段取り研修とは？対象者別の研修内容やおすすめ講座を紹介

01そもそも段取り力とは

段取り力とは、仕事を進めるために必要な計画力や準備力のことです。

では、そもそも段取りとは具体的に何を指すのでしょうか。ここでは、段取り力の元となる段取りについて詳しく解説していきます。

段取りとは？

段取りとは、物事を効率的かつ円滑に進めるための準備や計画、そしてゴールまでの道筋を立てる一連のプロセスを指します。

これは仕事を滞りなく進める上で不可欠なものであり、段取りの悪さは生産性の低下、そして仕事のパフォーマンス悪化に直結します。

特に管理職にとっては、個人やチームの生産性向上や目標達成に資する基本的マネジメントスキルとして重視されています。

02段取り研修とは

段取り研修は、仕事の目的達成に向けて計画立案から準備、関係者との連携までを効率的に進めるスキルとその思考プロセスを体系的に学ぶ研修です。

優先順位の判断方法やタスク管理手法を身につけたり、コミュニケーション力を磨いたりすることで、業務の抜け漏れや遅延を防ぎ、成果を最大化します。

個人の生産性向上だけでなく、チームや組織全体の円滑な運営にも寄与し、あらゆる職種・階層で必要とされる基盤スキルを身につけられます。

段取り研修の対象者

段取り研修の対象者は、業務効率化や優先順位付けを学ぶ若手〜中堅社員と、部下育成や業務改善、リスク管理を担う管理職・リーダー層の両者です。

対象によって研修の内容もそれぞれ異なるため、次で詳細を解説していきます。

若手～中堅社員

一般に若手社員・中堅社員は、プレイヤーとして業務推進を担う中、仕事量の増加や締切に追われるといった課題を抱えがちです。

段取り研修を通じて、個人の業務整理・優先順位付け・効率的なスケジューリングといったスキルを習得し、自身の生産性向上を目指します。

組織の中で戦略の実行を担う若手・中堅社員の生産性が向上することは、組織全体のパフォーマンス向上に繋がります。

管理職・リーダー層

管理職・リーダー層にとって段取りとは、組織維持・拡大や業務改善に不可欠な基本的マネジメントを意味します。

そのため管理職・リーダー層向けの段取り研修では、若手・中堅社員向けの「個人の生産性を高めるためのスキル」ではなく、人材育成や業務改善といった「組織パフォーマンスを向上させるためのマネジメントスキル」を扱います。

研修を通じて、管理職としての生産性向上と、チームでの成果創出を目指します。

03段取りが悪いことで起きる問題とは

段取りが悪いことで、業務上さまざまな問題が発生します。本項では、「若手・中堅社員」「管理職・リーダー層」のそれぞれの側面から、段取りが悪いことで発生する問題について解説していきます。

若手・中堅社員の場合

若手・中堅社員は段取り力が低いと、業務が滞り残業量が増加し、評価の悪化や精神的・肉体的な疲労の蓄積につながります。また、一緒に業務を進める周囲の生産性も連鎖的に引き下げる問題も発生しがちです。

業務が滞り、残業が増える

段取りが悪い若手・中堅社員は、業務が滞り、その結果残業が増えたり、ドミノ式にその他の仕事も逼迫して仕事の質が全体的に悪化したりといった問題が生じます。

日々仕事に追われるようになると、振り返りも疎かになり、業務改善や成長が鈍化することにもつながります。このような状態が続くと、精神的・肉体的に疲労が蓄積し、成長実感が得にくいことから仕事に対するモチベーション低下も発生しやすくなります。

上司やチームの生産性を低下させる

若手・中堅社員は立場上、業務フローの中で上司の承認や確認を必要とすることが多いです。そのため段取り不足は、手戻りや不適切な情報共有につながり、結果として上司やチーム全体の生産性を引き下げます。

部下の段取りが悪いと、上司は頻繁な進捗確認や修正指示に時間を奪われ、本来の戦略的業務がおろそかになります。その結果、チーム全体のパフォーマンス低下につながるおそれもあるのです。

管理職・リーダー層の場合

管理職・リーダー層の段取り力不足は、チームの生産性低下や危機対応の遅れ、業績悪化につながります。不適切な業務配分や優先順位の不明確さが組織全体の効率と成果に深刻な影響を及ぼします。本項では、管理職・リーダー層の段取りが悪い場合に起きる問題について、具体的に解説していきます。

チーム全体の生産性が低下する

管理職・リーダー層の段取りが悪いと、チーム全体の生産性が低下します。例えば上司が先を見通せていない状態の場合、部下からすると常に「突然仕事が降ってくる」という状況に陥りやすく、スケジュールが立てにくく業務効率が悪化します。

また情報連携が不十分のまま業務を進行させると、部下のアウトプットに手戻りが多く発生し、不要な残業の発生や疲弊を招きます。このような状態が続くと、チームのモチベーションは低下し、雰囲気も悪化することが想定されます。

危機管理やトラブル対応が後手に回る

管理職やリーダー層に段取り力が欠けると、危機管理やトラブル対応が後手に回り、チーム全体のパフォーマンスに大きな悪影響を及ぼします。

例えば、納期直前にトラブルが発覚しても事前準備が不十分なために対応が遅れ、顧客との信頼関係を損ねるケースもあるでしょう。こうしたトラブルはメンバーにとって大きな負担となります。ストレスが増大した結果、現場の士気低下や燃え尽きにつながるおそれもあります。

業績の悪化や目標未達

管理職・リーダー層の段取り力が低いと、業務に対する組織としての優先度が不明確になり、チーム全体の動きがバラバラになります。

また上で見てきたように、チームメンバーは急なタスクアサインや仕事の手戻りに振り回されたり、トラブル対応に追われたりすることで活力を失い、生産性を低下させます。

こうした状況は最終的に、目標未達や業績悪化を招き、組織全体の成長にブレーキをかけることにつながります。

04段取り研修で学べる主なテーマ

段取り研修では、計画立案や優先順位付け、タスク管理、円滑なコミュニケーションを学び、効率的な業務遂行とリスク対応力を高めることが主なテーマです。

本項では、「若手・中堅社員」、「管理職・リーダー層」のそれぞれの側面から、段取り研修で学べる主なテーマについて解説していきます。

若手・中堅社員の場合

若手・中堅社員向けの段取り研修では、日々の業務を効率的に進めるためのタスク管理や、チームでの認識ズレを防ぐ報連相の実践が主なテーマです。これを通じ、個人と組織の生産性向上を目指します。

業務効率を高めるためのタスク管理

「業務効率を高めるためのタスク管理」は、若手・中堅社員向けの段取り研修における、主なテーマの1つです。研修を通じて、自らスケジュールをコントロールするコツを習得し、日々仕事に追われる状況からの脱却を目指します。

具体的には仕事の整理、優先順位付け、効率的なスケジューリングといった実践スキルを習得することで、無駄を排除し、業務の滞りや残業増加といった問題解決を図り、個人の生産性向上を目指します。

円滑なチーム連携のための報連相

段取り研修では、「円滑なチーム連携を実現するための報連相（報告・連絡・相談）」も重要なテーマの1つです。業務進捗や課題を、適切なタイミングで必要な相手に共有するスキルを身につけることで、関係者間での認識のズレや情報の行き違いを防ぎ、業務全体の流れをスムーズにします。

特に若手〜中堅社員は、上司や同僚との連携を意識した段取り力を養うことで、チーム全体のパフォーマンス向上に貢献できるようになります。

管理職・リーダー層の場合

管理職・リーダー層向けの段取り研修では、業務マネジメントやリスク管理、部下育成が主なテーマです。計画力と指導力を磨くことで、組織全体のパフォーマンス向上を図ります。次で具体的に解説していきます。

業務マネジメント

管理職・リーダー層向けの段取り研修では、業務マネジメントが主要テーマです。研修を通じ、チーム全体の成果を最大化するために、業務を計画・実行・統制・改善する一連のプロセスを学びます。

具体的には、業務の優先度把握、組織目標から逆算したメンバーへの業務アサイン、KPI管理と達成マネジメント、業務推進する上での課題設定と改善手法などを身につけます。

リスクマネジメント

リスクマネジメントも、管理職・リーダー層向けの段取り研修における主要テーマの一つです。段取り研修を通じて、予期せぬ問題発生による危機管理やトラブル対応の遅れ、ひいてはチーム全体の生産性低下を防ぐスキルを習得します。

具体的には、リスクの洗い出しと優先順位付け、迅速な初動対応の心構え、そしてリスクを顕在化させない工夫などを学び、問題の未然防止や再発防止を図ります。

部下の育成

段取り研修では、管理職が部下のスキルやマインドを適切に把握し、個々のメンバーに合わせた目標設定や指示の出し方を習得することも目標とします。

これら人材マネジメントのスキルを向上させることで、部下とのコミュニケーションのズレを未然に防ぎ、手戻りの発生といった生産性悪化要因を防止します。

また、効果的なフィードバックや指示の出し方を学ぶことで、部下自身の段取り力を高め、結果としてチーム全体の生産向上を図ります。

05段取り研修の主な実施形態

段取り研修は一般に、集合研修・eラーニング・ブレンディッドラーニングの3つの形式で実施されることが多いです。

対面やオンラインでの実践的学習、個人のペースに合わせたeラーニング、両方を組み合わせた複合型など、受講者の状況や目的に応じて柔軟に選択できます。本項では、それぞれの形式について具体的に解説していきます。

集合研修（対面・オンライン）

段取り研修は、集合研修（対面・オンライン）として広く提供されています。プログラムとしては講義に加え、個人・グループワークや演習を多く取り入れ、実践的なスキル習得を重視します。

対面の場合は研修に集中できる環境が作りやすく、オンラインでは開催場所の制約なく受講可能というメリットがあります。

eラーニング研修

段取り研修の実施形態として、eラーニング研修があります。eラーニング形式のメリットは、場所や時間にとらわれずに、個人のペースで学習を進められる点です。

他の研修にも共通することですが、受講者が日常業務に追われている場合、研修のための時間を確保するのは簡単ではありません。eラーニングの場合は必要な知識を自身の都合に合わせて効率的に動画で学習することができるため、多忙な中でもスキルを習得し、組織運営に活かすことが可能です。

ブレンディッドラーニング（複合型）

集合研修（対面・オンライン）とeラーニング研修を組み合わせて実施するブレンディッドラーニング（複合型）も、段取り研修における主要な実施形態の一つと言えます。

例えば事前に知識のインプットをeラーニングで行い、その上で対面研修ではグループワークや質疑を行う、などの開催方法が考えられます。ブレンディッドラーニングは、それぞれの手法のメリットを活かした研修を行うことができるのが特徴です。

06段取り力向上のために押さえるべきポイント

段取り力を高めるには、「目的意識」「関係者との情報連携」「振り返りによる改善」の3点が重要です。

常に目的を明確にして、周囲と必要な情報を共有し、上手くいった点・いかなかった点を振り返ることで、継続的に段取り力を強化できます。本項では、段取り力を高める3点について、具体的に解説していきます。

常に目的を意識する

段取り力向上のためには、常に目的を意識することが重要です。目的から逆算して必要な手順を計画することで、無駄な業務を排除し、優先順位を正確に判断することができます。

また目の前のタスクだけでなく、その業務の最終的なゴールや意義を明確に捉えられるようになると、アウトプットの質も向上します。この取り組みは、依頼された仕事の認識のズレによる手戻りや業務の滞りといった問題解決に直結します。

関係者との情報連携

組織で働く上で、1人で完結する業務は多くありません。そのため段取り力向上のために、関係者との情報連携を強化することは非常に重要です。

具体的には、目的と期待値のすり合わせ、疑問点の早期解消、タスクの見える化、トラブル発生時の迅速な共有などが不可欠です。この能力を養うことで、仕事の手戻りを減らし、スケジュール通りに業務を進行できるようになります。

振り返りによる改善プロセスの構築

仕事にはさまざまなフローがあるため、必ずしも1つのやり方を踏襲すればすべて上手くいくわけではありません。そのため段取り力向上のためには、振り返りと業務分析を通じて、課題を発見し改善アクションを取っていくことがとても重要です。

業務完了後や計画見直し時に、自身の段取り手法のどこに改善の余地があったかを分析し、その学びを次の計画に活かしましょう。このスキルが身につくと、業務フローに潜む問題に気づきやすくなり、計画の精度向上やトラブルの防止にも繋がります。

07段取り研修にはeラーニングがおすすめ

段取り研修にはeラーニングの活用がおすすめです。時間や場所を問わず受講でき、繰り返し学べるため理解が定着しやすい上、集合研修に比べてコストパフォーマンスにも優れています。

また段取りにはさまざまなスキルが必要になるため、自分の課題に応じたコンテンツ選定でピンポイントに学ぶことも可能です。

ただし、段取り力はインプットだけで身につくわけではないので、eラーニングで段取りの具体的な手法を体系的に学び、実際にタスク整理やスケジュール作成を行うなどのアウトプットを組み合わせることがポイントです。

08段取り研修におすすめの講座

Schoo for Businessは約9,000本の講座を用意しており、様々な種類の研修に対応しています。階層別研修からスキル別研修まで、豊富なコンテンツで全てを支援できるのが強みです。本項では、段取りに関するSchooのおすすめ講座をご紹介します。講座ごとに対象者や目的も解説していますので、参考にしてみてください。

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09まとめ

段取り力は、個人の生産性向上だけでなく、チームや組織全体の成果にも直結する重要なビジネススキルです。若手から管理職まで、それぞれの立場に応じた段取りの習得は、業務効率やトラブル対応力、部下育成力の向上に寄与します。本記事を参考に、段取り研修を通じて、目的意識・情報連携・振り返りといった基本を身につけ、成果を生み出す仕事の進め方を体得しましょう。