ナレッジトランスファーとは？社内で活用するコツやメリットについて解説

01ナレッジトランスファーとは？

ナレッジトランスファーとは、「知識の移転」という意味で、既に特定の知識を持っている人から知識を求めている別の人に受け渡すことです。異動や転職する社員が、部下や同僚に業務を引き継ぐ時やグループで仕事を教える時に使われる他、組織のスキルの底上げの目的で戦略的に行われる場合もあります。また、ただノウハウを別の社員に共有・移転させるだけではなく、しっかりとそのノウハウが企業で有効活用され、蓄積される必要があります。代々、ノウハウが蓄積され続けることで、業務の改善や向上も図りやすくなります。名前が長く覚えづらいこともあり、「KT」「ナレトラ」という略称で呼ぶこともあります。

スキルトランスファーとの違い

ナレッジトランスファーとスキルトランスファーには、明確な違いはありません。スキルトランスファーとは、日本語で「技術の移転」という意味になるため、知識ではなく技術を共有・移転させる時に使われます。また、技術を共有・移転させる場合でも知識やノウハウは共有・移転されるので、ほとんど同じ概念です。企業によっては「スキルトランスファー」か「ナレッジトランスファー」で、呼び方が違う場合があります。

02ナレッジトランスファーを社内で取り入れるメリット

ナレッジトランスファーを活用する企業は多くなっています。ナレッジトランスファーを社内で取り入れる主なメリットを4つ紹介します。

1.業務ノウハウの蓄積

時間をかけて得た知識が社員の退職によって失われてしまうことは大きな企業にとって損失です。一方、知識豊富なベテラン社員や優秀な社員が別の社員にノウハウを共有・移転することが続けられると、組織としての共有知が深まり組織力が高まります。ナレッジトランスファーによって、ノウハウが共有・移転され少しずつ企業に蓄積していくと、膨大なノウハウを組織全体で利用することが可能です。さらに、業務効率や生産性の向上に大きく繋がり、蓄積したノウハウが企業にとっては大きな財産になります。

2.企業の競争力が向上する

企業にノウハウが蓄積されることによって人材の生産性は上がる傾向にあるため、企業の競争率は向上します。また、1人1人の業務効率が向上することで、不必要なコストの削減にも繋がり、優秀な人材の確保や広告、新規事業などに資金を回すことも可能です。さらに、共有・移転されたノウハウをマニュアル化して、いつでも気軽に確認できる状態にしておけば、問い合わせ対応やトラブル対応もスムーズになり、顧客満足度も向上します。そのため、ナレッジトランスファーの導入によって、企業が他社より有意なポジションを獲得できるメリットもあります。

3.社員のキャリアアップに繋がる

ナレッジトランスファーによって、業務のノウハウや知識が社員にしっかり身に付けば、社員のキャリアアップにも繋がります。ナレッジトランスファーは、対個人で行われることも、組織全体に対して行われることもありますが、いずれにしても受け手のスキルや視野の拡大に貢献します。また、自身の思い描くキャリアに対してロールモデルとなるような社員からのスキル伝達は、キャリア形成においても意味があるものになるでしょう。

4.業務効率が向上する

蓄積したノウハウを効果的に活用することによって、不必要な作業を削減し労働時間を短くしたり、利益率を高くすることが可能です。また、引き継がれたノウハウをしっかりとマニュアル化して、誰でも気軽に触れられる状態にすることで、ド忘れや凡ミスなどの小さなミスを減らすこともできます。そのため、企業全体の業務効率が向上し、ミスやトラブルによる機会損失も最小限に抑えられます。業務効率が向上すれば、次のナレッジトランスファーもスムーズに行われるようになるため、さらに知識が蓄積しやすくなるというメリットもあります。

03ナレッジトランスファーを社内で促すコツ

ナレッジトランスファーの活用は、業務内容や職場環境の見直しにもなるといったメリットがある一方、導入に苦労している企業も多いと言われています。次に、ナレッジトランスファーを社内で促してスムーズに活用するコツを3つ紹介します。

1.社内の情報共有環境を整える

ナレッジトランスファーを社内で効果的に活用するためには、取り入れやすいような環境を整える必要があります。大量のナレッジを全て説明しただけでは、別の社員にうまく共有・移転されずにナレッジトランスファーは失敗してしまいます。しっかりと順序立てて少しずつ用意したり、マニュアル化や気軽に共有できるルールやツールを準備することが大切です。また、社内全体がナレッジトランスファーに対して、積極的に意識するようになるために、重要性やメリットなどをわかりやすく伝えることも効果的です。

2.ナレッジトランスファーにかかるコストを削減する

ナレッジトランスファーは、ベテラン社員や優秀な社員が持っている知識を別の社員に移転させて、知識を会社の資産として蓄積させることです。そのため、細かいルールを設けたり、社員それぞれの自己判断に任せてしまうと、アウトプットとインプットが効果的にできません。効果的なナレッジトランスファーを行うには、伝達側である社員の行動が促されるように、心理的なハードルや、時間面での制約をサポートすることも大切です。

心理的コストの削減

業務を行いながら、組織全体にノウハウを共有・移転させる必要があると、ノウハウを持っている社員は、心理的コストがかかってしまいます。さらに、負担が多くなると、モチベーションも下がりやすく、うまくノウハウが共有されなくなってしまう可能性も高いです。そのため、気軽にナレッジトランスファーを行うために、上司や責任者が積極的にノウハウを共有するなどして、社内に気軽にできることを浸透させましょう。ナレッジトランスファーが当たり前になれば、心理的コストは大幅削減します。

時間的コストの削減

ナレッジトランスファーを行うために、さまざまな準備やルールを設けて念入りに行うことは大切ですが、それでは時間的に大きなコストが発生してしまいます。そうなってしまうと、1つのノウハウを共有・移転するだけでも、かなりの時間が必要になってしまい、ナレッジトランスファーに対して、マイナスな印象を抱かせることにもなります。そのため、共有・移転させるノウハウのマニュアル化や上司や責任者が積極的に関与して、サポートして効率的にナレッジトランスファーを行えるようにすることが大切です。また、マニュアル化されれば、誰でもノウハウを確認できるようになるため、長期的に見てもとても効果的です。

3.ナレッジトランスファーに効果的なツールを活用する

ナレッジトランスファーに効果的なツールを活用すれば、特定のナレッジに誰でも気軽にアクセスできるようになります。 また、共有・移転したノウハウに簡単にアクセスできれば、企業全体で有効活用できるため、企業としても大きなメリットになります。組織内で活用するツールに、誰でもアクセスできたり、わかりやすくまとめてファイル化するなども効果的です。 ナレッジトランスファーに使うツールは、既存のツールを活用して行う企業や企業で専用のツールを開発して利用している場合もあります。どのようなツールを採用するのかは、会議や話し合いで決めることをおすすめします。

04ナレッジトランスファーの大切な要素

ナレッジトランスファーで共有・移転されるナレッジは「暗黙知」「形式知」の2つの要素に分かれます。この2つは、同じナレッジでも意味や特徴が違い共有・移転の課題の1つにもなります。

暗黙知の継承

暗黙知とは、経験や勘、コツや感覚など個人の主観的な知識で、言語化や共有・移転が難しい知識のことです。例えば、機械の操作方法や製品の製造方法を上達させるコツや感覚など、操作方法は伝えられても、練習や試行錯誤を行わなければ上達しない知識です。知識というより技術的な面も持ち合わせています。暗黙知は個人の経験に紐づく内面化された知識であるため、上手く継承を図らないと蓄積が難しいタイプの知識でもあります。また、ナレッジトランスファーによって暗黙知が共有・移転されれば、企業にとってとても大きな価値になります。そのため、暗黙知を形式知に置き換えるために試行錯誤している企業は多いです。

形式知の継承

形式知とは、すでに言語化や体系化ができており、文章や計算式、方法など、口頭やマニュアルでも比較的簡単に共有・移転させられる知識のことです。基本的な操作方法や作業や製造の手順・方法など、図や文章でマニュアル化できるので、ほとんどの企業でナレッジトランスファーが成功しています。自動車学校では、教官が付きっきりで指導する自動車の運転が「暗黙知」で、教材で使って暗記させる道路交通法が「形式知」ということになります。

05まとめ

企業は組織全体で活動を行っているので、特定の人物だけが専門的な知識を持ってる状態では、組織全体の成長に繋がりません。しっかりとナレッジトランスファーを社内に浸透させて、社員全員の知識量の平均値をあげることが大切です。また、ナレッジトランスファーによって暗黙知を共有・移転させることは難しいですが、うまく継承されれば、企業にとって大きな価値を生み出します。そのため、企業が成長するためにも、ナレッジトランスファーの活用を検討することをおすすめします。