社内コミュニケーションの必要性とは？　社内の人間関係を円滑にする企業の取り組みについて解説。

01社内コミュニケーションが必要な理由

日々の業務を円滑に進めていくためには、職場のコミュニケーションは欠かせません。職場には年齢・性別の違いや役職による上下関係といった単純ではない人間関係が存在するため、良好なコミュニケーションを維持するには工夫が必要になります。 社内コミュニケーションが活発な企業は、業績が好調で働きやすい環境であることが多いようです。社内コミュニケーションが必要な理由を確認していきます。

生産性アップのため

社内コミュニケーションが円滑であれば、生産性が上がるといわれています。 通常、組織における仕事の進め方は分業です。部署により担当する業務が決められ、部署のなかでも役割分担があります。それぞれの担当や部署の間で活発にコミュニケーションが取れていれば、相互の連携がスムーズで業務のムラやムダがなくなり、組織全体の生産性が向上します。 また、他の部署で当たり前に行われている習慣が、自分の業務の改善や課題解決のヒントになる可能性もあります。こうした情報も、コミュニケーションがなければ知ることができません。

顧客満足度向上のため

社内で連携が取れている会社は顧客に安心感をもたらします。トラブルやクレームの際、関係部署間で情報共有や連携ができていないと、対応が後手になり顧客はさらに不満を募らせます。 反対に、情報がスムーズに共有されており対応がスピーディーであれば、顧客は「社内連携が取れているしっかりした会社だ」というイメージを抱き、結果として顧客満足につながります。

従業員満足度向上のため

社内コミュニケーションの活性化は従業員満足にも影響します。コミュニケーションが活発な職場は、比較的自由に発言しやすい環境にあります。上下関係に関係なく活発に意見交換ができる職場は、仕事が進めやすく余計なストレスを感じません。 また自分のアイデアや意見が採用されるとモチベーションが上がります。従業員満足度が高まり、会社に貢献したいという気持ちが湧いてきます。

離職防止のため

人手不足の昨今、従業員の離職は頭の痛い問題です。退職の理由でもっと多いのは「人間関係の悩み・不満」であるとされています。 人間関係悪化の最たる原因はコミュニケーション不足です。日頃から相談できる相手がいれば、最終的に退職を申し出る前に歯止めがかかるものです。普段からコミュニケーションを密にして良好な人間関係を築いていれば、退職を考える従業員は少なくなるのではないでしょうか。

02コミュニケーション不全が起こす職場の問題

社内コミュニケーションが上手くいかない場合、どのような問題が生じるでしょうか。業務がスムーズに進まないだけでなく、ムダやムラ、余計なコストが発生するかしれません。また会社の根幹を揺るがす不正の原因となる可能性もあります。 社内のコミュニケーション不全がもたらすデメリットについて確認していきます。

連携が上手くいかない

社内コミュニケーションが円滑でなければ、業務に必要なさまざまな連携が上手くいかなくなります。連携が取れなくなる理由に情報の偏りがあります。コミュニケーション不足により情報が滞ると、必要なところに必要な情報が行き届かなくなります。 結果としてそれぞれの動きがちぐはぐになり、足並みがそろわないまま業務が進むため、連携が取れず非効率な組織運営となってしまいます。

離職率の上昇

従業員の退職理由のトップが「職場の人間関係の悪化・不満」であることは先に述べた通りです。コミュニケーションが希薄な職場で居心地が悪く感じる理由は「雑談」がないことです。普段の何気ない雑談には気持ちを軽くする効果があります。雑談は不満をガス抜きしたり、同僚の何気ない話から前向きな気持ちになれたりと、さまざまなメリットをもたらします。 「新人が何も言わずに辞めていく」といった現象は、職場における「雑談」の総量が足りないことが原因かもしれません。

従業員が本来の力を発揮できない

コミュニケーションに問題がある職場は、従業員が自分の意見を発言しにくい環境となります。従業員が画期的なアイデアや業務改善の提案をもっていても、それを口にすることができない環境であれば、従業員は本来の力を発揮できていないことになります。これは企業にとって大きな損失です。

不正の温床となる

職場における不正が起きる背景には、従業員どうしの無関心があるといえます。ほかの人が何をやっていても、自分は関係ないという状態は大変危険です。コミュニケーションが活発であれば、お互いに関心をもつことで目が行き届き、結果として不正の防止に役立ちます。コミュニケーションはコンプライアンスにも影響を及ぼすのです。

新しい挑戦が生まれない

コミュニケーションに問題があると会議などで上司や同僚に気を遣い、自分の意見を率直に口にできません。こうした組織風土においては、新たなアイデアや挑戦が生まれることはないでしょう。 新しい挑戦がなければ組織の発展も頭打ちとなります。社内コミュニケーションが活発であれば、前向きな意見交換や議論も活発になり、そのなかから発展につながる画期的なアイデアが出てきたりするものです。

03社内コミュニケーションの課題

社内のコミュニケーション不全は、会社の健全な運営や発展の妨げになることはここまで見てきたとおりです。社内コミュニケーションに不満や課題を感じている会社は多く、業務停滞の原因であれば対策を講じる必要があります。対策を検討する際は、社内の人間関係のどの部分に問題が発生しているのか、分析することから始めると良いでしょう。

上司と部下のコミュニケーション

上司と部下のコミュニケーション不全は、通常スムーズに流れるはずの業務がいたるところで停滞するという現象をもたらします。それは、業務を円滑に進める上で不可欠な「報告・連絡・相談」が機能しなくなることが原因です。上司が部下に無関心でアドバイスやサポートをしない、あるいは部下の側も報告や情報共有をメールのみで済ませるといった関係性は健全とはいえません。このような状態に陥ると、「トラブルの報告が遅く、二次クレームに発展する」というようなさまざまな問題が生じます。

同僚とのコミュニケーション

メンバー間のコミュニケーションに溝があることも問題です。「普段は業務に必要な最低限の会話しかしない」というような関係性であれば、困ったときに相談ができなかったり、業務に必要な情報が共有されなかったりという状態になります。メンバーどうしの協力関係が希薄で、連携が進まなければ業務はスムーズに進みません。

部署間のコミュニケーション

部署間のコミュニケーション不全に課題を抱える企業は多いようです。組織全体の生産性の低下を招くのが、部署間の協力関係が希薄な「セクショナリズム」であるといえます。セクショナリズムとは、各セクションごとに独立性が高まるあまり、自部署の利益のみを追求してしまうという状態です。他部署の業務に無関心で、自部門の最適化ばかりを考えている状況であれば、部署間で軋轢が生じます。そして、その軋轢がそれぞれに所属する従業員どうしの不仲に発展することも考えられます。

営層と従業員のコミュニケーション

04社内コミュニケーションを活性化させる企業の取り組みとは

社内コミュニケーションの活性化は、自然発生的に図れるものではありせん。方針を決め、さまざまな取り組みをすることが必要となります。 かつては社員旅行や懇親会など、社内行事がその役割を担っていましたが、若手人材の意識の変化で機能しなくなっている現状があります。また新型コロナウイルスの影響で、人が集まることが制限される状況においては、もう一歩踏み込んだ工夫が求められてい

オンライン社内会議

全国で広域に展開している企業では、オンラインを使用した会議の開催を検討してみると良いかもしれません。これまでは移動にかかる旅費が負担となるため、年に1回と回数を制限したり、各拠点で実施したりしていた会議をオンライン上で実施します。メンバーをシャッフルして複数回行うと、いつもと違うメンバーで意見交換をすることになり、新たな気づきやアイデアが生まれるきっかけになるかもしれません。

オンライン社員研修

オンライン社内会議と同じ理由で、オンライン社員研修も従業員どうしの新たな接点を作ることに効果を発揮します。オンライン研修は物理的な移動を省略できるため、業務の合間を縫った半日研修を複数回実施するなど、開催頻度を上げることができます。 学習効果の向上だけでなく、参加者が何度も顔を合わせることによるコミュニケーションの活性化に効果が期待されます。

社内報

社内報は社内コミュニケーションツールの定番であるといえます。従業員の活躍やノウハウを伝えたり、インタビューを掲載したりと、さまざまな人が登場するような内容が理想です。なぜならば面識がない従業員どうし、オンライン上で会ったときの会話のきっかけになるといった効果が期待できるからです。 従来の紙ベースの社内報ではなく、Web上の配信や、動画も織り交ぜるなどの工夫も検討する価値はありそうです。

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05まとめ

社内のコミュニケーション不全は、必要な情報の流れを妨げ組織全体の停滞を招きます。これを放置していても改善は見込めません。社内コミュニケーションの活性化には思い切った取り組みが必要です。物理的な制約から解放された「オンライン下の集い」は社内コミュニケーションに画期的な改善をもたらす可能性を秘めています。活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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• 登壇者：斉藤 徹 様

  ループス・コミュニケーションズ 代表取締役
  
  1991年、日本IBMを退職、ICT技術を活かしてベンチャーを創業。携帯テクノロジーが注目され、未上場で時価総額 100億円超。その後、組織論と起業論を専門として 学習院大学 客員教授に就任。幸せ視点の経営講義が Z世代に響き、立ち見のでる熱中教室に。現在は ビジネス・ブレークスルー大学 教授として教鞭をふるう。2018年には、社会人向け講座「hintゼミ」を開講。卒業生は 600名を超え、三ヶ月毎に約70名の仲間が増えている。

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