社内DXとは？取り組むべきアクションと推進のポイントを解説事例付き

01社内DXとは

DX推進の重要性を認識していても、具体的な取り組みをイメージしにくいと感じている企業は多いかもしれません。 経済産業省はDXを以下のように定義しています。 「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化、風土を改革し、競争上の優位性を確立すること。」 「ビジネスモデルや組織のあり方を変革する」と捉えると、ハードルが高く感じられます。しかし、定義における「業務のプロセスを変革する」という文脈を捉えてみるとどうでしょうか。 日常業務には、それまでの慣習による「非効率な業務」が存在するものです。 「日常業務の不便をデジタル技術で解消する」こと。その結果「生産性向上やコスト削減を実現すること」を「社内DX」の定義とすれば、DXはより身近なものに感じられるでしょう。 引用：デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン

02社内DXが必要な理由

ここでは、社内DXが必要な理由を解説します。 人材活用・システム・危機管理、さまざまな側面から社内DXの取り組みは必要なようです。 社内DXが進まなければ、企業は競争力を失い、やがて市場から淘汰されてしまうでしょう。

働き方改革の実現

労働人口の減少は今後も進み、人手不足の解消は困難を極めます。 しかし、企業は働き方改革を実現し、従業員のワークライフバランスを充実させなくてはなりません。 こうした環境で事業を拡大するには、DXによる業務効率化や生産性向上は欠かせない要素となっています。 加えて、労働力確保の面から、働き方の多様化にも対応する必要もあります。 勤務時間に柔軟性をもたせることや、リモート勤務などを推奨すれば、今までとは違った層の人材が就労可能になるかもしれません。

「2025年の崖」問題

社内DXが必要とされる理由のひとつとして、「2025年の崖」問題が挙げられます。 2025年頃のタイミングで、多くの企業が活用する基幹システムのサポート終了と、運用に携わってきた人材の定年退職が重なるというものです。 古い基幹システムの運用をつづけることは、システム障害のリスクを高め、事業活動に壊滅的な影響を及ぼす可能性があります。 こうした事態を回避するためにも、社内DXの取り組みは不可欠といえるでしょう。

BCP対策

BCP対策とは、有事の際でも業務を遂行できる体制を構築する取り組みです。 社内DXはBCP対策にも効果を発揮します。 近年の顕著な例としては、コロナ禍におけるリモートワークが挙げられるでしょう。 大規模な災害が発生した場合、限られた人員と拠点で業務を遂行しなければなりません。 遠隔地でも業務が共有できるシステムや、重要なデータの損失を防ぐクラウド化など、社内DXが推進されていれば、有事の際の大きな力となります。

03社内DX推進で取り組むべきアクション

ここでは、社内DX推進で取り組むべきアクションについて解説します。 経済産業省が2020年12月に発表した「DXレポート2」によると、「直ちに取り組むべきアクション」として次の4つが挙げられています。 参照：経済産業省「DXレポート2」

業務環境のオンライン化

現状、オフィスで行っている業務を、テレワークで対応できないか検証する必要があります。あわせて、社内会議やミーティング、取引先との商談など、人と会う業務もオンライン化できないか検討してみましょう。 コロナ禍により、テレワークやオンライン会議システムは急速に普及しました。 しかし、うまく対応できなかった企業や、一時的なものと捉えている企業も多いようです。今後は、セキュリティ面を考慮しつつ、テレワークに移行できる業務は可能な限りオンライン化が望まれるとしています。

業務プロセスのデジタル化

現状で「不便さ」を感じている業務があれば、デジタル化の余地がないか検証します。 ペーパーレス化は、進めやすい業務プロセスのデジタル化といえるでしょう。 紙ベースの資料をPDF化することや、OCRによる入力作業の効率化は、デジタル化のメリットを実感しやすい取り組みです。また、クラウド化により場所を選ばず、資料の閲覧や作業が可能になれば、同様に利便性を実感できるでしょう。 こうした取り組みやすい対策からはじめていき、最終的にはRPA導入による業務の自動化といった施策につなげていくと良いのではないでしょうか。

従業員の安全・健康管理のデジタル化

従業員の安全管理や健康管理のデジタル化を推奨しています。 スマートウォッチなどのウェアラブル端末の活用で、従業員の健康状態の把握や不調の発見に役立てる取り組みを勧めています。 また、製造業では工場機械のIoT化によるデータの一元管理で、効率化や安全対策を図ることも必要です。 従業員の健康や安全は、なによりも優先すべきものです。デジタル化により、漏れなく管理できることは大きなメリットとなるでしょう。

顧客接点のデジタル化

顧客接点のデジタル化もポイントとなります。 近年、小売業においては従来の店舗販売からECへの移行は顕著であり、コロナ禍でさらに加速したのではないでしょうか。電子商取引が発達し、決済方法が多様化したこともECへのシフトに大きく影響しています。 また、電話による顧客からの問い合わせ対応についても、チャットボットの導入などにより可能な限り自動化・オンライン化することが望ましいでしょう。

04社内DXの推進が滞る理由

社内DXの推進は、業務効率化と生産性の向上に欠かせない取り組みであることは間違いありません。しかし、社内における取り組みが滞ることも多いようです。 それにはいくつかの理由が考えられます

経営幹部の認識が甘い

現状において滞りなく業務が回っているため、経営層が必要性を感じないことが挙げられます。 しかし、一見問題がないように見えても、マンパワーをかけることで解消していることもあるかもしれません。デジタル化することで、さらなる効率化が見込めることもあるでしょう。 多くは経営層が現場の状況を深く認識していないことが原因です。 経営層に認識をあらためてもらうには、DX化によるメリットを定量的に示す必要があります。

社内調整が難しい

社内調整の難しさもDX推進の足かせとなっています。 部門間で追及したい利便性が違うため、一律的なシステム導入で解決が図れない場合もあるでしょう。従来の仕事の進め方に固執して、デジタル化に否定的な人材も一定数いるものです。 こうした社内の意見調整に手間と時間がかかります。 また、コストやリソース面の調達にも同様のことがいえるでしょう。

DX人材の不足

DX人材の不足も大きな理由です。 企業の多くは、DX人材を自社で採用し育成する取り組みが、できていない現状があります。 DX推進の専門部署や専任者を設けている企業は少数派でしょう。 多くは、外部のベンダー企業に頼ることになり、思うようにDX化が進まないのです。 DX推進には技術的な側面だけでなく、自社のビジネスにおける課題認識や解決策を導き出すスキルが求められます。DX人材の獲得と育成は必須といえるでしょう。

05社内DX推進のポイント

それでは、社内DX推進の具体策にはどのようなものがあるでしょうか。 社内DXを強く推し進めるポイントは、経営層による明確な発信と、現場の理解と強力を促す点にあるようです。 DX推進の担い手である人材は、この両面からの後押しがあることでスムーズにDX化を進められます。

経営戦略の一部とする

DXによる業務効率化が会社の方針であることを、経営トップから明確に発信してもらうことです。そのためには、DX化により実現したいビジョンや、実現により現場が得られるメリットを明確に示せなくてはなりません。また、現状維持によるリスクもあわせて伝え、DXの必要性を認識してもらいます。 まずは、経営陣がDX化を推し進める姿勢を全社に示し、従業員の認識を統一することです。

DX人材の確保

DX人材の確保も同時に取り組むべきポイントです。 自社の事業部門から人選し育成することも必要ですが、外部からの積極的な採用もあわせて行うべきでしょう。 特にエンジニアなど技術的な側面を担う人材は、外部からの採用で賄うことが現実的です。 ジョブ型雇用の導入など、人事的な施策もあわせて行う必要があるでしょう。

ツールやサービスの導入

自社の抱える課題解決に適した、外部ツールやサービスを導入するのも良い方法です。 テレワークにより社内コミュニケーションに課題が生じていれば、社内SNSツールの導入を検討するといったことが例として挙げられます。 まずは、こうしたツールの利用を体験し、デジタル化のメリットを感じてもらうことも、意識の変革に効果的な施策となります。

06社内DXに役立つツール

社内DXのポイントとして、ツールやサービスを導入する方法があることを前述しました。ここでは、社内DXを推進する上で役立つツールを紹介していきます。自社の課題解決に役立つツールはどれなのか、それぞれの特徴を理解したうえで導入を検討しましょう。

オンライン会議システム

その名の通り、場所を問わずどこからでもオンラインで会議に参加できるツールです。全国に支部があり一箇所に集まっての会議が困難な企業や、テレワークを導入している企業に効果的なツールとなっています。社内の会議だけでなく、顧客との商談や取引先との打ち合わせにも役立ちます。画面共有や録画などの機能が付いているものも多いため、情報共有やコミュニケーションの効率化に役立つでしょう。

チャットツール

テレワークなどの影響で、円滑なコミュニケーションが取れていない場合はこちらのツールがおすすめです。メールに比べ、対面での会話に近い軽いやりとりを行えるため、スピード感のあるコミュニケーションをとることができます。グループを作って会話をすることもできるため、チームで仕事に取り組む際の進捗や情報の共有にも役立つでしょう。

タスク管理ツール

業務を効率的に進めるためには、タスク管理ツールが役立ちます。メモやリマインドの機能を活用することでタスクを管理し、漏れなく業務に取り組むことが可能です。また、共有機能を活用することでチーム内のメンバーのタスクを確認し、業務の進捗を把握することができます。業務を効率的に行うためには、タスクの管理や進捗状況の把握は非常に重要です。そういった点に課題を感じているようであれば、このツールが役立つでしょう。

RPAツール

事務作業の工数削減には、このツールが役立ちます。単純な事務作業を動作ごと読み込ませ、システムに代替させることが可能なツールです。シフト作成、給与計算やレポート作成など、ルーチン化した作業をシステムによって一部自動化することができます。人件費・工数の削減や、単純作業のミスの防止に役立つでしょう。

オンラインストレージ

クラウドに情報を保管し、組織内で共有することが可能になるシステムです。個人で保存し、メールなどに添付して送信していたデータを、簡単に共有することができるようになります。情報の共有に役立つだけでなく、クラウド上にデータを保存すればセキュリティ対策も強化され、情報漏洩や不正アクセスの防止にもつながります。

ナレッジマネジメントシステム

人材不足に課題を感じている場合、このツールがおすすめです。個人の知識や業務上のノウハウを共有し、社内で利用したい時にいつでも活用できるシステムとなっています。組織内の誰でも高いスキルで業務に取り組めるよう、このシステムでサポートできるため、組織全体の業務効率化を進められます。属人化の解消だけでなく、教育コストの削減にも役立つでしょう。

経費精算システム

経費を精算する際の「申請」「確認」「承認」といった工程を効率的に行ってくれるシステムです。紙ベースで行っていた作業がデジタル化され、業務におけるフローも簡潔になり、人件費や工数の削減に役立ちます。システムによって作業可能な範囲が異なるので、最適なシステムを選んで導入しましょう。

会計ソフト

会計ソフトも人件費の削減や、業務の効率化に役立ちます。導入することで、口座情報・取引明細を自動で仕分けしたり、財務情報をリアルタイムで把握できるようになります。クラウド型のものであれば、場所を問わずにアクセスすることが可能なため、テレワークの推進にもつながります。

人事管理システム

正当な評価ができているか人事評価に課題を感じている場合は、このシステムが役立ちます。特に、明確な目標のある定量評価ではなく、どこまで業務を遂行すれば評価が得られるのか不透明な定性評価に偏っている企業におすすめです。人事評価は、従業員のモチベーションや満足度につながります。人事管理システムを導入すれば公平性や納得感のある評価が可能になり、従業員のモチベーションアップや離職率の低下、パフォーマンスの向上につながるでしょう。

BIツール

BIツール（ビジネスインテリジェンスツール）は、ビジネスに置いて重要な決定に関与するデータを作り出すことができます。データをBIツールに読み込むことで、資料の作成やダッシュボードへの変換などが可能です。作成されたデータを業務に活用することで、新たな利益を創出するのに役立ちます。BIツールの導入により、業務における早急な意思決定が可能になるでしょう。

07社内DXの具体的な実践例

ここでは、社内DXの具体的な実践例を3つほど紹介します。自社の状況や課題に照らし合わせ、参考にしてみてください。

従業員情報の一括管理

人事管理システムの導入により、従業員のデータを一括管理でき、業務上で有効活用することが可能になります。基本的な情報に加え、スキルや実績も管理することで、経営陣が従業員全員の実力や立場を把握でき、適切な人材配置に役立つでしょう。適材適所の人材活用が可能になり、組織全体の業務効率改善につながります。

チャットツールによるコミュニケーションの活性化

チャットツールによるコミュニケーションの活性化も、具体的な社内DXの事例として挙げられます。コロナウイルス感染症の影響でテレワークが推奨されている現在、どうしても会話量が減少してしまうことが課題となっています。チャットツールを導入すれば、テレワークでも気軽なコミュニケーションがとれるようになり、業務効率の改善につながります。それだけでなく、コミュニケーションの活性化により従業員のモチベーションも向上し、ひいては組織全体の成長につながるでしょう。

資料・マニュアルのペーパーレス化

オンラインストレージを活用した資料・マニュアルのペーパーレス化は、コストや工数の削減だけでなく、働き方の改革にもつながります。ペーパーレス化によりデータ化された資料は外部からのアクセスが可能になり、資料の確認や提出のためだけに出社する必要性がなくなります。これにより本来出社が必要だった役職もテレワークが可能になり、家庭や体調に合わせて自由な働き方ができるようになるでしょう。

08社内DX推進の事例

ここでは、社内DXを推進し、業務効率化が図られた企業事例を紹介します。 いずれの企業も、社内DXの実現により日々の業務に大きな変化がもたらされています。 両社の従業員はデジタル化によるメリットを、存分に感じられたのではないでしょうか。

ソフトバンク株式会社

ソフトバンク株式会社では、コールセンター業務においてOCRを導入し、業務効率化を実現しています。 同コールセンターでは、毎月6000件もの携帯電話の落とし物情報を、メインシステムに入力する業務が発生していました。10人のオペレーターが作業にあたってもさばききれず、本来の業務に支障をきたしていたほどです。 メインシステムと互換性のあるOCRサービスにより入力情報をデータ化、入力作業はRPAを導入し、セキュリティを担保しながら自動化に成功しています。 その結果、毎月10人を費やしていた作業を1名で完結させ、実に月間200時間もの労力削減に成功しています。

サントリー食品インターナショナル株式会社

サントリー食品インターナショナル株式会社は、サントリーグループでソフトドリンク部門を担う子会社です。 同社では2018年より、通称PPLP（ペーパーレスプロジェクト）を発足させ、ペーパーレス化を推進しました。 ペーパーレス化の背景には、度重なる自然災害への危惧から、BCPの取り組みが必要と感じていたことが挙げられます。また、紙があることで従業員が場所や時間から縛られる状態を解消し、本来の業務に集中できる環境を構築することも目的としていました。 2020年からは、ペーパーレス化を実現した新しい基幹システムを稼働させています。 結果としてコロナ禍において、在宅勤務を余儀なくされたなか、大きな混乱もなく迅速な対応が可能であったようです。

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09Schoo for BusinessのDX研修

Schoo for Businessでは約7000本を超える数の授業をご用意しており、様々な種類の研修に対応しています。その上、自己啓発にも効果的な内容の講座を毎日配信しているため、研修と自己啓発の両方に対応することができるシステムになっています。研修と自己啓発を掛け合わせることにより、誰かに要求されて学ぶのではなく、自発的に学び、成長していく人材を育成することが可能になります。ここでは、Schoo for Businessの具体的な活用方法と、特徴、さらにはどのようなメリットがあるのかを解説します。

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1.研修と自律学習推進を両方行うことができる

Schoo for Businessは社員研修にも自律型学習にも利用できるオンライン学習サービスです。通常の研修動画は、研修に特化したものが多く、社員の自律型学習には向かないものも少なくありません。しかし、Schooの約7000本にも上る授業では、研修系の内容から自己啓発に役立つ内容まで幅広く網羅しているため、研修と自律型学習の双方の効果を得ることができるのです。

SchooのDX研修カリキュラム

Schooの数多くの授業の中にはDXが学べる授業も多くあります。ここでは、SchooのDX研修カリキュラムを紹介します。

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3.管理画面で受講者の学習状況を可視化できる

Schoo for Businessには学習管理機能が備わっているため、研修スケジュールの作成を容易に行うことができます。さらに、社員の学習進捗度を常に可視化することができる上に、レポート機能を使って学んだことを振り返る機会を作ることも可能です。ここでは学習管理機能の使い方を簡単に解説します。

まず、Schoo for Businessの管理画面を開き、「研修を作成するという」ページで作成した研修の研修期間を設定します。ここで期間を設定するだけで自動的に受講者の研修アカウントにも研修期間が設定されるため、簡単にスケジュールを組むことができます。

この、管理者側の管理ツールでは受講者がスケジュール通りに研修を受けているかを確認することができます。もし決められた研修をスケジュール通りに行っていない受講者がいれば注意したり、話を聞くことができるなど、受講者がしっかりスケジュールを守っているかを確認することができます。

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10まとめ

DXの推進は、企業にとって将来的な競争力の獲得に不可欠な施策です。 しかし、具体的な取り組みが漠然としており、なかなか一歩を踏み出せない現状もあるでしょう。まずは、身近な日常業務の効率化を方針として掲げ、社内DXを推進すると良いのではないでしょうか。 多くの従業員が、デジタル化のメリットを実感することは、DX推進の大きな力になるでしょう。

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経済産業省の商務情報政策局 情報技術利用促進課でDXリテラシー標準化の検討会を行っている同課の金杉 祥平氏をお招きし、「経済産業省が取り組むデジタル人材育成プラットフォーム」について語っていただいたウェビナーのアーカイブです。デジタル人材要件の定義や、リスキリングするための構造化された項目、さらに経済産業省で構想している人材育成プラットフォームについてもお話しいただいております。

• 登壇者：金杉 祥平様

  経済産業省 商務情報政策局 情報技術利用促進課 課長補佐（企画）
  
  2006年に経済産業省に入省。過去には、再生可能エネルギーの推進、家電製品の安全基準の整備、電気事業制度のルール整備、福島第一原子力発電所の廃炉推進に従事し、2021年5月から現職。情報技術利用促進課では、地域企業・産業のDXの実現に向けて、デジタル人材の育成を推進するため、デジタル知識・能力を身につけるための実践的な学びの場を提供する「デジタル人材育成プラットフォーム」の制度設計を担当。

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