プロセスマップとは？プロセスマップ作成の目的や作成手順を解説

01プロセスマップとは？

プロセスマップとは、業務がどのような工程を経て進み、どのような成果物につながっているのかを可視化した図の総称です。作業や判断、部門間の受け渡し、情報のやり取りなどの要素を視覚的に整理することで、業務の全体像を把握しやすい形にします。

複数の部門や担当者が関わる業務ほど、全体を俯瞰できている人は少なくなりがちです。プロセスマップは、業務の流れを正しく理解し、改善点を議論するための共通の土台として機能します。

業務プロセスを図や表で整理する考え方は、公的な基準でも示されています。金融庁が公表した「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準の改訂について（意見書）」では、財務報告に係る重要な業務プロセスについて、取引の流れや会計処理の過程を必要に応じて図や表で整理・理解することが示されています。また、販売取引における売上プロセスを、受注や出荷などの機能に分類して捉える例も示されています。こうした業務プロセスの整理・文書化は、プロセスマップの活用場面の一つといえます。

▼参考：財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準並びに財務報告に係る内部統制の評価及び監査に関する実施基準の改訂について（意見書）（令和5年4月 企業会計審議会）｜金融庁

業務フローとの関連性

業務フローとは業務の手順を指す言葉ですが、それを可視化した「業務フロー図」の略として用いられることもある言葉です。業務フロー図はプロセスマップとほぼ同じ意味で使われることもありますが、本記事では、プロセスマップを「業務の流れや、成果物とのつながりを可視化した図の総称」、業務フロー図を「その具体的な表現形式の一つ」として整理します。

具体的には、業務フロー図は、プロセスマップのうち作業の順序や分岐を矢印でつないで描くものを指します。後述するフローチャートやスイムレーン、BPMNは、この業務フロー図の代表的な描き方です。

一方、プロセスマップには、作業の順序を詳しく描くことを主な目的としない形式も含まれます。たとえば後に詳述する「SIPOCマップ」という形式では、供給者・入力・プロセス・出力・顧客の5要素を一枚の表に整理します。プロセスの欄に大まかな工程を並べますが、通常は分岐や担当者間の受け渡しまでは描かないため、手順を追うための業務フロー図とは着目する点が異なります。業務の流れを順に追いたいときは業務フロー図、業務の骨格や範囲を押さえたいときはSIPOCのような形式、というように、プロセスマップの中でも目的に応じて使い分けられます。

ワークフローとの関連性

ワークフローは、申請から承認、処理完了までといった一連の作業を、決められたルートに沿って進める仕組みを指します。近年はワークフローシステムとしてツール化されることも多く、「誰が承認し、次に誰へ回すか」という手順の運用に主眼が置かれています。

これに対しプロセスマップは、業務の流れを図として可視化したものです。ワークフローが作業を決められたルートで進めるための「仕組み」であるのに対し、プロセスマップはそのルートを含む業務の流れを「描いた図」という関係にあります。ワークフローを新たに設計したり見直したりする際には、プロセスマップで承認ルートや作業の受け渡しを描き出すことで、不要な承認段階や滞留が起きやすい箇所を確認できます。

ロードマップとの関連性

ロードマップは、目標達成に向けた取り組みを時間軸に沿って並べ、いつまでに何を実現するかを示した計画図です。プロセスマップが「今、業務がどのように流れているか」という現状、あるいはあるべき姿を構造として表すのに対し、ロードマップは「現状から目標へどう到達するか」という道筋を時間軸で表します。

たとえば、プロセスマップで現状とあるべき姿を描いて改善すべきポイントを明らかにし、それをどの順番で、どの時期に実行するかをロードマップに落とし込む、という形で組み合わせて用いることができます。

02プロセスマップを作成する目的

プロセスマップによって、業務プロセスを開始から終了まで視覚的に把握できれば、問題点や改善点を特定しやすくなります。ここでは、プロセスマップを作成する主な目的を4つ解説します。

1. 業務手順や仕事の内容を可視化するため

プロセスマップを作成する大きな目的の一つは、担当者個人の経験に依存している業務手順を、誰もが同じように理解できる形にすることです。可視化されていない業務は、属人化や引き継ぎ漏れを招きやすく、担当者が不在になった途端に滞ってしまうリスクを抱えています。

Schoo for Businessの授業『なぜ業務プロセスを見える化する必要があるのか』に登壇する土方雅之先生は、人・モノ・カネやシステムは目に見える一方で、プロセスは担当者の頭の中やシステム内部に存在していることが多く、本質的に目に見えにくいものだと指摘しています。そのため業務改善では、担当者個人の能力や人員配置、システムなど、目に見えやすい要素に意識が向きがちです。しかし、「実行していること」そのものであるプロセスに目を向けなければ、改善の成果につながりにくくなります。

2. プロセスを分解し、改善ポイントを見つけるため

業務を工程単位に分解して並べると、「どこで待ちが発生しているか」「同じ確認を複数の部門で繰り返していないか」「特定の担当者に作業が集中していないか」といった問題が浮かび上がります。プロセスマップは、感覚的に「なんとなく非効率」と感じていた業務を、具体的な改善対象として特定するための分析ツールでもあるのです。

『なぜ業務プロセスを見える化する必要があるのか』において土方雅之先生は、業務改善を「目標定義→可視化→測定→分析→改善→再測定→定着」の7ステップで整理し目標を定めた後にまず取り組むべきこととして、プロセスの可視化を挙げています。プロセスが見えていない状態で測定や分析を行うと、何を測定しているのかが関係者間で食い違い、改善ポイントを正しく特定しにくくなるためです。

業務を分解して可視化しておくことが、どこを改善すべきかを判断するための前提となります。

3. 共通認識の醸成を図るため

同じ業務に関わっていても、営業・事務・管理部門など立場が異なれば、業務の捉え方や重視するポイントは異なります。プロセスマップは、こうした認識のずれを一枚の図の上で擦り合わせるための共通言語として機能します。「自分の作業の後に誰が何をしているのか」「前工程から何を受け取っているのか」が図として示されることで、関係者は自部門の業務を全体の中に位置づけて理解できるようになるためです。改善策を検討する際にも、図を指し示しながら議論できるため、言葉だけのやり取りで起こりがちな誤解や認識違いを減らし、合意形成をスムーズに進めやすくなります。

4. 組織・人員配置の検討材料にするため

プロセスマップをスイムレーンなど担当者や部門が示される形式で描き、各工程の工数や処理時間といったデータを添えれば、業務量や責任の偏りを客観的に把握しやすくなります。特定の担当者や部門に作業が集中している、承認者が多すぎて滞留が起きている、部門間の受け渡しが多く責任の所在が曖昧になっている、といった構造上の問題は、組織図だけでは把握しにくい場合があります。

組織改編や人員配置の見直しにあたっては、プロセスマップをもとに「この工程は別部門に移管した方がスムーズか」「この判断は現場に権限委譲できないか」といった検討を行うことで、感覚や声の大きさではなく、業務の実態に基づいた判断がしやすくなるでしょう。

03プロセスマップの代表的な種類・表現方法

プロセスマップには、目的や表現したい粒度に応じてさまざまな種類があります。ここでは代表的な4つの表現方法を紹介します。

フローチャート

フローチャートは、業務の開始から終了までの流れを、作業・判断・分岐といった記号と矢印でつないで表す、代表的なプロセスマップの一つです。一般的には、「開始／終了」は角丸の図形、「作業・処理」は長方形、「判断・分岐」はひし形で表します。基本的な記号で表現できるため、初めて見る人でも直感的に読み取りやすい点が特徴です。

流れを時系列で追うのに適しており、個人やチーム内の業務手順、マニュアルの補足図、システムの処理手順などを表現する際によく用いられます。一方で、複数の部門や担当者が関わる業務では「誰がやるのか」が図から読み取りにくくなる場合があります。その場合は、後述のスイムレーンを用いると、担当者や部門ごとの役割を整理しやすくなるでしょう。

スイムレーン

スイムレーンは、フローチャートを担当者や部門ごとの「レーン（泳路）」に区切り、各作業をそれぞれの担当レーンの中に配置して描く表現方法です。作業の順番だけでなく、「誰が」その作業を担い、「どのタイミングで」次の担当者に引き継がれるのかが一目でわかります。

部門をまたぐ矢印は、業務の受け渡し（ハンドオフ）が発生している箇所を示します。こうした受け渡し部分では、待ち時間や情報の抜け漏れ、責任の曖昧さといった問題が生じることがあります。そのため、部門横断の業務を対象に改善点を探す場合や、役割分担を見直す場合に特に役立ちます。業務改善の現場では、関係者や部門ごとの役割を明確にする目的で、スイムレーン形式が用いられることがあります。

SIPOC（シポック）マップ

SIPOC（シポック）マップは、Supplier（供給者）・Input（入力）・Process（プロセス）・Output（出力）・Customer（顧客）の頭文字をとった表現方法で、業務を5つの要素に分けて一枚の表に整理します。中央のプロセスは詳細な手順ではなく、数ステップ程度の大まかな流れにとどめるのが特徴です。

「誰から何を受け取り、どのような処理を経て、何を誰に届けているのか」という業務の骨格を俯瞰できるため、詳細なフローを描く前に業務の範囲（スコープ）と関係者を確認したい場合や、経営層や他部門に業務の概要を説明する場合に適しています。シックスシグマなどの品質改善・プロセス改善の文脈で用いられてきた手法であり、業務改善プロジェクトの初期段階で活用しやすい表現方法です。

BPMN

BPMN（Business Process Model and Notation）は、業務プロセスを表記するための国際標準の記法です。イベント（開始・終了など）、タスク、ゲートウェイ（分岐・合流）、シーケンスフロー（作業の流れ）、メッセージフロー（異なるプールで表される参加者間のメッセージのやり取り）、データオブジェクトといった記号が定義されています。記法のルールが定義されているため、関係者間で業務プロセスの意味を共有しやすい点が特徴です。

プロセスに関わる「参加者」（顧客や自社などの企業・組織、あるいは買い手・売り手といった役割）を表す「プール」と、プール内で担当者や部門などを区分する「レーン」を使うため、スイムレーンの考え方も含んでいます。システム開発やBPMツールとの連携、複雑な条件分岐や例外処理を含む業務を正確に図式化したい場合に向いている反面、記号の種類が多く習得に時間がかかる点には注意が必要です。現場での共有が主目的であれば、シンプルなフローチャートやスイムレーンで十分なケースもあります。

04プロセスマップの効果的な作成手順

プロセスマップは、思いつくままに図を描き始めると、抜け漏れや粒度のばらつきが生じやすくなります。ここでは、プロセスマップの作成から、完成した図を用いた課題分析までの6つのステップを紹介します。

マップにするプロセスを決める

最初に、どの業務を、どこからどこまでの範囲で、どの程度の細かさで描くのかを決めます。「受注から納品まで」といった始点と終点を明確にし、あわせて「なぜこのプロセスを可視化するのか」という目的を言語化しておくことが重要です。

作成目的が「新人向けの手順共有」なのか「部門間の滞留の解消」なのかによって、必要な粒度や表現方法は変わります。目的と範囲を曖昧にしたまま着手すると、細かすぎて全体が見えない図や、逆に粗すぎて改善点が読み取れない図になりがちです。関係者と最初に目線を合わせておくことで、その後の作業の手戻りを防ぎやすくなるでしょう。

関連する作業・情報を洗い出す

対象のプロセスに含まれる作業と、各作業で参照・入力・作成・受け渡しされる情報を洗い出します。担当者へのヒアリングや、既存のマニュアル・帳票・システム画面の確認を通じて、「どのような作業があるか」「何をきっかけに始まり、何を成果物として次に渡すか」「誰が関わるか」を一つずつ書き出していきましょう。

この段階で意識したいのは、担当者本人の記憶だけに頼らないことです。日常的に行っている作業ほど当たり前になっていて説明から抜け落ちやすく、チェックリストの確認や上司への報告といった「常識」として省略される工程が、後の改善対象になることもあります。付箋やホワイトボードを使って複数の関係者で出し合うことで、抜け漏れを補いやすくなります。

Schoo for Businessの授業『業務プロセスを見える化するための技法』において土方雅之先生は、「その作業の前に準備があるはずでは」「その成果物は誰がどう使うのか」と先行作業・後続作業の不足を疑い、業務の端から端まで漏れなく聞き出すことの重要性を強調しています。この段階で抜け落ちた工程は、その後どれだけ改善活動を進めても手つかずのまま残ってしまうリスクがあるため注意が必要です。

一連の流れを書き出す

洗い出した作業を、実際に行われる順番に並べていきます。まずは箇条書きや付箋の並べ替えなど簡便な方法で流れを組み立て、「この作業の前後に本当に何もないか」「分岐ややり直しはどこで発生するか」を確認しながら、始点から終点までのつながりを整理します。

流れを書き出す方法について、『業務プロセスを見える化するための技法』の授業で土方先生は、ブロックアロー図、連番付き箇条書き、フローチャート、付箋マッピングの4つを紹介し、目的やコストに応じて使い分けることを勧めています。特に付箋マッピングは関係者を一堂に集めて作業を付箋で並べる手法で、各作業の工数、途中で滞留している件数、所要時間といったデータを書き加えていくと、どこに滞留や過剰な時間が発生しているかが見えてくると解説されています。

このとき、まずは通常どおり業務が進む基本の流れを確定させ、例外対応や差し戻しは後から追加すると整理しやすくなります。また、各作業の担当者、開始条件（何をトリガーに始まるか）、成果物を併記しておくと、次のステップで図に落とし込む際に迷いがなくなります。

目的に合った形式でプロセスマップを作成する

書き出した流れを、目的に応じた形式で図に落とし込みます。全体像の共有が目的ならSIPOCや簡易なフローチャート、部門間の連携や責任分担を明確にしたいならスイムレーン、システム化を見据えて複雑な条件分岐や例外処理まで正確に図式化したい場合はBPMN、というように、伝えたい相手と用途から形式を選びます。

描く際は、選んだ形式のルールに従い、記号や線の使い方を統一します。独自の記号を使う場合は、凡例で意味を示し、余計な装飾は避けましょう。

関係者で確認する

暫定版のプロセスマップを作成したら、実際に業務を行っている担当者や関係部門に確認してもらいましょう。作成者の理解や聞き取りの過程で生じた誤り、省略された例外処理、部門によって異なる運用などは、当事者に見てもらって初めて明らかになることが少なくありません。

確認の場では、「この通りに業務が流れているか」だけでなく、「図に描かれていないが実際にはやっていることはないか」「次の担当者への引き継ぎはこの方法で合っているか」といった問いかけを行うと、抜け漏れを効果的に補えます。関係者が自ら修正に加わることで、完成したマップへの納得感や当事者意識も高まり、その後の改善活動を進めやすくなります。

改善すべき点や課題を分析する

プロセスマップが完成したら、それをもとに課題を分析します。待ちや滞留が発生している箇所、複数の部門で重複している確認作業、承認段階の多さ、手作業での転記、差し戻しの頻発といった点を図の上で確認し、改善対象を特定していきましょう。

分析にあたっては、各工程の処理時間や件数、担当者の工数といった定量データをマップに書き加えると、感覚ではなく事実に基づいた議論ができるようになります。また、自部門の範囲だけで最適化を図るのではなく、顧客に商品・サービスが届くまでの一連の流れ全体で見て、どこを変えれば最も効果が大きいかを検討することが重要です。

05プロセスマップを分析するときの観点

プロセスマップから課題を洗い出す際は、以下のような観点で各工程や工程間のつながりを点検すると、改善ポイントを見つけやすくなります。なお、待ち時間や工数、手戻りの頻度などは、業務記録やシステムのログ、担当者への聞き取りで確認し、図と照らし合わせて分析します。

06業務プロセスの改善に役立つSchoo for Business

Schoo for Businessは、9,000本以上の講座から、自由に研修カリキュラムを組むことができる人材育成プラットフォームです。新入社員研修や管理職研修はもちろん、DX研修から自律学習促進まで幅広いテーマに対応できます。

Schooビジネスプランの資料をもらう

Schoo for Businessの特長

Schoo for Businessには主に3つの特長があります。

【１】国内最大級9,000本以上の講座数
【２】研修設定・管理が簡単
【３】カスタマーサクセスのサポートが充実

業務プロセス改善に役立つSchooの講座を紹介

Schoo for Businessは汎用的なビジネススキルからDXやAIのような最先端のスキルまで、9,000本以上の講座を取り揃えております。この章では、業務プロセス改善に役立つ授業を紹介いたします。

業務改善のはじめ方　プロセスの見える化

株式会社カレントカラー代表取締役の土方雅之先生による全3回の授業です。なぜ業務プロセスの見える化が業務改善の出発点になるのかという考え方から、ブロックアロー図・付箋マッピングなどの可視化技法、ヒアリングのコツ、第三者に伝わるフローチャートの描き方までを体系的に学べます。

業務改善のはじめ方　プロセスの見える化を無料視聴する

※研修・人材育成担当者限定 10日間の無料デモアカウント配布中。対象は研修・人材育成のご担当者に限ります。

デジタル時代の業務プロセス改善

株式会社エル・ティー・エス常務執行役員CSOの山本政樹先生が、業務の基本構造をインプット・ガイド・アウトプット・イネーブラ・プロセス（IGOE+P）の5要素で捉える視点を解説する授業です。システムが自動処理する見えない情報の流れを含めて業務を理解し、ソリューションありきに陥らない改善の進め方を学べます。

デジタル時代の業務プロセス改善を無料視聴する

※研修・人材育成担当者限定 10日間の無料デモアカウント配布中。対象は研修・人材育成のご担当者に限ります。

生産性をあげる 自分だけの“最強業務フロー“デザイン

ニッセイアセットマネジメント株式会社の山田智久先生が、生成AIやSaaSなど多様なツールを組み合わせて自身の業務フローを再設計する方法を解説する授業です。時間の使い方の棚卸しからボトルネックの特定、ECRSの原則による無駄の排除、ツールの特性理解まで、個人の生産性向上の実践手順を学べます。

生産性をあげる 自分だけの“最強業務フロー“デザインを無料視聴する

※研修・人材育成担当者限定　10日間の無料デモアカウント配布中。対象は研修・人材育成のご担当者に限ります。

07まとめ

プロセスマップは、目に見えない業務の流れや成果物を図として可視化し、関係者が同じ認識のもとで改善点を議論するための土台となるツールです。フローチャート、スイムレーン、SIPOC、BPMNといった表現手法にはそれぞれ得意な用途があり、目的や伝えたい相手に応じて選ぶことが重要です。

範囲と目的を定め、関係者とともに抜け漏れなく流れを描き、待ちや重複といった観点で分析するという手順を踏むことで、プロセスマップは、業務効率化や組織設計を検討するうえで有効な判断材料となるでしょう。