プレゼンで伝わりやすい話し方とは？意識すべき５つのポイントをご紹介

01プレゼンが重要な理由とは

そもそもプレゼンテーションはなぜ重要なのでしょうか？ 苦手意識を持つ人が多いプレゼンテーションですがビジネスマンである以上避けられないケースが多いです。なぜ重要なのか、3つの理由から解説します。

ビジネスの交渉の場で必要不可欠なため

まず第一にビジネスの交渉の場においてプレゼンテーションが必要不可欠であるということが理由に挙げられます。多くのビジネスシーンにおいて交渉はつきものであり、社内の予算会議や社外の人との取引シーン、コンペなどの交渉の場においてプレゼンテーションは必ずといって良いほど登場します。 どんな仕事であれ他者との交渉がない仕事はほとんどないためビジネスマンである以上プレゼンテーションは避けることができません。 その出来次第では交渉がうまくいくこともあれば破談してしまうこともあります。 有利に交渉を進めるためにもプレゼンテーションは非常に重要であるといえます。

自社の魅力を十分に伝えるため

自社のサービスや商品を売り込む際にもプレゼンテーションは必須と言えます。 前述の通り、如何に商品やサービスが魅力的で競合と比較して優れていたとしても、それが相手に伝わらなくては意味がありません。 プレゼンテーションにおいての話し方次第では自社の魅力を必要以上に伝えることもできますし、一方で魅力を全く伝えることができないということもあり得ます。 せっかく優れた商品やサービスであっても相手にその魅力が伝わらなくては意味がないため、話し方を磨いてプレゼンテーションでその魅力を最大限に伝えられるようにしましょう。

自分の成果を正しく認識してもらうため

プレゼンテーションは社外の人との取引や交渉の場において用いられることが一般的ですが、社内で自分の成果を上司や他部署の人に報告する際に使われることも多いです。 自分がどれだけ優れた成績を残せていたとしても、成果を残すに至った背景やその成果が会社にどういった影響を与えたのかなどを正確に伝えることができなければ、正当な評価を受けることができなくなってしまいます。 自らの成果を正しく認識してもらい正当な評価を受けるためにもプレゼンテーションは非常に重要です。

02プレゼンを成功させるための3つのポイント

ビジネスマンにとって重要なプレゼンテーションですが、成功させるために必要な3つのポイントを紹介します。 苦手意識を持っている方やもっと上手にこなしたいと思う方はぜひ参考にしてください。

事前準備を入念に行う

プレゼンテーションは事前の準備が何よりも大切です。如何に優れた主張や提案であっても事前準備なしにプレゼンテーションを行おうとすると、成功する確率は非常に低くなってしまいます。 一方、圧倒的に優れた主張や提案ではなかったとしても事前準備次第では効果的に相手に伝えることができます。 聞き手にはどういった提案方法が刺さるのか、主張を裏付ける根拠はどういったものがあるのか、想定される質問は何があるのかなどをしっかりと準備しましょう。そうすることで本来持っている以上の魅力を相手に伝えることが可能になります。

プレゼンの基本構成をしっかりと押さえる

プレゼンテーションにおいては基本の構成をしっかりと抑えることも非常に大切です。 「イントロ」、「ボディ」、「クロージング」という基本の構成をしっかりと意識するようにしてください。 最初に相手の興味関心を惹き、主張を裏付ける客観的な根拠やデータを明示し、聞き手に具体的な行動を促すような言葉で締め括る、これができればプレゼンテーションで失敗することは極端に減ります。 その応用としてシーンに応じてプレゼンテーションのフォーマットの中で最も有名なSDS法や、マーケティングの基本となるAIDMA法などのプレゼンテーションの基本構成を使い分けましょう。より効果的にプレゼンテーションを行うことが可能になるでしょう。

一番伝えたい主張をはっきりとさせる

主張をはっきりと伝えることもプレゼンテーションを成功させるためには欠かすことができません。 伝えたい主張がブレてしまったり客観的なデータに基づいていないと、相手を信頼させ説得させることができず、具体的な行動に移してもらいにくくなってしまいます。 プレゼンテーションにおいて最も伝えたい重要な主張に関しては何度も繰り返し、かつ説得力が出るように具体的な事例や客観的な根拠を明示できるようにしましょう。

03よくあるプレゼンで失敗する3つのケース

続いて、プレゼンテーションにおいてよくある失敗してしまうケースも3つ紹介します。ご自分のプレゼンテーションが以下の特徴に当てはまっていないか、振り返ってみましょう。

プレゼンの内容を丸暗記しようとする

一番多い失敗例としてプレゼンテーションの内容を丸暗記しようとしてしまうことが挙げられます。特にプレゼン慣れしていない人に多い失敗例ですが、事前準備を入念にすることを意識するあまり話す内容を丸暗記してそのまま話そうとしてしまうのです。 話す内容を丸暗記してプレゼンテーションに臨んでしまうと、本番で想定外のことが起こってしまったり、話す内容を忘れてしまうとパニックになってしまい、伝えたい主張すら忘れるということになりかねません。 丸暗記しようとするのではなく、伝えたい主張とプレゼンテーションの大まかな流れ、目的をしっかりと意識し後は臨機応変に話せるようにすることが大切です。

資料を読み上げることに集中してしまう

資料を読み上げることに集中してしまい聞き手を全く意識できていないという失敗例も多く見受けられます。 プレゼンテーションにおいて聞き手の反応や理解度によって臨機応変に対応していくことが大事ですが、資料の読み上げに集中してしまうとそれが全くできなくなってしまいます。結果として聞き手を置いてけぼりにしてしまい自己満足なプレゼンテーションになってしまいます。 資料はあくまで話す内容をサポートするものでしかないので読み上げることを意識するのではなく聞き手の方に意識を向けるようにしてください。

想定される質問に備えていない

プレゼンテーションの準備段階で想定される質問に備えていないことによって失敗してしまうケースも非常に多いです。 聞き手にとって質問や疑問が全くないままプレゼンテーションが終わるということはほぼありません。聞き手の質問に万が一答えられないとなってしまってはそれまで如何に順調にプレゼンテーションが進行していたとしても台無しになってしまいます。 想定外の質問が来た際は仕方ないですが事前に想定されうる質問に対してはしっかりと回答を用意し、スムーズに答えられるようにしておきましょう。

04プレゼンを成功させる話し方の５つのコツ

プレゼンテーションを成功させる話し方の5つのコツをご紹介します。 以下のポイントを意識して話すことができればプレゼンテーションを成功に導くことができるでしょう。

身振り手振りを交える

プレゼンテーションは身振り手振りを交えて話すことが非常に大切です。人前に出てみんなの注目を集めている状態で話すことが多いですが、ただマイクを持って話すだけでは聞き手にあまり響きません。 身振り手振りによって聞き手に投げかけるような仕草であったり強調したい箇所に関しては聞き手の視線を誘導するなどすることで、よりあなたのプレゼンテーションに聞き手をのめり込ませることができるようになります。

聞き手の目をしっかりと見て話す

聞き手の目をしっかりと見て話すことも重要です。 人は自分の目を見て話されると自然と集中して聴くようになりますし、聞き手が内容をしっかりと理解しているかどうかも目を見ればわかります。 聞き手の目を見て反応や理解度に応じて臨機応変に話し方を変化させましょう。 そうすることで自分の主張したいことをより効果的に伝えることが可能になります。

質問を投げかける

プレゼンテーションにおいて時には質問を投げかけることも重要です。 聞き手は基本的に受け身になっていることが多いですが質問を投げかけることで積極的にプレゼンテーションに参加してもらえるようになります。 聞き手の反応が薄いなと感じたら簡単な質問でも良いので「あなたの場合はどうですか？」といった質問を投げかけて聞き手をプレゼンテーションに参加させるようにしましょう。

間をしっかりと取る

聞き手がしっかりと内容を理解できるように話す途中に間をとることも非常に大切です。 間をとらないで一方的に話し続けていくと聞き手の理解が追いつかなくなり途中で理解することを放棄されてしまいます。 それを避けるためにも適度に間を取って聞き手が理解できているかどうか、プレゼンテーションについてきているかどうかを確認しましょう。 理解できていないなと感じればもう一度説明を繰り返すことも有効となります。

大事なポイントは繰り返す

伝えたい主張は何回でも繰り返すようにしてください。 自分の中で強く主張したいポイントであっても一度しかプレゼンテーション内で触れなければ聞き手にとっては重要ではないと判断されてしまいます。 何度も繰り返して伝えることで「あ、ここは重要なポイントなんだな」と聞き手が理解できるのでイントロ、ボディ、クロージングにおいて最低でも一回ずつは大事なポイントについて触れるようにしてください。 そうすることであなたの主張内容は相手の印象にしっかりと残るに違いありません。

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05まとめ

プレゼンテーションは話し方次第で成功にも失敗にもなりうるものです。自社の魅力や製品の良さをしっかりと聞き手に認識させるためにも話し方には特に意識するようにしてください。 話すことに苦手意識を持っている人は5つの話し方のコツを意識するようにするとプレゼンテーションが上達するはずです。