デジタル化とは｜具体例や進め方を併せて紹介

02デジタル化の具体例

デジタル化の具体例は、次の通りです。

内容ごとに見てみましょう。

経費精算

経費精算のデジタル化は、多くの企業で取り組まれています。例えば、次のような事例が挙げられます。

経費の事前申請や現金精算などの事務作業が効率化できれば、社員・経理部門の双方で無駄を削減できます。経費精算や労務管理が全てまとまったサービスを使えば、1つのサービスで複数業務のデジタル化が可能です。

契約申請・締結

電子契約サービスを導入すると、契約書の申請や締結などをオンライン上で完結できます。印刷にかかるインク代や紙の費用・申請書類の記載・郵送書類の準備などの工数や無駄な時間を削減できるだけでなく、契約書の保管コストも削減可能です。

営業活動

営業活動のデジタル化で代表的なのが、商談におけるオンライン会議ツールの活用です。相手先に訪問する必要がなくなるため、交通費・移動時間を削減できるだけでなく、1日あたりの商談件数や行動量を増やすことも可能です。また、顧客情報をデジタルデータとして一元管理できれば、顧客のニーズや過去のやり取りの把握が容易になり、提案の質が向上します。営業活動の精度を高めたい場合におすすめです。

プロモーション

検索連動型広告やSNS広告を活用して、自社のホームページに集客する企業が増えました。BtoBでもWeb広告の活用が進んでおり、YoutubeやTiktokのような動画配信サービスを用いた広告を配信する企業も出てきています。

また生成AIの普及に伴い、AIを活用して自社のロゴを学習させたAIによる画像生成キャンペーンを展開したり、AIで生成したキャラクターがPRする施策を行ったりする企業もあります。デジタル化は社員の労力を抑えながら、プロモーションしたい場合にも向いています。

会議・コミュニケーション

新型コロナウイルスを契機に、オンライン会議ツールが普及し、会議のデジタル化が急激に進みました。さらに近年では、生成AIの発展により会議の内容を自動で議事録にまとめてくれる機能なども付与され、議事録の作成業務も同時にデジタル化されています。

また社内のコミュニケーションにおける基盤として、ビジネスチャットツールを導入している企業が増えています。スタンプで返答できたり、AIが返信文を提案してくれたりするツールもあるため、返信文の作成時間を減らせます。また、ビジネスチャットツールであれば、どのような会話をしているか社員が閲覧できるので、情報の透明化にも役立つでしょう。

• ▶︎参考：矢野経済研究所｜ビジネスチャットツール市場に関する調査を実施（2024年）

勤怠管理

かつて勤怠管理は、タイムカードや紙への手書き記入など、アナログな方法が主流でした。一方近年は、勤怠管理システムへのPC・スマートフォン打刻やICカードによる打刻が普及し、必要に応じて入退室データなども照合しながら、勤務状況を記録・集計する企業が増えています。このデジタル化は、労務管理にかかるコストの削減に大きく役立っています。また、有給の取得日数や残業時間などをツールで簡単に管理できるため、法令に準じた運用が行いやすくなりました。

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03デジタル化のメリット

デジタル化のメリットは、次の通りです。

それぞれ見てみましょう。

ハイブリッドワークの推進

近年は、少子高齢化を背景とした人手不足への備えなどから、柔軟な働き方ができる組織作りが注目されています。そこで効果的なのが、リモートワークなどを取り入れ、個々の事情に合わせた働き方の選択肢を用意することです。さまざまな選択肢があれば、例えば育児や介護などの事情で働き方に制約が生まれても、退職せずに働き続けられる可能性が高まります。

しかしリモートワークやハイブリッドワークの制度を成立させるには、クラウドストレージの構築や電子署名ツールによる契約のオンライン化といった、業務フローのデジタル化が不可欠です。また、チャットツールやオンライン会議の活用など、コミュニケーションのデジタル化も重要です。このように、デジタル化は柔軟な労働環境の整備と密接な関係がある取り組みに位置づけられます。

情報管理の効率化

アナログからデジタルへの移行を進めることは、情報管理の効率化に直結します。前提として、情報管理には「情報を探す・共有する・保管する」の3つの役割があります。アナログ情報をデジタル化することは、このそれぞれに役立つのです。

例えば、紙の資料をスキャンしてOCRで取り込めば、サーバー上で検索できるため「探す」手間を削減できるでしょう。加えてクラウドストレージで情報を一元化すれば、リアルタイムでの情報共有が可能です。さらに、紙の資料と比べて保管スペースもコンパクトになるため、場所をとらずに済むというメリットもあります。

業務の自動化

デジタル化による業務の自動化は、人が行う必要のない業務をテクノロジーに委ね、創造的な仕事に集中できる環境を作ります。具体的には、様々な活用シーンが想定できます。

例えば、有人対応をチャットボットによる自動応答に切り替えれば、24時間365日の自動カスタマーサポートが可能です。加えて、商談の調整を予約システムと連携させ、顧客がカレンダーから直接予約できる状態にすれば、商談日程の調整に関するメールは不要です。その他、これまで上司が行っていた定期面談をパルスサーベイで実施すれば、面談時間の削減になるだけでなく、定量的な人事データを蓄積することにもつながります。

新規サービスの創出

デジタル化は、ただ便利になるだけでなく、従来のビジネスモデルを変革し、新しいサービスや価値提供方法の創出を可能にします。

例えば、Netflixなどの動画配信サービスやSpotifyなどの音楽配信サービスは、映像データや音声データのデジタル化によって成立しています。また、医療機関のオンライン診療といったビジネスモデルも、予約や診察といった業務のデジタル化がなければ成立しません。

加えて業務オペレーションやサービスがデジタル化されると、アナログ時代と比べて多くのデータを収集することができるようになります。膨大なデータの解析によって示唆を得ると、サービスの品質改善にも役立てられます。

BCP（事業継続計画）の強化

デジタル化は、企業のBCPの強化にも寄与します。従来の物理的な業務プロセスや文書管理から、デジタルプラットフォームへの移行により、業務の柔軟性と効率性が向上します。例えば、クラウドを活用するとリモートワークや分散型の作業が可能となり、自然災害やその他の予期せぬ事象による業務の中断を軽減できます。データやシステムがオンライン上に保管されるため、データのバックアップや復旧も効率良く行えるでしょう。

さらに、デジタル化によってデータの可視化やリアルタイムの監視が可能となり、業務プロセスの進捗状況やリスク要因を把握できます。結果、問題が発生した際に早急な対応が可能となり、事業を継続させやすくなるでしょう。

04デジタル化の導入前に確認したいポイント・注意点

アナログ文化だった社内で、デジタル化を推進するにはハードルがあります。導入前に確認したいポイントや注意点は次の通りです。

業務を洗い出してリストアップする

デジタル化は幅の広い概念であるため、やみくもに進めても高い効果を得られない可能性があります。そのためまず取り組むべきは、社内業務を洗い出してリストアップすることです。ここでの目的は、「デジタル技術との親和性が高い作業」を抽出することです。

リストアップする際は、デジタル化の難易度とインパクトを整理することも重要です。これにより、取り組む時の優先度が明確になり、投資判断がしやすくなります。

現場の課題を把握してからツールを決める

デジタル化の推進にあたってツールを導入することはよくありますが、それ自体が目的となってしまうと、現場で使われずコストが無駄になってしまうこともあります。これを防ぐには、現場における課題や困りごとを正確に把握し、「どの業務を改善すれば一番コストに見合う効果が出るか」を見極めた上で、ツールを選ぶことが大切です。

業務オペレーションの変更は少なからず、現場に負担のかかるものです。現場の課題解決に役立つツールを導入すれば、積極的に活用され、移行もスムーズに進む可能性が高まります。

ビジョンを策定する

デジタル化を成功させる鍵は「ビジョン」を明確にすることです。ここで言うビジョンとは「デジタル化によって、自社の働き方や事業をどう変えていくか」という指針を指します。

近年、多くの企業がDX推進やデジタル化を課題に掲げています。そしてこれらの目的は、経営戦略の実現や企業の成長促進です。そのため、これら経営としての方針を土台にデジタル化を進めなければ、例えば領収書のスキャンやOCR取り込みなどの局所的な対応に留まり、大きな生産性の向上は達成できない可能性があります。

一方、明確なビジョンがあれば、そこから逆算して「本当に必要なもの」を見極めることが可能です。加えて、導入後の想定しておくべき例外についても、現場の意見が尊重されている状態であれば、柔軟に対応できます。

導入に慎重な社員の意見を汲み取る

デジタル化には、業務オペレーションの変更などさまざまな変化が伴います。そのため導入に慎重な意見が出ることもあるでしょう。この時重要なのが、反対意見を無下にせず、よく話を聞くことです。

反対意見の中から、システム設計者が気づかない実務上の欠陥や想定しておくべき例外などを発見できることもあるでしょう。懸念を要件定義に反映させれば、運用後のトラブルを減らせる可能性があります。

また全て要望に答えられずとも、丁寧なヒアリングをすることで、相手に「自分の声が尊重されている」と前向きな感情を与えられるかもしれません。デジタル化は利用者の活用があってこそ最終的な目的が果たせるので、関係者の納得を得ながら進めることが大切です。

05社内でのデジタル化の進め方

社内でデジタル化を進めるステップについて、工程別に紹介します。

1.現状の課題分析

デジタル化に着手する前に、まずは自社の課題を分析する必要があります。分析は、次の4つの視点から業務の中身をチェックすると良いでしょう。

課題を分析したら、それらに対して優先度を設定していきます。優先度は、デジタル化したときの改善インパクトの大きさと、実施コストのバランスを見て決定します。

2.使用するシステム・ツールの検討

取り組む課題が明確になったら、その課題を解決できるシステムやツールを選定します。選定ポイントは「社員が使いやすいものか」「課題の解決に繋がるか」です。費用対効果が高く、自社に合うツール選定ができるでしょう。

また、セキュリティの視点も重要です。デジタル化は業務効率化を促進しますが、不正アクセスなどによって情報が外部に漏れてしまうリスクもゼロではありません。新しい業務プロセスで起こり得るリスクを検証し、あらかじめ対策をしておくことが求められます。

3.社員のデジタルリテラシー向上

新しいシステムやツールを導入する際は、社員への研修やトレーニングも重要です。正しい使い方を身に付けさせることでデジタル化の効果が高くなったり、リテラシーの向上に繋がるためです。

また、運用を通じてシステムのチューニングや改善を行い、最適な状態に調整することも大切です。加えて社員のセキュリティに対するリテラシーの向上を目的とした教育も必要となるでしょう。

4.デジタル化導入による効果測定

ITツールやクラウドサービスの導入後は、効果測定も大切です。デジタル化は一度で終わりではありません。デジタル化の浸透までに時間がかかる企業もあります。「定量的指標・定性的指標・業務プロセスの改善率」などの指標を活用すると、効果測定しやすくなるでしょう。

06Schoo for BusinessのDX研修

オンライン研修/学習サービスのSchoo for Businessでは約9,000本の講座を用意しており、DXほか様々な種類の研修に対応しています。

Schoo for Businessの資料をもらう

DX研修では、診断結果から自動で学習内容を推奨してくれる機能だけでなく、実務で使えるスキルを身につける3ヶ月の学習プログラムまで用意しており、組織全体のDXスキルを底上げすることが可能です。

特長1. DXスキルを診断・結果に応じて学習のレコメンド

「DXスキル診断」で社員のDXスキルを可視化することができます。100問ほどの質問に回答することで、社員一人ひとりの強みや課題が明らかになります。

また、この診断結果に基づいて自動で学習コンテンツをレコメンドする機能も備わっています。学習内容は、経産省のデジタルスキル標準に準拠しています。

※DXスキル診断の利用に、追加料金は一切かかりません。Schoo for Businessの利用者は無料でこの機能をお使いいただけます。

特長2. 実践的なDXスキルが学べる

Schooの学習動画では、第一線で活躍するビジネスパーソンが講師を務めています。そのため実践的なスキルが身につく研修を実施することが可能です。

また、データ分析・ITリテラシーなどスキル毎にカリキュラムもご利用いただけます。カリキュラム作成に時間を割く余裕が無いという方でも、簡単に研修を開始できます。

※DXカリキュラムの利用に、追加料金は一切かかりません。Schoo for Businessの利用者は無料でこの機能をお使いいただけます。

Schoo for Businessの資料をもらう

07まとめ

業務の効率化・簡略化・自動化において、デジタル化は現代の企業において必要不可欠の対策です。デジタル化推進におけるポイント・注意点を確認した上で、正しいステップでITツールやクラウドサービスを導入し、費用対効果の高いデジタル化を実現しましょう。

▼【無料】経済産業省が取り組む デジタル人材育成プラットフォーム｜ウェビナー見逃し配信中

 

経済産業省の商務情報政策局 情報技術利用促進課でDXリテラシー標準化の検討会を行っている同課の金杉 祥平氏をお招きし、「経済産業省が取り組むデジタル人材育成プラットフォーム」について語っていただいたウェビナーのアーカイブです。デジタル人材要件の定義や、リスキリングするための構造化された項目、さらに経済産業省で構想している人材育成プラットフォームについてもお話しいただいております。

• 登壇者：金杉 祥平様

  経済産業省 商務情報政策局 情報技術利用促進課 課長補佐（企画）
  
  2006年に経済産業省に入省。過去には、再生可能エネルギーの推進、家電製品の安全基準の整備、電気事業制度のルール整備、福島第一原子力発電所の廃炉推進に従事し、2021年5月から現職。情報技術利用促進課では、地域企業・産業のDXの実現に向けて、デジタル人材の育成を推進するため、デジタル知識・能力を身につけるための実践的な学びの場を提供する「デジタル人材育成プラットフォーム」の制度設計を担当。

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