従業員の教育に研修採用費が必須！概要や仕訳方法などを詳しく解説

01研修採用費とは

研修採用費とは、事業の帳簿付けを行うときに使う勘定科目のひとつです。従業員の研修や教育などにかかった費用を指しますが、研修採用費の勘定科目は法律で決められているわけではないため、具体的にどのような費用が含まれるのかは会社によってルールが異なります。

従業員の技術や知識を向上させるための経費

従業員の技術や知識向上を目的とした、講習会やセミナー参加などで発生する教育費用は、会社の経費として計上が可能です。オフラインの講座に限らず、オンライン講座の受講費や、技能習得のために購入した書籍代なども研修採用費として認められます。

「研修費」「採用教育費」の勘定科目を使う企業も

企業によっては「研修費」「採用教育費」などの勘定科目を研修採用費の代わりとして使っていることもあります。会計基準や税法で研修費の勘定科目が定められているわけではないため、会社にとって管理のしやすい勘定科目を選べます。

02研修採用費に含まれる経費とは？

スキル取得のための研修費用は、事業を営むうえでの必要経費として認められるため、上手に活用すれば社員のスキルアップを図りながら、「節税」を行えます。ただし、一言に研修採用費といってもさまざまな意味合いがあるため、経費として認められるかどうかを知っておくことが大切です。 ここでは、研修採用費に関して詳しく説明していきます。いずれの項目も細かい規定がありますので、必ず確認して処理できるか否かを確認するようにしてください。

業務に直接関係する研修やセミナー

業務に直接関係する知識を身につけるための、研修やセミナー代などは研修採用費として認められます。他社主催の研修会・研究会・セミナー・教育訓練のほか、自社で主催する研修会、セミナー・教育訓練などもこれに含まれます。

上記の研修やセミナー参加に伴う交通費・宿泊費・食費

上記の研修やセミナーなどに従業員が参加する場合には、研修会場への交通費に加え、遠方の場合は宿泊費や食費などが発生することもあるでしょう。これらの移動等にかかった費用も、研修採用費として計上することができます。

研修を開催するための会場費・消耗品代など

研修開催時には、研修で使用するための外部施設費や、配布物準備費、録音や撮影ほか消耗品などの雑費といったコストもかかります。こういった研修を開催するために必要な費用についても、採用教育費として認められます。

研修の講師に支払う謝礼・交通費・宿泊代など

研修の講師を外部の人間に依頼した際に支払う謝礼金も、研修採用費として計上可能です。また、講師が研修会場に来るまでにかかった交通費や、宿泊代なども、研修の開催に必要となる費用に該当するため、研修採用費にカウントできます。

業務に必須となる資格取得費用

国税庁では教育訓練費を「法人がその使用人の職務に必要な技術や知識を習得させ又は向上させるために支出する費用」として定めています。そのため、業務に必須となる資格取得費用や、資格取得に必要な参考書籍の購入費も、研修採用費として処理できます。

03経費にできる金額に上限はない

業務に関係する研修のための費用であれば、採用研修費にできる金額に上限はありません。 研修で身につけた知識などは、時間の経過と共に価値が減っていく「減価償却」の考え方にもそぐわないものです。そのため、たとえ研修代が高額であったとしても、資産に計上するなどといった処理は必要ありません。

04研修採用費とは別の勘定科目で仕訳すべき経費とは

ここまで研修採用費に該当する経費の種類を見てきましたが、どのようなものでも研修採用費にできるわけではありません。研修費が経費にできるか否かは税務上にも問題があるため、慎重な判断を要します。ここからは、研修採用費とは別の勘定科目で仕訳すべき経費の種類について、解説していきます。

業務に関係のない研修費用

業務に直接関係のない、研修費用に関しては研修採用費には含まれないため、別の勘定科目での仕訳が必要です。 例えば簿記資格取得のためのセミナーであれば、仕事に簿記資格が必要な経理担当者が受講すれば採用研修費にできます。しかし、それ以外の従業員は、担当業務との直接的な関係がないため、受講しても採用研修費にはなりません。 こういった、従業員のスキルアップを補助・支援するための費用を経費として計上したい場合は「福利厚生費」という勘定科目を使います。

自己啓発のためのセミナー参加費

研修採用費として認められる経費は、あくまでも業務上必要な技能や知識を習得させるためにかかった費用です。そのため、社員が自らの意思によって行った、自己啓発などの職務に必ずしも必要ではない研修への参加費は、研修採用費として計上できません。

福利厚生費

業務には関係ない社員の資格取得費用や、業務で英語を使用しない社員の英会話教室の参加費用補助、また研修旅行に付随するレクリエーション費用などは福利厚生費にあたり、研修採用費としては認められません。

交際費

前述した通り、研修中の食事については、研修採用費として計上することができます。しかし、一般的な食事の費用から過度に乖離した高価なものは、交際費と判定されることも考えられます。また、研修の前後に慰労目的の会食がある場合も、その部分は研修費とはならず、交際費となる可能性があります。 実質的に交際費相当であるのか、研修採用費として計上できる合理性があるのか、研修の内容や必要性に照らし合わせて、判断してください。

05従業員に研修費用を負担させることは可能か？

スキルアップや新たな知識の取得を目的として行われる社員研修ですが、会社がその研修の受講を強制しているかどうかによって、会社と従業員間での研修費用の負担割合が変わります。後々に労使間で大きなトラブルへと発展しないためにも、ここで社員研修の費用の取扱いについて確認しておきましょう。

強制参加の場合は全額企業負担

会社が社員に研修の受講を指示し、強制的に参加させた場合は、研修にかかったすべての費用を会社側で負担しなければなりません。その際の賃金は、就業規則等に定められた額、就業規則で定められていない場合は通常の賃金と同額を支払います。 また、会社で研修を強制していない場合でも、部署内のメンバーが全員受けているというような状況だと、事実上の強制とみなされる可能性が高いため注意が必要です。

任意参加の場合はどちらが負担するか事前に決めておく

研修への参加が任意の場合、法的な規定は定められていないため、会社が負担しても良いですし、社員へ請求することも可能です。しかし、研修参加後に双方で費用の負担についての認識の誤りが発覚すると、思わぬトラブルへと転じるおそれもあります。研修参加前にどちらがどの程度お費用を負担するかを決めておくほうがいいでしょう。

研修直後に退職の申し出があった際は、研修費用の変換を求められる

期待をかけて研修を受けさせていた社員が研修直後に退職したとすれば、せっかくの投資が無に帰してしまいます。このような場合には、研修前の事前の取り決めにより、研修費用の返還を請求できることがあります。 具体的な対策法としては、研修に先立って、社員と金銭消費貸借契約を交わします。研修後何年以内の退職なのか、また研修費用の内訳のどの部分についての返還となるか、労務担当者と相談しながら詳細に規則を設けておきましょう。

企業の負担軽減には国の助成金を活用するのも有効

人材開発支援助成金では、雇用している従業員に研修を受けさせた会社に対して、その費用や期間中の賃金の一部を補助しており、企業の研修費用負担軽減をサポートしています。

06まとめ

研修採用費は、従業員のスキルアップのためにかかった費用のことを指す勘定科目です。ただし、スキルアップという目的自体は同じであっても、業務に直接的な関係をもたない研修に関しては、研修採用費として認められず、計上できないため注意が必要です。 研修採用費をうまく活用することで、従業員の能力・生産性の向上が開発できますので、自社の運用ルールをきちんと定め、問題がないか確認した上で利用を検討してみてはいかがでしょうか。