得られるのか不透明な定性評価に偏っている企業におすすめです。人事評価は、従業員のモチベーションや満足度につながります。人事管理システムを導入すれば公平性や納得感のある評価が可能になり、従業員のモチベーションアップや離職率の低下、パフォーマンスの向上につながるでしょう。

人事管理システムの具体例

人事管理システムの具体例は以下のとおりです。

人事管理システムは機能面で大きな差は多くないですが、他社ツールとの連携やサポート体制に違いがあります。担当者が少なかったり、運用が不安だったりする場合は、サポート体制の充実度で選ぶと良いかもしれません。

BIツール

BIツール（ビジネスインテリジェンスツール）は、ビジネスに置いて重要な決定に関与するデータを作り出すことができます。データをBIツールに読み込むことで、資料の作成やダッシュボードへの変換などが可能です。作成されたデータを業務に活用することで、新たな利益を創出するのに役立ちます。BIツールの導入により、業務における早急な意思決定が可能になるでしょう。

BIツールの具体例

BIツールの具体例は以下のとおりです。

BIツールはデータ管理が可能なものと、分析に特化しているものがあります。ETLツールやDWHを導入していない場合は、データ管理ができるBIツールを導入するようにしましょう。

07社内DX推進の事例

ここでは、社内DXを推進し、業務効率化が図られた企業事例を紹介します。 いずれの企業も、社内DXの実現により日々の業務に大きな変化がもたらされています。 両社の従業員はデジタル化によるメリットを、存分に感じられたのではないでしょうか。

ソフトバンク株式会社

ソフトバンク株式会社では、コールセンター業務においてOCRを導入し、業務効率化を実現しています。 同コールセンターでは、毎月6000件もの携帯電話の落とし物情報を、メインシステムに入力する業務が発生していました。10人のオペレーターが作業にあたってもさばききれず、本来の業務に支障をきたしていたほどです。 メインシステムと互換性のあるOCRサービスにより入力情報をデータ化、入力作業はRPAを導入し、セキュリティを担保しながら自動化に成功しています。 その結果、毎月10人を費やしていた作業を1名で完結させ、実に月間200時間もの労力削減に成功しています。

サントリー食品インターナショナル株式会社

サントリー食品インターナショナル株式会社は、サントリーグループでソフトドリンク部門を担う子会社です。 同社では2018年より、通称PPLP（ペーパーレスプロジェクト）を発足させ、ペーパーレス化を推進しました。 ペーパーレス化の背景には、度重なる自然災害への危惧から、BCPの取り組みが必要と感じていたことが挙げられます。また、紙があることで従業員が場所や時間から縛られる状態を解消し、本来の業務に集中できる環境を構築することも目的としていました。 2020年からは、ペーパーレス化を実現した新しい基幹システムを稼働させています。 結果としてコロナ禍において、在宅勤務を余儀なくされたなか、大きな混乱もなく迅速な対応が可能であったようです。

08Schoo for BusinessのDX研修

オンライン研修/学習サービスのSchoo for Businessでは約8,000本の講座を用意しており、DXほか様々な種類の研修に対応しています。

Schoo for Businessの資料をもらう

DX研修では、診断結果から自動で学習内容を推奨してくれる機能だけでなく、実務で使えるスキルを身につける3ヶ月の学習プログラムまで用意しており、組織全体のDXスキルを底上げすることが可能です。

特長1. DXスキルを診断・結果に応じて学習のレコメンド

「DXスキル診断」で社員のDXスキルを可視化することができます。100問ほどの質問に回答することで、社員一人ひとりの強みや課題が明らかになります。

また、この診断結果に基づいて自動で学習コンテンツをレコメンドする機能も備わっています。学習内容は、経産省のデジタルスキル標準に準拠しています。

※DXスキル診断の利用に、追加料金は一切かかりません。Schoo for Businessの利用者は無料でこの機能をお使いいただけます。

特長2. 実践的なDXスキルが学べる

Schooの学習動画では、第一線で活躍するビジネスパーソンが講師を務めています。そのため実践的なスキルが身につく研修を実施することが可能です。

また、データ分析・ITリテラシーなどスキル毎にカリキュラムもご利用いただけます。カリキュラム作成に時間を割く余裕が無いという方でも、簡単に研修を開始できます。

※DXカリキュラムの利用に、追加料金は一切かかりません。Schoo for Businessの利用者は無料でこの機能をお使いいただけます。

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9まとめ

DXの推進は、企業にとって将来的な競争力の獲得に不可欠な施策です。 しかし、具体的な取り組みが漠然としており、なかなか一歩を踏み出せない現状もあるでしょう。まずは、身近な日常業務の効率化を方針として掲げ、社内DXを推進すると良いのではないでしょうか。 多くの従業員が、デジタル化のメリットを実感することは、DX推進の大きな力になるでしょう。

▼【無料】経済産業省が取り組む デジタル人材育成プラットフォーム｜ウェビナー見逃し配信中

 

経済産業省の商務情報政策局 情報技術利用促進課でDXリテラシー標準化の検討会を行っている同課の金杉 祥平氏をお招きし、「経済産業省が取り組むデジタル人材育成プラットフォーム」について語っていただいたウェビナーのアーカイブです。デジタル人材要件の定義や、リスキリングするための構造化された項目、さらに経済産業省で構想している人材育成プラットフォームについてもお話しいただいております。

• 登壇者：金杉 祥平様

  経済産業省 商務情報政策局 情報技術利用促進課 課長補佐（企画）
  
  2006年に経済産業省に入省。過去には、再生可能エネルギーの推進、家電製品の安全基準の整備、電気事業制度のルール整備、福島第一原子力発電所の廃炉推進に従事し、2021年5月から現職。情報技術利用促進課では、地域企業・産業のDXの実現に向けて、デジタル人材の育成を推進するため、デジタル知識・能力を身につけるための実践的な学びの場を提供する「デジタル人材育成プラットフォーム」の制度設計を担当。

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