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雇用契約書とはどんな書類?記載内容や注意点などを徹底解説

公開日:2021/05/28
更新日:2021/05/31
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雇用契約書とはどんな書類?記載内容や注意点などを徹底解説 | オンライン社員研修・eラーニング研修 - Schoo(スクー)法人・企業向けサービス

人を雇う場合には、雇用に関する契約を結ぶことになりますが、このときに交わされる書面が雇用契約書です。雇用契約書とはどのような書類なのか、記載内容や交付時期などについて解説します。 これから、雇用契約書を作成する企業の担当者の方は参考にしてください。

 

雇用契約書とは?

雇用契約書とは、雇用主(会社側)と使用者(働く側)の両者間で、労働条件を明らかにするために交わす契約書です。勤務時間、給与、休日など細かい労働条件について記載されており、雇用者(会社側)と使用者(雇われる側)の両者間で確認・合意の上、両者が署名捺印し、保管します。

企業と労働者の双方が合意したことを示す契約書

雇用契約書の主な役割は、雇用者と使用者の間で「賃金」や「労働時間」「就業場所」「休日」など、労働条件について合意されたことを証明するための書面です。雇用関係については、トラブルが発生した際、言った言わないの水掛け論になりがちです。企業と労働者の双方が、雇用条件に合意したことを示す契約書の意味合いが強いといえます。

作成は義務ではなく任意

雇用契約そのものは、必ず書面で締結しなければならないわけではありません。また、雇用契約書の作成は義務ではなく任意となり、発行しなくても罰則規定もありません。しかし、作成しておいたほうが、トラブルが生じたときに責任の所在を明確にすることができます。不安な方は、作成しておいたほうが良いでしょう。

トラブル回避策としても有効

雇用契約の内容を書面に残しておくことで、何かトラブルが生じた時に労使双方で確認し合うことが可能になります。労働条件に関するトラブル回避のためにも、雇用契約書は発行すべきだといえます。

 

雇用契約書と労働条件通知書の違いは?

雇用契約書によく似たものとして、労働条件通知書の存在が挙げられます。しかし、この二つは明確な違いがあるものです。ここからは、雇用契約書と労働条件通知書の違いや、具体的な交付方法についてみていきます。

「労働条件への合意確認」と「労働条件の提示」の違い

日本の民法では、契約の成立に書面などの「形式」を必要としない「意思主義」を基本としています。そのため、任意後見契約や割賦販売契約など法律で定められた一部例外を除き、原則として口約束だけで契約は正式に成立します。雇用契約も同様に、口約束だけの契約であっても、正式に雇用関係の契約が成立したと認められるのです。 しかしながら、労働基準法では立場の弱い労働者を保護するため、雇用契約が成立した場合、主要な労働条件を労働者に明示することを使用者に要求しています。この際に労働条件の提示として用いられるのが「労働条件通知書」です。 労働条件通知書は、その性質上、雇用者が使用者に対し、一方的に雇用条件を提示したものです。そのため、両者がこの条件に同意したという意思確認については、書面上で確認できません。その際に用いられるのが「雇用契約書」です。 雇用契約書は、使用者と雇用者の双方が「この内容に合意しました」と署名や捺印を取り交わすことが一般的で、この内容で契約が成立したという証明になります。 つまり、労働条件通知書と雇用契約書の主な違いは、労働条件の提示と労働条件への合意確認、といえます。

労働条件通知書の作成は義務

労働条件通知書の作成は労働基準法で定められており、労働契約の期間や始業および終業時刻と勤務時間、賃金など、明示しなければならない項目が決まっています。手順を省いて労働者を雇うことはできません。 反対に雇用契約書は法律上義務づけられているものではありません。労働条件通知書さえ作成し、交付をすれば、雇用契約書は必ずしも発行しなくて良いとされています。

記載する量によっては一体型にするのも可能

雇用契約書と労働条件通知書は、両者を兼用した書類を作成することも可能です。兼用した書類を作成することで、担当者の業務負担軽減や、ペーパーレスといった効果もあるため、自社の制度に沿った形で運用していくのが望ましいといえます。

雇用契約書に記載すべき内容には、「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」のふたつに分けられます。また交付方法についても、書面だけではなくさまざまな方法があります。ここでは、雇用契約書に記載する内容について解説しますので、ぜひ参考にしてください。

絶対的明示事項

雇用契約書に必ず明示しなければならない事項は次の通りです。 ・労働契約期間 ・就業場所 ・従事する業務の内容 ・始業・終業時間 ・交代制のルール ・所定労働時間を超える労働の有無 ・休憩時間、休日、休暇 ・賃金の決定、計算、支払方法、締切日、支払日 ・昇給に関する事項 ・退職に関する規定 またパートタイム労働者に対しては、上記事項に加え、次の4つの事項についても文章で明示しなくてはなりません。 ・昇給の有無 ・退職手当の有無 ・賞与の有無 ・相談窓口の担当者の部署、役職、氏名

相対的明示事項

相対的明示事項は、該当する場合は必ず明示、書面化が必要な事項です。口頭のみでの明示も可能ですが、トラブル防止という観点からみると、絶対的明示事項とあわせ、書面として記載しておいてください。具体的な記載内容は以下の通りです。 ・賞与や各種手当 ・退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算、支払方法、支払日 ・労働者の費用負担が発生するもの(食費、作業用品など) ・安全衛生に関するもの ・職業訓練に関するもの ・災害補償及び業務外の傷病扶助 ・表彰及び制裁 ・休職に関する事項

試用期間でも雇用契約書は必要

雇用契約書の締結は入社前か初出勤日が一般的です。社会保険や給与計算の関係で、試用期間がスタートする時点で雇用契約が成立していなければならないため、試用期間であっても、雇用契約書は必要となります。

書面以外の交付方法も可能

雇用契約書の交付は、電子メールやPDFファイルなど書面以外の方法も認められています。 また、2019年4月の法改正により、書面として印刷できるものであれば、労働条件通知書の電子化が認められました。雇用契約書一体型の通知書は、クラウドでのサインが可能です。

雇用形態によって記載内容が異なる点に注意

雇用契約書は、雇用形態によって記載内容が異なります。正社員の場合は、転勤や業務が変更となる可能性があること、契約社員の場合は契約期間と契約更新の有無が記載されます。パート・アルバイトの場合は、試用期間と試用期間中の賃金について記載する必要があります。

 

雇用契約書を交わしていない場合に起こりうるトラブルとは

雇用契約書の作成は任意ですが、契約書を取り交わしていなかったために、思わぬトラブルが発生した事例もあります。ここからは、雇用契約書を交わしていない場合に起こりうるトラブルについて詳しく解説します。

労働条件に関して認識の不一致が起こる可能性がある

雇用労働者については、使用者は労働基準法により賃金、労働時間、契約期間、業務の内容、就業場所等を明示しなければなりません。雇用契約書を交わしていない場合、後から労働条件を確認する方法がないため、双方による労働条件の認識のズレが起きやすく、トラブルに発展するおそれがあります。

トラブルが起こった際の証拠がなくなってしまう

使用者と労働者間で労働条件に関するトラブルが発生した際、雇用契約書による書面での証拠がない場合、言った、言わないの水掛け論に陥ってしまう可能性があります。実際、雇用関係によるトラブルは毎年発生しています。雇用条件の合意が認められず、裁判所が賠償金を支払わなければならないと判決をくだしたケースもあります。

求人票と実際の労働条件がずれてしまう場合がある

求人の内容に変更があった際、双方が内容の変更に合意したとする新たな雇用契約の締結が必要となります。このような書面が明示されない場合には、求人票通りの雇用条件を結ぶことが義務付けられています

できる限り雇用契約書を発行し、トラブルを回避しよう

雇用契約書を発行することで、前述したようなトラブルを事前に防ぐことが可能です。雇用契約書は交付を義務付けられている書類ではないものの、できる限り発行し、トラブルを回避したほうが賢明です。

 

まとめ

雇用契約書の作成は、義務付けられたものではありません。しかし、万が一従業員と雇用関係についてトラブルが発生した際、非常に有効な書類となるため、特段の事情がない限り、発行するようにしてください。 また、発行にあたっては絶対的明示事項が決められているため、専門家と相談しながら慎重に作成することをおすすめします。雇用契約書に関する知識を正しく身につけ、労働管理上のリスクを減らすことが求められます。雇用契約書は雇用者はもちろんのこと、採用者側の立場を守る、重要な書類になりうることを忘れないようにしてください。

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