コミュニケーション研修の内容とは？効果的に行う4つのSTEPを紹介

コミュニケーション研修とは

コミュニケーション研修とは、業務内外で行うコミュニケーションで勘違いを起こさないように、正しいコミュニケーションルールの基礎を学ぶ研修のことです。事業を行う上でコミュニケーションは非常に重要なスキルとされており、社内外、顧客、上司と部下など、様々な場面でコミュニケーションスキルが必要とされます。

コミュニケーション研修の目的

社内の生産性をあげるためには、コミュニケーションでの摩擦を減らす必要があります。伝達ミスが多く、円滑なコミュニケーションが取れていないと作業効率は下がってしまいます。HRproの調査によると、「社内のコミュニケーションに課題があると思うか」という問いに「そう思う」「ややそう思う」と答えた会社の割合が、８割近くに登りました。コミュニケーション研修では、円滑にコミュニケーションをとり、意思伝達を無駄なく行うことで業務の作業効率をあげることを、そして企業それぞれのコミュニケーションに関する課題を解決することが目的です。

コミュニケーション課題の主な例

コミュニケーションの問題が理由で業務に影響が出てしまう課題には主に下記の3つが挙げられます。

• ・自分の意見を伝えられない
• ・間違っている点を指摘できない
• ・報連相が不足する

自分の意見を伝えられないと…

仕事の幅が狭まる：自分のスキルアップのために新しい分野に挑戦したい時も、自分が成長したいという意思を伝えなければ挑戦できず、仕事の幅が狭くなってしまいます。さらに、自分の意見を主張しない人は様々なことを我慢してしまい、ストレスを溜め込んでしまう傾向にあります。自己主張が激しすぎるのもよくないことですが、我慢しすぎてストレスを溜め込むことは心身に悪影響を及ぼします。

指摘できないと…

社内で情報の共有やコミュニケーションが不足していると、社員同士で間違いや不正を指摘することができないという状況に陥ります。お互いの状況がしっかりと把握できていないと、間違いや不正があっても見過ごされ、重大なコンプライアンス違反や大きな損失に繋がります。社員同士がお互いの行動をきちんと把握できている組織は、お互いの目がけん制となり、万が一不正行為があっても、早い段階で解決することも可能になります。社内コミュニケーションが活発であるかどうかは、組織の健全性にも重要な影響を及ぼします。

報連相が不足すると...

報連相はビジネスパーソンにとっては当たり前のことです。しかし、コミュニケーションが不足している企業では報連相が行き届かず、情報の共有ができていないことが多いのです。それにより、仕事上の重大なミスや、報告すべきことが見過ごされ、業務の効率が下がってしまいます。それだけでなく、社内での繋がりも薄まってしまうため、会社のなかで他者と共に仕事をしているという意識が薄まり、一体感がなくなってしまうという弊害もあります。

コミュニケーション研修のメリット

社員同士の関係性が向上する

社員同士の関係性が向上することで、社員間の連携が強化され、業務の効率が上がります。社員間のコミュニケーションが不足していると、当然社員間の繋がりも薄くなり、仕事に対する満足度の低下などに繋がります。これらの問題は、社員間のコミュニケーションを活性化させることで改善します。

情報共有の活性化

コミュニケーションが活性化されると、それに伴って情報共有も活性化されます。上気したように、情報交換の不足によって起こる弊害は重大なミスを見逃したり、不正が起こりやすくなるなど、会社にとっても非常にダメージの大きなものであることが多いのです。情報共有や報連相を活発に行うことで、それらの弊害を少なくすることができます。

業務の生産性が向上

コミュニケーションの少ない状況では、「苦労して仕上げた仕事が、実は別の誰かが既に全く同じ仕事をやっていた」というように、仕事の重複や仕事の抜け落ちなどが起こります。コミュニケーションを活性化し、情報共有を盛んに行うようにすることで、これらの問題は解決し、業務の生産性が向上します。

離職率の改善も可能

離職する人の中で、「人間関係」を理由に離職する人の数は少なくありません。コミュニケーションが少なく、社員間の繋がりが薄いと信頼関係も希薄になります。もし何か悩み事があっても周りの人に相談できないような会社であると、悩みを抱え込む社員が増えて離職率の増加に繋がります。コミュニケーションを活性化することで社員間の繋がりが増し、悩み事や相談事を気軽に話せる環境を作ることで、離職率を下げることができます。

コミュニケーション研修の内容とは？

1：基本的なマナーを身につける

人とコミュニケーションをとる際には、話し方や聴き方だけでは無く、基本的なビジネスマナーを守ることが大切です。話す・聴くことが出来ても、最初に挨拶が出来ない人はコミュニケーションをとる以前の問題です。それによって相手に悪い印象を与えてしまうこともあります。マナーは、守れているかどうかで相手に与える印象が変わってしまう非常に大事なポイントなので、基本的なビジネスマナーを身につけてもらいます。

2：話し方について学ぶ

コミュニケーションで最も大事だと言えるスキルは、「話し方」です。言葉遣いだけでなく、自分の思いを端的に、論理的にどう相手に伝えるかということを学びます。コミュニケーションが苦手な人は、話すこと自体が苦手な人が多いため、相手の心を掴む話し方、上手に対話をするポイントなどを身に付けることができると、ビジネスパーソンとして大きくて成長することができます。

3：聴く力を身につける

話し方を学ぶことは当然大事ですが、聴き方を学ぶことも同じく重要になってきます。コミュニケーションは言葉のキャッチボールであり、相手の言っていることをしっかり聴くことができないと、適切な答えを返すことができません。相手の話をじっくり聴いて理解し、相手の意図や心理を汲み取ることができてこそ、相手と円滑なコミュニケーションが取れるのです。

効果的なコミュニケーション研修を行うためには？

階層別に行う

年齢層や役職によって必要とされるコミュニケーションスキルは異なります。したがって、各階層に対するコミュニケーション研修も異なってきます。具体的には、新入社員や若手社員には質問力や傾聴力、論理的に話す力などといったコミュニケーションスキルの基礎について。管理職層には、コーチングやカウンセリング、チームビルディングに関するスキルなどといったリーダーシップに役立つスキルについてなど、対象と目標を定めて、段階的に行うことがおすすめです。

4つのSTEPを意識する

コミュニケーションスキルを効率的に磨いていくには、次の４つのステップを意識することが重要です。

step1 信頼構築

まずは相手と会話のペースやテンポを合わせ、相手に気分良く話してもらえるように信頼関係を構築していきます。

step2 相手の意見を聞く

次に、相手の話に耳を傾け、時にはおうむ返しで聞くことで相手の話を盛り上げていきます。

step3 伝える

そして、相互に信頼関係を築き、相手の話を聞いて理解したら、次は自分の話をわかりやすく伝えます。この時に特に意識することは、「結論・目的と、5W1H」です。結論と目的をはっきりと最初に伝え、5W1Hを意識して話すことで相手に話が伝わりやすくなります。

step4 相互理解

最後に、相手から発信されるメッセージを理解した上で、相手の立場や視点、価値観に立って理解を深めます。自分の立場で相手の意見を理解するだけでなく、相手の立場に立って考えると、より深く理解できるようになるのです。

オンラインでのコミュニケーション研修も効果的

コミュニケーション研修のような会話を伴う研修は、集合研修で行う必要があると考えている方もおられると思います。実は、オンラインでコミュニケーション研修を行うことも効果的です。例えば、集合研修を行うことが難しい大企業や多拠点展開している企業でも、オンライン研修なら時間・場所の制限なく行えるため、より多くの社員に研修を提供することができます。そこで本章では、オンラインでのコミュニケーション研修にオススメのschooビジネスプランの授業をいくつかご紹介します。

1：人見知りのための結果を出す伝え方

2：交渉術の基礎と実践

まとめ

• ・コミュニケーション研修は、コミュニケーションを円滑に行えるようにし、仕事の生産性をあげることが目的。
• ・コミュニケーション力が低いことは、業務効率の低下につながる。
• ・効果的なコミュニケーション研修の方法としては、「階層別の研修」と「信頼構築・傾聴・伝える・相互理解の４つのステップを意識した研修を行う」ことが重要。

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