テレワークに必要なものとは？快適な環境を整えるための必要ツールを紹

01テレワークの分類とは

新型コロナウイルス感染症拡大の影響をきっかけに導入が進んだ「テレワーク」。しかし、一口にテレワークといっても、場所や頻度、目的に応じてさまざまな種類があります。ここでは、テレワークの種類とその背景について見ていきます。

雇用モバイル型

会社に勤務しながら、移動中に仕事を行う頻度が多い人のことを指します。顧客先や移動中のカフェなどでパソコン、スマートフォン、タブレット、携帯電話などを使って働くスタイルのテレワークで「営業担当」や出張の多い社員などが活用しています。 雇用モバイル型を採用する際には、社外からオフィスの自席パソコンにアクセスできるリモートアクセスシステム、業務報告をタブレットやケータイから送れる業務報告システム、業務ログ管理システムといったソリューションの導入が必要不可欠です。

雇用在宅型

会社に勤務しながら、子育てや親の介護、あるいはライフワークバランスなどのために自宅で働くことを選択した「在宅勤務者」のことを指します。会社とのやりとりは主にパソコンや電話、FAX、チャットツールを通じて行います。本人の意向により、テレワークとなる場合もあれば、会社の指示のもと、テレワークで働くパターンもあります。 雇用形態や、企業により、すべての労働日を在宅勤務にするか、週に数日だけテレワークを利用するかが異なります。

自営モバイル型

自営で仕事をしつつコワーキングスペースやカフェなどを活用し、自宅以外の移動先で仕事を進めるフリーランスのことを指します。近年、耳にすることが多い「ノマドワーカー」も、これにあたります。 インターネットが通じる環境であれば、場所や時間の拘束を受けないことから、海外や地方都市から仕事を行うこともあります。

自営在宅型

会社組織などに敢えて所属せず、自宅でのみ仕事をする人達のことを指します。 内職副業型勤務などが該当し、インターネットやソーシャルネットワークサービスを活用し、自宅でアルバイト的な仕事を行います。育児や介護で家を離れられない女性や、 リタイヤしたシニアが多く、一般的には在宅ワーカーと呼ばれています。

02テレワークにもさまざまな方式がある

テレワークの実施には、以下でご紹介する4つの方式から選択できます。 利用する対象者の範囲や業務内容といった面から考える導入のしやすさや、使い勝手、セキュリティのバランスを考慮したうえで、比較検討するといいでしょう。

VPN／リモートデスクトップ方式

オフィス内の端末に、リモート接続する方式です。手元のキーボードやマウスを使ってオフィス内の端末を操作します。 あくまでもオフィス内の端末をリモート操作しているだけですので、作業結果はオフィス内の端末に保存され、オフィス外の端末に保存することなく利用できます。そのため、重要資料や機密資料などのファイルを外部に持ち出す心配がなく、セキュリティの観点からも安心して使える方式となっています。

クラウドサービス型

クラウド上に業務の必要アプリを配置し、クラウドアプリとして利用する方式です。アプリケーションの利用料以外、設備コストはほとんどかからないため安価で利用でき、場所、端末の制限を受けずに同じ環境で作業ができます。 クラウド上で作成したデータはクラウド上にも端末にも保存先を設定できるため徹底した情報管理が必要です。

仮想デスクトップ方式

オフィスに設置されているサーバー上から提供される仮想デスクトップに、手元にある端末から遠隔でログインして利用する方式です。 テレワーク端末には作業した内容は保存されないため、オフィスに仮想デスクトップを管理するサーバを設置する必要があります。初期コストはかかりますが、その分、セキュリティレベルの向上を期待できます。

会社のPC持ち帰り型

会社で使用しているPCを社外に持ち出し、主にVPN装置等を経由して社内システムにアクセスし、業務を行う方式です。 新たに、端末の購入やクラウドの設置をする必要がないことから、初期費用をグッと抑えられる一方、パソコンに業務データの多くが格納された状態で社外へ持ち運びすることになるため、盗難や紛失、情報漏洩などに最新の注意を払わなければなりません。

03テレワークに必要なツールとは

テレワークでは、わからないことや、困ったことが発生した際に、すぐに確認ができる距離感にいないからこそ、さまざまなツールを活用し、社外で仕事をする不便さを感じさせないような仕組み作りが大切です。ここからは、現在多くの企業で導入されている、テレワークに必要なツールについてご紹介します。

ウェブ会議ツール

会議を開きたい時や、取引先との商談時には「Zoom」や「Skype」といったウェブ会議ツールを活用します。パソコンやタブレット・スマートフォンなどの端末を使って、画面越しで会議を進行できるシステムであり、ツールをダウンロードするだけで導入をスタートできるものがほとんどです。そのため、導入のしやすさやコストの低さが魅力といえます。 メールや電話だと細かいニュアンスが伝わりにくい場合や実際に資料を閲覧しながら話を進めたい場合には、ウェブ会議ツールを使って実際に対面しているかのような環境を作りましょう。

ビジネスチャットツール

日常的なコミュニケーションがメールからLINEへ移行したように、企業でもチャット利用が拡大しています。 電話で生じるようなクローズドなやり取りもオープン化し、業務やプロジェクトに関係する全員が見やすい形でやり取りできるよう、「Chatwork」や「LINE WORKS」、「slack」などの活用を検討しましょう。 ツールによって、使い勝手や利用料金が異なるため、自社の運用に最も適しているツールを選択してください。

クラウドストレージ

インターネット上で、大切なデータを保存しておく場所を設置する際には、「Dropbox」や「Googleドライブ」、「OneDrive」などがおすすめです。 容量の大きい写真や動画の保存だけでなく、データのバックアップとしてもクラウドストレージは役立ちます。セキュリティ面や機能面が充実しているサービスも多いため、テレワーク時にも安心して利用することができます。

04テレワークに必要なものとは

従業員の通勤ストレスの緩和や、ワークライフバランスからくるモチベーション維持にテレワークはおすすめと言われています。一方で、「思ったよりも仕事の効率が良くならない」「社員の勤怠管理がうまくいかない」といった、懸念の声も挙がっています。 そこで今回は、企業がテレワーク導入を進めるうえで重要な環境の整備や、必要な物品についてまとめました。

積極的なコミュニケーション施策を実施する

テレワークでは、オフィスに社員が集って働かないため、従来職場で毎日行われていた仕事以外の会話＝雑談が減り、部署間の連携やチームビルディングに支障が出るといった弊害も起きています。 そのため、ビデオ会議用ツールやチャットツール内で「雑談専用」のスレッドをつくるなど、従業員が積極的にコミュニケーションが図れる施策が求められます。

円滑に業務を行えるインターネット環境の整備

テレワークを行ううえで、インターネット環境は必要不可欠です。従業員によっては、自宅にインターネット回線を引いていない、通信速度が安定していない、などインターネット環境が整っていない場合もあり得ます。 個々に、リモートワークを行う場所のインターネット環境を確認した上、必要であればモバイルルーターの貸与も検討することを推奨します。

リモートアクセスツールの整備を行う

業務で必要なファイルは、社内の自席パソコンから自由に閲覧できる、といった仕組みを組んでいる企業も多いことかと思います。リモートワークでは、そもそも会社へ出社をしないため、どこからでも社内のファイルにアクセスできるよう、リモートツールアクセスの整備を行わければなりません。

セキュリティソフトを導入する

テレワーク中は個人でパソコンを管理することになるため、どうしても情報漏えいが起きやすい、といったリスクが存在します。 情報漏えいを未然に防ぐためにも、一人ひとりのパソコンにきちんとセキュリティソフトを導入するほか、使用予定のシステムやツールに十分なセキュリティ対策がされているかどうかも確認しましょう。

労務管理システムを導入する

テレワークでは上司が部下の労働姿勢を目にすることができないため、勤怠の状況などを把握するのが難しくなります。さらに、自宅で働いている場合、勤務時間の意識が薄れることも少なくありません。労務管理システムを適切に使用し、勤務時間の過不足がないかを日々管理しましょう。

05まとめ

テレワークを行うには、さまざまな準備が必要です。従業員全体で足並みをそろえるためにも、テレワークを導入するときには全体説明会を開くと良いのかもしれません。 スタート後に必要なものを都度揃　そろえていくとなると、その度に業務が停滞してしまい、結果思うような成果を得ることができなくなってしまいます。ぜひ、本記事を参考に、入念な準備を行い、快適な環境を整えたうえで、テレワークを実施してください。