エクセルを使いこなすことでできるデータ分析をビジネスに活かすには

01エクセルを使いこなすメリットとは？

エクセルを使いこなすメリットとしては、どのような点が挙げられるのでしょうか。エクセルは様々な計算や、関数を用いることで、効率的なデータ分析やその意思決定、問題解決に活用することができます。

データ分析をして業務上の課題を見つけやすい

エクセルは機能をフル活用することで、様々なデータを分析して業務上の課題を見つけやすくすることができます。 活用の仕方はアイデア次第で、売上に対して人件費が高い店や営業時間に対して光熱費が高い店などを見つけ出すことができます。さらに人件費に関しては、どの時間帯の人件費が一番売上に対して高いのか低いのかも見つけることができます。 またデータ分析だけでなく、その分析したデータをグラフにすることも可能で、グラフにすることでさらにわかりやすく業務上の課題を見つけることができ、人に伝えるときにおいてもわかりやすく説明することができます。

複雑な計算やシミュレーションも素早く可能

エクセルは計算ソフトなので、多数の関数を組み合わせ複雑な計算もでき、その計算結果に基づいたシミュレーションなども素早くすることができます。もしエクセルを使っていなければ、電卓などを使い経営学の公式に当てはめながら計算しなければなりません。 しかしエクセルを使いこなせていると、通常であれば数時間かかるような作業であっても、わずか数分で終わらせることができます。この時出された結果を元に今後の売上状況のシミュレーションなどもすることができます。 例えば、1日のうちのある時間帯は来店が多いため、その時間帯は人員を増やすというようなシミュレーションに基づく対策をとることができます。

02エクセルを使いこなすために押さえておきたい基本的な操作

エクセルを使いこなすためには、まず主な機能や操作方法を押さえておく必要があります。ここでは、エクセルの「画面構成」と「ショートカットキー」について解説していきます。

画面構成

エクセルにはさまざまな機能があり、その機能の多さから苦手意識を感じる方も多いのではないでしょうか。ここでは、上記の画像を参考にそれぞれの機能について解説していきます。

1.クイックアクセスツールバー

クイックアクセスツールバーは、Microsoft Excelの上部にあるカスタマイズ可能なツールバーです。このツールバーには、よく使用するコマンドや機能を追加することができます。デフォルトでは、保存、元に戻す、やり直しなどの基本的なアイコンが表示されていますが、ユーザーは自分のニーズに合わせてカスタマイズできます。アイコンをクイックアクセスツールバーに追加することで、頻繁に使用する機能に素早くアクセスできる便利な機能です。

2.検索機能

エクセルの検索機能は、特定のデータやテキストをワークシート内で見つけるためのツールです。この機能を使用すると、検索したいキーワードや値を入力し、その値が含まれるセルを素早く見つけることができます。検索機能には検索方向（上方向、下方向）、大文字と小文字の区別の有無などのオプションがあり、より高度な検索も可能です。

3.タブ

エクセルのタブは、ワークブック内の異なるシート（ワークシート）を切り替えるための要素です。デフォルトでは、新規に作成されるエクセルワークブックには、シート1、シート2、シート3などの複数のタブがあります。各タブをクリックすることで、対応するシートが表示され、編集やデータの入力を行うことができます。

4.リボン

エクセルのリボンは、タブに基づいて組織されたメニューとツールバーのセットです。リボンには、データの書式設定、数式の編集、グラフの作成、データの挿入など、エクセルのさまざまな機能とコマンドが含まれています。各タブは特定のコンテキストに関連したコマンドを提供し、ユーザーが必要な機能を見つけやすくなっています。

5.名前ボックス

名前ボックスは、エクセルの上部にある表示領域で、現在選択されているセルやセル範囲のアドレス（セルの場所を示す参照）を表示します。ユーザーは名前ボックスをクリックして、アドレスを直接入力することで、特定のセルや範囲に簡単に移動できます。

6.数式バー

数式バーは、エクセルの上部にある長いテキスト入力欄で、現在選択されているセルに格納されるデータや数式を入力・編集するための領域です。数式バーに数式を入力すると、その結果がセルに表示されます。また、数式バーはセル内のデータや数式の編集にも使用されます。

7.列番号

エクセルの列番号は、ワークシート上の列の識別に使用される番号です。A列から始まり、B、C、D...とアルファベットで表されます。列番号を使用することで、特定の列のデータを識別し、操作することができます。

8.行番号

エクセルの行番号は、ワークシート上の行の識別に使用される番号です。1行から始まり、2、3、4...と数字で表されます。行番号を使用することで、特定の行のデータを識別し、操作することができます。

9.ワークシート

ワークシートは、エクセルの一つのシートであり、データを表形式で管理するためのスペースです。エクセルのワークブックには複数のワークシートが含まれることがあり、それぞれのワークシートは独立しており、別々のデータや情報を保持できます。

10.シート見出し

シート見出しは、ワークシートのタブの名前を指します。シート見出しは、そのワークシートに含まれるデータの内容や目的を表す名前であり、ユーザーが特定のシートを識別しやすくする役割を果たします。

11.画面表示切り替え

エクセルの画面表示切り替えは、作業ウィンドウをいくつかのモードに切り替えることができる機能です。一般的な画面表示モードには通常モード、ページレイアウトモード、ページブレイクプレビューモードなどがあります。これらのモードは、データの入力、印刷レイアウトの確認、印刷プレビューなどに使用されます。

12.ズームスライダー

ズームスライダーは、Excelの画面上部にあるスライダーで、ワークシートの表示倍率を調整する機能です。スライダーを左に移動させることで、ワークシートを拡大したり、縮小することができます。

ショートカットキー

エクセルにはいくつかのショートカットキーが存在します。ショートカットキーを使用することで、マウス操作と比べてより迅速にコマンドや機能にアクセスすることができ、作業を向上させることができます。また、ショートカットキーを覚えることで、キーボード操作だけで目的のコマンドにアクセスできるので、リボンメニューやコンテキストメニューなどの複雑なメニュー構造を理解する必要がなくなります。

03エクセルを使いこなすために押さえておきたい関数

エクセルにはさまざまな関数がありますが、最低限押さえておきたい関数がいくつか存在します。次で解説する参考にしていくので、しっかりと押さえていきましょう。

SUM関数

SUM関数は、引数に指定した値の合計を求めることができる関数です。書式は「=SUM(値1,値2)」で、列挙された値を全て加算した値を返すことができます。エクセルには「オートSUM」という機能があり、エクセル上部のメニューにある「Σ」を押すと選択範囲の合計を求めることができます。

AVERAGE関数

AVERAGE関数は、数値の平均を求めることができる関数です。書式は「=AVERAGE(値1,値2)」と表します。最大255個の値の平均値を出すことができます。売上や利用者数の平均値などを求めるときに利用したりできます。

MAX関数

MAX関数は選択した範囲の数値の中で最大値を返すことができます。書式は「=MAX(値1,値2)」と表示されます。1ヶ月の売り上げの中から最も売り上げた1日を算出したりするなど、範囲内の最大値を求める際に利用します。

MIN関数

MAX関数が最大値を算出できるのに対して、MIN関数は選択した範囲の数値の中で最小値を返すことができます。書式は「=MIN(値1,値2)」と表示されます。MAX関数とMIN関数は頻繁に使われる関数のため、オートSUMボタンをクリックした際に出る「最大値」、「最小値」を選択すれば簡単に入力できるようになっています。

COUNT/COUNTA関数

数値が入っているセルの個数を数える関数として、COUNT関数が存在します。選択した範囲内の数値の個数を求めることができます。数値が入っていないセルも1つとして数えたい場合に利用するのがCOUNTA関数です。COUNTA関数は空白以外（文字など）のセルの個数を数えることができる関数です。それぞれ「=COUNT(値1,値2)」「=COUNTA(値1,値2)」と表記されます。

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04エクセルを使いこなすために押さえておきたい便利機能

エクセルの便利な機能として、「表」「グラフ」が挙げられます。これらは大量にあるデータをまとめ、視覚的にわかりやすくすることが可能となります。ここでは、それぞれの機能や作成手順について解説していきます。

表作成

Excelの表作成は非常に多くのことを実現できます。Excelの表作成でできる主なことは以下の通りです。

これらはExcelの表作成でよく使われる機能の一部ですが、実際にはさらに多くの機能や操作があります。Excelは非常に柔軟で強力なスプレッドシートソフトウェアであり、様々なデータ処理や分析に利用されています。ここでは、作成手順について解説していきます。

表の枠組み作成

ワークシートのセルを選択して、表の枠組みを作成します。例えば、A1セルから始まる4x4の表を作成する場合は、A1セルからD4セルまでを選択します。セルを選択するには、マウスでドラッグして範囲を選択するか、セルの名前や番号を入力して範囲を指定します。

データ入力

データを入力します。セルに直接テキストを入力したり、数値を入力したり、数式を入力したりします。入力が完了したら、Enterキーを押すか、セルをクリックして別のセルに移動します。

ヘッダーの追加

ヘッダーを追加します。表の上部に列のタイトルを入力します。これにより、データの内容が分かりやすくなります。通常、ヘッダーは太字や斜体にして目立たせることができます。

表の書式設定

表の書式を設定します。文字のサイズ、フォント、セルの背景色、罫線などを調整して、表の見た目を整えます。リボンの「ホーム」タブや「書式」タブを使用して、さまざまな書式設定が可能です。必要に応じて列幅や行高を調整します。セルの内容が収まるように列幅や行高を変更します。セルをダブルクリックすると、セルの内容に合わせて自動調整されることもあります。

データの整理

合計や平均などの計算を追加します。表の下部などに合計や平均を計算するための関数を入力することができます。例えば、「SUM」関数を使って合計を計算する場合は、セルに「=SUM(B2:B5)」のように入力します。また、必要に応じて、データのソートやフィルタリングを行いましょう。データの並べ替えや絞り込みを行うことで、特定の条件を持つデータを見つけたり、表の順序を変更したりできます。

表の保存

作成した表は定期的に保存しておくことを忘れないでください。ファイルメニューから「保存」または「名前を付けて保存」を選択し、ファイルを保存します。

グラフ作成

グラフはデータのパターンや傾向を理解するのに非常に有用であり、報告書やプレゼンテーションなどで効果的に活用できます。グラフを作成することで、データの傾向やパターンを理解しやすくなり、情報の可視化に役立ちます。ここでは、グラフ作成の手順について解説していきます。

データの入力

まず、グラフに表示したいデータをExcelの表に入力します。データは行と列に整理されることが一般的です。例えば、X軸のデータは1列目に、Y軸のデータは2列目に入力します。

データ範囲の選択

グラフに表示したいデータ範囲を選択します。データ範囲は、データが入力されているセルの範囲を指定してください。データ範囲を選択する際には、データを囲むようにセルをドラッグして範囲を選択します。

グラフの挿入

データ範囲を選択した状態で、リボンの「挿入」タブにある「グラフ」ボタンをクリックします。そこから適切なグラフの種類（折れ線グラフ、棒グラフ、円グラフなど）を選択しましょう。または、グラフの種類をクイックメニューで選択することもできます。

グラフの編集

グラフが挿入されたら、必要に応じてグラフのデザインやレイアウトを編集します。タイトルや軸ラベル、凡例の追加や削除、データのラベル表示の有無などを設定してください。これらの編集は、グラフをクリックして右クリックし、「データラベルの追加」などのオプションを選択することで行えます。

データの更新

元のデータが変更された場合、グラフも自動的に更新されるようになっています。データを変更したら、グラフも自動的に最新のデータに更新されることを確認しましょう。

グラフの保存

作成したグラフは定期的に保存しておくことを忘れないでください。Excelのワークブックとして保存するか、グラフをコピーして他の文書に貼り付けることができます。

05エクセルを使いこなすことでできること

エクセルは大量のデータをまとめて、視覚的にわかりやすくすることを可能にします。エクセルを使いこなすことで具体的にできることとしては、次の4つが挙げられます。

ここではそれぞれについて具体的に解説していきます。

売上状況をグラフで視覚化

エクセルでは入力したデータを元に簡単にグラフにすることができます。 例えばある販売店の売り上げ情報をグラフで視覚化することで、わかりやすく売上状況を把握することができます。グラフにすることで経営者自身が参考にするのはもちろんのこと、コンサルタントなどと相談する時などにも分かりやすく資料を作成することができます。

グラフ機能で数字を分かりやすく表示

表のままだと数字や項目が色々と並び、売り上げ状況はどうだったのかというのがわかりにくくなってしまいます。しかしその結果を棒グラフや円グラフなどにすることによって、その販売店においてどの商品が強いのか、またどの時間帯が忙しいのかなどがわかりやすく把握することが可能です。

何曜日に売上の上がる傾向のあるかを分かりやすく表示

販売店の売り上げの状況をグラフにすることで、何曜日に売り上げの上がる傾向があるのかわかりやすく表示することができ、このようなデータをもとに、今後の予測として次の週の何曜日は忙しくなるという予測を立てることができます。 こうして予測を立てたことで、その曜日の人員を少し増やしたり、品切れを起こさないように発注の量を多くしたりして、売上アップにつなげることが可能です。

広告効果の検証

エクセルを使うと、打ち出してみた広告が果たしてどのくらい価値があったのかを数字にして分析することができます。 ウェブ広告の場合は、自動的にGoogleなどが分析をしてくれますが、チラシの配布などのコンピュータを使わない広告の場合、どのくらい効果があったのかはなかなか分析するのは難しいです。しかしエクセルを使うと、その広告がどのくらい効果があったのかを分析することができます。

相関分析で関連性をチェック

配布した広告がどのくらい効果があるのかをチェックするには、エクセルの相関分析という機能を使います。相関分析とは2つ以上の要素の変動がどれくらい関連しているかどうかを調べるための分析方法です。 チラシにどのくらいの効果があったのかを調べるには、Aというチラシを配布してその後1週間の売り上げ状況と、Bというチラシを配布してその後1週間の売り上げ状況はどうだったのかを比較します。 この分析によって、チラシの効果はAとBのどちらが高かったのかが分析することができます。

数字が1に近い方が広告効果の高い

チラシの効果がどれくらいあったのかは、単純に売上高の額によって決まるものではありません。例えばチラシを何枚ぐらい配布できたのか、その時期の天候はどうなったのか、ライバル店の状況はどうだったかなど様々な要因があり売上につながっています。 エクセルの相関分析では具体的にどのようにするかというと、チラシの配布枚数と来客数の比較、チラシの配布枚数と売上高の比較等で分析するとチラシの効果がどれぐらいあったのかがわかりやすくなるでしょう。 他にもチラシの配布枚数と、そのチラシに大きく記載された商品の売上状況の比較をすると分かりやすいです。 よくスーパーのチラシに「本日の目玉商品」と記載されているのを見かけますが、特定の商品をチラシに全面的に打ち出す事で、その宣伝方法は効果的なのかどうかを分析することが可能となります。 エクセルではこの時に出された数字が1に近ければ、相関関係が近いということになり、AのチラシとBのチラシを比較したときに1に近い方が広告として効果が高かったということになります。

生産効率の検証

同じくエクセルの中の機能の相関分析を使うと、工場においてAという商品とBという商品どちらを多く作った方が利益が出るのかという検証もすることができます。このような経営判断は工場等ではよくあることなのでぜひエクセルを使いこなして効率の良い生産をするようにしましょう。

相関分析で関連性をチェック

このケースの場合は、製品のコストを引いた利益、製造時間を入力すると良いでしょう。製品によっては製造時間が長くかかる割には利益が安いということがあるからです。 例えばAという商品は1時間で製造できて100円の利益があると仮定し、Bという商品は50分で製造できて60円の利益があるとします。単純に利益が大きいのはAという商品ですが、製造するのに時間がかかるという問題があります。 この場合、どちらを重点的に作った方が工場としての利益が多くなるのかを、エクセルの相関関係の機能を使って簡単に導き出すことが可能です。

数字が1に近い方が利益率が高い

製造にかかった時間と利益を入力して、1に近い方が利益率が高いということになります。 しかし製造時間だけでは判断できないこともあるので、その製造において必要な人員の数なども入力するとさらに詳しい分析結果を表示することが可能です。ここで出た数字をもとに、どの製品をどのくらいの割合で作るのかを判断すると、売り上げアップにつながります。

売上が伸びた要因の検証

エクセルに搭載されているある機能を利用すると、売上が伸びた日には何が原因かを分析することができます。 具体的には回帰分析という分析手法で分析することができます。 回帰分析とはある変数の変動から別の変数の変動を予測・説明するための分析手法で単回帰分析と重回帰分析の2種類がありますが、ビジネスにおいてよく使われるのは重回帰分析の方です。

重回帰分析でそれぞれの項目を分析

回帰分析では目的変数と説明変数を設定します。 今回の例の場合では、目的変数は売上高となります。説明変数の数が2つ以上だと重回帰分析と呼ばれており、ビジネスでよく使われるのはこの重回帰分析の方です。 例えば、ある飲食店で売り上げが上がった原因は何なのかということを1つもしくは複数で検証していきます。 つまり、回帰分析で分析するにはまず仮説を立てなければなりません。 1番わかりやすいのは客数で、その他ドリンクのオーダー数、フードのオーダー数、チラシの配布枚数なども考えられるのでこれらを一つ一つあるいは複数まとめて、エクセルの回帰分析という機能で分析します。

重相関Rが1に近い項目ほど効果が高い

エクセルの回帰分析の機能で分析すると分析結果が別のシートに表示されます。 この分析結果には様々なことが書かれてありますが重相関Rという項目だけを見ていれば問題がありません。この重相関Rという数字が1に近いほど関係性が深いということになります。 今回の例だと客数や、注文されたオーダーの種類など様々なことを1つもしくは複数で分析し、重相関Rの数字が1に最も近いものが今回の売上高の原因となったということになります。 その反面、1から最も遠かったものが売上高とは関係ないということになるので、そこが店の課題ということになり、課題の発見にも使うことができます。

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エクセルスキル向上に関するSchooの講座を紹介

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Excel入門

Excelはほとんどの企業で利用されているアプリケーションですが、「扱う部署に来たけど触った事ない」「何となく操作してたけど、本当はよく分かってない」という方も多いのではないでしょうか。 また、すでにExcelを触っている方も、共同での作業を前提にシートを扱えていますか？大量のデータをスムーズに印刷できていますか？ この講座はこれからExcelを触る方はもちろんすでに使っている方も、効率よく作業するためのヒントや、Excelを使う上での「お作法」をしっかり学ぶことができます。

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Excel基礎

この講座はExcel入門を受講された方、また日常的にExcelを使って数値入力や修正作業を行っている方を対象にしています。

• ・計算式の意味を理解して関数の挿入ができるようになる
• ・大量のデータを扱うためのフィルター、並び替え操作
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これら「Excelの基礎力」として、コマごとに仕事のシーンを元にした教材データを用いながらレクチャーします。 この講座を受講すると仕事で活かせるExcelの基礎力が身につきます。

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Excel実践【Microsoft365】

このコースは【Excel入門】、【Excel基礎】が終了した方、もしくは同等のレベルをお持ちの方が対象とした全4回の授業です。 応用ではExcelのバージョン2021に登場した「XLOOKUP関数」「UNIQUE関数」「SORT関数」や、「スピル」とは何かを学習します。 今までは複数のセルに数式を入れる場合、まず1つのセルに数式を入力し、それをオートフィル機能でコピーする…といった操作を行っていましたが、 2019年からの新機能「スピル」は隣接するセルにまで結果が表示されるため、関数の操作が格段便利になりました。 この革新的なスピルについても説明します。 また第4回ではExcelに付随している「PowerQuery」を使ってデータを整理する方法を学習します。

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Excel マクロ/VBA入門

マクロとは、行いたい処理を設定することで操作を自動化できる機能のことです。マクロを習得することによって、コピペを何度も繰り返す、1行おきに色を塗る…といった「繰り返し作業」を減らし、業務効率化・作業効率化につなげることができます。この授業では、エクセルをより使いこなせるようになりたい方向けに、マクロの概要や操作方法について解説していきます。

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07まとめ

エクセルを使いこなすことでできるデータ分析を具体例を挙げて紹介しました。 これ以外にも相関分析や回帰分析はアイデア次第で、様々なビジネスにおいて応用ができます。 エクセルを使ったデータ分析を活用することで店の経営状況の改善にもなり、業務の効率化にもなり経営において大きなプラスとなることでしょう。 ぜひエクセルを使いこなしてデータ分析をしっかりできるようになりましょう。