グループウェアとは？導入のメリットや導入ポイントについて解説する

01グループウェアとは

「グループウェア」とは、社内の情報共有・コミュニケーション促進や、業務効率化に役立つ様々な機能を持つソフトウェアのことです。パソコンやスマートフォンでの利用が基本で、ネットワークを通して他社員との情報共有・コミュニケーション可能にし、業務の効率化を図ることができます。グループウェアは、機能の幅広さに魅力があります。業務の効率化を図るだけでなく、情報交換を円滑に行いたい企業の多くが導入を検討し利用を開始しています。

02グループウェアの基本的な機能とは

次に、グループウェアにおける基本的な機能について解説していきます。ここでご紹介している機能は、あくまで基本的な機能です。ソフトウェアの種類によっては、他の機能を追加できる場合もあります。機能は、必要に応じてカスタママイズすることも可能なサービスもあるため、自社に必要な機能を絞り込んで活用していきましょう。

スケジュール

スケジュール管理は、文字通りスケジュールを一元管理する機能です。自分自身のスケジュールだけではなく、他者のスケジュールも確認できる機能を保有しています。スケジュールの管理については、部門やグループ単位などで共有することもでき、タスク管理やスケジュール調整などが非常にやりやすくなります。

設備予約

自社における設備を一元管理することも可能です。予め管理できる設備を登録しておくことで、利用する日時を予約することが可能になります。そうすることで、会議室や設備をダブルブッキングすることなく利用することが可能です。また、設備を把握する上でも有効となるため、設備の導入日時などを登録して管理するなどの利用方法もあります。現在では、設備管理のアプリケーションと連動するタイプもあり、機能はより充実してきています。

掲示板

社内における連絡事項を共有できる掲示板の利用も可能です。掲示板に掲載しておくことで、社内の人材が連絡事項を確認することができるため、周知やアナウンス漏れを未然に防ぐことが可能になります。特に部署ごとのアナウンスだけ、全体向けのアナウンスと発信する情報も区切られるため、情報伝達の効率も高くなります。

ワークフロー

従来から紙面で行われていた稟議決裁の処理を電子的にワークフロー化することができます。ワークフローの利用が可能になったことで、遠隔地であっても承認が行える環境を構築することができました。結果的に、処理プロセスの効率化、早期化が可能となったことで、経営のスムーズな判断ができる環境の構築が実現しています。こうしたワークフローの処理は、経営においてスピードアップした判断と適切な処理の効率化を実現しており、現在の経営には無くてならない処理となっています。

文書管理

社内におけるマニュアルや共通して利用されるフォーマットなどについては、文書管理システムで管理することも一つの方法です。しかし、グループウェアの多くには文書管理機能を掲載しています。グループウェアの管理機能を使うことで、別のシステムから一元管理が可能となり、より利便性が増し利用しやすい環境を構築することができます。この機能を利用することで、より書類の管理の利便性、利用面での利便性を向上させることが可能になります。

電子会議室

働き方の多様化に伴い、電子会議の利用比率は格段に上がってきています。こうした環境の変化に対応できるのが、電子会議室です。電子会議室では、距離や場所を意識せず、会議運営を行うことができます。また、複数のROOMを作成することで、会議運営中の議論の場を設けるなど、より一層の機能充実が実施されています。

TODOリスト

個人又は、グループで行う業務（タスク）の管理を行うTODOリストも利便性の高い機能です。業務中に行うべきタスクの管理は個人だけではなく、プロジェクトなどの場合には複数人での管理が必要になります。この管理により、やり残しているタスクの早期発見ができ業務を円滑に進めることができます。

03グループウェアを導入するメリット

次に、グループウェアを導入することで得られるメリットについて解説していきます。　グループウェアを導入することで業務の効率化を促進できるなどの期待効果がありますが、その他にも期待できる効果があります。自社において何を最も重要視するかについて、整理をする参考にしていきましょう。

情報や知識の共有

掲示板などを活用することで、情報や知識の共有を実現していきます。その他にも、文書管理機能を利用することで、商品たやサービスに関わるノウハウを共有することも可能です。社員が個別に持っている情報やノウハウは、多くの社員に共有されずに終わるケースも少なくありません。グループウェアを利用して日頃から情報や知識の共有ができれば、蓄積され、企業にとって貴重なアセットとなります。それらを管理、共有する手法が利便性の高いツールで管理されることは、効果的な情報管理手法になります。

ペーパーレスの促進

社内には、さまざまな場面で紙面での業務を行っています。グループウェアの導入が促進されると、ペーパーレスも促進されていきます。従来から行っていた処理の紙面が無くなることできれば、コスト削減にもなるだけではなく、検索や保管などの業務の効率化も促進できます。企業におけるペーパーレス化を促進するきっかけにもなるグループウェアの導入は、コスト削減にも貢献すると考えて実施していきましょう。

決裁処理の効率化

グループウェアの基本機能になるワークフローを活用することで、決裁処理の効率化を促進できます。経営判断は、できるだけ早期に行いたいものです。グループウェアの導入があれば、拠点や距離、時間に関係なく決裁処理を行うことができる環境を構築されます。経営層による早期の経営判断により、機会の喪失を最小限にすることができるメリットがあります。

コミュニケーションの活性化

掲示板の機能などを利用することで、社内のコミュニケーションの活性化を期待できます。掲示板機能には、コメント記載の機能などが標準装備されていることが多く、意見交換なども活発にできる環境を準備されています。こうした機能を活用することで、社内のコミュニケ―ションアップをはかり活発な意見交換ができる環境を構築していきましょう。

04グループウェアを導入する際の注意点

次に、グループウェアを導入する際のポイントを解説します。特に導入にあたってちゅうすべきポイントを考慮した計画を立案していきましょう。あらかじめ注意すべきポイントを理解しておくと、よりスムーズな対応が可能になります。

導入の目的の明確化と周知

グループウェアを導入するには、その目的があります。グループウェアを導入するには、何かしらの目的があって、計画を立てていくものです。こうした目的を明確にしておかなければ、導入の効果を発揮することができません。また、この目的を社内に展開することも導入を成功させるポイントになります。グループウェアを利用するのは、経営層だけはありません。主に利用する従業員の理解も必要です。そのため、グループウェアを導入する目的を説明することが必要です。こうした目的を周知することができれば、その分、スムーズな導入と浸透ができるようになります。

仕事が増えたと感じさせない

グループウェアを導入した当時は、何かしらの作業が発生する可能性があります。データの移行作業や、操作になれない間は、仕事が増えた、手間になったと感じられがちです。しかし、データの移行が終了したり、操作に慣れが出てくれば、こうした考え方は払拭される可能性が高いといえます。しかし、最初に手間だと感じられてしまうと導入スピードが低下してしまうため、できるだけ処理の簡素化を検討し導入を進めていきましょう。

属人化しないような業務フローを作る

グループウェアでの運用が属人化し、業務負荷が偏らないようにする工夫が必要です。業務フローの作成などを行い属人化を無くしていきます。こうした属人化の対策が不十分であれば、せっかくのグループウェアの効果が半減してします点に注意が必要です。属人化を抑制し、会社全体でグループウェアを活用できる環境を構築していきましょう。

05グループウェアの導入手順

次に、グループウェアを導入する手順について解説していきます。グループウェアの導入は、準備ができていないと手戻りが起きてしまうことが想定されます。こうした戻りを最小限にすることで、計画的な導入を行うことができます。効果的な利用にしていくためにも手順を整理し計画を立案していきましょう。

目的と範囲の設定

最初に行うのは、グループウェアの導入目的の整理と導入範囲の設定です。自社における導入目的をもとに、どのような機能が必要であるかを吟味します。アプリの選定についても、自社の目的と範囲の設定にそった商品を行うことが必要です。基本となる機能を全て利用しなければいけないということではなく、自社にとって必要な機能を選定することも必要になります。

導入計画の立案

次に実際の導入計画を立案していきます。どの機能を先にリリースするのか、何をもとに導入の説明を行うかなど実際の導入に関するステップを計画立てることが必要です。導入計画の実施については、無理なスケジュールを立案するのではなく、実際の利用できる環境を確実に構築できるスケジュールにしていきます。また、導入後の利用者向け説明会などのスケジュールも盛り込み全社として利用できる環境を構築していきましょう。

テスト導入

計画立案後には、テスト的な導入を行います。いきなり全社に展開するのではなく、管理職から開始するなど、自社において各部署に展開をしやすいポジションの人材を選定して行うなどの考慮を行います。こうした段階的な導入を行うことで、より社内への浸透を促進する環境を構築していきます。

振り返り

テスト導入後には、振り返りを実施します。この振り返りで、不具合などを早期に発見し、問題の解決策、軌道修正などを行います。こうしたステップは手間なように感じることもありますが、本格導入をスムーズに行うためにも重要です。また、不具合を早期に発見できるため、運用方法の見直しなどにも役立ちます。

本格導入

テスト導入、振り返りにより問題の解決が出来次第、本格運用を開始します。この本格導入についても、段階を追って展開していきます。部署単位、グループ単位などのように、取扱い説明などを行った順に展開をしてトラブルが起きにくい環境を構築していきましょう。

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06まとめ

本記事は、グループウェアとはをテーマにグループウェアの基本的な機能からメリット、導入手順について解説しています。グループウェアを導入することで企業の情報共有などを促進し自社の業務ノウハウなども蓄積できるメリットがあります。こうしたグループウェアのメリットを活かした環境の改善を行っていきましょう。