研修報告書の書き方とは｜すぐに使えるテンプレートと例文も紹介

01研修報告書とは

研修報告書とは、研修受講者が研修内容や学んだことを記載する文書のことです。社員が何を学び、どのように業務に活かそうと思ったのかなどを人事が把握するために使われます。

一方で、研修を実施する人事が提出する研修報告書もあります。こちらは研修実施報告書と呼ばれ、研修の効果測定をするために用いられます。

一般的に研修報告書と呼称されるのは、前者の「研修受講者が研修内容や学んだことを記載する文書」である研修受講報告書を指します。

研修受講報告書とは

研修を受講した社員が記載する研修報告書を、研修受講報告書と呼びます。研修受講報告書は、主に受講者の習熟度を確認するために提出を求めることが多いです。研修でどのようなことを学び、それを実務でどのように活かせるのかを思考してもらうことで、職場での行動変容に結びつけようという人事側の意図があります。

また、昨今ではeラーニングでの研修受講も増えてきており、研修を本当に受講したのかどうかを確認する意味合いで研修受講報告書を利用することもあります。

研修実施報告書とは

研修を実施した側が記載する研修報告書を、研修実施報告書と呼びます。研修実施報告書は、研修の効果測定をすることが目的で使われ、主に予算や工数、研修満足度などの項目を記載します。

その他にも、研修受講報告書の提出割合、テストの平均点数などの項目を、各企業で定めて記載することが多いです。

02研修報告書が必要な理由

研修報告書が必要な理由は、主に以下の3つが挙げられます。

研修報告書は、研修受講者が自身で学んだことを内省し、実務での行動変容を意識するために記載します。また、その行動変容を組織として後押しするためにも用いられます。この章では、研修報告書が必要な理由を紹介します。

1.研修受講者が職場での実践に繋げるため

研修で知識を身につけるだけでは、意味がありません。研修で学んだことを実務で活かして、初めて研修を実施する意味が出てきます。

そのため、研修受講者に「何を学び、どのように実務に活かす」のかを研修報告書に記載してもらうことによって、研修受講者が実務をイメージしながら研修を受講できるだけでなく、研修報告書が実務でどのように活かすのかの宣言書となり、行動変容に一定の強制力を持たせることができます。

2.管理職が行動変容を支援するため

研修報告書を管理職に共有することで、職場での行動変容を管理職が支援することができます。研修受講者がどのように実務で研修で学んだことを活かそうとしているのかを管理職が理解し、実践する機会を管理職が積極的に提供することで、研修の効果を高めることができます。

3.人事が研修の効果測定を行うため

研修報告書のには、もちろん人事が効果測定を行うという役割もあります。社員の研修満足度はどうだったのか、研修で得たものが多かったのかなどを把握し、研修自体のPDCAを回すために研修報告書は欠かせません。

研修の効果測定をテストで実施する場合もありますが、テストの難点は行動変容に繋がりにくい点にあります。テストは、研修受講直後の知識のインプットを測定することはできます。しかし、実務をイメージして、行動を変えるという点がテストでは促進されず、本当に研修を実施して意味があったのかを測ることができません。そのため、テストではなく、研修報告書を活用する企業が多いのです。

03研修報告書の書き方

研修報告書は、形式化された書き方があります。その理由としては、数十人の研修受講者が、それぞれ自由に研修報告書を記載すると、それを読む側がどこに何が書いてあるのか判別するのが難しくなるためです。この章では、一般的な研修報告書の書き方を紹介します。

1.概要を記載する

まず、研修報告書に概要を記載します。提出日・氏名や所属部署・序文など、報告書の体裁として必要な項目を、最初に記載します。主な記載項目は以下のとおりです。

いつ、誰が、どのような研修を受講したのかを端的に伝えることが概要を記載する目的です。特に概要の項目は、人事側でフォーマットを統一しておくと、記載者によってばらつきが出ず、管理しやすくなります。

2.研修内容を記載する

次に、研修内容を記載します。研修内容に関しても、形式が異なると管理しにくいため、基本的には箇条書きで記載を統一する企業が多いです。ビジネスマナー研修を例にした場合の記載例は、以下のとおりです。

このように、研修内容を箇条書きで記載することで、研修報告書を確認する側も把握しやすくなります。また、箇条書きであれば研修受講者としてもメモを取ることに集中しなくて済むので、研修受講者の集中力も維持することができます。

3.学んだこと・どのように実務で活かすのかを記載する

最後に、学んだこと(気付き)・どのように実務で活かすのかを記載します。学んだことに関しては、研修内容と同様に箇条書きで記載すると良いでしょう。箇条書きで整理されていることによって、読み手に配慮された文書になります。

どのように実務で活かすのかは、「どのような場面で、学んだことを活かす」のかという書き方で統一すると、実務をイメージしやすくなります。重要なポイントは、場面を想定するということです。例えば、「挨拶を大きな声でするように勤めたいと思います」ではなく、「出社時や退社時に、挨拶を大きな声でするように勤めたいと思います」と記載することで、研修受講者だけでなく研修報告書を読んだ管理職や人事が実際に実務で活かせているのかを確認しやすくなります。

04研修報告書の例文

この章では、研修報告書の例文を3つ紹介します。書き方の参考にしてみてください。

ビジネスマナー研修

マネジメント研修

情報セキュリティ研修

05研修報告書のテンプレート

研修報告書のテンプレートは、インターネットで検索をすると無料でダウンロードできます。WordやExcelなど形式も様々で用意されているので、自社に適した形のものをダウンロードして使用してください。

参考までに、いくつかのサイトを紹介します。

▶︎参考：日本の人事部｜研修参加レポート

▶︎参考：bizocean｜研修報告書

▶︎参考：freee｜研修報告書の無料Wordテンプレート

06研修報告書を書く際の3つポイント

研修報告書を書く際のポイントは、主に以下の3つがあります。

以下で、詳しく紹介します。

研修目的・結果・効果を明確にする

最も基本的なことですが、研修実施報告書・受講報告書のどちらにおいても重要なのが目的・結果・効果を明確に記すことです。どんな研修にも目的があり、研修がどのような結果に終わり、効果はどの程度あるのか、ということは研修において最も重要と言っても過言ではありません。そのため、研修にどのような目標があり、それに対してどのような結果、効果があるのかということを研修の報告書で明記するようにしましょう。

読み手にとって読みやすい文章・レイアウトでまとめる

こちらも基本的なことで、相手が読む際にどのような文章を書き、どのようなレイアウトで報告書を作成すれば相手が読みやすいか、ということを考えて報告書を書くようにしましょう。特に、研修受講報告書においては研修担当者や人事の社員が見ることになります。レイアウトや文章が読みやすい方が評価は上がる上に、受講者自身が研修でどれくらい成長したのかを研修担当者が把握することにも繋がります。

A4サイズ1枚にまとめる

報告書は多すぎると読み手が読む気を無くしてしまいます。反対に、短すぎてもやる気がないと捉えられてしまう可能性もあります。多くの研修報告書の分量はA4サイズ1枚となっており、最もちょうどいい分量はA4サイズ1枚と言うことになるでしょう。A4サイズに収めたとしても詰め詰めに書いてあったり、逆にスカスカになってしまったりしていると意味がないため、レイアウトをしっかり考えましょう。

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08まとめ

研修報告書は、研修をした者とされた者によって、書く内容がそれぞれ異なります。研修実施報告書では、研修の必要性や効果、価値を見極めるためのものですが、研修受講報告書は研修内容をまとめることによる理解度の向上なども目的のひとつといえるでしょう。研修のために費やしたコストや時間を無駄にしないためにも、研修報告書については、どのような人材でも必ず書くべきかもしれません。