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課長代理とは?役割や権限・呼び方・年齢などについて解説

公開日:2021/07/13
更新日:2021/08/13
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課長代理とは?役割や権限・呼び方・年齢などについて解説 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

会社には様々な肩書きや役職が存在しますが、「課長代理」とはどんな役割を担い、どんな権限を持っているのでしょうか。 この記事では、課長代理の役割、課長代行や課長補佐との違い、呼び方について解説します。

 

課長代理とは?

まずは「課長代理」について説明します。企業が課長代理というポストを設ける理由は、課長が不在では、様々な業務で支障が出るためです。 日々の業務を行う際に課長が不在では、物事の決裁ができません。課長以上の上司からの部下への連絡、反対に部下から上司への連絡なども、課長がパイプ役となって担っていてため、課長が不在では困ります。 上司の考え方を部下に伝える際にも、一般的な企業では、課長が間に入ってうまく立ち回っています。他にも、業務中に出てくる部下の意見や相談などを上司に伝えるポストが不在では、業務が滞る原因にもなりかねません。 課長が不在で困ることは他にもあり、課長がいない課では従業員の士気がダウンしてしまったり、モチベーションダウンにつながることも考えられます。このような理由から、企業は課長が不在の場合に課長代理というポストを設けます。 課長代理の役割、義務、権限や、実際の業務内容などについても、1つずつ解説していきます。

課長代理の役割 と権限

課長代理をひと言で説明すると、課長の業務を代理として完全に行える人のことです。課長の代役に当たるポストになります。課長代理を含めた管理職は、「業務に関する責任と権限を持っていて、独自に判断を下すこと」ができます。これまでの業務形態をより効率的なものに変えるために、課長補佐が決裁を行うこともあります。課長代理にはこのような役割と権限があるのを知っておいてください。

課長代理の義務

課長代理の義務についても説明します。課長代理は、「部下の従業員が各自の役割を果たせるように管理して、組織が成果を上げるように責任を果たさなければいけない」義務があります。 ただし、課長代理は現場では「管理監督者」ではありません。管理監督者は経営者のように従業員を指揮できる位置にいますが、課長代理はこれには当たらないので、現場の部下に命令することなどはできません。

 

課長代理の仕事は課長の職務をサポートすること

課長代理の仕事内容は、様々あります。大まかに言い表すと、課長代理は課長の職務をしっかりとサポートすることが仕事です。解説を読んで、課長と部下の間に立つ課長代理が行う、具体的な仕事内容を把握してください。

課長をサポートする例

課長代理は、所属する課を統括するために、課長の職務をサポートしなければいけません。例えば、課長が取引先などに出向くなど外向的な仕事をしている間は、書類精査や現場の部下の意見に耳を傾けたり社内業務などを担当します。

課のリーダーとして部下を引っ張る

課長代理は管理監督者には当たらないため、現場で部下に命令をするなどの指揮を執ることはできませんが、所属する課のリーダーとして、部下をしっかりと引っ張ることはできます。 課長代理の良い声がけで現場の士気をアップさせたり、従業員のモチベーションをアップさせることは重要です。

上司と部下のパイプ役をする

また、課長代理は管理職として課長以上の上司と部下のパイプ役を務めることも、大切な仕事の1つです。 経営陣や課長以上の上司から伝えられたやり方を、部下にわかりやすくアナウンスしたり、一人一人が理解したかの確認、理解の促進なども行います。 その他にも、部下からの意見や要望があれば、それを上司に伝えることも課長代理の仕事の1つです。

 

課長代理を含めた役職の順番

なお、課長代理を含めた会社内の立場の順番は、部長・課長・課長代理・係長という順番です。課長代理までが管理職で、係長だけは中間管理職でありながら管理職ではない、と捉えられることが多いです。

 

課長代行のポストを設ける理由は様々

ひとくちに課長代理と言っても、企業によって課長代理のポストを与える理由や意味は異なります。例として、3つの理由や意味を紹介します。組織に課長代理というポストを設ける際などに、参考にしてください

課長が病気や出張などで長期間不在の場合

課長代理は、課長が病気や長期出張などで長く不在が続く場合に、一時的に設けるポストである場合があります。 課長が不在の職場では、上司と部下の間をうまく取り持ったり、双方の考えや意見を伝える人もいないので困ることがあります。課を引っ張るリーダーである課長が不在だと、現場の士気がダウンしてしまったり、混乱することもあります。そのため、一時的な課長代理というポストが設けられます。

課長に昇進させる前に一時的なポストを設けたい場合

課長はすでにいるが課長同等のポストを設けたい場合

その他にも、社内にすでに課長はいるにもかかわらず、課長代理というポストを設ける場合もあります。 この理由は、課長になる実力や器がある人材が、課長に昇進する前に離職してしまわないようにするためです。

課長がいない部署で課長の試用期間を設けたい場合

課長代理は、企業が課長がいない部署での試用期間を設けたい場合に、付ける肩書でもあります。この例はあまり多くはないですが、実際に課長代理を設ける企業もあります。このように、課長代行というポストを設ける理由は企業によって異なります。

 

課長は役職か管理職か?

課長は役職に当たるのか管理職に当たるのかについても、解説します。これは、組織に課長代理がある企業や、これから課長代理になる人にも、参考になる点です。また、課長代理には役職のない従業員と同じく残業代が出るのかについても、説明します。

課長代理は役員ではなく管理職

課長代理の会社内での扱いは、役員ではなく、管理職として扱われます。管理職は、会社などの組織において必要な存在で、「業務のための決裁権を持っているポスト」のことを指します。

課長代理は管理職だが残業代が出る

課長代理が課長と異なる点は、管理職でありながら、残業代の支払いがされることです。 この理由は、課長代理は労働基準法で定められている管理監督者ではないためです。管理監督者でない課長代理は、役職に就いていない従業員と同じく、残業代が支給されることが一般的です。 もしも残業代が支払われていない課長代理がいるなら、それは違法の可能性が高いので、しかるべきところに相談をしましょう。

 

課長代理と代行・補佐との違い

次に、課長代理と「課長代行」「課長補佐」との違いはどこになるのか、それぞれ 見ていきます。権限や位置づけなどに明確な違いがあるので、課長に関するポストを設ける際に役立ててください 。

課長代理と課長代行・役割や権限の違い

課長代理と課長代行は、同じ責任や権限権限を持つことがほとんどです。 ただし、課長代理と課長代行の立場の順番(上下関係)は、課長代行の方が上に当たります。そのため、課長代理と課長代行の両方がいる場合に指示を仰いだりする場合は、課長代行の方が上と考えて行いましょう。 なお、課長代行は課長代理と同じく、課長以上の上司と部下の間をうまく取り持つ役目も担っています。

課長代理と課長補佐・役割や権限の違い

課長代理と、課長補佐にも、役割や権限に違いがあります。課長補佐には、補佐という呼称の通り課長をサポートする役割があります。例をあげると、課長代理が現場に関する判断を行っている際に、課長補佐が書類の精査をします。 課長補佐には、課長や課長代理と同等の責任や権限は与えられません。課長代理と課長補佐の立場の順番(上下関係)は、課長代理の方が上に当たります。 なお、課長代行は課長代理と同じく、課長以上の上司と部下の間をうまく取り持つ役目もあります。

課長代理や代行・補佐は企業によって異なる

課長代理という肩書で気をつけたいのは、企業によっては課長代理、課長代行、課長補佐の位置づけが異なる点です。 企業によっては、課長代理は課長代行と同義として扱うことがあります。この場合は、一般的な課長代理のように課長としての責任や権限は与えられてず、課長の代役でもありません。 このように課長代理、課長代行、課長補佐の位置づけや権限などは、企業ごとに異なるので、この点も覚えておいてください。

 

課長代理の呼び方は現場とメールで異なる?

課長代理の、社内や社外の呼び方は、少し複雑です。課長代理は、目の前に本人がいる現場とメールでは異なるからです。現場とメール、両方の呼称について説明するので、間違った呼称で呼んで相手に不快な思いをさせることがないように、この機会にしっかりと把握しておきましょう。

現場での呼称は「課長」

課長代理が現場にいる場合の呼称は「課長」です。さらに課長代理である人の名字を付けて「〇〇課長」と呼ぶ方が、より丁寧な呼び方になります。呼ぶ側と呼ばれた側双方が親しみを感じる呼び方でもあります。課長代理が目の前にいる現場では、「課長」、または「〇〇課長」という呼称を使いましょう。

メールでの呼称は「課長代理〇〇様」

課長代理のメールでの呼称は「課長代理〇〇様」です。〇〇には課長代理の苗字を当てはめて書きます。特に取引先の課長代理にメール連絡等をする際には、失礼ならないように正しく「課長代理〇〇様」という呼称を使って書きましょう。

 

まとめ

課長の代役ポストである「課長代理」の役割や権限、実際の仕事内容などを解説しました。課長代理という肩書だけでなく、課長補佐や課長代行との明確な違い、課長代理が現場でできることとでいないことなども、知識として持っておいてください。 この機会に課長代理への理解を深め、現場とメールで異なる呼び方にも注意をしましょう。また、企業が課長代理というポストを設ける際には、権限、役割、残業代についてこの記事を参考にしてください。

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