Know Whoとは？社内で活用する方法やメリットについて解説
Know Whoとは、組織内で誰がどのような知識を持っているのか把握・共有する仕組みです。この仕組みを取り入れることで、社内のナレッジを効率良く活用できるといったことが期待できます。今知りたい情報を誰が理解しているのか、誰にヒアリングしてたらいいのかわからないという経験は多くのビジネスパーソンが直面したことがあるのではないでしょうか。本記事では、Know Whoを社内で活用する方法やメリットについて紹介します。
- 01.Know Whoとは？
- 02.コンピテンシーアセスメントとは？
- 03.Know Whoが注目されている理由
- 04.Know Whoを活用するメリット
- 05.Know Whoを導入した企業の事例
- 06.まとめ
01Know Whoとは？
Know Whoとは、日本語で「誰が知っているか」という意味で、組織内で誰がどのような知識を持っているのか把握・共有する仕組みです。この仕組みを取り入れた状態で業務を行うことによって、事前に専門的な知識やノウハウ、スキルを共有して有効活用できます。さらに、新人の教育や企業に知識が蓄積されるなどの効果もあり、企業全体が成長しやすくなり、ミスやトラブルの削減や問題解決能力の向上が期待できます。そのため、Know Whoの仕組みを取り入れて、社内統制や企業の業績改善・向上を図る企業が増えています。
02コンピテンシーアセスメントとは？
社内でKnow Whoを活用して、企業の成長を促進させるためには、どのような方法を取ればいいのでしょうか？主な活用方法2つについて、解説します。
- 1.社内で共有の場を設ける
- 2.仕組み化やマニュアル化を促す
1.社内で共有の場を設ける
社内で誰がどのような知識を持っているのか把握しているだけでは、Know Whoの仕組みを取り入れたとは言えません。社内で知識を求めている相手に対してしっかりと知識が共有され、有効活用されることが大切です。そのため、社内インフラを整えたり、「人事管理システム」の導入や「社内専用のコミュニケーションツール」や「SNS」などを活用して、社内で共有の場を設けましょう。誰がどの知識を持っているのか検索できたり、気軽に共有することができれば、社員1人1人の負担が減り、Know Whoの仕組みが社内全体に信用しやすくなります。また、共有の場を設けることで、知識が蓄積されるなどの効果もあります。
2.仕組み化やマニュアル化を促す
Know Whoによって、知識を持っている人物の特定やそれを共有する方法を設けると同時に、それを簡単に行えるように仕組み化やマニュアル化しましょう。仕組みやマニュアルがあると、それ通りに行動すればいいので、時間的コストや心理的コストも大幅に削減して、情報伝達速度が早くなります。また、日常的にKnow Whoが行われていれば、ベテラン社員や専門知識豊富な社員が退職してしまった場合でも、知識の損失が起きにくくなります。企業にとって、蓄積された知識やノウハウは、とても大切な資産の1つなので、普段から、Know Whoを気軽に行える状態にしておくことは、とても大切です。特に、新入社員に対しても、Know Whoを簡単に把握してもらえるので、世代交代もスムーズに進みやすくなります。
03Know Whoが注目されている理由
Know Whoが多くの企業で注目されている理由は、主に社員1人が得られる知識に限界があることや社内には様々な専門家が在籍しているからです。社員1人が幅広く専門的な知識を身に付けて活用することはとても難しく負担も大きいので、限界があります。しかし、マニュアルや仕組みを活用して、社内にいる複数の専門家の知識を臨機応変に共有・活用することができれば、それらの課題は解決されます。知識を全て身に付けていなくても、Know Whoの仕組みがあれば、社員1人が組織全体の知識を活用して、問題解決や業務効率の改善・向上ができます。また、規模が大きい組織であるほど、Know Whoは有効に機能するため、大企業を中心に中小企業にもKnow Whoの重要性が広まったことも要因の1つです。
04Know Whoを活用するメリット
Know Whoの活用によって、様々な利益が企業に期待されるため、Know Whoの仕組みを取り入れる企業は増えています。実際に、社内でKnow Whoを活用することによって、どのようなメリットがあるのか、主に3つ紹介します。
- 1.知識やノウハウの蓄積
- 2.役割に専念出来る
- 3.情報共有がスムーズになる
1.知識やノウハウの蓄積
Know Whoの仕組みが社内で活用されるようになると、これまでは特定の人物しか持っていなかった知識が社内全体に共有できるようになります。そのため、社員の退職やベテラン社員の定年によって、これまで失われてしまっていた知識やノウハウを社内に蓄積できます。さらに、人事管理システムや社内ツール・SNSを活用して知識を蓄積・共有すれば、社員1人1人が知識を有効活用できるため、業務効率や問題解決能力が改善・向上します。知識やノウハウが蓄積されれば、競合他社に差をつけて差別化したり、市場のニーズにマッチさせやすくなるといったメリットもあります。
2.役割に専念出来る
Know Whoによって、個人が幅広く専門的な知識を身に付けなくても、社内に在籍している様々な専門家の知識を共有・活用できるようになるため、自分の本来の役割に専念できます。自分の役割や目の前の業務に専念することができれば、業務効率やアウトプットの質が向上し、業績にも影響を与えます。さらに、社員1人1人の負担が減少すれば、仕事によるストレスも減少するので、モチベーションややる気の向上や企業のブランディングにもなります。また、自分の役割に専念でき、時間的にも心理的にも余裕が生まれると、新人教育にも力入れやすく、人材確保もスムーズに行うことが可能です。
3.情報共有がスムーズになる
人事管理システムや社内ツール・SNSを活用した社内の人的資源情報の蓄積・共有によって、これまで以上に情報伝達がスムーズになります。情報の探し手と渡し手のやりとりが可視化できれば、「誰がどんな説明を行ったか？」「いつ説明したのか？」などの情報も忘れにくくなるので、「〜したつもり」のような曖昧なやりとりがなくなります。そのため、ミスやトラブルなどにも迅速に対応できるようになり、組織全体の損失を減らすことが可能です。また、気軽に知りたい情報にアクセスできるような環境では、情報を得るために探す時間や相手に教えてもらうなどの時間を削減できるため、とても効率的に業務が遂行できます。
05Know Whoを導入した企業の事例
実際に、Know Whoを社内に導入した企業は、どのように変化したのでしょうか？ここでは、Know Whoを導入した事例として、日本国内の企業を2つ紹介します。
パナソニック株式会社
パナソニック株式会社では、現在(2022年9月時点)24万人以上の従業員が働いているため、社員同士のほとんどが面識がない状態になります。そのため、2003年にグループ企業を含めた全ての社員が気軽に情報共有できるシステム「Know Whoサーチ」「わいわいプラザ」を構築し、主要子会社を含む全社に展開しました。これらのシステムによって、他部署に知識を共有・質問や新商品・サービスの提案、プロジェクトや企画のメンバー集めが気軽にできるようになりました。 パナソニック株式会社のような規模が大きく、誰がどのような知識を持っているのかほとんどわからない大企業では、Know Whoの仕組みを活用することがとても重要です。
パーソルR&D株式会社
パーソルR&D株式会社では、自動車や航空機、宇宙機器やその他産業機器などの設計開発を行っており、高度な技術や専門的な知識を持った人材が多く在籍しています。そのため、様々な教育研修や技術を引き継ぐための社内環境作りに取り組んでおり、2016年には、「HITO-Talent」という技術者のスキル管理を行うタイムマネジメントシステムを導入しています。そして2019年には、「Know-Who」という約2,500人以上の在籍している技術者のスキル情報を共有できるシステムを導入しました。このシステムでは、高度な技術者の中からさらに専門的な技術を持っている人の情報を検索できる機能が搭載されており、技術者同士での共有が可能です。さらに、技術者の技術キャリアや取得している技術、過去に受講した教育プログラムなどの内容も共有・蓄積されています。
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・研修への活用方法
・自己啓発への活用方法 など
06まとめ
Know Whoを導入して、業務効率や問題解決能力、業績を向上させることは、企業にとって長期的に役立ちます。さらに、世代交代による知識の損失を最小限に抑え、組織全体の知識量を増やすことは、企業の発展や国際化にも大切です。また、社員1人1人のキャリアップにもなるなど、とても多くのメリットがありますが、Know Whoをうまく導入するためには、社内インフラの整備や仕組み化などの課題もあります。国内でKnow Whoの仕組み化に成功している企業も、仕組み化やマニュアル化をしっかり行っており、社員への負担を少なくしています。そのため、これから企業を広く展開させていくためにも、企業はKnow Whoを積極的に導入していくことをおすすめします。
