スキル管理システムとは？主な機能やメリット・デメリットについて解説

01スキル管理システムとは？

スキル管理システムとは、社員のスキルの可視化・共有・管理を目的としたシステムのことです。社員一人ひとりの資格や過去の実績などを記入し、いつでも閲覧することができます。スキル管理システムを導入することで、人事部の業務の効率化に繋がります。また、人事評価や人事異動にも可視化されたデータを活用することができるでしょう。

スキル管理が企業にとって重要な理由

スキル管理を徹底することは企業にとって重要です。社員のスキルを把握しきれていないと、適切な人材配置を行うことができず、社員が実力を発揮できなくなってしまいます。すると、企業全体の生産性も下がってしまうでしょう。また、スキル管理ができていないと、人事評価も納得いかないものになってしまい、社員のモチベーションが下がってしまいます。このような事態に陥らないように、スキル管理システムを導入することが重要です。

02スキル管理システムの主な機能

スキル管理システムの中には、基本機能以外にも勤怠管理や給与管理ができる機能が備わっているものもあります。基本的なスキル管理の機能としては次の3つがあります。

1.社員のスキルの閲覧

スキル管理システムを利用することで、登録した社員のスキルはいつでも確認することが可能です。社員のスキル一覧をグラフなどで可視化することで、人事評価や異動の参考にすることができます。また、どのスキルが不足しているかも把握しやすくなるため、不足しているスキルを中心に研修を受けさせるなども可能です。

2.スキル項目の設定

スキル管理システムの中には、自由にスキル項目を設定できるものもあります。自社の業務内容に合った項目を設定することで、より人事評価に活かしやすくなるでしょう。また、スキル項目は5段階評価にするなど細かく変更できます。各部署のスキル項目を設定する際は、社内でよく相談して決めることがポイントです。

3.スキル目標の管理

スキル管理システムでは、スキルの目標設定をすることも可能です。いつまでにどのスキルを獲得する予定なのか、それぞれの目標を可視化することができます。スキル目標は社員自らに入力させることも可能です。また、目標をどれほど達成できたのかも可視化されるため、社員のモチベーションアップにもつながるでしょう。

03人事から見たスキル管理システムを導入するメリット

スキル管理システムを導入することで、人事や人材育成担当者には主に3つのメリットがあります。基本機能を把握したうえで、どのような課題を解決したいかを整理し、導入のメリットを考えてみると良いでしょう。

1.スキル管理業務が効率化される

スキル管理システムを導入することで、スキル管理業務が効率化され、人事の負担が軽減されます。社員数が増えてくると、人事部の業務量はそれだけ増えてしまい、スキル管理に時間を割けないことも多いでしょう。スキル管理をシステムを使わずに行うと、スキルの表記が統一されていなかったり、どのファイルに何が書かれているのか分からなくなったりして、余計な作業が発生することもあります。スキル管理システムなら社員データを一元管理できるうえに、社員名・スキル名・経験年数などで簡単に検索できます。スキル管理業務が効率化されれば、他の業務に時間を費やすことが可能です。

2.人材配置がしやすくなる

スキル管理システムを導入することで、人材配置がしやすくなるメリットがあります。一人ひとりのスキルを把握することができるようになるため、誰をどこに配置すれば良いか考えやすくなります。組織全体のバランスも加味して配置しやすくなるでしょう。人材配置を誤ると生産性が下がるだけでなく、社員が自分のスキルを満足に発揮できなくなり早期退職してしまうリスクも上がるため、システム導入は重要です。

3.個人情報を安全に管理できる

スキル管理システムを導入することで、個人情報を安全に管理できるようになります。1つのツール内に情報を集約させれば、ファイル流出などのリスクを下げることが可能です。また、スキル管理システムの中にはセキュリティ対策に優れたものも多くあります。とはいえ、不正アクセスなどには気をつけた方が良いです。なるべく信頼性の高いシステムを選択することが重要です。