テレワークの課題とは？導入後に起きやすい課題や対策について解説する
本記事は、テレワークの課題をテーマに解説しています。昨今、テレワークの導入が進み多くの企業でテレワーク制度を導入しています。しかし、テレワーク制度も完璧なものではなく、導入後に判明した課題もあります。今後、テレワークを導入する際には、どのような課題が想定されるかを知っておくことは大事です。本記事を参考に、導入後の課題をできるだけ少なくなる工夫を行っていきましょう。
- 01.テレワークとは
- 02.テレワークが示す働き方の種類とは
- 03.テレワーク導入のメリット
- 04.テレワークの課題を解決する方法とは
- 05.まとめ
01テレワークとは
テレワークの導入が進んでいますが、テレワークの定義とはどのようなものなのでしょうか。まずは、テレワークの利用動向からテレワークの定義について解説していきましょう。どの程度の企業でテレワーク導入を実施しているかなどを解説します。
増加するテレワークの利用動向
年々、増加しているテレワーク利用動向はどの程度なのでしょうか。総務省が発表している数字を見ていきましょう。
総務省の「平成29年通信利用動向調査」によると、2017年の企業におけるテレワークの導入率は13.9％でした。企業の従業者規模別にテレワークの導入率を比較すると、従業員数300人以上の企業では23.0％、300人未満の企業では10.2％と、従業員数の多い企業ほど導入が進んでいることが分かります。 テレワーク導入済みの企業のうち、在宅勤務を導入している企業は29.9％、モバイルワークを導入している企業は56.4％、サテライトオフィスの導入率は12.1％と、モバイルワークの導入率が最も高く、在宅勤務やサテライトオフィスはテレワークを導入している企業の中で見ても半数以下の導入率となっています。
テレワークの定義
テレワークは「telework」となり「tele」は「離れたところ」を意味します。これに「働く」という意味の「work」を組み合わせてテレワークという言葉が作られました。厚生労働省はテレワークを以下のように定義しています。
- 「情報通信技術（ICT＝Information and Communication Technology）を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」
単純に離れたところで働くということではなくインターネットなどのICTを活用しているのことがテレワークの特徴です。現在では、情報通信技術の発達も追い風となりサテライトオフィスに限らず、自宅や外出先など、場所を選ばないテレワークが主流となり企業での制度導入が進んでいます。
リモートワークとの違い
「遠隔」を意味する「remote」と「働く」を意味する「work」を組み合わせたのがリモートワークです。テレワークとおなじようにオフィス以外で働く形態を表しています。主にIT業界や個人事業主の間で利用されておりテレワークほどの定義はなく、遠隔でおこなう業務全般を指すのが一般的です。現在では、企業に属している人がオフィス以外のところで働くのをテレワーク、企業に属さない人はリモートワークなどと使い分けられています。
02テレワークが示す働き方の種類とは
一言でテレワークと言っても、その働き方には種類があります。次にテレワークにおける3つの働き方について解説します。それぞれの違いについて理解し、自社におけるテレワークの導入の際に意識して使い分けましょう。
在宅勤務
在宅勤務とは、オフィスに出勤せず、自宅にいながら勤務する形態です。作業は主にPCを利用し会社との連絡手段には電話やメール、FAX、コミュニケーションツールなどを利用します。通勤の手間が省け、家事や育児、介護などの傍らで仕事ができるメリットをもっています。在宅勤務の導入については、インターネット環境の整備や機器の購入が必要です。また、オフィスと同様に仕事に集中できる環境づくりができなければ生産性が低下するデメリットが起きる可能性もあります。
モバイルワーク
モバイルワークとはオフィスや自宅に限定せず、いつでもどこでも好きなところで勤務できる形態です。外に持ち出せるノートPCやタブレット、ポータブルの通信機器を準備しカフェや移動中の車内、顧客先など場所を選ぶことなく業務ができます。無料のWi-Fiを導入済みの公共施設や店舗が増えていることで、モバイルワークがしやすい環境ができつつあります。ただし、持ち出せる機器の大きさや性能に限界があり、ほかの働き方に比べると、できる仕事の制約や盗難の恐れががあるためセキュリティ面の課題があります。
サテライトオフィス勤務
「サテライト（satellite）」とは、英語で「衛星」を意味し、本社とは別に働く場所として設置されるのが「サテライトオフィス」です。あくまでも働く場所の提供があるだけで、従来のオフィスでできていた業務が全て行えるわけではありません。在宅勤務やモバイルワークは、周囲の環境によって仕事の生産性に差がでますがサテライトオフィスは通常とは別の職場として準備されているため生産性の低下が起きにくいとされています。ただし、会社が単独でサテライトオフィスを設置するのは費用面の負担が大きいことが課題であり、レンタルオフィスの利用などを行うことが一般的です。
03テレワーク導入のメリット
次にテレワーク導入のメリットについて解説します。テレワークを導入することは、どのようなメリットを企業にもたらすのでしょうか。今後のテレワーク導入においては、このメリットを最大化することが大きなテーマになってくると理解しておきましょう。
生産性の向上
テレワークにおける最大のメリットは生産性の向上です。事務所を離れて業務を行うため、何をすべきかについて明確にし準備を行う必要があります。今日、対応すべきことは何かなどの整理を行い集中して、タスクを完了させることにより生産性向上に期待できます。事務所を離れる以上、計画的な業務と準備を行うことが必須であるからこそ、生産性向上に期待できると考えておきましょう。
コスト削減
持ち出せるPCなどの準備には一次的な費用が掛かりますが、環境の整備後であれば社員の交通費などを削減し、事務所の電気代などの削減効果も生まれます。現在では、在宅勤務手当などの名称で定額を支給する企業も出ていますが、そうした費用を除いても従業員の交通費削減の方が大きいと言われています。
社員の継続的雇用
育児や介護などで、優秀な人材が辞めてしまうことを抑制し継続して雇用できるのもテレワークの魅力の1つです。在宅勤務をすることで、子育てや介護との両立を図ることも可能ですが、集中した業務時間を確保する工夫をしなければ業務の遅れなどを生じてしまう可能性があります。こうした注意点を意識することで、継続して勤務して欲しい優秀な人材を退職させることなく雇用できることは企業運営にとっても大きなメリットになります。
有能な人材の活用
テレワークは場所を選ばない働き方ができるため、事務所から離れた遠隔地の人材が勤務することも可能になります。地域特性により採用活動が難しい場合でも、遠隔地での人材の採用を行い人材不足の課題に対応できるのもメリットです。
勤怠管理の複雑化
最も大きな課題が「勤怠管理」だと言われています。オフィスで働く人、テレワークを行い人に分かれることに加えテレワークをする社員がどの時間働いたかを管理することに労力が必要となります。実際の労働時間や労働状況を把握しにくいことで、正確な勤怠データを作ることが難しくなる場合もあります。また、事務所での制約がないことにより長時間労働になる可能性もある点に注意が必要です。
コミュニケーションが減少
社員それぞれが別の場所で勤務することにより社員同士のコミュニケーションが少なくなります。コミュニケーションが少なくなり、コミュニケーション不足となることで情報共有がスムーズに行われないなどの問題が生じます。この結果、業務効率が下がる問題も生じる可能性がある点は大きな課題です。
セキュリティリスクが高まる
PCやスマホ、タブレットを社外に持ち出して業務を行うテレワークのため、紛失や盗難のリスクは高まります。万が一、紛失や盗難があった際にも機器を保護する対策が必要になります。また、カフェなどを始めとする公共の場での電話などにより、取引情報が周囲に聞こえてしまうなどのリスクも生じてしまいます。
人事評価が難しい
部下を指導する場面や業務態度を確認できることが難しくなるため、人事評価を行う際の基準を再検討する必要がります。労働の実態を見て確認することが難しくなるため、評価が低くなりモチベーションを下げる要因になってしまう点にも注意が必要です。
労災認定が難しい
勤務中の怪我などについては労災認定を行うことができますが、テレワーク中であれば実際に仕事をしている際の怪我であるかの判断が明確につけることが難しくなります。特に自宅で介護などをしている場合には、介護中での怪我であるかの判断は難しく本人からの申告のみで対応する必要がでる点にも注意が必要です。
04テレワークの課題を解決する方法とは
テレワークの課題を解決する方法には、どのような手段があるのでしょうか。次に、テレワークの課題を解決するいくつかの方法について解説します。今後のテレワーク導入にあたっては、予め課題の対応策を講じておくことも必要です。
コミュニケーションツールの導入
現在は、多くのコミュニケーションツールが開発、販売されています。テレワーク導入については、コミュニ―ション不足が大きな課題となるためツールなどの導入を行うことで、できるだけ課題を小さくするための施策を講じる必要があります。
クラウドサービスの活用
情報の共有化の課題に対しては、クラウドを利用したシステムの導入や情報共有を行う環境を構築する必要があります。勤怠システムや営業管理ツールを始め既に多くのクラウドサービスが展開していますので、それを検討テレワークを開始する前に導入しておくことが最善です。
業務分担の見直し
離れた場所で業務を行うため、今までと同じ業務分担では生産性が低下する可能性があります。テレワークを実施する時には、今までと同じ業務分担ではなくリモートワークでも生産性を下げない業務分担を行う必要があります。
人事制度の見直し
働き方が異なるため人事評価制度を見直す必要もあります。評価すべき項目を再整備しておきましょう。普段と比較して業務態度などを確認できないため、成果、結果だけを評価しがちになりますが、従業員のモチベーションを維持するためにも成果だけではなくプロセスに関しての評価もできる制度設計をしていきましょう。
情報セキュリティ対策の強化
PCなどの紛失リスクを下げるために情報セキュリティ対策の強化も必須の対策です。PC自体のパスワード強化だけではなく、ハードディスクの暗号化などを始めのぞき見防止などの対策を講じるだけではなく、セキュリティに関する従業員向けの研修も実施する必要があります。
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05まとめ
本記事は、テレワークの課題をテーマに課題の整理や課題の対処方法について解説しています。テレワークの導入が加速する中で、課題解決は必須だととらえ対応していきましょう。
