公開日:2022/10/07
更新日:2022/10/07

スキル管理システムとは?主な機能やメリット・デメリットについて解説

スキル管理システムとは?主な機能やメリット・デメリットについて解説 | オンライン研修・人材育成 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

スキル管理システムの導入を検討しているものの、本当に役立つのか分からない人事部や経営者の方も多いのではないでしょうか。本記事ではスキル管理システムとは何か、主な機能やメリット・デメリットについて解説していきます。

 

01スキル管理システムとは?

スキル管理システムとは、社員のスキルの可視化・共有・管理を目的としたシステムのことです。社員一人ひとりの資格や過去の実績などを記入し、いつでも閲覧することができます。スキル管理システムを導入することで、人事部の業務の効率化に繋がります。また、人事評価や人事異動にも可視化されたデータを活用することができるでしょう。

スキル管理が企業にとって重要な理由

スキル管理を徹底することは企業にとって重要です。社員のスキルを把握しきれていないと、適切な人材配置を行うことができず、社員が実力を発揮できなくなってしまいます。すると、企業全体の生産性も下がってしまうでしょう。また、スキル管理ができていないと、人事評価も納得いかないものになってしまい、社員のモチベーションが下がってしまいます。このような事態に陥らないように、スキル管理システムを導入することが重要です。

 

02スキル管理システムの主な機能

スキル管理システムの中には、基本機能以外にも勤怠管理や給与管理ができる機能が備わっているものもあります。基本的なスキル管理の機能としては次の3つがあります。

  • 1.社員のスキルの閲覧
  • 2.スキル項目の設定
  • 3.スキル目標の管理

1.社員のスキルの閲覧

スキル管理システムを利用することで、登録した社員のスキルはいつでも確認することが可能です。社員のスキル一覧をグラフなどで可視化することで、人事評価や異動の参考にすることができます。また、どのスキルが不足しているかも把握しやすくなるため、不足しているスキルを中心に研修を受けさせるなども可能です。

2.スキル項目の設定

スキル管理システムの中には、自由にスキル項目を設定できるものもあります。自社の業務内容に合った項目を設定することで、より人事評価に活かしやすくなるでしょう。また、スキル項目は5段階評価にするなど細かく変更できます。各部署のスキル項目を設定する際は、社内でよく相談して決めることがポイントです。

3.スキル目標の管理

スキル管理システムでは、スキルの目標設定をすることも可能です。いつまでにどのスキルを獲得する予定なのか、それぞれの目標を可視化することができます。スキル目標は社員自らに入力させることも可能です。また、目標をどれほど達成できたのかも可視化されるため、社員のモチベーションアップにもつながるでしょう。

 

03人事から見たスキル管理システムを導入するメリット

スキル管理システムを導入することで、人事や人材育成担当者には主に3つのメリットがあります。基本機能を把握したうえで、どのような課題を解決したいかを整理し、導入のメリットを考えてみると良いでしょう。

  • 1.スキル管理業務が効率化される
  • 2.人材配置がしやすくなる
  • 3.個人情報を安全に管理できる

1.スキル管理業務が効率化される

スキル管理システムを導入することで、スキル管理業務が効率化され、人事の負担が軽減されます。社員数が増えてくると、人事部の業務量はそれだけ増えてしまい、スキル管理に時間を割けないことも多いでしょう。スキル管理をシステムを使わずに行うと、スキルの表記が統一されていなかったり、どのファイルに何が書かれているのか分からなくなったりして、余計な作業が発生することもあります。スキル管理システムなら社員データを一元管理できるうえに、社員名・スキル名・経験年数などで簡単に検索できます。スキル管理業務が効率化されれば、他の業務に時間を費やすことが可能です。

2.人材配置がしやすくなる

スキル管理システムを導入することで、人材配置がしやすくなるメリットがあります。一人ひとりのスキルを把握することができるようになるため、誰をどこに配置すれば良いか考えやすくなります。組織全体のバランスも加味して配置しやすくなるでしょう。人材配置を誤ると生産性が下がるだけでなく、社員が自分のスキルを満足に発揮できなくなり早期退職してしまうリスクも上がるため、システム導入は重要です。

3.個人情報を安全に管理できる

スキル管理システムを導入することで、個人情報を安全に管理できるようになります。1つのツール内に情報を集約させれば、ファイル流出などのリスクを下げることが可能です。また、スキル管理システムの中にはセキュリティ対策に優れたものも多くあります。とはいえ、不正アクセスなどには気をつけた方が良いです。なるべく信頼性の高いシステムを選択することが重要です。

 

04社員から見たスキル管理システムを導入するメリット

スキル管理システムは人事部だけでなく、社員にとっても導入のメリットが多くあります。主なメリットは次の3つです。

  • 1.スキルアップのきっかけになる
  • 2.人事評価の納得感に繋がる
  • 3.自分の長所・短所を把握しやすくなる

1.スキルアップのきっかけになる

スキル管理システムを導入して自分のスキルが可視化されれば、スキルアップのきっかけになります。何が自分に足りないのか把握していない社員は多くいます。習得すべきスキルが明確化されればモチベーションも湧きやすくなります。また、スキル管理システムではスキル目標も管理できるため、勉強をサボっていたことがバレやすくなるため、社員は気を引き締めて自主学習に取り組むようになるでしょう。

2.人事評価の納得感に繋がる

スキル管理システムによってスキルを可視化すれば、人事評価の納得感にも繋がります。何のスキルが不足していて評価が下がっているのか分かりやすくなります。人事評価において、「基準の不明瞭さ」は不満要因になりがちです。評価者の偏見によって評価が決められていると思われないためにも、スキルの可視化が重要になります。

3.自分の長所・短所を把握しやすくなる

スキル管理システムを導入することで自分の長所・短所を把握しやすくなります。長所・短所を把握している社員は、日々の業務でも自分がどのように動けば良いか自覚して行動することができます。まか、他社員の長所・短所が分かればお互いに助け合いがしやすくなり、チームワークの強化にもつながるでしょう。

 

05スキル管理システムの活用事例

スキル管理システムは、実際どのように活用されているのでしょうか。主な3社の事例について解説します。実際に他の企業がどのように使っているのかを知ることで、自社でも活用するイメージが湧いてくるでしょう。

  • 1.社員データを管理しタレントマネジメントを推進
  • 2.スキルの「見える化」により人材育成を効率化
  • 3.管理システムを導入し社員の専門性を高める
  • 1.社員データを管理しタレントマネジメントを推進

    株式会社ポピンズホールディングスでは、スキル管理システムを導入して社員データを管理することで、タレントマネジメント推進を図っています。システム導入以前は、社員のデータ管理ができていなく、データの活用が困難な状況でした。社員データのファイル形式が統一されていなかったり、ファイルの権限付与により閲覧に制限がかかっていたりすると、人材活用に支障をきたしてしまうこともあります。株式会社ポピンズホールディングスではスキル管理システムを導入し、人材情報の多くをシステム内に移行させました。それにより、タレントマネジメントの効率化および質の改善につながったとのことです。

    ▶︎参考:HR Brain「保育現場のDXを実現する、タレントマネジメント推進のポイント」

    2.スキルの「見える化」により人材育成を効率化

    株式会社Skillnoteでは、スキル管理システムを導入してスキルの「見える化」を実現させたことで、人材育成の効率化に成功しました。社員の細かいスキルもまとめてツール上で管理できることで、人事部の業務効率化につながったとのことです。システム管理はエクセルなどで行うことも可能です。ただ、スキル数が多いとエクセルでは管理しきれなくなってしまうため、やはりスキル管理システムに移行させるのが良いでしょう。

    ▶︎参考:ヤマハサウンドシステム株式会社「SKILL NOTEを導入」

    3.管理システムを導入し社員の専門性を高める

    株式会社ADKホールディングスではスキル管理システムを導入し、社員の専門性を高められるようにしました。ADKホールディングスは、高度な専門性を持つプロフェッショナル集団になることを目指している企業です。社員の専門性を高めるには、現在何のスキルを持った社員が在籍していているのか、今後は何のスキルを高めるべきなのか、そもそも必要とされるスキルは何なのかを、細かく分析しなくてはいけません。そのためにもスキル管理システムは役立ちます。システム導入によって雑務をしなくて良くなれば、社員スキルをどのように活用すべきか考える方にリソースを割くことができ人事業務の質がアップします。

    ▶︎参考:タレントパレットで実現した「ADK流人事データ活用」

     

    06まとめ

    スキル管理システムを導入することで人事部の業務負荷の軽減につながるうえで、社員のスキルレベルが可視化されるためモチベーションアップにもなるメリットがあります。実際にスキル管理システムを導入し成果を出している大手企業も多くあります。

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