Know Whoとは？社内で活用する方法やメリットについて解説

03Know Whoが注目されている理由

Know Whoが多くの企業で注目されている理由は、主に社員1人が得られる知識に限界があることや社内には様々な専門家が在籍しているからです。社員1人が幅広く専門的な知識を身に付けて活用することはとても難しく負担も大きいので、限界があります。しかし、マニュアルや仕組みを活用して、社内にいる複数の専門家の知識を臨機応変に共有・活用することができれば、それらの課題は解決されます。知識を全て身に付けていなくても、Know Whoの仕組みがあれば、社員1人が組織全体の知識を活用して、問題解決や業務効率の改善・向上ができます。また、規模が大きい組織であるほど、Know Whoは有効に機能するため、大企業を中心に中小企業にもKnow Whoの重要性が広まったことも要因の1つです。

04Know Whoを活用するメリット

Know Whoの活用によって、様々な利益が企業に期待されるため、Know Whoの仕組みを取り入れる企業は増えています。実際に、社内でKnow Whoを活用することによって、どのようなメリットがあるのか、主に3つ紹介します。

1.知識やノウハウの蓄積

Know Whoの仕組みが社内で活用されるようになると、これまでは特定の人物しか持っていなかった知識が社内全体に共有できるようになります。そのため、社員の退職やベテラン社員の定年によって、これまで失われてしまっていた知識やノウハウを社内に蓄積できます。さらに、人事管理システムや社内ツール・SNSを活用して知識を蓄積・共有すれば、社員1人1人が知識を有効活用できるため、業務効率や問題解決能力が改善・向上します。知識やノウハウが蓄積されれば、競合他社に差をつけて差別化したり、市場のニーズにマッチさせやすくなるといったメリットもあります。

2.役割に専念出来る

Know Whoによって、個人が幅広く専門的な知識を身に付けなくても、社内に在籍している様々な専門家の知識を共有・活用できるようになるため、自分の本来の役割に専念できます。自分の役割や目の前の業務に専念することができれば、業務効率やアウトプットの質が向上し、業績にも影響を与えます。さらに、社員1人1人の負担が減少すれば、仕事によるストレスも減少するので、モチベーションややる気の向上や企業のブランディングにもなります。また、自分の役割に専念でき、時間的にも心理的にも余裕が生まれると、新人教育にも力入れやすく、人材確保もスムーズに行うことが可能です。

3.情報共有がスムーズになる

人事管理システムや社内ツール・SNSを活用した社内の人的資源情報の蓄積・共有によって、これまで以上に情報伝達がスムーズになります。情報の探し手と渡し手のやりとりが可視化できれば、「誰がどんな説明を行ったか？」「いつ説明したのか？」などの情報も忘れにくくなるので、「〜したつもり」のような曖昧なやりとりがなくなります。そのため、ミスやトラブルなどにも迅速に対応できるようになり、組織全体の損失を減らすことが可能です。また、気軽に知りたい情報にアクセスできるような環境では、情報を得るために探す時間や相手に教えてもらうなどの時間を削減できるため、とても効率的に業務が遂行できます。

05Know Whoの注意点

「Know Who」は非常に有用ですが、頼りすぎず、自分で学ぶ姿勢を持つこと が重要です。また、「Know How」と混同せず、組織全体にナレッジを蓄積する工夫 をすることで、より持続的な成長が可能になるでしょう。ここでは、それぞれの注意点について、具体的に解説していきます。

頼りすぎに注意する

Know Whoは、適切な人脈を活用することで効率的に問題を解決できる強力なスキルです。しかし、過度に頼りすぎると、自分の成長を妨げたり、周囲からの信頼を損なったりする可能性があります。例えば、困ったときに毎回他者に頼るばかりで、自分自身で考えたり学んだりする習慣が身につかないと、いざという時に自立した判断ができなくなります。また、常に他人の知識やスキルに依存していると、周囲から「自分で解決できない人」と見られ、信頼を得にくくなることもあります。

さらに、相手にとっても「いつも頼られる」状態が負担になりかねません。適切なタイミングで協力を求めることは重要ですが、自分で解決できることは努力する姿勢が求められます。Know Whoを活用する際は、他者を頼るだけでなく、自分自身も学び成長するバランスを意識することが大切です。

Know HowをKnow Whoにしない

Know Whoを重視するあまり、本来自分で習得すべきKnow How（ノウハウ）を他者に頼りすぎるのは危険です。Know Howとは「どのように行うか」という具体的なスキルや知識であり、これは自分自身で身につけるべきものです。しかし、Know Whoに依存しすぎると、問題が発生した際に「この人に聞けばいい」と考えてしまい、自分で解決しようとする姿勢が欠けてしまいます。

例えば、業務に必要な手順を知らずに「○○さんに聞けばいいや」と考え続けていると、その人が不在のときに何もできなくなってしまいます。さらに、自分で試行錯誤する機会を失い、知識やスキルの蓄積ができなくなるため、成長の妨げにもなります。

Know Whoは有効な手段ですが、それを言い訳にしてKnow Howの習得を怠るべきではありません。適切な人脈を活用しながらも、自分で学び、実践し、スキルを身につける意識が重要です。

06Know Whoの管理方法

Know Whoは、適切に管理することで、組織内の知識共有を促進し、業務効率やイノベーションを向上させることができます。効率的な管理方法として、次のようなものが挙げられます。

組織の目的や文化に応じて、これらの方法を組み合わせることで、より効果的なKnow Whoの管理が実現できます。ここでは、それぞれについて具体的に解説していきます。

人材管理システム

人材管理システム（HRIS：Human Resource Information System） は、社員のスキル、経験、資格、担当業務などの情報をデータベース化し、組織内の「誰が何を知っているか（Know Who）」を一元管理する仕組みです。これにより、適切な人材を迅速に見つけることが可能になります。特に、大企業や多拠点展開している企業では、従業員数が多く個々のスキルを把握するのが難しいため、人材管理システムが有効です。活用例としては、プロジェクトチームを編成する際に最適なメンバーを検索したり、特定のスキルを持つ人材を特定したりすることが挙げられます。ただし、最新情報に更新し続ける仕組みが必要であり、システム導入後も定期的なメンテナンスが求められます。

社内イントラネット

社内イントラネット は、組織内限定で利用できるWebベースの情報共有システムであり、「Know Who」の管理においても活用されます。イントラネット上には、社員名簿、部署ごとの担当業務、専門知識、社内の連絡先リストなどを掲載することができ、必要な専門家を検索しやすくなります。また、ナレッジ共有のためのFAQや業務マニュアルの公開、社内ニュースの発信などにも活用されるため、単なる人材検索だけでなく、業務全般の情報ハブとして機能します。しかし、情報が膨大になると検索性が低下するため、適切なカテゴリ分けやタグ付けを行い、アクセスしやすい状態を維持することが重要です。

グループウェア

グループウェア は、社内でのコミュニケーションやコラボレーションを円滑にするためのツールであり、メール、スケジュール管理、文書共有、タスク管理などの機能を備えています。代表的なものにはMicrosoft TeamsやGoogle Workspaceなどがあります。「Know Who」の管理としては、社員の連絡先、組織図、スキル情報を共有したり、プロジェクトごとの関係者を可視化したりすることが可能です。特に、業務のやり取りがリアルタイムで記録されるため、「誰がどの分野に詳しいのか」を日常的なやりとりの中で把握しやすいのが特徴です。ただし、チャットやスレッドが増えすぎると情報が埋もれてしまうため、検索機能の活用や適切なフォルダ管理が求められます。

社内SNS

社内SNS は、企業内のコミュニケーションを活性化し、社員同士のつながりを強化するためのツールです。YammerやWorkplace from Metaなどが代表例であり、部署を超えた交流や情報共有が可能になります。「Know Who」の管理という観点では、社員のプロフィールページにスキルや経験を記載したり、特定の分野の専門家が積極的に情報発信したりすることで、必要な知識を持つ人を特定しやすくなります。特に、オープンな場での質問と回答のやり取りが蓄積されるため、誰がどの分野に精通しているのかが自然に可視化される点がメリットです。ただし、活用が定着しないと情報が更新されず、形骸化するリスクがあるため、運用ルールの整備が重要です。

07Know Whoを導入した企業の事例

実際に、Know Whoを社内に導入した企業は、どのように変化したのでしょうか？ここでは、Know Whoを導入した事例として、日本国内の企業を2つ紹介します。

パナソニック株式会社

パナソニック株式会社では、現在(2022年9月時点)24万人以上の従業員が働いているため、社員同士のほとんどが面識がない状態になります。そのため、2003年にグループ企業を含めた全ての社員が気軽に情報共有できるシステム「Know Whoサーチ」「わいわいプラザ」を構築し、主要子会社を含む全社に展開しました。これらのシステムによって、他部署に知識を共有・質問や新商品・サービスの提案、プロジェクトや企画のメンバー集めが気軽にできるようになりました。 パナソニック株式会社のような規模が大きく、誰がどのような知識を持っているのかほとんどわからない大企業では、Know Whoの仕組みを活用することがとても重要です。

パーソルR&D株式会社

パーソルR&D株式会社では、自動車や航空機、宇宙機器やその他産業機器などの設計開発を行っており、高度な技術や専門的な知識を持った人材が多く在籍しています。そのため、様々な教育研修や技術を引き継ぐための社内環境作りに取り組んでおり、2016年には、「HITO-Talent」という技術者のスキル管理を行うタイムマネジメントシステムを導入しています。そして2019年には、「Know-Who」という約2,500人以上の在籍している技術者のスキル情報を共有できるシステムを導入しました。このシステムでは、高度な技術者の中からさらに専門的な技術を持っている人の情報を検索できる機能が搭載されており、技術者同士での共有が可能です。さらに、技術者の技術キャリアや取得している技術、過去に受講した教育プログラムなどの内容も共有・蓄積されています。

08まとめ

Know Whoを導入して、業務効率や問題解決能力、業績を向上させることは、企業にとって長期的に役立ちます。さらに、世代交代による知識の損失を最小限に抑え、組織全体の知識量を増やすことは、企業の発展や国際化にも大切です。また、社員1人1人のキャリアップにもなるなど、とても多くのメリットがありますが、Know Whoをうまく導入するためには、社内インフラの整備や仕組み化などの課題もあります。国内でKnow Whoの仕組み化に成功している企業も、仕組み化やマニュアル化をしっかり行っており、社員への負担を少なくしています。そのため、これから企業を広く展開させていくためにも、企業はKnow Whoを積極的に導入していくことをおすすめします。