社員の計画力を高める方法とは？その必要性や人材に共通する特徴を解説
計画力は、ビジネスパーソンにとって欠かせないスキルの1つです。目標達成のためには、時間を先読みしながら、仕事の質を向上させる計画力が求められています。本記事では、計画力の意味やその必要性、社員の計画力を高める方法などを解説します。
- 01.計画力とは社会人基礎力の1つ
- 02.ビジネスに計画力が必要な理由
- 03.計画力がある人材に共通する特徴
- 04.社員の計画力を高める方法
- 05.計画力を向上させるSchooのオンライン研修
- 06.まとめ
01計画力とは社会人基礎力の1つ
計画力とは、「職場や地域社会で多様な人々と仕事をしていくために必要な基礎的な力」として、2006年に経済産業省が提唱した社会人基礎力の1つです。社会人基礎力は、「前に踏み出す力・考え抜く力・チームで働く力」の3つで構成されており、計画力は、「考え抜く力」の一要素として位置づけられています。
計画力は課題の解決に不可欠な能力
計画力は、課題解決に至る最適なプロセスを明らかにし、手順や方法を準備する能力のことです。具体的には、期限までに実行完了するために必要な目標、タスク、リソースなどを把握し、タイムラインを設定していきます。そのため、ただ計画を立案するだけでは不十分で、実行可能な計画であることや状況に応じて修正できることが求められるのです。
02ビジネスに計画力が必要な理由
企業には目指すべき目的を実現するために、多くの計画が存在しています。経営計画、事業計画、各部署や個人計画などです。これらの計画を立案するためには、高い計画力が必要です。計画力が必要な理由は、主に以下の3つが挙げられます。
ビジネスに計画力が必要な理由は、主に以下の3つが挙げられます。
- 1.業務には時間的制約がある
- 2.スケジュールの再調整がしやすくなる
- 3.業務を効率化させる
1.業務には時間的制約がある
計画力が必要になるのは、どの業務にも時間的制約があるためです。顧客からの信頼を保つためにも、納期の遅れは許されません。当然ながら、工程やタスクごとに進捗を守ることが求められます。
しかし、計画力がないと、工程数の見積りや時間配分に無理が生じ、納期の遅れを引き起こしてしまいます。そのため、あらゆるタスクを列挙し、それらに優先順位をつけ、適切に時間を見積もる計画力が必要になるのです。
2.スケジュールの再調整がしやすくなる
計画力があることにより、進捗が滞った際にスケジュールの調整がしやすくなります。業務には時間的制約があるからこそ、スケジュールの調整が必要です。元々の計画に対して、遅延がどの程度の影響があるか、どのタイミングで調整すべきかを判断しなければなりません。 業務には不確実性があり、外部環境の影響に左右されます。長期的な計画ほど、計画通りに進まないことは珍しいことではありません。計画力があれば、想定外の事態にも複数の次善策を見出すことができるのです。
3.業務を効率化させる
計画力は、業務の効率化につながります。タスクに充てられるリソースには限りがあるため、効率的な手順や方法でスケジュールを進める必要があるためです。 計画力があることで、優先順位が明らかになり、必要のない作業に時間を割いて未完了のタスクが増えるということも回避できるでしょう。そのため、社員の抱える負担が軽減され、業務の質を落とすことなく、業務を効率化させることができるのです。
03計画力がある人材に共通する特徴
計画力がある人材は、目標に向けスケジュールを立て行動することができます。ビジネスにおいては、立てた計画を実行し、結果を出してこそ、計画力があると評価されるのです。このような人材には、以下のような共通する特徴があります。
- 1.適切な目標設定ができる
- 2.優先順位を決めて行動できる
- 3.リスク管理をきちんと行える
1.適切な目標設定ができる
適切な目標設定ができることは、計画力がある人材に共通する特徴の1つです。なぜなら、適切な目標設定をすることで、無駄な時間や労力を最小限に抑えることができ、最短ルートでの達成が可能になるためです。 この点が抽象的になると、精度の高い目標達成プロセスを作成できなくなり、計画に基づいて実行することも難しくなるでしょう。目標達成までの全体像と、具体的な行動がイメージできるようになっていることが、計画力があるといえるのです。
2.優先順位を決めて行動できる
計画力のある人材の特徴として、優先順位を決めて行動できることが挙げられます。なぜなら、行動を起こす前に準備をし、限られた時間で合理的に業務を進められるためです。 業務上、複数のタスクを並行して行うケースも少なくありません。優先順位をつけなかったり、優先順位を誤ってしまったりすると、作業をスムーズに進められなくなり、納期の遅れを招きがちです。そのため、計画力には優先順位を決めることが重要になります。
3.リスク管理をきちんと行える
リスク管理をきちんと行える人材も計画力があるといえます。リスク管理とは、想定されるリスクを未然に回避するための管理活動のことです。トラブルを回避するだけではなく、トラブルが起きた場合の対処も含まれます。上手くいくことを前提にしていると、トラブルの発生を想定していないため、対策が遅れるばかりでなく、さらなるトラブルを誘発し、問題を拡大させてしまうでしょう。そのため、計画力にはリスク管理が不可欠なのです。
04社員の計画力を高める方法
社員の計画力を高めるためには、適切な目標を設定し、実行した計画の仮説と検証を繰り返し検討する必要があります。また、優先順位をつけることや、思考法を学ぶことも重要です。ここでは、社員の計画力を高めるための方法を紹介します。
具体的な方法は、以下の4つです。
- 1.日頃から物事に優先順位をつける
- 2.SMARTを活用して適切な目標設定を実現する
- 3.PDCAを回して仮説と検証を繰り返す
- 4.ビジネス研修やセミナーを活用する
1.優先順位をつける
実行性の高い計画を立てるためには、タスクに優先順位をつける必要があります。日頃から、物事を小さなタスクに分解し、優先順位をつけて、計画を立てることを習慣にすると良いでしょう。しかし、社員にとっては、業務のどれもが優先度が高いと考えがちです。そこで、業務を可視化することが大切になります。
TODOリストを作成し、1つの業務をできるだけ細分化します。優先順位がつけられないのは、業務の全体像をつかめていないことも原因の1つです。どのくらいの作業量があるのかをリストアップし、優先順位の高い仕事からこなすようにすると、計画力を高めることにつながります。
2.SMARTを活用する
計画力を高めるためには、適切な目標を設定することが重要です。単に目標を立てるだけでは、計画力そのものを高めるのは難しいでしょう。そこで、5つの目標設定基準で構成されているSMARTの法則を活用することをおすすめします。
- 1.S：Specific（具体的で明確である）
- 2.M：Measurable（測定可能であるか）
- 3.A：Achievable（達成可能であるか）
- 4.R：Relevant（目標の実現に貢献しているか）
- 5.T：Time-bound（期限が定められているか）
5つの要素に沿って目標を作ることで、目標設定からゴールまでが明確になるため、計画を達成しやすくなるといわれています。SMARTを活用する際は、進捗に合わせて計画を見直すことも必要です。計画の見直しや改善を繰り返すことで、計画力を高めることができるのです。
3.PDCAを回す
PDCAを回すことで、計画力を高めることができます。計画力は仮説と検証を繰り返すことで、精度の高い計画を作成することが可能になるためです。目標設定には、SMARTを活用すると良いでしょう。
PDCAとは、Plan・Do・Check・Actを1つのサイクルとして、繰り返し実施します。PDCAを構成する4つの要素は、以下の通りです。
- 1.Plan（計画）：目標達成のために計画を行うステップ
- 2.Do（実行）：目標達成の計画をもとに、実行するステップ
- 3.Check（評価）：実行内容の進捗を把握し、成果を評価・検証するステップ
- 4.Action（改善）：評価した内容をもとに改善を図るステップ
計画力を高めるには、計画を実行した後は、必ず評価を行うことが大切です。目標達成のためにどのような工夫があったのか、どのような方法で成功、もしくは失敗したのかという点を明らかにしておきましょう。何度もPDCAを回すことで問題が改善され、目標達成につながります。改善のたびに計画を立案するため、計画力を高められるのです。
4.ビジネス研修やセミナーを活用する
日頃から、計画的に物事を進めるよう意識することも大切ですが、ビジネス研修やセミナーを活用するのも有効な方法です。ビジネス研修やセミナーでは、目標の立て方から、優先順位づけ、時間管理、リスク管理などを体系的に学ぶことができます。実際に計画を立てるといった、より実践に役立つプログラムもあります。社内では習得しにくいスキルや思考方法を得られる点が最大の魅力です。計画力に関する分野の経験豊富なプロや専門家が講師となるため、効率的に学ぶことができるでしょう。
05計画力を向上させるSchooのオンライン研修
Schoo for Businessは、国内最大級8,000本以上の講座から、自由に研修カリキュラムを組むことができるオンライン研修サービスです。導入企業数は2,700社以上、新入社員研修や管理職研修はもちろん、DX研修から自律学習促進まで幅広くご支援させていただいております。
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全5回の各授業では「Plan（計画）」、「Do（実行）」、「Check（評価）」、「Action（改善）」の基礎について学ぶだけでなく、日常の業務の中でどのようにしてPDCAサイクルを回していくのか具体的な実践方法も示します。
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株式会社センターピン代表取締役
1972年生まれ。株式会社センターピン代表取締役。才能を開花させるオヤジをつくる人。会社員時代は残業月140時間、仕事漬けの毎日、でも人事評価は下から２つ目のクビ寸前。ストレスで１０キロ以上激太り。そんなダメダメ会社員が「働き方革命」を自ら決行。わずか４ヶ月で残業ゼロ、人事評価は最高ランク、13kgのダイエット、年収も２.４倍に！。販売促進部門のマネージャーとして、コスト1/3で販促を２８倍にした画期的な販促プログラムを開発。その実績が評価され社長賞獲得。時短化・業務効率化のエキスパートとしても、社内講師として全国の営業所を飛び回る経験を持つ。そんな会社員生活で培った仕事５倍速を実現する時短化・業務効率化のエキスパートとして、2015年より会社公認で副業スタート。残業ゼロ実現コンサルタント、ハイブリットワーク・シフトコンサルタント、セミナー講師、さらにはベストセラー作家という“ハイブリッドワーカー”として、才能を開花させるオヤジを増やしてきた。2019年独立。副業時代のセミナー・講座・企業研修での受講者数は、のべ1000名以上。『自分を劇的に成長させる！PDCAノート』はシリーズ１３万部突破。信条は「書くことで人生は変えられる！」
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仕事はダンドリが9割〜業務完遂プロジェクトの計画指南〜
本授業では、ビジネスパーソンが押さえておきたい仕事のスケジューリングの基礎とコツなどをお伝えします。 納期までにどんなアウトプットを意識すればいいのか、アウトプットを明確にイメージするための方法などを先生に解説していただきます。
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ビジネスファイターズ合同会社 代表
愛知県生まれ。南オレゴン大学卒。インサイトテクノロジー入社。インド企業とのソフトウェア共同開発プロジェクトに従事。その傍ら、プロジェクトマネジメント協会の標準本の出版翻訳に携わる。マーケティングに特化後は、データベース監査市場にて2年連続シェア1位獲得に貢献 (ミック経済研究所)。 外資系製造企業FAROでは、アジア太平洋地域でのマーケティングやプロジェクトに責任者として取り組む。人材育成や多様性のあるチーム作りにも力を入れ、1on1ミーティングは1,000回を超える。現在は、マーケティング支援や人材育成(研修・講習・執筆)など多方面で活動中。著書に『童話でわかるプロジェクトマネジメント』(秀和システム)、『仕事は「段取りとスケジュール」で9割決まる!』(明日香出版社)、『令和上司のすすめ』(日刊工業新聞社)、『まわるリモートチームのマネジメント術』(明日香出版社)などがある。
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一般社団法人日本ビジネスメール協会 代表理事
1974年、北海道生まれ。筑波大学人間学類（認知心理学専攻）卒。広告代理店勤務を経て独立。メールスキルの向上指導、組織のメールのルール策定、メールの効率化による業務改善や生産性向上などを手がけ、官公庁、企業、学校、団体、商工会議所などへのコンサルティングや講演、研修回数は年間100回を超える。メルマガ『毎日0.1%の成長』を日刊で配信し、コミュニケーション、ウェブマーケティング、ブランディング、ビジネスモデル構築などのノウハウを無料公開している。著書は『図解でわかる！ メール営業』（秀和システム）、『仕事を高速化する「時間割」の作り方』（プレジデント社）、『テレワーク時代のメール術』（WAVE出版）など多数。
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06まとめ
本記事では、計画力の意味や必要性、社員の計画力を高める方法などについて解説しました。計画力は社会人基礎力の1つであり、新入社員だけでなく、すべての階層において身につけるべきスキルです。計画力がある人材がいる一方で、作業に無駄が多く、期限の途中で達成度の把握が難しくなる人材も存在します。計画力を高める方法には、SMARTやPDCAの活用などが挙げられます。ビジネス研修やセミナーを活用し、社員の計画力向上を支援しましょう。
