ワークフローとは？システム導入のメリット・デメリットから選定のポイントも合わせて解説

01ワークフローとは

ワークフロー（Workflow）とは、業務の流れを意味し、業務における一連の作業や手続きのことです。一般的にワークフローは、申請から承認までの作業を指しています。従来のワークフローは、紙ベースで行われており、手書きでの記入や押印、確認作業、管理など、多くの手間と時間がかかります。また、企業規模が大きくなるほど、申請から承認までのルートも複雑になるなど、業務効率が悪くなってしまうのです。 これらを効率的に管理するツールとして、ワークフローを電子化して、オンラインで作業する仕組みをワークフローシステムといいます。

02ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムには、紙ベースでは実現できない、システムならではの機能が搭載されています。ここでは、ワークフローシステムの主な機能をご紹介します。システムの理解のために、参考にしてみてください。

申請フォームの作成

申請書フォーマットを作成する機能で、項目ごとに入力形式の設定ができます。入力必須の項目を設定することによって、申請ミスを防止できることも特徴の1つです。テンプレートを利用することができる上に、WordやExcelのファイルを読み込んで流用することも可能です。

承認ルートの設定

申請から承認までのステップを設定する機能のことです。同じ承認ステップにおいても、複数の承認者を設定したり、設定後に新たに追加することもできます。システムによっては、企業内の組織変更や人事異動に対応するために、事前に変更情報を登録するか、もしくは人事システムと連携することで、自動で承認ルートの更新を行うことも可能です。

申請内容の承認

申請者からの申請内容を承認する機能です。申請されると、承認に対する条件に照らし合わせて、自動で承認または差戻し、却下が選択されます。システムによっては、選択の際にコメントをつける機能もあります。システムによって、申請と同時に承認者に対して、あらかじめ申請内容を通知し、検討してもらうといった根回し機能もあります。

承認ルートの自動分岐

申請内容や組織階層構造に沿って、自動で承認ルートを分岐させる機能です。具体的には、申請フォームの特定項目に入力した際に、設定された経路から必要に応じて一部のステップを省略し、経路を分岐させます。そのため、自動で社内ルールに準じたルートへ回るため、申請者が迷うことなく申請できます。

申請書の検索

過去の申請書から、申請者や件名、日時などを指定して検索する機能です。申請書に添付されたPDFなどの全文までも検索することが可能になります。申請データごとに書類を整理し、一括して保管するため、スピーディーに確認業務を進めることができます。

自動通知機能

申請や承認の際に、承認者あるいは申請者に対して、自動で通知が送られる機能のことです。申請発行や承認結果の通知に利用できます。システムによっては、スマートフォンやチャットアプリを使って、通知することも可能です。

03ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入することによって、以下のメリットが期待できます。

ここでは、4つのメリットについて、分かりやすく解説します。

申請・承認の手間を削減できる

ワークフローシステムの導入により、電子化が実現できれば、申請書の申請から承認までのワークフローを、オンライン上で完結させることができます。そのため、申請書の取得と印刷、作成後に承認者へ提出するといった手間が不要になります。 また、複数の承認が必要な場合や、承認者が変更になった場合にも、自動で必要な承認者を判別してくれるため、手軽に申請することができます。

意思決定までのスピードが上がる

さまざまな手間が削減されることで、決済までの時間を短縮できるため、意思決定のスピードアップが期待できます。特に、支社から本社へ決済を求める場合において、紙ベースでのワークフローのように郵送の必要がないので、スピードアップは明らかです。 さらに、承認者の長期不在の場合でも、スマートフォンやタブレットで対応できるため、承認待ちの時間が短縮でき、意思決定が滞ることはありません。

テレワークにも対応できる

最近のコロナ禍の影響を受けて、テレワークを導入する企業が増えましたが、在宅でもオンラインで申請や承認に対応できます。そのため、書類提出や捺印のために出社したり、郵送でやりとりしたりする必要がありません。出社せずとも申請、承認できる仕組みは、ワークフローシステムのメリットといえるでしょう。

内部統制の強化につながる

申請・承認業務の最適な流れを決め、設定したルールに沿った業務を実施することで、内部統制の強化につながります。そもそも 内部統制とは、企業が適正かつ健全な事業活動を継続できるよう、全社員が守るべき企業のルールや制度のことを指します。 申請書に関して、誰がいつ申請し、どのような流れを経て承認されたのか、明確にする必要があるのです。ワークフローシステムでは、社内のルールに沿って決められた承認ルートで自動申請されるため、申請者や承認者などが明確になっており、ルール外のワークフローで進められたり、申請から承認における不正を防ぐことができます。

04ワークフローシステムを導入するデメリット

ワークフローシステムを導入には、さまざまなメリットがある一方で、以下のようなデメリットがあります。

ここでは、2つのデメリットについて分かりやすく解説します。

完全に電子化できない業務がある

完全に電子化できない書類があることが、デメリットだといえるでしょう。電子署名法や電子帳簿保存法などの改正により、さまざまな書類の電子化が進められています。しかし、契約書などのように原本保管が義務づけられた書類もあります。PDF化してシステムに保管しておくことは問題ありませんが、原本は別途管理が必要です。 したがって、電子化できない書類については、ワークフローシステム導入後も、管理方法のルールを規定する必要があります。

業務フローが変わり負担になることも

従来の紙ベースでの業務から進め方が全面的に変更され、操作が難しくなり、使い方の確認作業に追われるなど、負担になることがデメリットになるでしょう。せっかくシステムを導入しても、紙ベースの業務に戻ってしまうことも考えられます。そのため、ワークフローシステムの講習会を開くなどして、操作の理解を深める仕組みが必要になります。

05ワークフローシステムを選定する際のポイント

ワークフローシステムの導入を検討する場合、押さえておくべきポイントがあります。各ポイントごとにシステムを比較して、自社の規模感や業務内容、システム環境などに合ったものを選ぶことが重要です。ここでは、ワークフローシステムを選定する際のポイントについて解説します。

提供形態がオンプレミス型かクラウド型か

まず検討しておきたいのは、提供形態がオンプレミス型かクラウド型かということです。インターネットの普及などにより、クラウド型の提供形態が増えています。さらに、複数形態での導入が可能なクラウド・オンプレミス型両用のシステムも登場しています。 クラウド型は、事業者がインターネットを介してシステムを提供するもので、初期設定が完了すると運用可能です。そのため、初期費用が安く、月額料金での利用が一般的です。社外からもすぐに申請や承認作業ができるため、テレワークにも対応しています。 一方で、自社内にサーバを置くオンプレミス型は、社内ネットワークを介して利用するため、社外から外部ネットワークに接続する場合は、専用回線の設定が必要です。初期費用が高くなりがちで、開発から運用、メンテナンスを自社で行わなければいけません。自社の要望に合わせて自由にカスタマイズすることができ、導入済みのシステムとの連携が取りやすくなっています。 クラウド型かオンプレミス型かによって、異なる特徴があるため、自社に合った運用方法を比較することが大切です。

自社の業務に適しているか

自社の申請・承認手続きに適した機能が揃っているか、運用を想定して機能を精査する必要があります。多機能のシステムでも不要な機能ばかりでは、無駄なコストを支払うことになってしまいます。業務改善に必要な機能を洗い出すことで、運用コストを抑えられるかもしれません。実際に導入する前に、事業者の導入事例を参考にしたり、無料トライアルを活用したりして確認することも大切です。

操作方法がわかりやすいか

当然のことですが、使いにくいシステムは導入後もかえって負担が増える結果となり、活用されないケースがあります。そのような事態を避けるためにも、誰が使用しても操作方法が分かりやすいシステムかどうかを確認しましょう。具体的には、直感的に操作できるか、スマートフォンなどで手軽に申請や承認が行えるかなどをポイントにしてみてください。

既存のシステムと連携できるか

既存のシステムがある場合は、上手く連携ができるかを確認しましょう。なぜなら、連携によってデータ入力の手間を省くといった手作業の入力ミスを防ぎ、業務を効率的に進めることができるためです。さらに、社内データの一元管理も可能になります。 連携できるシステムには、会計システムや人事管理システム、予算管理システムなどがあります。これらのシステムで管理しているデータを元に、自動で申請や登録、更新ができるのかを検討する必要があります。全社員のデータを連携するとなると、既存のシステムと上手く連携できるかは重要なポイントになるでしょう。

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06まとめ

ワークフローの基本やシステム導入のメリット・デメリット、選定の際に押さえておくべきポイントについて解説しました。これらを踏まえて、自社の改善ポイントを検討したら、次は実際にワークフローシステムを比較しましょう。システムによって、機能や運用費用は異なるので、気になる製品は資料請求や無料トライアルを利用して検討することをおすすめします。