総務の仕事内容とは？6つの主な業務や必要とされるスキル・資格について紹介

01総務とは

総務とは組織や企業内で多くのバックオフィス業務を管理し、円滑な組織運営を支える部門です。 総務部門は組織全体のスムーズな運営をサポートし、社員の快適な職場環境を整える重要な役割を果たします。

総務の仕事内容

総務の仕事は多岐にわたります。会社のなかで多種多様な仕事を任されることもあるため、一括にまとめるのも難しいといえます。この章では、代表的な総務の仕事内容について説明していきます。

社内の備品管理

社内の備品や機器の管理は総務の代表的な業務内容です。会社に設置されているパソコンやプリンターなどの管理は総務が行っている場合がほとんどで、機器の台数確認や定期的なメンテナンス、また修理の依頼を行うこともあります。 ボールペンやコピー用紙など、会社で必要とされている細かな備品も把握して、しっかり管理できるようにしておく必要があります。さらにデスクや椅子など、業務に必要なものが古くなった場合、安全性などを考慮して新しいものの発注を検討することも重要です。

社内・社外広報

社内、社外広報は総務の仕事として、割り当てられることがあります。社外広報であれば、商品のサービスを紹介するPR誌や、就活生に向けた会社案内の作成、またマニュアルや資料作成などが主な業務です。 社内広報としては、部署間で共有したい情報を社内報に載せて発行したり、社内行事や従業員の紹介、社長のメッセージを社内の掲示板に掲載したりする業務があります。社内でも社外でも、情報をまとめて社員や外部の方に情報を知らせるという点では共通しています。

福利厚生の管理

総務は福利厚生関連の業務を任されることもあります。福利厚生は社員が安心して仕事に取り組めるように、またやる気を持って仕事ができるように必要な制度です。 福利厚生には有給休暇や育児、介護休暇、また住宅手当や扶養手当、健康診断の受診など、さまざまな制度・補助があります。それぞれの福利厚生の申請があった際には、必要な手続きを行い、無事上長に受理されるよう取り計らいます。 社員寮を持っている会社であれば、掃除や設備のメンテナンス管理を任せられることも珍しくありません。この場合、住宅管理会社と連絡を取り合って業務を遂行します。

社内行事の実施

会社によっては、社内行事を行うこともあります。社内行事は、内定者の入社式や社員旅行、忘年会などが代表的なものですが、これらの準備・進行は総務が担当して進めることが多いものです。社内行事を実施するときには、参加者の人数を把握したり、会場を手配してスケジュールを押さえたりするなど、さまざまな調整が必要です。 また、予算案を立てて、企画や社内行事にどれくらいの費用をかけることができるのか、確認しなければなりません。楽しみにしている従業員のためにも、社内行事は綿密な計画を練って事前準備を行う必要があります。

ホームページ・SNSの管理

ホームページやSNSの管理は総務に割り当てられることがあります。ホームページやSNSを管理しておかなければ情報が古いままとなり、企業のイメージが低下してしまうおそれがあるためです。そのため、随時情報を更新していかなければなりません。 ホームページやSNSを通じて会社に問い合わせが来た場合、その対応ややり取りも行う必要があります。それが仕事関係の問い合わせであれば、各部署に連絡をするなどして、適切に対応する必要があります。

秘書業務

社内に秘書がいない場合、総務が秘書業務を請け負うケースがほとんどです。たとえば社長のスケジュールの管理や各種手続きを任されることがあります。また、従業員のスケジュール管理をして、メールやチャットで報告することもあります。 スケジュール管理をすることで、重役や部署に適切な行動を取らせることができ、業務をスムーズに遂行してもらえるようになるはずです。

施設管理

総務の仕事には、施設管理も含まれます。具体的には、清掃業者の手配、照明・空調の調節・整備、防災設備の管理などです。これらの設備が故障した際は、総務が業者を選定し修理の依頼を出す必要があります。また、修理日程が決まったら、それを社員に告知することも総務がしなければなりません。

電話・メール・来客対応

代表電話やメールなどの問い合わせ、来客対応も総務が担う企業もあります。中には、新入社員が全ての電話対応を請け負っているという企業もあるので、どの部分を総務が担うのかは企業によって異なります。

02総務の仕事の魅力とは

総務の仕事と聞くと「地味な作業」と捉える人もいます。ただし、総務にはやりがいや魅力も多く、目標を持って仕事をしていると楽しく思えてくるはずです。ここでは総務にどのような魅力があるのか、詳しく解説します。

社内の事情に詳しくなる

総務部の従業員は他部署の間に入って情報交換をしたり、社内報やホームページの作成をしたりするため、社内の情報について自然と詳しくなります。他の部署では知りえない情報も、総務部であれば至るところに出入りするなかで、各部署内の情報を把握できるようになります。 それぞれの部署内の特徴や人間関係を理解できていると、事前の準備や情報提供・収集もスムーズです。社内でうまく立ち回るためにも、社内事情に詳しくなっておいて損はありません。

交渉力が身に付く

総務の業務をこなすなかで、交渉力を身に付けることも可能です。総務は社内行事や備品の管理、福利厚生など、ほかの社員とコミュニケーションを取るシーンが他部署に比べて多いものです。社員や部署の状況に合わせて話を進めていくなかで、交渉力が磨かれていきます。 なぜなら、コミュニケーションを取ることで、相手を観察して求めるものが理解できるようになってくるため、各社員とのコミュニケーションが円滑化されます。コミュニケーションスキルがアップしてくると人との関わりが苦にならず、総務の仕事の楽しさがわかってくるはずです。

影響力が強く縁の下の力持ちになれる

総務は会社を円滑に運営する、縁の下の力持ちとしての役割を果たすことが多いものです。たとえば健康診断の実施や社内報の発行、福利厚生の手続きを行うことで、従業員の満足度は上がっていきます。 社員が気持ちよく仕事をできるように、備品やスケジュール管理を行い、実際に社員のモチベーションが上がったときにはやりがいを感じられます。社員に会って感謝されれば、仕事への活力につながるでしょう。

03総務に向いている人の特長

この章では、総務に向いている人の特長を紹介します。

危機管理能力が高い

総務は契約書などの重要文書を管理するため、危機管理能力の高い人が向いています。念には念を重ねて確認をしたり、さまざまなケースを想定して事前に手を打っておきたいような、慎重な人が総務に向いていると言えるでしょう。

縁の下の力持ちが好きな人

総務の仕事は、売上を作るようなものではありません。どちらかといえば裏方というみられ方をすることが多い部署です。そのため、縁の下の力持ちで周りの人を助けるのが好きな人は総務に向いているかもしれません。

コミュニケーション能力が高い

総務の仕事は、全ての部署とコミュニケーションを取ることを求められます。また、来客対応なども担う可能性があり、礼節なども踏まえた対外的なコミュニケーション能力も必要でしょう。そのため、コミュニケーション能力が高い人は総務に向いているかもしれません。

マルチタスクが得意

総務の仕事は先述したように多岐にわたります。中にはタイトなスケジュールで進めなければならないものや、自分が動かないと他部署の仕事を止めてしまうようなものもあるでしょう。そのため、マルチタスクが得意で、同時並行でさまざまな仕事をこなせる人は総務に向いていると言えるでしょう。

04総務の仕事に欠かせない資質・スキル

総務は未経験でも行える業務ですが、持っておくと便利なスキルがあります。総務の仕事にやりにくさを感じている人でも、以下のスキルを身に付けておくことで業務効率をアップできるかもしれません。

コミュニケーションスキル

身につけておいたほうが良い代表的なスキルとして、コミュニケーションスキルが挙げられます。総務は顧客や派遣社員、取引先など、外部の人と連絡を取ることもあれば、社内の部署間で情報を共有することもあります。多くの人と関わりを持つことが多いため、コミュニケーション能力が高くなければ、苦労します。 情報共有の際には、意思疎通をしっかりして情報漏れや誤解が生じないようにすること、また外部の人にも礼儀正しく説明する力が必要です。人の顔を見て話すなど、人と向き合う際には工夫をすることでコミュニケーションスキルを高められます。

IT関連の知識

総務はIT関連の知識を持っておくことも重要です。総務はホームページやSNSの管理、文書や契約書の作成、備品の在庫や発注など、ITスキルを求められる場面が多いためです。 求められるITスキルは企業によって異なりますが、WordやExcelなど、PCの基本的な扱い方はある程度知っておいて損がありません。あまりPCに触れない人でも、Word・Excel入門書くらいは読んでおくべきだと考えます。

マルチタスクに対応できる姿勢

総務はさまざまな業務を行うことになるため、マルチタスクに対応できる能力が重要です。ITやコミュニケーションスキル以外にも、マルチタスクを可能にする観察力や知識の充実度が求められます。総務の仕事が多岐に渡る以上、さまざまな場面で適切な対応ができる判断力や洞察力があると仕事をスムーズにこなすことができ、効率の良い業務を遂行できます。

スケジュール管理能力

総務にはスケジュール管理能力も必要です。資料を多く扱うことが多いため、提出期限を確認して、その期限内までに資料作成を終わらせるようにします。また、社内行事の際には早い段階から日程調整や場所の確保を行う必要があるため、スケジュール管理能力はまさに必須といえます。

05総務のスキルアップに役立つ研修と資格

総務に必要と考えられる資格や研修は、決してひとつだけではありません。ここからは総務の仕事をする際に持っていると便利な資格と、おすすめの研修を紹介します。総務に対して研修を実施したいと考えている企業は参考にしてください。

ビジネスマナー研修

受付や来客対応、電話対応、資料作成などを行う総務にとって、ビジネスマナーは必須というべきスキルです。外部の人と会うことが多い総務は、適切なマナー対応をできなければ失礼に値し、最悪の場合会社の評判を損なうことになります。それもマナー研修を実施することで自身の話し方やクセに気づき、適切な態度に改められます。

PC関連の研修

PC研修の実施も重要です。総務では資料作成や広報や社報、ホームページ管理などを任せられることがあり、基礎的なPCスキルは欠かせません。 PC作業に慣れていなければ総務の業務遂行は難しくなるため、基本的なPC操作やExcelやWord、パワーポイントの活用ができるように研修の実施をおすすめします。

秘書検定

秘書検定の実施も重要です。総務はスケジュール管理を行うことも業務のひとつであるため、秘書能力を備えておくにこしたことはありません。 秘書検定の勉強をすることで、社会人としての基本的なマナーやスケジュール管理能力など、さまざまなスキルを身につけることができます。総務以外の従業員にもおすすめしたい検定です。

TOEIC

外部の人や社内で外国の方と会う機会がある企業では、TOEICの受験をおすすめします。英語が話せることで、外国人とのコミュニケーションも円滑に行われ、スケジュールや連絡業務がスムーズにいきます。特に外資系企業の総務担当者は受験しておきたいものです。

簿記検定

会社によっては経費計算など、経理にあたる業務を任されることもあります。その場合でも、簿記検定を持っていれば会計処理がスムーズにできるため、3級程度の資格を取っておくことをおすすめします。

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06まとめ

総務はさまざまな業務を任される部署であるため、常にスキルアップしようとする姿勢が重要です。会社の根幹部分でもある総務で働く従業員を育成するために、一度研修を取り入れてみてはいかがでしょうか。従業員のモチベーションがアップするかもしれません。